什麼是混合辦公模式？
混合辦公模式結合遠端員工與現場員工，提供彈性選擇工作的位置和時間。
混合工作環境模型總覽
混合辦公模式結合辦公室和遠端工作，為員工提供彈性與支援。在混合辦公中，員工通常享有更多的自主權及更好的工作與生活平衡，歸功於此他們更加投入心力。雇主可建立更高效率、健康、穩定的人力資源，並從之受益。
然而，混合辦公並非簡單公式，或解決所有工作場所挑戰的靈丹妙藥。現今的混合辦公必須以策略性方式實施，並善用現代化的人力資源技術，強化員工連結、協作及員工參與度。
為何混合辦公為發展常態
在疫情爆發前，就漸漸轉變為遠端和混合辦公模式，但隨著許多事的發生，疫情加速了這個過渡期。企業必須迅速克服各種挑戰，從提供適合的工具到在分散式團隊環境中管理生產力和提振士氣。不過幾個月後，很明顯地回不去了，因為員工偏好這種更彈性的新工作模式。
有些員工現在重新進入傳統的辦公室工作（至少偶爾時段），企業也能從過往遠端工作體驗中汲取經驗與教訓。目標為設計一個最適合其特定需求的混合辦公模式。
現代化的人力資源技術讓所有團隊（無論位於何處）都能輕鬆蒐集、管理和分析資訊，同時也緩解了混合辦公的轉變。此技術可有助於員工入職、技能提升及再培訓，如果有效地運用，還能讓員工得以從協作工具到雲端技術，在職業生涯中掌握一切所需。
理想的「新常態」是包容性的混合辦公環境，無論員工在哪裡工作，都能讓他們具備生產力、參與度，以及相互連結並融入其中。
混合辦公環境的效益
採用以人為本處理員工體驗的混合辦公模式，充分利用持續發展的人力資源技術，同時也變得靈活、敏捷和且高效率。根據 Gartner 的資料：「典型企業中的員工在辦公室每週工作標準若為 40 小時，其中只有 36% 的員工績效表現優異。當企業從此環境轉變為完全彈性模式，員工可以自由選擇工作地點、時間和工作量時，55% 的員工績效表現優異。」
- 提升員工生產力：許多因素有助於提升生產力：增加選擇工時和地點的自主權；在家中中斷比辦公室減少次數；重用通勤時間；當面對面協同合作最佳時，機會隨時進入辦公室。
- 降低間接成本：公司正在尋找不動產策略和機會，以減少辦公空間，或將辦公室移到較小的城市，這些皆可降低間接成本。混合型員工通常參與度較高，這會導致流動率減少，也會降低成本。
- 改善員工體驗和工作 - 生活平衡：更大的彈性和自主性可提升工作滿意度與滿意度，進而提升工作績效以及整體員工福利。工作生活平衡的整合焦點可協助建立成功的混合式工作場所。
- 改善安全與社交距離：隨著預測持續受到威脅的 COVID-19 變異，混合工作環境模型可讓辦公室空間著重於安全和消毒處理。混和與正在辦公室的人員 (以及時間) 可讓社交距離保持空間並增加清潔，若需要執行聯絡人追蹤，也會更輕鬆。
科技也有助於降低疫情相關的健康風險。例如，「物聯網 (IoT) 感應器可計數建物中的人員數量以限制租用。他們也可以根據使用頻率識別需要消毒的辦公桌。人工智慧 (AI) 可分析此資料，識別可最大化工作者安全的空間。根據 Forbes 的資料 ，它也可以分析建築地板計劃以建置自動社交距離並減少接觸點 。 」
管理混合團隊的挑戰
每個企業在成功實施混合辦公模式的過程中，都會面臨不同的挑戰。以下是目前混合團隊領導者面臨最常見的挑戰：
開發正確的混合模式：由於既有的混合工作環境模型太少，因此每個公司都必須設計並開發特定需求的模型。由於嘗試並測試不同組合和技術以找出最適合每個公司獨特狀況和文化的方法，因此此方法可能也需要反覆。
安全風險增加：隨著公司邁向混合式模型安全性，將繼續面臨風險和擔憂。當員工在家使用自己的網路，以及可能的裝置工作時，人力資源和 IT 部門需要專注於使用者教育和安全性。
有效管理人員：在混合式人力中，經理必須小心確保現場和遠端員工的機會和曝光率相同，包括以工作成果為基礎而非工作流程的評估。必須確保遠端團隊成員不會感到孤立或看不見，同樣地，他們受到與辦公室同事相同的期望和責任。
員工孤立與停止供應：人力資源團隊必須專注於讓員工在員工隨時隨地工作時保持聯繫。發展「虛擬水冷」機會和其他員工在非實體環境中互動和連線的機會，將是設計健康混合工作環境的關鍵。使用技術掌握員工的脈動，並視需求進行修正。
建立流暢的互連能力：若要避免落差、資訊孤島和知識損失，企業必須發展不受限制的連線能力，讓混合式團隊能夠快速且有效率地溝通。維持蓬勃發展的公司文化，必須成為混合辦公模式的故意目標。
混合辦公最佳實踐
2020年的遠端工作轉變突如其來，受必要性的驅使，但現在企業在運作方式上更有意想不到的機會。forbes 表示：「混合式工作區是盡可能提高生產力，而不花太多個人時間、犧牲或控制工作日的能力。」 開發有效混合工作環境模型的最佳實務包括：
- 盡早獲得員工支持
透明且頻繁地提早溝通
清楚傳達選擇的工作模式價值
經理能回答出團隊提出之疑問
2. 投資適合工具、技術及設備
支援行動裝置且不受裝置限制的生產力和通訊工具
提供居家辦公安全且健康的工作設備，如大螢幕顯示器、支撐性好的辦公椅和智慧升降桌。
3. 著重於員工體驗，並保持積極且引人入勝的企業文化
透過聆聽工具和展示行動，取得員工意見回饋
4. 舉行一致的團隊簽到和職涯發展會議
運用能夠進行視訊會議的技術
5. 為員工和經理提供持續學習機會
在企業內交流可用的學習和發展機會
以多種方式提供優質的學習內容，滿足不同的需求
6. 追蹤目標和績效指標
透過績效目標管理、持續對話和持續發展來改善員工績效
轉型至混合辦公模式
在未來的工作環境中，無論員工身在何處，都能無縫融入混合團隊。首先建立強而有力的溝通和規劃策略，打破資訊孤島並倒造互相連結的工作環境。
人力資源主管需要各種複雜的智慧工具來支援招募、入職和互動，以及遠端團隊生產力、效率和彈性所需的系統與工具。採用雲端服務、強化安全基礎架構，並強化協作工具的混合辦公模式，不僅能夠更滿足員工的期望，同時也能提高利潤。