Mikä HRIS on?
HRIS tarkoittaa henkilöstöhallinnon tietojärjestelmää. Yritykset käyttävät HRIS-järjestelmää keskeisten HR-prosessien, kuten palkanlaskennan, aikaseurannan ja työntekijäetujen hallinnan, hallintaan ja hallintaan.
Henkilöstötietojärjestelmän yleiskatsaus
HRIS-järjestelmät eli henkilöstötietojärjestelmät olivat ensimmäisiä kaupallisia ohjelmistoratkaisuja, joita kehitettiin 1980-luvulla. Miksi? Henkilöstöhallinto oli – ja pysyy nykyäänkin – yksi hallinnon raskaimmista osastoista missä tahansa organisaatiossa. Henkilöstöä rasittavat valtavat määrät paperityötä ja kirjanpitoa, mutta he ovat myös joidenkin arvokkaimpien ja haavoittuvimpien työntekijöidensä ja hakijoidensa hoitajia.
Teknologia on varmasti kehittynyt paljon sen jälkeen. Nykyaikaiset HRIS-ratkaisut voivat automatisoida työnkulkuja, integroida palautetta ja mukauttaa raportointirakenteita reaaliajassa liiketoimintasääntöjen muutosten tai säännösten noudattamisen perusteella. Tarjoamalla kuluttajatasoisia käyttäjäkokemuksia ja joustavia toimintoja modernit HRIS-järjestelmät ovat yhtä tehokkaita ja käyttäjäystävällisiä kuin ne ovat tehokkaita ja helppokäyttöisiä.T
Paras HRIS-ohjelmisto toimitetaan pilvessä, mikä tarjoaa vieläkin laajemman valikoiman etuja, kuten enemmän tietojen tallennusta, vahvempaa turvallisuutta ja sujuvampaa integraatiota täydentäviin sovelluksiin, kuten palkanlaskentaan, hakijoiden seurantaan ja muihin HR-järjestelmiin.
Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän (HRIS) määritelmä
HRIS tarkoittaa henkilöstöhallinnon tietojärjestelmää, ohjelmistoratkaisua, jonka avulla yritykset voivat hallita ja automatisoida keskeisiä HR-prosesseja ja tukea etujen hallintaa, aikaa ja läsnäoloa, palkanlaskentaa ja muita työnkulkuja sekä työntekijätietojen, kuten henkilökohtaisten, demografisten ja palkitsemistietojen, tallentamista.
Mikä HRIS on? Katso kaikki tiedot tästä videosta.
HRIS vs. HRMS vs. HCM
HCM on laaja termi, joka kattaa käytännöt, käytännöt, prosessit ja ohjelmistot, joita organisaatio käyttää henkilöstönsä hallintaan palkkauksesta eläkkeelle jäämiseen. HCM-ohjelmistopakettia kutsutaan usein henkilöstöhallinnon järjestelmäksi (HRMS), ja se sisältää HRIS-ohjelmiston.
Henkilöstötietojärjestelmä (HRIS) käyttää työntekijätietokantaa tukemaan keskeisiä HR-prosesseja, jotka ovat luonteeltaan lineaarisempia ja kvantitatiivisempia, kuten palkanlaskennan käsittely tai ajan ja läsnäolon hallinta. Vertailun vuoksi HRMS viittaa kokonaisvaltaisempaan ohjelmistoratkaisuun, joka sisältää HRIS-järjestelmän, mutta sisältää myös laadullisempia ja monimutkaisempia toimintoja lahjakkuuksien hallintaan.
HRIS voi esimerkiksi auttaa automatisoimaan ja virtaviivaistamaan prosesseja, kuten työntekijöiden työajanhallintaa, ja kun nämä tiedot integroidaan HRMS-järjestelmään – aikaseurantatietoja voidaan analysoida tuottavuuden ja suunnittelun parantamiseksi – ja vuorostaan – jopa auttaa automatisoimaan tehtäviä tehokkaammin HRIS:ssä.
Tieto, mikä näistä ohjelmistoratkaisuista on paras sinulle, ei ole itse asiassa niin hämmentävää kuin se voi kuulostaa. Kyse on yksinkertaisesti siitä, että katsotaan, missä yrityksesi on nyt ja missä haluat olla pidemmällä aikavälillä. Ja sitten valita HR-ratkaisut, jotka voivat palvella sinua tänään ja skaalautua kanssasi huomenna.
HCM on laaja termi, joka kattaa käytännöt, käytännöt, prosessit ja ohjelmistot, joita organisaatio käyttää henkilöstönsä hallintaan palkkauksesta eläkkeelle jäämiseen. HCM-ohjelmistopakettia kutsutaan usein henkilöstöhallinnon järjestelmäksi (HRMS), ja se sisältää HRIS-ohjelmiston.
Mitä HR-tietojärjestelmät tekevät?
Parhaat pilvipohjaiset HRIS-ratkaisut tukevat erilaisia HR-prosesseja ja vuorovaikutuksia. Teknologia mahdollistaa työnkulkujen älykkään automatisoinnin koko liiketoiminnassa, mukaan lukien:
Etujen hallinta
Automatisoitu etuuksien hallinta
Itsepalveluominaisuudet, joita työntekijät voivat käyttää, muokata ja oppia eduista
Aika ja läsnäolo
Työntekijöiden poissaolojen tarkka hallinta
Lisää hallinnon tehokkuutta aikaprofiileilla, joilla määritetään työntekijöiden vapaapäivät, työaikataulut ja vakuutusmaksut.
Ajan ja palkan automaattinen laskenta työntekijän profiilin mukaan
Digitalisoimalla aika- ja läsnäoloprosesseja organisaatiot voivat automatisoida ja yksinkertaistaa globaalia työntekijöiden työajan seurantaa ja täyttää vaatimustenmukaisuutta koskevat määräykset.
Sisäänrakennettu lokalisointi
Mukauta maakohtaisiin liiketoimintakäytäntöihin ja lakeihin automaattisten oikeudellisten ja lainsäädännöllisten muutosten avulla
Maailmanlaajuistumis- ja lokalisointivaatimusten kattava luettelo yksittäisissä maissa
Työntekijän itsepalvelut
Henkilöstön tuottavuutta parantavat itsepalvelutoiminnot
Integroidut HR-tiedot yhdellä alustalla
Maakohtaisiin vaatimuksiin perustuvat seurattavat keskeiset HR-tiedot
Tarjoa työntekijöille mukautettu profiilisivu, jossa he voivat hallita ja tarkastella etuja, pyytää vapaata jne.
Organisaatiorakenteet
Analyysit koko henkilöstön reaaliaikaista näkemystä varten
Tunnista kriittiset asemat ja tee nopeasti työvoiman mukautuksia puutteiden korjaamiseksi
Visualisoi organisaatiorakenteet
Mallinnustyökalujen ja integroitujen analyysien avulla esimiehet voivat visualisoida organisaatiorakenteita rekrytoinnin, seuraajasuunnittelun, oppimisen ja henkilöstösuunnittelun parantamiseksi.
HRIS-pilvijärjestelmän edut
Nykyaikaisen HRIS-järjestelmän perustoimintojen lisäksi pilvipohjaiset järjestelmät on helpompi integroida olemassa oleviin järjestelmiisi. Ne ovat skaalautuvia ja niitä voidaan helpommin täydentää uusilla innovaatioilla ja turvallisuusominaisuuksilla.
Alla on vain muutamia integroidun HRIS-pilvijärjestelmän yhteisistä eduista:
Tekee HR-järjestelmänvalvojasta nopeamman ja tarkemman. Kun kyse on ihmisten toimeentulosta, ei ole virhemarginaalia. HRIS-ohjelmisto pystyy automatisoimaan ja virtaviivaistamaan hallintatehtäviä ja vapauttamaan HR-tiimit manuaalisten ja paperipohjaisten järjestelmien tuomista viiveistä ja epätarkkuuksista.
Parantaa työntekijäkokemusta. Työnantajat unohtavat joskus, kuinka tärkeää on, että heidän tiiminsä näkevät etuuksien, maksujen ja poissaolon tilan. HRIS-työkalujen avulla työntekijät voivat käyttää suoraan henkilökohtaisia tietojaan, laatia raportteja ja lähettää pyyntöjä – kaikki tämä ilman HR-osaston kautta kulkemiseen kuluvaa vaivaa ja aikaa.
Parantaa tehokkuutta. HRIS-ratkaisut tarjoavat laajan valikoiman itsepalvelutyökaluja, jotka minimoivat merkittävästi sähköposti- ja paperipohjaisten lomakkeiden ja hyväksyntäprosessien tarpeen. Aikataulut, työnkulut, poissaolopyynnöt ja paljon muuta – voidaan automatisoida ja hallita reaaliajassa ja lennossa.
Tukee vaatimustenmukaisuuden ponnisteluja. Etätyön lisääntyessä ja kulttuurin siirtyessä kohti suurempaa herkkyyttä ja riita-asioita yritysten on oltava varmoja siitä, että ne ovat globaalin työn ja työlainsäädännön oikealla puolella. Cloud HRIS auttaa varmistamaan, että kaikki HR-toiminnot kuuluvat vaatimustenmukaisuuden rajoihin, ja auttaa tukemaan heidän henkilöstöään.
Pitää asiat turvassa. HR-tiedostoissa on yrityksen arkaluonteisimpia ja arvokkaimpia tietoja – mukaan lukien työntekijöiden lääketieteelliset ja taloudelliset tiedot. Aiemmin, kun nämä tiedot tallennettiin kannettaviin tietokoneisiin tai suojaamattomiin tietokantoihin, vaarana oli aina kompromissi. Nykypäivän integroiduissa HRIS-järjestelmissä on kehittyneet suojausprotokollat, jotka auttavat minimoimaan kyberturvallisuusriskejä.
Miten HRIS-pilvi-integraatio tukee keskeisiä HR-prosesseja
Vaikka HRIS-järjestelmät auttavat keskittämään ja virtaviivaistamaan HR-prosesseja ja hallintoa, on olemassa monia muita keskeisiä toimintoja, kuten rekrytointi, koulutus ja suunnittelu. Eikä sinun tarvitse olla HR-asiantuntija nähdäksesi, kuinka hyödyllistä voi olla, että kaikki nämä olennaiset toiminnot ovat yhtenäisiä ja keskitettyjä. Kuitenkin, kun organisaatiot käyttävät vanhoja järjestelmiä ja katkaisevat HR-ohjelmistosovelluksia, niiden on pakko käyttää manuaalisia prosesseja etsiäkseen työkaluja ja tietoja organisaation eri siiloista.
Parhaat HRIS-pilvijärjestelmät mahdollistavat integroinnin ydin-ERP-järjestelmääsi, ja ne on rakennettu sitä varten. Esimerkiksi pilvi-ERP-järjestelmä hallinnoi monipuolisesti päivittäistä liiketoimintaa ja se on rakennettu integroimaan monia erilaisia liiketoimintaprosesseja. Yhdentämällä yrityksille yhteisiä tietoja ERP:t tarjoavat yhden ainoan tietolähteen ja varmistavat tietojen luotettavan eheyden. Kun HR-ydinprosessit ja HRIS on integroitu modernin tekoälyä hyödyntävän ERP-järjestelmän nopeuteen ja analyyttiseen kapasiteettiin, saat parhaan hyödyn molemmista maailmoista.
HRIS-esimerkkejä toiminnassa
Vain muutama vuosi sitten HRIS-ratkaisuja hyödynsivät lähinnä suurimmat organisaatiot. Kun integroitujen pilvipohjaisten järjestelmien suosio kasvaa, pienempien – ja kasvavien – organisaatioiden on entistä helpompi hyödyntää HRIS:n etuja ja tehokkuutta.
Tässä on esimerkkejä yrityksistä, jotka ovat onnistuneet SAP SuccessFactors -ratkaisuissa tehostamaan HR-prosesseja.
Growmark on palvellut maanviljelyyrityksiä Yhdysvalloissa ja Kanadassa jo yli 20 vuoden ajan – monipuolisella ja laajasti palkatulla työvoimalla. He ovat käyttäneet SAP SuccessFactors -ratkaisuja prosessien integrointiin ja automatisointiin koko työntekijän elinkaaren ajan. Tämän ansiosta GROWMARK voi ajaa tehokkaita HR-prosesseja ja houkutella ja vaalia tarvitsemiaan kykyjä auttaakseen asiakkaitaan menestymään.
Kmart Group mullisti ostokset Australiassa, Uudessa-Seelannissa ja Aasiassa tarjoamalla laajan valikoiman tuotteita alennettuun hintaan. Kun yrityksen tarvitsi kehittää HR-järjestelmänsä uudelleen, se kääntyi SAP SuccessFactors -ratkaisujen puoleen muuttaakseen työntekijäkokemuksia ja mullistaakseen työn tulevaisuuden yli 500 Kmart, Target ja Catch -myymälöissä.
Tutki HRIS-ohjelmistoa tänään
Nykyaikaiset yritykset etsivät yhtenäistä, globaalia ja keskeistä HR-ratkaisua, joka tarjoaa kuluttajatasoisen käyttäjäkokemuksen ja tukee reaaliaikaista tietojen analysointia ja automatisointia. Kun työntekijät jakautuvat, HRIS-ohjelmiston on globalisoituva yhdessä niiden kanssa tarjoamalla syvällistä lokalisointia ja vaatimustenmukaisuutta useissa maissa. Liiketoimintamallien muuttuessa ja kehittyessä yritykset vaativat ketteryyttä ja yksinkertaisuutta, jota tarjoaa laaja valikoima todella olennaisia ja tehokkaita esirakennuksia, jotka auttavat niitä toteuttamaan uusia prosesseja ja sovelluksia luotettavasti ja nopeasti.