Miksi SAP:n tarvitsee käyttää Henkilötietojani ja minkä oikeusperustan nojalla SAP käyttää tietoja?

Käsittely sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi. SAP tarvitsee Henkilötietojasi toimittaakseen tilatut tavarat tai palvelut SAP:n kanssa tekemäsi sopimuksen mukaisesti, voidakseen tehdä tavaroita ja palveluita koskevan sopimuksen sinun ja SAP:n välille sekä voidakseen lähettää sinulle laskuja tilatuista tavaroista ja palveluista. SAP käsittelee Henkilötietoja täyttääkseen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohdassa määritetyt sopimusvelvoitteet tai muun kansallisen lainsäädännön vastaavan artiklan mukaisesti, kun sovellettavissa.

Käsittely tarpeen mukaan sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi sisältää vastaamisen lähettämiisi pyyntöihin, antamasi palautteen käsittelyn sekä tukipalvelut. Tähän voi sisältyä myös tietoja keskusteluista, joita aloitat tai joihin osallistut SAP.com-verkkosivuston chat-palvelussa tai muilla paikallisilla SAP:n Internet-sivustoilla tai yhteydenottolomakkeiden, sähköpostien tai puhelimen välityksellä. Tässä tietosuojaselosteessa käsitteen ”tavarat ja palvelut” katsotaan käsittävän SAP:n verkkopalvelut, tarjonnan, kilpailut, arvonnat, muun sisällön, muut kuin markkinointiin liittyvät uutiskirjeet, valkoiset kirjat, pienryhmäohjaukset, koulutukset ja tapahtumat.

Lisäksi SAP viestii säännöllisesti sähköpostin välityksellä niiden käyttäjien kanssa, jotka ovat tilanneet sen palveluita. SAP voi myös ottaa yhteyttä puhelimitse ratkaistakseen sinun tai muiden käyttäjien reklamaatioita tai tutkiakseen epäilyttäviä tapahtumia.

SAP käyttää sähköpostiosoitettasi vahvistaakseen tilin avaamisen ja lähettääkseen maksuilmoituksia, tietoja tuotteisiin ja palveluihin tehdyistä muutoksista sekä lain edellyttämiä ilmoituksia ja muita tietoja. Yleensä käyttäjät eivät voi valita, että he eivät halua vastaanottaa näitä viestejä, sillä ne ovat tarpeellisia liikesuhteen ylläpitämistä varten eivätkä ole markkinointiin liittyviä viestejä.

Kun kyse on markkinointiin liittyvästä viestinnästä kuten sähköposteista ja puheluista, SAP (i) on yhteydessä sinuun vain, jos olet valinnut, että haluat vastaanottaa tällaisia tietoja, mikäli laissa näin on edellytetty, ja (ii) tarjoaa sinulle mahdollisuuden valita, että et halua enää vastaanottaa markkinointiin liittyviä viestejä. Voit myös milloin tahansa valita, ettet halua vastaanottaa markkinointiin liittyviä viestejä, päivittämällä kyseisen asetuksen.

Käsittely lainsäädännön noudattamiseksi. SAP:hen ja sen tuotteisiin, teknologioihin ja palveluihin sovelletaan useiden maiden vientilakeja, mukaan lukien rajoituksetta Euroopan unionin ja sen jäsenmaiden ja Yhdysvaltojen vientilakeja. Hyväksyt sen, että sovellettavien vientilakien nojalla näiden maiden asettamista kauppapakotteista ja kauppasaarroista johtuen SAP:n pitää ryhtyä toimiin estääkseen hallitusten asettamiin pakoteluetteloihin merkittyjä yhteisöjä, organisaatioita ja osapuolia käyttämästä tiettyjä tuotteita, teknologioita ja palveluita SAP:n verkkosivujen tai muiden SAP:n ohjaamien toimituskanavien kautta. Tähän saattaa sisältyä (i) tässä esitettyjen käyttäjän rekisteröintitietojen ja muiden käyttäjän ilmoittamien Henkilötietojen automatisoidut tarkistukset sovellettavia pakoteluetteloita vastaan, (ii) tällaisten tarkistusten säännöllinen toistaminen aina, kun pakoteluetteloa päivitetään tai käyttäjä päivittää tietojaan, (iii) pääsyn estäminen SAP:n palveluihin ja järjestelmiin, mikäli käyttäjä on merkitty pakoteluetteloon ja (iv) yhteyden ottaminen käyttäjään hänen henkilöllisyytensä vahvistamiseksi, mikäli käyttäjä on merkitty pakoteluetteloon. Tällainen Henkilötietojen käyttö perustuu lupaan käsitellä Henkilötietoja, jotta SAP voi noudattaa lakisääteisiä velvoitteita (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1 kohta c alakohta, tai vastaavat kansallisen lainsäädännön artiklat soveltuvin osin) sekä SAP:n oikeutettua etua (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artikla  1 kohta f alakohta, tai vastaavat kansallisen lainsäädännön artiklat soveltuvin osin).

Lisäksi hyväksyt, että Henkilötietojesi käsittelyyn tai markkinointimateriaalien vastaanottamiseen liittyvien tietosuoja- ja yksityisyysvalintojesi seuraamiseen tarvittavia tietoja (toisin sanoen riippuen maasta, jossa kyseessä oleva SAP-konsernin yritys toimii, oletko nimenomaisesti suostunut markkinointimateriaalien vastaanottamiseen tai valinnut olla vastaanottamatta niitä) voidaan tarvittaessa vaihtaa SAP-konsernin jäsenten välillä lainsäädännön noudattamiseksi.

SAP:n oikeutettuun etuun perustuva käsittely. SAP voi käyttää Henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1 kohta f alakohta, tai vastaavat kansallisen lainsäädännön artiklat soveltuvin osin) seuraavasti:

• Petokset ja oikeusvaateet.  Tarvittaessa SAP käyttää Henkilötietojasi rikollisen toiminnan kuten petosten estämis- ja syytteeseenpanotarkoituksiin sekä puolustaakseen oikeusvaateita tai puolustautuakseen oikeusvaateita vastaan.
• Tutkimukset ja kyselylomakkeet. SAP voi pyytää sinua osallistumaan tutkimuksiin ja täyttämään kyselylomakkeita. Nämä tutkimukset ja kyselylomakkeet on yleensä suunniteltu siten, että niihin voidaan vastata ilmoittamatta tietoja, joita voidaan käyttää henkilöllisyytesi tunnistamiseen. Jos kuitenkin ilmoitat sellaisia tietoja tutkimuksessa tai kyselylomakkeessa, SAP voi käyttää kyseisiä Henkilötietoja tuotteidensa ja palveluidensa parantamiseksi.
• Sopimuksen toteuttaminen. Jos hankit tai aiot hankkia SAP:ltä tavaroita tai palveluita yritysasiakkaan puolesta tai aiot muuten olla yritysasiakkaan ja SAP:n välistä liikesuhdetta varten nimetty yhteyshenkilö (”Asiakkaan yhteyshenkilö”), SAP käyttää Henkilötietojasi tähän tarkoitukseen. Tämä käsittää epäselvyyksien välttämiseksi sellaiset toimenpiteet, jotka ovat tarpeellisia kyseessä olevan liikesuhteen solmimista varten. Mikäli olemassa oleva Asiakkaan yhteyshenkilö ilmoittaa SAP:lle, että olet hänen sijaisensa, SAP alkaa pitää sinua kyseisen asiakkaan Asiakkaan yhteyshenkilönä ilmoitushetkestä lähtien, kunnes ilmoitat vastustavasi tätä jäljempänä kuvatulla tavalla.
• Anonymisoitujen tietojen luonti. SAP anonymisoi Henkilötietoja, jotka on ilmoitettu tässä tietosuojaselosteessa esitetyllä tavalla, luodakseen anonymisoituja tietoja, joita voidaan sitten käyttää sen ja sen tytäryhtiöiden tuotteiden ja palveluiden parantamiseen.
• Yksilöllistetty sisältö. Jos valitset haluavasi vastaanottaa SAP:ltä markkinointiviestejä, kuten muun muassa uutiskirjeitä, esitteitä ja valkoisia kirjoja, SAP kerää ja tallentaa tietoja siitä, miten käsittelet sisältöä, voidakseen luoda, kehittää, käyttää, toimittaa ja parantaa kanssasi tapahtuvaa viestintää.  SAP kokoaa tiedot ja käyttää niitä voidakseen toimittaa hyödyllisempää tietoa ja ymmärtääkseen, minkälainen viestintä kiinnostaa sinua eniten.
• Nauhoitukset laadun parantamiseksi. SAP nauhoittaa puheluita (sen jälkeen, kun SAP on ilmoittanut sinulle nauhoituksesta puhelun aikana ja ennen nauhoituksen aloittamista) ja chat-keskusteluja parantaakseen SAP:n palveluiden laatua.
• Ajan tasalla pitäminen tai palautteen pyytäminen. Sinun ja SAP:n välisen liikesuhteen puitteissa SAP saattaa ilmoittaa sinulle paikallisen lainsäädännön sen salliessa tuotteistaan ja palveluistaan (mukaan lukien verkkoseminaarit, seminaarit ja tapahtumat), jotka ovat samankaltaisia tai yhteneväisiä niiden SAP:n tuotteiden ja palveluiden kanssa, jotka olet jo ostanut tai joita käytät. Lisäksi jos osallistut SAP:n järjestämään verkkoseminaariin, seminaariin tai tapahtumaan, lataat tai katselet valkoisia kirjoja, uutiskirjeitä, vidoita tai ohjelmistojen maksuttomia kokeiluversioita tai ostat tuotteita tai palveluita SAP:ltä, SAP saattaa ottaa sinuun yhteyttä pyytääkseen palautetta, jota se voi käyttää kyseessä olevan materiaalin, tuotteen tai palvelun parantamiseksi.

Vastustusoikeus. Voit milloin tahansa vastustaa sitä, että SAP käyttää Henkilötietojasi tässä kohdassa kuvatulla tavalla, päivittämällä kyseisen asetuksen. Siinä tapauksessa SAP tarkistaa vastustusilmoituksesi huolellisesti ja lakkaa käyttämästä kyseessä olevia tietoja, ellei SAP:llä ole sellaista pakottavaa perusteltua syytä jatkaa tietojen käyttöä, joka kumoaa vastustusperusteesi, tai jos SAP tarvitsee tietoja laatiakseen tai esittääkseen oikeusvaateita tai puolustautuakseen oikeusvaateita vastaan.

Käsittely sovellettavan kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Sovellettavan kansallisen lainsäädännön salliessa SAP voi käyttää tietojasi, mukaan lukien Henkilötietojasi, seuraaviin liiketoimintaan liittyviin tarkoituksiin:

• tapahtumien suunnitteluun ja järjestämiseen
• online-foorumien tai verkkoseminaarien isännöintiin
• markkinointitarkoituksiin, kuten pitämiseen sinut ajan tasalla SAP:n uusimmista tuotteista ja palveluista sekä tulevista tapahtumista
• yhteydenottoihin, joiden tarkoituksena on selvittää, minkälaiset SAP:n palvelut ja tarjonta sinua kiinnostaa
• toimenpiteisiin, joiden avulla SAP voi luoda, kehittää, käyttää, toimittaa ja parantaa SAP:n palveluita, tuotteita, sisältöä ja mainontaa sekä parantaa, päivittää tai laajentaa palveluita tai laitteita, jotka SAP omistaa, joita se valmistaa tai ohjaa tai jotka on valmistettu SAP:tä varten.
• yksilöllisempien tietojen toimittamiseen käyttäjille
• vahinkojen estämiseen
• tilien ja verkkojen tietoturvatarkoituksiin
• sisäisiin tarkoituksiin, kuten auditointeihin, analyyseihin ja tutkimuksiin, joiden avulla parannetaan SAP:n tuotteita ja palveluita
• henkilöllisyyden varmistamiseen ja sopivien palveluiden määrittämiseen
• tietoturvaloukkausten tunnistamiseen, ilkivaltaiselta, vilpilliseltä, petolliselta tai laittomalta toiminnalta suojautumiseen ja kyseisestä toiminnasta vastuussa olevien syytteeseen asettamiseen
• virheenpoistotoimenpiteisiin, jotta voidaan tunnistaa ja korjata olemassa olevia toimintoja haittaavia virheitä
• sisäisten tutkimusten toteuttamiseen teknologista kehittämistä ja esittelyä varten
• sellaisten toimenpiteiden toteuttamiseen, joilla varmistetaan tai ylläpidetään SAP:n omistamien, valmistamien, ohjaamien tai SAP:tä varten valmistettujen palveluiden tai laitteiden laatua tai turvallisuutta.