¿Qué es el abastecimiento de servicios?
La fuerza laboral externa, que incluye al personal fuera de la nómina (es decir, contingente) y los proveedores de servicios, es esencial para prosperar en la era digital.
¿Cuánto sabe sobre su fuerza laboral invisible?
La "fuerza laboral invisible" es vital para el éxito de una organización, ya que cada año se realiza una inversión sustancial en estos servicios tercerizados: consultorías, tercerizaciones de TI, agencias de marketing, bufetes de abogados, empresas de gestión de instalaciones, operadores de centros de atención telefónica y firmas de contabilidad son solo algunos ejemplos de esta fuerza laboral externa o contingente .
Sin embargo, los proveedores de servicios suelen estar mal gestionados –uno de cada cuatro proyectos no se completa dentro del plazo y presupuesto–, lo cual impide que las organizaciones maximicen el valor y las expone a riesgos.
Hoy las empresas deben mejorar si quieren competir en la era digital.
¿Qué es el abastecimiento de servicios?
El procurement de servicios es la actividad de contratar (y gestionar) a prestadores de servicios basados en personas: consultoras técnicas, agencias especializadas o empresas de mantenimiento, por ejemplo. Se los suele contratar para que trabajen en base a proyectos a través de una declaración de trabajo (SOW).
La adquisición de servicios es crítica porque una gran parte de la fuerza laboral externa actual, o bien servicios y mano de obra están contratados por fuera de los contratos estándar de tiempo completo de los empleados.
¿Quiénes son estos proveedores de servicios y qué tipos de servicios prestan?
Los proveedores de servicios juegan un rol fundamental para hacer el trabajo, y operan en el corazón de la empresa. Por ejemplo, las organizaciones confían en consultoras para que las ayuden a competir mejor en la era digital, en proveedores de servicios para sus operaciones de TI, en estudios contables para hacer balances, en firmas de abogados para proteger su propiedad intelectual, en agencias de marketing para conformar sus marcas, en operadores de call centers para asistir a sus clientes y en empresas de gestión de instalaciones para mantener sus edificios y equipos. Estos son solo algunos ejemplos de las muchas tareas operativas e importantes que son administradas por los proveedores de servicios en nombre de los clientes empresas.
¿Qué es procurement? Vea los diferentes tipos de procurement
¿Cuál es la diferencia entre "procurement", "procurement de servicios" y "procurement directo e indirecto"? Revisemos estas definiciones.
El procurement implica la práctica de comprar bienes y servicios que permiten a una empresa operar de manera eficiente y rentable. El procurement es un proceso global que se puede desglosar en dos tipos distintos:
- Procurement de servicios El procurement de servicios implica compromisos con servicios prestados por personas. Estos trabajadores se contratan por fuera de la fuerza laboral permanente de una empresa y provienen de organizaciones que se especializan en los servicios que brindan, tales como consultoría en estrategia de marca o ingeniería de mantenimiento.
- Procurement directo e indirecto El procurement directo e indirecto se refiere a la adquisición de materiales y bienes que mantienen un negocio en funcionamiento, e incluye todas las etapas de la gestión de la cadena de suministro de punta a punta, desde el abastecimiento hasta la compra y el pago. El procurement directo es la adquisición de cualquier material que se utiliza directamente para desarrollar un producto final (como el acero para fabricar una bicicleta). Por el contrario, el procurement indirecto se refiere a los bienes que ayudan a la operación diaria de una empresa (como el papel o la tinta para dar soporte a las tareas de oficina).
Ambas son categorías importantes en términos de gastos dentro de una empresa, pero a menudo se dividen y son gestionadas por distintos departamentos con tecnologías dispares. Sin embargo, existe una manera de obtener una visión unificada del gasto, en todas las categorías, utilizando lo mejor de las tecnologías inteligentes e información estratégica basada en datos para gestionar estratégicamente el gasto total.
¿Cómo beneficia a las empresas el procurement de servicios?
Hoy, las organizaciones buscan tener todo, desde habilidades especializadas hasta una capacidad eficiente, y dependen de la fuerza laboral externa para realizar los proyectos más rápido y con la flexibilidad suficiente como para adaptarse a condiciones y requisitos cambiantes.
SAP Fieldglass, en colaboración con Oxford Economics, realizó una encuesta global a 1050 ejecutivos sénior de 24 industrias para comprender la importancia de los prestadores de servicios para realizar el trabajo, y su impacto en el rendimiento del negocio.
Los resultados subrayan lo vital que se ha vuelto la fuerza laboral externa para realizar el trabajo en una era digital para organizaciones de todos los tamaños y dentro de todas las industrias.
¿Por qué a veces se llama "fuerza laboral invisible" a la compra de servicios?
Si bien muchas organizaciones se destacan en la gestión de los aspectos financieros de sus acuerdos con proveedores de servicios, no logran gestionar los aspectos "humanos" de esos compromisos –es decir, quién está haciendo el trabajo, sus certificaciones y capacitación, acceso a sistemas e instalaciones, avance según hitos/entregables, y más–.
Por ejemplo, la encuesta de investigación de SAP Fieldglass y Oxford Economics reveló algunas estadísticas asombrosas: menos de la mitad de los participantes en la investigación afirman estar muy informados sobre los aspectos básicos de los proveedores de servicios, como los términos contractuales (48%), dónde se encuentran (44%) y quién está haciendo el trabajo (44%). Solo una cuarta parte está muy informada sobre los avances en relación con los hitos o los resultados (27 %), la calidad del trabajo a nivel de proveedor (25 %) y la calidad del trabajo de los colaboradores individuales (18 %).
Esta mala gestión, o la falta de visibilidad sobre los compromisos con proveedores de servicios, puede conducir a resultados insatisfactorios en los proyectos, crear riesgos de seguridad, e impedir que las empresas liberen el máximo valor de sus servicios. Después de todo, no se puede medir lo que no se ve.
¿Qué hay en juego si las empresas gestionan mal a los proveedores de servicios?
Mucho gasto desperdiciado. Los proveedores de servicios representan aproximadamente la mitad del gasto en fuerza laboral externa, o casi una quinta parte del gasto total en fuerza laboral. Sin embargo, las empresas a menudo poseen una visibilidad limitada de sus proveedores de servicios, pues uno de cada cuatro proyectos obtenidos de proveedores de servicios no se completa a tiempo o dentro del presupuesto.
Si una cuarta parte de los proyectos se tornan díscolos, el negocio pierde tiempo valioso y cantidades significativas —si no asombrosas— de gasto.
¿Cómo pueden las empresas mejorar los compromisos con los proveedores de servicios? ¿Qué pueden ganar?
La escasa visibilidad y la falta de rigor en la gestión impiden que las empresas liberen el máximo valor de sus prestadores de servicios. Nuestra investigación arroja luz sobre esta fuerza laboral invisible, y examina cómo las organizaciones pueden obtener todos los beneficios de sus prestadores de servicios a la vez que reducen el riesgo.
Recomendamos cuatro acciones clave que las organizaciones pueden tomar para gestionar proveedores de servicios, liberar efectivamente un mayor valor y aumentar el retorno de la inversión. En particular, las organizaciones deben ver a los proveedores de servicios como una extensión de su fuerza laboral y aplicar el mismo rigor a su gestión como a la de sus empleados.
Una acción clave para gestionar mejor los proveedores de servicios involucra la implementación de tecnología inteligente con las mejores funcionalidades de su clase, como un sistema de gestión de proveedores (VMS).
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