Al 225 jaar bijzondere momenten bezorgd en er volgen er nog veel meer
Al meer dan twee eeuwen verbindt PostNL mensen door heel Nederland door pakketten, brieven en betekenisvolle momenten tot aan elke voordeur te brengen. PostNL verwerkt als vertrouwde postdienst gemiddeld 1,2 miljoen pakketten en 6,3 miljoen brieven per werkdag. Dankzij de oplossingen van SAP SuccessFactors en de AI-mogelijkheden via de Joule-copilot vernieuwt PostNL de manier waarop het zijn diverse personeelsbestand ondersteunt. HR-professionals laten handmatig werk achter zich, terwijl medewerkers profiteren van realtime gepersonaliseerde ervaringen.
| Branche | Regio | Bedrijfsgrootte |
| Postdiensten | Den Haag, Nederland | 32.400 werknemers |
kortere salarisverwerkingstijd, van vijf dagen naar vier uur
lagere kosten voor het afhandelen van salarisvragen dankzij Joule
om de cloud migration tijdig — en met uitstekend resultaat — af te ronden.
Solution Consultant, PostNL N.V.
Payroll-fragmentatie elimineren voor een accurate ondersteuning van een diverse workforce.
PostNL bezorgt dagelijks meer dan alleen pakketten en brieven. Het bezorgt momenten die ertoe doen. Of het nu gaat om een pakket onder de kerstboom, een verjaardagscadeau of een handgeschreven brief van oma: elke bezorging staat voor een waardevolle verbinding tussen mensen. Achter deze momenten schuilt een complex proces, mogelijk gemaakt door duizenden werknemers in Nederland en daarbuiten.
Voor PostNL is het verbinden van mensen via deze momenten meer dan logistiek: het is waar ze voor staan. Maar toen het bedrijf moderniseerde hoe het zijn 32.400 medewerkers ondersteunt, stuitte het op een groeiende uitdaging: een gefragmenteerd payroll-landschap. Meer dan 15 afzonderlijke applicaties beheerden de payroll-processen, wat resulteerde in een versnipperd systeem dat moeilijk te onderhouden was. De verwerking van de salarisadministratie nam elke maand vijf volledige dagen in beslag, tijd die het HR-team beter aan strategische taken had kunnen besteden.
Op een gegeven moment waren minder dan vijf HR-professionals verantwoordelijk voor de maandelijkse salarisadministratie van 32.400 werknemers, die uiteenlopen van bezorgers en magazijnmedewerkers tot bedrijfspersoneel, elk met unieke arbeidsovereenkomsten, roosters en salarisstructuren. Het bijhouden van werknemersgegevens, het omgaan met continu verloop en het waarborgen van een nauwkeurige salarisadministratie in zo’n divers personeelsbestand werd steeds lastiger.
Voor PostNL mocht nauwkeurigheid niet verloren gaan. Elke fout in de salarisadministratie kon het vertrouwen van de werknemers in het bedrijf schaden. Het bedrijf had een flexibele en schaalbare oplossing nodig om de salarisadministratie efficiënt te beheren, zodat iedere werknemer de juiste waardering, ondersteuning en beloning zou ontvangen.
Solution Consultant, PostNL N.V.
Salarisadministratie consolideren in de cloud voor snelheid en precisie
PostNL maakte de strategische beslissing om zijn gefragmenteerde salarisadministratielandschap te consolideren met behulp van de oplossingen van SAP SuccessFactors. Als SAP SuccessFactors-klant sinds 2013 begon het bedrijf zijn journey met SAP SuccessFactors Learning en SAP SuccessFactors Talent solutions, voordat het besloot ook de core HR- en payroll-processen naar de cloud te verplaatsen.
PostNL begon zijn HR-transformatie door over te stappen van zijn on-premises SAP ERP Human Capital Management-oplossing naar SAP SuccessFactors Employee Central als core HR-systeem. Het bedrijf voltooide de transformatie met de SAP SuccessFactors Employee Central Payroll oplossing, waarbij het in slechts 20 weken 500.000 werknemersdossiers en 200 GB aan gegevens migreerde, geheel volgens planning.
Dankzij de functies van het salariscontrolecentrum biedt het nieuwe systeem het compacte HR-team van PostNL volledig overzicht en maximale controle over de salarisadministratie. Het systeem verwerkt automatisch de werknemersgegevens uit SAP SuccessFactors Employee Central via salarisadministratieruns, terwijl de add-on het controlecentrum extra inzicht biedt in uitzonderingen, fouten en actiepunten.
Efficiëntie van salarisadministratie verhogen en werknemers ondersteunen met AI
De cloudtransformatie van PostNL leverde meetbare resultaten op. De verwerkingstijd van de salarisadministratie daalde met 90%, van vijf volledige dagen tot slechts vier uur. De cloudbasis zorgde ook voor cruciale schaalbaarheid in het bedrijfsmodel van PostNL. Seizoenspiekmomenten, zoals de sterke toename in pakketvolumes rond Kerstmis, worden moeiteloos afgehandeld, terwijl het systeem zich continu aanpast aan de veranderende personeelsbehoeften
Het team ging van reactief rapporteren naar proactief oplossen: problemen worden nu direct binnen hetzelfde systeem geïdentificeerd en opgelost, zonder dagenlange rapportages. Dankzij deze tijdsbesparing kan HR zich richten op strategische personeelsprioriteiten en continue verbetering.
PostNL testte AI-functies in SAP SuccessFactors oplossingen via de Joule-copilot om jaarlijks duizenden salarisgerelateerde vragen efficiënt te beantwoorden. Het bedrijf koos de Explain Pay functie als eerste AI-use case, waarmee werknemers gepersonaliseerde antwoorden krijgen op hun salarisgerelateerde vragen, zoals salarisvariaties, inhoudingen, bonussen en bedrijfsbeleid. Uit de eerste feedback bleek dat werknemers onder de indruk waren van de duidelijkheid en de snelheid.
Met de introductie van Joule wil PostNL de kosten voor ondersteuning van de salarisadministratie verlagen, nauwkeurigheid en vertrouwen behouden én medewerkers de ruimte geven zich te focussen op hun belangrijkste taak: het bezorgen van een glimlach in het hele land.
Solution Consultant, PostNL N.V.
AI-functies uitbreiden om efficiëntie en betrokkenheid te vergroten
PostNL bouwt voort op het succes van zijn cloud- en AI-transformatie en is van plan om het gebruik van SAP SuccessFactors en Joule uit te breiden om nog intelligentere, verbonden HR-processen te creëren. Het bedrijf wil AI-gestuurde inzichten inzetten om de personeelplanning te optimaliseren, de werknemerservaring te verbeteren en het HR-team in staat te stellen zich te richten op wat er echt toe doet: het ondersteunen van zijn werknemers.