Churchill Downs: beheersing van uitgavenbeheer voor een voorsprong op het gebied van efficiëntie, schaalbaarheid en groei
Churchill Downs stapt over op cloudgebaseerde inkoop
Churchill Downs Incorporated, het iconische paardenrencomplex, moest een race tegen inefficiëntie aangaan toen de snelle groei ervoor zorgde dat de uitgavengegevens over verschillende systemen verspreid raakten. Met SAP Ariba oplossingen die zijn geïntegreerd met SAP S/4HANA Cloud Public Edition heeft het bedrijf processen gestroomlijnd en de controle teruggekregen, waardoor dit legendarische bedrijf weer loopt als een kampioenspaard.
| Branche | Regio | Bedrijfsgrootte |
| Media, sport en entertainment | Louisville, Kentucky | 10.000 medewerkers |
vermindering van het aantal leveranciers, wat leidde tot een betrouwbaardere waardeketen.
uniform systeem om uitgavengegevens en inkoop te stroomlijnen.
Vicepresident Inkoop, Churchill Downs Incorporated
Omgaan met de beperkingen van niet-verbonden systemen en processen
Churchill Downs, bekend als de thuisbasis van de Kentucky Derby, is meer dan alleen een paardenrenbaan voor 'de snelste twee minuten in de sport'. Met als missie om buitengewone belevenissen te bieden in al haar vestigingen, heeft het bedrijf zich uitgebreid tot een netwerk van casino's, hotels en amusementsgelegenheden in het hele land. En deze groei heeft zowel mooie kansen als complexe uitdagingen met zich meegebracht, vooral op het gebied van uitgavenbeheer en inkoop.
Naarmate Churchill Downs snel groeide, en de afgelopen jaren bijna verdrievoudigde in omvang, hadden de bestaande systemen moeite om te voldoen aan de eisen van modern uitgavenbeheer. Het inzicht in de uitgaven was versnipperd, met gegevens die verspreid waren over verschillende systemen. Dit maakte het moeilijk om een duidelijk beeld te krijgen van de kosten.
“We hadden gegevens op veel verschillende plaatsen opgeslagen en het was gewoon zo moeilijk om die samen te brengen voor iets dat zo eenvoudig had moeten zijn”, vertelt John Westbrook, senior directeur organisatieveranderingsmanagement bij Churchill Downs. Dit gebrek aan integratie en controle over de uitgaven bij duizenden leveranciers werd onhoudbaar toen het bedrijf zich ten doel stelde om de middelen te optimaliseren en de reputatie van uitmuntendheid te behouden.
Director of Organizational Change Management, Churchill Downs Incorporated
Het uitgavenbeheer stroomlijnen zonder afbreuk te doen aan de historische touch
Om de uitdagingen op het gebied van uitgavenbeheer aan te pakken, schakelde Churchill Downs de hulp in van SAP Ariba oplossingen en SAP Business Network. Deze oplossingen hebben de gefragmenteerde inkoopprocessen van het bedrijf samengevoegd en bieden een 360-gradenoverzicht in de uitgaven per leverancier en categorie.
“We zijn begonnen met onze implementatie door ons te richten op mogelijkheden die onze inkoop- en factureringsprocessen, de levenscyclus en prestaties van leveranciers en onze sourcingactiviteiten konden verbeteren, om zo een stevige basis te leggen”, zegt Robert Weaver, vicepresident inkoop bij Churchill Downs.
Maar dit initiatief is niet alleen een technische upgrade van de inkoopprocessen, het is ook een verschuiving in de bedrijfscultuur. De voorbereiding van het team omvatte uitgebreide trainingen en roadshows om de mogelijkheden van SAP Ariba en SAP Business Network te introduceren en enthousiasme op te wekken bij het personeel. Voor zowel ervaren als nieuwe medewerkers bood deze verandering een duidelijk, intuïtief pad naar een efficiëntere en effectievere inkoop.
“De overstap van helemaal geen systeem naar een toonaangevende tool vereist praktische training, open communicatie en consistente roadshows om iedereen vertrouwd te maken met deze krachtige nieuwe middelen”, benadrukt Westbrook. “Deze inspanningen helpen iedereen om deze veranderingen als positieve stappen te zien, de eindvisie te begrijpen en zich uiteindelijk gesterkt te voelen door de tools die ze tot hun beschikking hebben.”
De implementationmentatie van SAP S/4HANA Cloud Public Edition helpt Churchill Downs om de finishlijn te halen. Door inkoop, financiën en HR onder één cloud-ERP te brengen, kan het bedrijf zijn groeidoelstellingen realiseren en tegelijkertijd trouw blijven aan de traditie van uitmuntendheid.
Omzet verhogen en kosten verlagen in een schaalbare, inzichtelijke omgeving
Door dit transformatie-initiatief heeft Churchill Downs verbeteringen gerealiseerd die verder gaan dan efficiëntie op het gebied van inkoop en die raken aan de kern van wat het bedrijf zo iconisch maakt.
“Het aftellen naar de volgende Derby begint direct na de vorige”, merkt Westbrook op, waarmee hij de nadruk legt op de niet-aflatende toewijding gedurende het hele jaar die deze evenementen zo memorabel maakt. “Met SAP Ariba en SAP Business Network zijn we klaar om zelfs de kleinste details te regelen, van leverancierscontracten tot de coördinatie van middelen, met een geïntegreerd, 360-gradenoverzicht van de bedrijfsactiviteiten.”
Binnen acht maanden heeft Churchill Downs ook zijn leveranciersnetwerk aanzienlijk ingekrompen, met meer dan 40%. “Door ons bestand terug te brengen van 5.000 naar 3.000 leveranciers, werken we samen met betrouwbaardere partners”, merkt Weaver op.
Deze verandering in de betrokkenheid van leveranciers heeft de supply chain van het bedrijf versterkt en middelen vrijgemaakt voor cruciale investeringen in technologie en kapitaalprojecten. Bovendien hebben realtime gegevensinzichten in verschillende uitgavencategorieën werknemers in staat gesteld om op gegevens gebaseerde, efficiënte beslissingen te nemen, waardoor ze zich snel kunnen aanpassen aan een steeds veranderende omgeving.
Nu SAP S/4HANA Cloud Public Edition bovendien zijn transformatie heeft voltooid, beschikt Churchill Downs op dit moment over een geïntegreerd pakket dat inkoop, financiën en HR samenbrengt. Weaver voegt hieraan toe: “Met SAP S/4HANA Cloud Public Edition kunnen we diepgaande analyses van uitgaven uitvoeren, nauwkeurige kasstroomprognoses maken en volledig inzicht krijgen in alle financiële gegevens.”
Vicepresident Inkoop, Churchill Downs Incorporated
Een sneller, concurrerender pad creëren voor toekomstige groei
Het inkoopproces met SAP oplossingen staat voor Churchill Downs nog in de kinderschoenen. Nu de organisatie naar verdere uitbreiding streeft, zullen de geïntegreerde oplossingen van SAP de cruciale basis blijven vormen voor uitgavenbeheer en leveranciersoptimalisatie.
“We hebben SAP gekozen als onze partner om de discipline, het kostenbeheer en de controle te stimuleren die we nodig hebben om een meer dynamische organisatie te worden”, aldus Westbrook. “Dit strategische partnerschap zorgt ervoor dat we onze activiteiten blijven stroomlijnen en onze snelle groei kunnen voortzetten.”
Met een focus op transparantie, zichtbaarheid en nauwkeurigheid van gegevens kijkt Churchill Downs ernaar uit om SAP oplossingen te gebruiken om de ervaringen van klanten en medewerkers te verbeteren door een consistent systeem te creëren dat alle belanghebbenden beter van dienst is.
"We bouwen aan iets groters hier bij Churchill Downs. We zijn de afgelopen jaren verdrievoudigd in omvang en SAP is de technologiepartner die ons zal helpen om nog eens te verdubbelen en te verdrievoudigen", concludeert Weaver.
Meer weten over het traject van Churchill Downs?
De Kentucky Derby gebruikt SAP technologie om elke kans op winst te benutten (Video)
Churchill Downs zet in op groei met cloudoplossingen van SAP (artikel SAP News Center)