Atruvia AG: personeel en beheer transformeren met transparante kosten en nieuwe inzichten

Met de keuze voor SAP Fieldglass heeft Atruvia het beheer van zijn tijdelijke personeel naar een heel nieuw niveau getild. "Dankzij SAP Fieldglass kunnen we nu focussen op de juiste vaardigheden en hoeven we niet meer naar functies te kijken, en dat leidt in het algemeen tot een meer gerichte aanpak van resourcing", vat Regina Krüger-Wendel samen. “We kunnen onze teams nu voorzien van mensen met precies de vaardigheden en ervaringsniveaus die ze nodig hebben voor hun specifieke project.”

Daarnaast heeft Atruvia nieuwe processen opgezet die de cashflow verhogen. “Vroeger waren we soms afhankelijk van statische betalingsschema’s op basis van willekeurige data”, legt Regina Krüger-Wendel uit. “Met geïntegreerde werkomschrijvingen en een meer gestandaardiseerde tijdregistratie hebben we veel meer controle over onze budgetten en kunnen we onze cashflow optimaliseren. We betalen nu pas nadat het werk daadwerkelijk is voltooid. Hierdoor leveren onze partners een betere datakwaliteit en zijn ze gemotiveerd om effectiever te werken en heel erg hun best te doen. Deze aanpak verbetert de algehele bedrijfsprestaties en maakt dat belangrijke functies en apps sneller kunnen worden geleverd.”

Met verbeterde data en diepere inzichten nemen leidinggevenden datagedreven beslissingen en beheren de budgetten voor projecten en teams beter. “Met de nieuwe dashboards kunnen we de capaciteiten veel effectiever begrijpen en beheren, waardoor onze zakelijke flexibiliteit toeneemt”, zegt Regina Krüger-Wendel. “Voordat we SAP Fieldglass gebruikten, hadden we dat inzicht gewoon niet. Nu kunnen we beter inspelen op veranderingen en dynamisch de prioriteit van budgetten en taken aanpassen om de meeste waarde te creëren.”

Nu Atruvia een geconsolideerd beeld heeft van alle externe werknemers en arbeidsbureaus, kan het ook haar relaties met haar partners effectiever beheren en flexibele krachten tegen aantrekkelijkere tarieven aanbieden aan haar bedrijfsafdelingen. "Met SAP Fieldglass kunnen we veel gemakkelijker de tarieven tussen verschillende partners vergelijken", legt Regina Krüger-Wendel uit. “We zien snel wie er tegen welk tarief en met welk vaardigheidsniveau aan welke projecten heeft gewerkt, zodat we inconsistenties kunnen ontdekken. De verhoogde transparantie helpt ons om betere prijzen te onderhandelen, een uniformere vergoedingsstructuur te bereiken en verdere besparingen voor het bedrijf te realiseren.”

Met de nieuwe oplossing krijgt Atruvia een meer strategisch perspectief om te beslissen over verschillende leveringsmodellen, zoals nearshoring. Via de implementatie van SAP Fieldglass bij zijn dochteronderneming in Roemenië verhoogde het bedrijf de efficiëntie en productiviteit van het lokale team. "Dankzij SAP Fieldglass konden we onze nearshoring-activiteiten in alle projecten en afdelingen opschalen", voegt Regina Krüger-Wendel toe. “We werken momenteel met ongeveer 1200 externe medewerkers in Roemenië. Door deze aanpak met SAP Fieldglass zijn onze personeelskosten met ongeveer 30% gedaald.”

De verbeterde documentatie en het centrale overzicht helpen Atruvia ook om cybersecurity en compliance te versterken. Het bedrijf kan nu eenvoudig zien wie toegang en machtigingen voor welke systemen nodig heeft, en gedurende welke periode, wat een hoger automatiseringsniveau mogelijk maakt en het bedrijfsrisico beperkt. Over het geheel genomen schat Atruvia dat meer geïntegreerde processen ongeveer 20% besparen op administratieve en managementoverheadkosten.

Atruvia werkt jaarlijks ongeveer 200 nieuwe externe medewerkers in. Door naar SAP Fieldglass over te stappen en de oplossing met andere systemen te integreren, bespaart het bedrijf 1 fte voor basisbeheertaken. “We hebben onze processen geoptimaliseerd en veel tijd bespaard, zodat werknemers niet langer verschillende systemen hoeven te gebruiken voor verschillende contracten. Ze kunnen zich richten op interessantere en uitdagendere taken, waardoor het personeel in het algemeen tevredener is”, zegt Sabine Roth. “Gestructureerde workflows vervangen eindeloze e-mailuitwisselingen en we kunnen nu makkelijker controleren of alles klaar is, zodat nieuwe mensen vanaf dag één productief kunnen zijn.”