Brussels Airport Company: overstappen naar de cloud voor het ontwikkelen van geharmoniseerde, verbonden en efficiënte processen
Ontdek het SAP traject van Brussels Airport Company
Brussels Airport Company bouwt de luchthaven van morgen in het 'hart van Europa'. De kern van de bedrijfsprocessen bestaat uit een geïntegreerd IT-landschap dat is gebaseerd op standaardisatie en best practices. Dat landschap wordt aangestuurd door SAP S/4HANA Cloud Public Edition met SAP Analytics Cloud, SAP SuccessFactors, SAP Ariba en SAP Concur.
| Branche | Regio | Bedrijfsgrootte | Partner |
| Passagiersvervoer en vrije tijd | Brussel, België | 1200 medewerkers | delaware |
om verbeteringen in efficiëntie en resultaten te zien.
CFO, Brussels Airport Company NV/SA
Koers zetten naar groei met ERP als belangrijke motor
In 2023 passeerden 22,2 miljoen passagiers en 700.000 ton vracht Brussels Airport, één van de belangrijkste centra van economische groei in België. Ongeveer 1200 medewerkers van de luchthavenexploitant Brussels Airport Company NV/SA werken hard om de complexe activiteiten te waarborgen die goed zijn voor maar liefst 60.000 directe en indirecte banen.
Ter vereenvoudiging van deze activiteiten besloot Brussels Airport Company dat het tijd was om het aanwezige ERP-systeem te vervangen. Het systeem was al tien jaar niet geüpgraded, en daardoor verouderd, inefficiënt en sterk aangepast. Dat leidde tot hoge onderhoudskosten en frustraties bij de gebruikers. Voor een onderneming, die graag één van de beste luchthavens van Europa wil worden, was het duidelijk dat deze software niet langer geschikt was.
Brussels Airport Company ging op zoek naar nieuwe software die beter aansloot bij de ERP- en bedrijfsondersteunende behoeften. Omdat de zeer op maat gemaakte oplossingen veel nadelen opleverden, besloot het bedrijf dat de overstap naar de cloud met een gestandaardiseerde softwaresuite de beste stap zou zijn.
ERP Program Manager, Brussels Airport Company NV/SA
De juiste koers voor IT aanvliegen en tegelijkertijd diverse teams aan boord krijgen
Brussels Airport Company ontdekte al snel dat cloudoplossingen van SAP, in de woorden van CFO Davy Vreys, een “gebruiksvriendelijk en gestandaardiseerd systeem zouden opleveren dat ons zou helpen efficiënter te werken en op de hoogte te blijven van de nieuwste technologieën en innovaties.”
De onderneming kwam tot de conclusie dat SAP S/4HANA Cloud Public Edition de benodigde kernfuncties bevat voor finance, controlling, facturatie en procurement. Marie-Christine Kévers, ERP Program Manager, legde uit dat de oplossing zou zorgen voor “een volledig geïntegreerde backbone voor ondersteunende diensten en soepele datastromen om groei en diversifiëring te ondersteunen.” En de gestandaardiseerde aanpak zou helpen om onderhoud te verminderen, en efficiëntie en best practices mogelijk te maken.
De luchthavenexploitant integreerde een aantal SAP oplossingen met deze nieuwe backbone. De onderneming implementeerde SAP Ariba voor procure-to-pay-processen, SAP Concur voor onkostenbeheer, SAP SuccessFactors voor core HR-data en talentmanagement, en SAP Analytics Cloud voor rapportage en planning.
SAP Integration Suite werd ook ingezet om cloud- en bedrijfsapplicaties naadloos met andere software binnen het IT-landschap te verbinden. Daarnaast werd SAP Enable Now geïmplementeerd om e-learningcontent aan te bieden dat zou helpen bij het doorgeven van veranderingen en het trainen van gebruikers met de nieuwe software.
Implementatiepartner delaware speelde een belangrijke rol in de transformatie door de expertise op het gebied van oplossingen plus door een geïntegreerd veranderings- en communicatieprogramma. Hierdoor werden gebruikers geholpen zich voor te bereiden op de komende veranderingen, met name de verandering in mindset van ontwikkeling op maat naar cloudoplossingen.
Vliegen met geautomatiseerde processen en een duidelijk overzicht van data
Brussels Airport Company beschikt nu over een intuïtief, efficiënt en toekomstbestendig IT-landschap met lagere exploitatiekosten. Geïntegreerde oplossingen die een intelligente onderneming ondersteunen, verbeteren de datakwaliteit en procesconformiteit in de hele IT-omgeving. Deze zorgen ook voor een basis voor de modernisering van operationele kernbedrijfsprocessen door de invoering van best practices voor applicatie-integratie en de vermindering van handmatig en papiergebaseerd werk.
Vreys merkt op: “Een van de belangrijkste voordelen is de gebruiksvriendelijkheid. De goedkeuring van inkoopaanvragen en -orders is nu gedigitaliseerd en kan op elk apparaat worden uitgevoerd. En gebruikers kunnen onkostendeclaraties op hun mobiele telefoon goedkeuren, wat voorheen niet het geval was.” Na slechts enkele maanden zag het bedrijf al efficiëntieverbeteringen en verwacht het de financiële afsluiting sneller te kunnen afronden.
Kévers licht toe: “We hebben niet alleen de tijd voor het verwerken van inkomende facturen verminderd, maar ook de verantwoordelijkheid teruggelegd bij het betreffende bedrijf. Door zaken als ontvangstbewijzen voor goederen en diensten door deskundige teams te laten afhandelen, hebben we de kwaliteit van onze data en de inzichten die we uit die data halen, verbeterd. Dit betekent dat we finance niet alleen als een cijferverwerker bezien, maar ook als een waardevolle partner in de besluitvorming van het bedrijf.”
Gestandaardiseerde processen vormen een complete afwijking van de oude, sterk aangepaste omgeving. Jan Andries, Change Manager and Product Owner van SAP SuccessFactors zegt: “SAP S/4HANA Cloud Public Edition vereist dat de gebruiker zich aanpast aan het systeem in plaats van het systeem aan te passen aan de eisen van de gebruiker. Vroeger was het erg ingewikkeld om al onze codes bij te houden. Nu krijgen we twee keer per jaar nieuwe releases, zodat we altijd over de meest recente informatie en de nieuwste code beschikken.”
Op HR-gebied heeft de onderneming nu één geïntegreerd systeem voor de hele levenscyclus van werknemers, van werving en onboarding tot vertrek of pensionering. Dit zorgt voor nog meer vereenvoudiging van de processen. Andries legt bijvoorbeeld uit dat dit systeem “ook naadloos is geïntegreerd in SAP Concur, zodat we niet langer handmatig hoeven in te grijpen wanneer een nieuwe werknemer onkosten moet registreren of een inkooporder in het systeem moet goedkeuren.”
De volgende aanvliegroute in het transformatieproces plannen
Na de succesvolle implementatie van het ambitieuze digitale transformatieprogramma blijft Brussels Airport Company het IT-landschap stroomlijnen. Eén van de geplande initiatieven is de integratie van het verouderde facturatiesysteem met SAP oplossingen voor nog meer efficiëntie en transparantie. Andere vervolgstappen zijn de integratie van prestatie- en doelstellingenbeheer in het HR-traject, en de automatisering van de directe invoer van servicelijsten door leveranciers.
Vreys vat de ervaring van het bedrijf als volgt samen: “Op basis van de ervaring in de eerste vier maanden zijn we zeer positief over de resultaten die de software van SAP al heeft opgeleverd. We kijken erg uit naar de volgende fase van onze transformatie.”
Partner in de schijnwerpers
delaware biedt geavanceerde oplossingen en services voor informatie- en communicatietechnologie, waaronder expertise op het gebied van internationale bedrijfsadvies, strategieën en verandermanagement. Hiermee begeleiden we klanten bij hun zakelijke en digitale transformatie. Samen met SAP en een selecte groep andere technologiepartners helpt deze partner van SAP Platinum klanten bij het creëren van een echte omnichannel-klantervaring.