Great Lakes Cheese: HR transformeren om ondanks een snelle groei de werknemerscultuur te behouden
Een uniek bedrijfserfgoed veiligstellen
De grondlegger van Great Lakes Cheese zag overal, in alles en iedereen, oneindig veel potentieel. Nu kan het bedrijf met een veelzijdige, flexibele suite van SAP SuccessFactors oplossingen de passie van zijn werknemers-eigenaren benutten om henzelf en het bedrijf te laten floreren.
| Branche | Regio | Bedrijfsgrootte | Partner |
| Consumentenproducten | Hiram, Ohio | >4000 werknemers | Capgemini |
van het papier geëlimineerd uit HR-processen.
van het HR-verkeer gaat nu via mobiele apparaten.
bron voor HR-behoeften van werknemers.
HRIS-manager, Great Lakes Cheese Company Inc.
Bedrijfscultuur met mobiel toegankelijke HR bevorderen
Toen Hans Epprecht in 1958 zijn kaasbedrijf startte, had hij waarschijnlijk niet kunnen bedenken dat het de grootste verpakker van private-label kaas ter wereld zou worden, met negen fabrieken waaronder ’s werelds grootste verpakkingsbedrijf.
Deze onderneming, Great Lakes Cheese Company Inc., stelde vanaf dag één zijn werknemers centraal. Zo zette Epprecht in de jaren zeventig een winstdelingsregeling op die voortleeft in het huidige aandelenplan voor werknemers. Brian Shellhorn, de HRIS-manager (Human Resources Information System) van het bedrijf, legt uit: “Dit concrete belang in het bedrijf legde de bodem voor de eigenaarscultuur die we vandaag de dag hebben. Onze waarden zijn nog steeds gebaseerd op hard werken, eerlijkheid en integriteit. We willen ons bedrijf zien slagen, want elke dollar die we sparen, is goed voor ons eigen rendement.”
Een snelle groei kan zelfs de sterkste bedrijfscultuur verzwakken en de omvang van Great Lakes Cheese was in vijf jaar tijd bijna verdubbeld, waardoor het soms lastig was om mensen in te huren die de waarden van het bedrijf konden belichamen. In de woorden van Shellhorn: “Sinds ik hier ben, hebben we bijna elk jaar een fabriek toegevoegd. Dat betekent dat we niet alleen eerstelijnspersoneel in dienst moeten nemen, maar ook nieuwe leiders die onze cultuur moeten leren kennen en moeten leren wat het betekent om een medewerker van Great Lakes Cheese te zijn. We willen niet kwijtraken wat mensen de afgelopen 60 jaar hebben opgebouwd, alleen maar omdat we een set vaardigheden inhuren.”
Het HR-team worstelde ook met grotendeels op papier gebaseerde processen, waardoor het voor werknemers moeilijk was om persoonlijke gegevens bij te werken en toegang te krijgen tot informatie over salaris, rollen en organisatiestructuur. Shellhorn voegt eraan toe: “Arbeidsvoorwaarden waren ook een groot probleem. We hadden veel werknemers die hun arbeidsvoorwaarden nooit echt meer goed bekeken nadat ze waren aangenomen. We moesten werknemers eigenaar maken van hun content en informatie.”
Dat werknemers eigenaar van hun informatie moesten worden, hield ook in dat ze op een flexibele manier moesten kunnen werken. Een groot deel van het personeel is kantoorloos en mag om redenen van gezondheid en veiligheid geen mobiele telefoons gebruiken in fabrieken. Daarom installeerde het bedrijf kiosken waar werknemers een aantal HR-taken konden uitvoeren. Zoals Shellhorn zegt: “We vroegen hoe mensen hun loon kregen, hun profielen veranderden en onderhielden en toegang kregen tot scholing en onboarden. We realiseerden ons dat we bij alles wat we deden, moesten focussen op mobiel.”
Met deze eisen in het achterhoofd begon Great Lakes Cheese met de nieuwe inrichting van zijn HR.
HRIS-manager, Great Lakes Cheese Company Inc.
Snelle implementatie van een uniform pakket van HR-oplossingen
Great Lakes Cheese had al SAP software voor onder meer magazijnbeheer en finance. Ze wisten dat het logisch zou zijn om hetzelfde ecosysteem te implementeren voor hun HRIS en kozen er dus voor om SAP SuccessFactors oplossingen te implementeren. Bovendien was de SAP SuccessFactors Mobile app de juiste keuze om aan de behoeften van werknemers onderweg te voldoen.
Een ander belangrijk voordeel van SAP SuccessFactors was de hoge mate van flexibiliteit van de oplossing. Shellhorn legt uit: “Daardoor was het voor ons veel kosteneffectiever om snel te handelen. We wilden het systeem zoveel mogelijk gebruiken volgens het basisontwerp, tenzij we een belangrijke zakelijke behoefte hadden waar we iets mee moesten.”
Het bedrijf besloot om meerdere oplossingen tegelijkertijd te implementeren, waarbij het zichzelf een ambitieuze tijdlijn van 18 maanden voor het hele project stelde. Het werkte samen met partner Capgemini om de oplossingen SAP SuccessFactors Onboarding, SAP SuccessFactors Recruiting, SAP SuccessFactors Employee Central, SAP SuccessFactors Employee Central Payroll en de applicatie SAP U.S. Benefits Administration van Benefitfocus te implementeren.
In elke fabriek speelden werknemers die het project ondersteunden een cruciale rol bij het omarmen van de nieuwe technologie door hun collega's. Shellhorn zegt: “De boodschap moest niet van de directie komen, maar van de eigen collega's. Een paar maanden lang gingen we naar de verschillende vestigingen met een hele stapel laptops. We hielpen elke werknemer om zich de eerste keer aan te melden bij het systeem. We hebben de mobiele app voor hen geconfigureerd, hielpen ze op weg met SAP U.S. Benefits Administration en we hielpen hen hun arbeidsvoorwaarden op orde te krijgen en hun bankrekening nog een keer te controleren. En al die tijd stonden hun collega’s achter hen, hielpen mee.”
Teams de middelen bieden om succesvol te zijn met gestroomlijnde HR
Great Lakes Cheese heeft nu wat Shellhorn beschrijft als een "papieren systeem met nul transparantie" vervangen door een centraal, geautomatiseerd HR-systeem dat zowel werknemers als HR-teams slagvaardiger maakt. Via één intuïtief platform kunnen werknemers zelf taken oppakken, van het bijwerken van persoonlijke gegevens en het voltooien van onboardingtaken tot toegang krijgen tot informatie over salaris, arbeidsvoorwaarden en de structuur van de organisatie. Shellhorn vertelt: “Onze medewerkers hebben niet het gevoel dat ze 15 systemen moeten leren kennen. De continuïteit binnen het systeem wekt, vooral voor de eindgebruiker, de indruk van een aaneengesloten systeem waarin alle functies zich op één plek bevinden.”
De flexibiliteit van de oplossingen voldeed aan de verwachtingen, zoals Shellhorn beschrijft: “De software is verregaand configureerbaar wanneer we een bedrijfsoplossing tegenkomen die misschien net een beetje afwijkt. Vaak is er geen aanpassing nodig. Of we kunnen het metadataframework (MDF) van de oplossingen inzetten om zelf iets te maken zonder een professional te hoeven inschakelen of aanzienlijke kosten te hoeven maken, waardoor we sneller kunnen handelen.”
Met een mobile-first aanpak kunnen werknemers makkelijker HR-taken uitvoeren op een tijdstip en plaats die bij hen past. "Onze mobiele apparaten, waaronder de SAP SuccessFactors Mobile app, waren een enorme vooruitgang voor ons, vooral met de intuïtieve nieuwe interface", stelt Shellhorn.
Kort na de installatie van het nieuwe HR-platform sloeg de COVID-19-pandemie toe. Toen collega's niet fysiek bij elkaar konden zitten, bleek de ongekende waarde van deze aanpak. Het bedrijf kon bijvoorbeeld met behulp van de MDF in niet meer dan één dag een trackingmechanisme maken. Shellhorn zegt: “Ik herinner me dat ik tijdens een Zoom-gesprek werkte aan een paar structurele veranderingen in het bedrijf. En we beseften hoeveel geluk we hadden dat we het nieuwe systeem hadden, want een paar jaar eerder was het onmogelijk geweest om zo op afstand samen te werken. Ik weet niet hoe we het als HR-team zonder de oplossingen van SAP SuccessFactors zouden hebben gered.”
Bouwen op een nieuw ontworpen HR-landschap
Great Lakes Cheese blijft zijn HR-platform ontwikkelen om te kunnen profiteren van alle kennis en vaardigheden van zijn mensen. Het is bijvoorbeeld van plan om het cursusaanbod te verbeteren met de SAP SuccessFactors Learning oplossing. En ze willen SAP SuccessFactors Employee Central Payroll en SAP U.S. Benefits Administration beter integreren zodat de werknemers een soepelere ervaring krijgen met het arbeidsvoorwaardenbeheer.
Verder zijn ze van plan te onderzoeken hoe SAP SuccessFactors doorlopend prestatiebeheer kan ondersteunen en de ingebouwde mogelijkheden voor kunstmatige intelligentie van de software te verkennen. Shellhorn zegt: “Ik ben enthousiast over de mogelijkheden van AI om efficiëntieverbeteringen te creëren die het leven voor onze mensen gemakkelijker maken.”
Met de oplossingen van SAP SuccessFactors als rugdekking voor de werknemers kan Great Lakes Cheese uitkijken naar de komende 65 jaar waarin elk moment met passie en potentieel wordt gepakt.
Partner in de schijnwerpers
Bij Capgemini wordt een divers collectief van bijna 350.000 strategische en technologische experts in meer dan 50 landen gedreven door één gedeelde passie: het ontketenen van menselijke energie door middel van technologie. Het bedrijf gebruikt de cloud, data, AI, connectiviteit, software, digital engineering en platforms om aan het hele scala van bedrijfsbehoeften te voldoen en de echte waarde van technologie te ontgrendelen.