American Eagle Outfitters: de inkoopprocessen en leveranciersrelaties hernieuwen met digitale oplossingen
Inkoop- en leveranciersbeheer herzien voor retail
American Eagle Outfitters (AEO) is een toonaangevende wereldwijde niche-retailer die hoogwaardige trendy kleding, accessoires en persoonlijke-verzorgingsproducten aanbiedt via diens portfolio van merken. Naarmate het bedrijf groeide, moest het indirecte inkoopprocessen en leveranciersrelaties evalueren en wijzigingen aanbrengen om de efficiëntie te maximaliseren. SAP Business Network for Procurement en de SAP Ariba oplossingen hebben geholpen processen te vereenvoudigen en conforme inkoopprotocollen op te zetten voor het gehele bedrijf.
| Branche | Regio | Bedrijfsgrootte |
| Retail | Pittsburgh, Pennsylvania | > 40.000 werknemers |
inkoopordercompliance (5% boven doel).
compliance voor aantal facturen (op basis van 48.000 facturen per jaar; op schema).
aan uitgaven via het SAP Business Network.
Senior Manager of Procure-to-Pay Services, American Eagle Outfitters Inc.
| Branche | Regio | Bedrijfsgrootte |
| Retail | Pittsburgh, Pennsylvania | > 40.000 werknemers |
inkoopordercompliance (5% boven doel).
compliance voor aantal facturen (op basis van 48.000 facturen per jaar; op schema).
aan uitgaven via het SAP Business Network.
Senior Manager of Procure-to-Pay Services, American Eagle Outfitters Inc.
Stroomlijning van inkoop en leveranciersbeheer in lijn met bedrijfsgroei
AEO omvat een portfolio van unieke, geliefde en duurzame merken met merchandise-assortimenten die bestaan uit hoogwaardige, trendy kleding, ondergoed, sportkleding, accessoires en persoonlijke-verzorgingsproducten voor vrouwen en mannen. Het bedrijf exploiteert winkels in de Verenigde Staten, Canada, Mexico en Hongkong, en verkoopt online in 80 landen. Daarnaast is American Eagle- en Aerie-merchandise beschikbaar op meer dan 260 internationale locaties die worden geëxploiteerd door licentiehouders in ongeveer 30 landen.
Het bedrijf had geen gecentraliseerde inkoopgroep en daarom was het geïnteresseerd in een oplossing om het grote aantal leveranciers en facturen te beheren. De inkoopverantwoordelijkheden waren verdeeld over zakenpartners, van wie werd verwacht dat ze nauwkeurige records en inkooporders (IO's) zouden bijhouden. Zij moesten ook de ingediende facturen en de afstemming van de betalingen bijhouden.
AEO wilde ook nieuwe leveranciers integreren in haar IT-systemen. Het bedrijf wilde invloed uitoefenen op de manier waarop zakelijke gebruikers indirecte inkoop- en leveranciersrelaties benaderden en erkent dat veranderingsbeheer en gebruikerseducatie de basis vormen voor het behalen van succes.
Senior Manager of Procure-to-Pay Services, American Eagle Outfitters Inc.
Samenwerking met leveranciers en enablement personaliseren met digitale oplossingen
Om de aanzienlijke groei van AEO's bedrijfs- en transactievolumes te kunnen verwerken, had AEO een digitale transformatie van haar inkoopprocessen nodig. Het bedrijf koos voor SAP Business Network for Procurement en SAP Ariba oplossingen vanwege de veelzijdigheid van het productaanbod en soepele procure-to-pay-kanalen. Belangrijke hierin zijn de samenwerkingsmogelijkheden met leveranciers en de intuïtieve gebruikerservaring. Onder de oplossingen vallen onder meer SAP Ariba Contracts, SAP Ariba Sourcing en SAP Ariba Spend Analysis, evenals de functionaliteit voor begeleid inkopen.
Dankzij het bedrijfsnetwerk en de oplossingen kan AEO indirecte uitgaven beheren in verschillende categorieën, zoals armaturen, benodigdheden, technologie, logistiek en marketing. De producten variëren van paperclips en gloeilampen tot marketingcampagnes en digitale software. AEO kon complexe transactieregels en landspecifieke logica voor facturering opstellen. Het serviceteam van SAP Business Network ondersteunde het bedrijf met de planning van de leveranciersenablementwave en met het definiëren van robuuste standaardwerkprocedures voor enablement. Zo kon AEO van een driestaps- naar een tweestapsmatchingproces overstappen voor bonnetjes en facturen. Het bedrijf werkte ook samen met de netwerkenablementleider op het gebied van internationale transactieregels en vereisten rond het indienen van omzetbelastingaangiftes in Mexico. Het bedrijf voegt regelmatig verbeterde workflows toe voor wat betreft inkooporders, facturen, rapportage en transactiecontracten binnen SAP Business Network for Procurement.
AEO werkt samen met interne teams en externe teams om aangepaste taxonomie en uitgavenanalyses te configureren met behulp van de SAP Ariba Spend Analysis oplossing. Zeven bronsystemen leveren gegevens aan de oplossing zodat gegevens op één plek zichtbaar worden. Door de Concur Travel & Expense-oplossing, die wordt gebruikt voor online boekingen en onkostenbetrokkenheid, te integreren met SAP Ariba Spend Analysis, kunnen reisuitgaven worden samengevat in één beknopte rapportagetool. Het bedrijf maakt ook gebruik van de AI-mogelijkheid binnen de Audit Services-service om onkostenclaims en bonnetjes te verifiëren.
Het bedrijf implementeerde de SAP Ariba Education and Training service om beknopte handleidingen te ontwikkelen die belangrijke processen omvatten, bijvoorbeeld met betrekking tot factuurafstemming, kwitanties, inkoopaanvragen en wijzigingsopdrachten. AEO maakte ook gebruik van bekwame en deskundige consultants van SAP Services and Support om te helpen bij het ontwerpen en configureren van de gebruikersinterface, het opzetten van best practices en KPI-tracking (Key Performance Indicators).
AEO richtte zich op compliance en handhaving van het wijzigingsbeheerbeleid en inkoopordercompliance zodat alle transacties naar het bedrijfsnetwerk konden worden gestuurd via de SAP Ariba Change Management service. Er is uitgebreide rapportage uitgevoerd om te kijken wat er werd gekocht op kostenplaats- of afdelingsniveau, waarbij strikte parameters werden ingesteld voor de vereisten voor facturen op basis van inkooporders en facturen zonder inkooporders.
Senior Manager of Procure-to-Pay Services, American Eagle Outfitters Inc.
Waardevolle inzichten bieden in uitgaven en verbeterde compliance
Door de implementatie van SAP Business Network for Procurement en SAP Ariba oplossingen kan AEO uitgaven beheren via zeven verschillende integraties die zijn afgestemd op de aangepaste taxonomie. Door integraties met meerdere bronsystemen op te zetten, krijgt het bedrijf snel toegang tot uitgavendetails uit deze systemen en robuuste en uitgebreide rapportage per leverancier en afdeling in één tool. De uitgaveninzichten en -analyses zijn baanbrekend te noemen en stellen het strategische-sourcingteam in staat sourcing- en besparingsmogelijkheden te identificeren. Op transactieniveau kan het team actie ondernemen op basis van opkomende trends, of het nu gaat om het activeren van de catalogus of het opstellen van contracten en overeenkomsten binnen bepaalde leveranciersspecifieke branches. Dit helpt het bedrijf om beter onderbouwde beslissingen te nemen in inkoopprocessen.
Het automatiseren van PO's, facturen en contracttransacties voor leveranciers en interne partners maakt meer tijd vrij zodat het inkoopteam zich kan richten op strategische initiatieven die betekenisvolle resultaten kunnen opleveren voor AEO. Deze omvatten wervings- en inkoopprogramma's, zoals Concur Travel & Expense- en zakelijke werkgeversprogramma's waarvoor ook gebruik wordt gemaakt van SAP technologie. Met het downstream-component van de SAP Ariba oplossingen kan het bedrijf de compliance verbeteren met minder inspanningen. Het bedrijf haalt consistent de 80%-doelstelling of meer voor IO-compliance, wat zich vertaalt in kostenbesparingen. Voor enablement wordt gestreefd naar 75% compliance voor het aantal facturen. Voor de meer dan 62.000 jaarfacturen ligt AEO meestal op of net boven dit aantal.
Er is een positieve invloed op leveranciersrelaties omdat leveranciers na de onboarding bekend raken met SAP Business Network als een one-stop-shop. Ze hoeven geen contact meer op te nemen met zakenpartners en hoeven geen pdf-facturen meer te verzenden. Ze kunnen betalingsschema's volgen via het netwerk. Er zijn minder e-mails en telefoontjes omdat alle vragen en berichten rechtstreeks terechtkomen bij de juiste personen. AEO gebruikt de informatieportal voor leveranciers om belangrijke berichten en informatie uit de supply chain aan leveranciers te leveren. Tegelijkertijd dragen leveranciersbijeenkomsten, functionele trainingen en regelmatige updates van trainingsmateriaal van SAP (om af te stemmen op nieuwe releases en functionaliteiten) ook bij aan betere relaties met leveranciers.
Het bedrijf hanteert een combinatie van grote en ad-hoc-waves voor enablement bij leveranciers: elk kwartaal een grote wave en elke week een kleinere. Het serviceteam van SAP Business Network ondersteunt AEO door 'hyperfocus' mogelijk te maken bij de implementatie in een nieuwe regio. Het bedrijf heeft bijvoorbeeld een campagne voor enablement en inkoopordercompliance uitgevoerd in Mexico toen het de onboarding van leveranciers in Azië en Oceanië uitvoerde. Bij het meten van enablement-KPI's op basis van het aantal facturen dat via SAP Business Network wordt verwerkt, behaalt Mexico consistent ongeveer 91% van het totale aantal facturen. Er is sprake van compliance bij 90%. Met andere woorden: 90% van de uitgaven verloopt via een inkooporder. Dit is te danken aan de mogelijkheid om zowel elektronisch alle vereiste documentatie voor het land te verzamelen als inkooporders via het netwerk te leveren.
Senior Manager of Procure-to-Pay Services, American Eagle Outfitters Inc.