Introdução ao planeamento de recursos empresariais

Uma forma simples de compreender o ERP é imaginar uma empresa como um corpo humano. Tal como um corpo, tem processos essenciais que são vitais para a sua saúde e funcionalidade—instead of sleeping and digestion, think supply chain and sales. Embora muitos destes processos ocorram de forma independente, continuam ligados pela forma como impactam o corpo—ou o negócio—como um todo. Isto também significa que problemas com um processo podem e frequentemente afetam os restantes.

Um sistema de software ERP funciona como o sistema nervoso central de uma empresa, ajudando a gerir de forma eficiente todos estes processos e operações cruciais ao ligá-los num sistema integrado.

A história e evolução do ERP

As humildes origens do ERP remontam a mais de um século, sob a forma de um sistema de fabrico baseado em papel para agendamento da produção. No início da década de 1960, as empresas fabricantes começaram a adotar aplicações empresariais computorizadas. Eram mais rápidas e mais exatas do que processos manuais, mas também eram dispendiosas, limitadas na sua funcionalidade e ainda muito lentas.

Estas aplicações pioneiras deram origem ao desenvolvimento de soluções dedicadas e autónomas, como o processamento de pedidos de vendas e o planeamento das necessidades de materiais (MRP), que novos softwares acabaram por conseguir integrar num único sistema que aumentou a eficiência operacional. Na década de 1990, o ERP transformou o setor tecnológico ao abranger uma gama mais ampla de atividades empresariais em vários setores industriais.

O aumento da velocidade da Internet e novas ferramentas de programação de software revolucionaram os conjuntos de aplicações de ERP. A introdução do software baseado em browser preparou o caminho para o ERP na Cloud, expandindo a adoção, o âmbito e a funcionalidade das soluções de ERP.

Os sistemas ERP atuais incluem tecnologia de inteligência artificial (IA), como a genIA, e agentes e assistentes de IA. Estas capacidades ajudam as empresas a transformar as suas operações e a manterem-se competitivas, automatizando tarefas, prevendo resultados e orientando decisões mais inteligentes em áreas como finanças, cadeia de abastecimento e muito mais.

Porque é que o planeamento de recursos empresariais é importante?

A maioria, ou até todos os dados de uma organização, devem residir no sistema de ERP para que exista uma única fonte fidedigna em toda a empresa. Por exemplo:

• As finanças precisam de ERP para fecharem as contas rapidamente
• As vendas precisam de ERP para gerirem todas as encomendas dos clientes
• A logística depende do bom funcionamento do software de ERP para fornecer os produtos e serviços certos aos clientes
• As compras utilizam ferramentas de ERP para procurarem produtos e serviços e gerirem relacionamentos com fornecedores
• As contas a pagar utilizam ERP para pagarem aos fornecedores de forma correta e atempada
• A gestão precisa de ter visibilidade imediata do desempenho da empresa para tomar decisões oportunas
• Os bancos e os acionistas exigem relatórios financeiros exatos, para poderem contar com dados e análises fiáveis, que um sistema de ERP torna possíveis

Exemplos de ERP por setor de atividade

O grau de dependência das organizações relativamente ao seu software de ERP varia significativamente, dependendo do setor de atividade. Ainda assim, empresas de todos os setores – da indústria automóvel à distribuição grossista – precisam de ter informações corretas e em tempo real, e processos empresariais eficazes, para serem competitivas e prósperas.

Eis apenas alguns exemplos de casos de utilização de ERP específicos de setor:

Fabricantes

Os fabricantes com processos de produção discreta, em lote e contínua, confiam em sistemas de ERP para cumprirem metas de qualidade de produto, gerirem a utilização de ativos, controlarem os custos de horas extraordinárias,e não só. Os fabricantes também ganham controlo do inventário de ponta a ponta, através da monitorização de movimentos de stock, identificando os produtos com melhor e pior desempenho e gerindo as compras e o aprovisionamento com mais eficiência.

Retalhistas

O retalho sofreu uma grande transformação quando as lojas físicas se fundiram com e-commerce e outros canais de vendas digitais. Dados consistentes e integrados são cruciais para o fornecimento de opções de self-service para identificação, configuração, compra e expedição de produtos. O ERP também ajuda os retalhistas a reduzirem os abandonos de carrinhos de compras, a melhorarem as conversões em website e a aumentarem o valor médio das encomendas.

Empresas centradas em serviços

Serviços profissionais contabilísticos, fiscais, de engenharia e jurídicos necessitam de poderosa tecnologia móvel de ERP em tempo real, para equilibrarem os compromissos de prestação de serviços com a sua saúde financeira. A capacidade de cumprir calendários e, ao mesmo tempo, gerir a rentabilidade dos projetos, a utilização de recursos e oportunidades de crescimento, é essencial para a prestação de serviços profissionais.

Serviços públicos

As empresas de serviços públicos precisam de consultar constantemente os seus ativos mais importantes, não apenas para satisfazerem a procura de serviços futuros, mas também para a substituição de ativos envelhecidos. Sem ERP, a gestão desses investimentos em ativos é um processo desafiador e atreito a erros.

O ERP também ajuda a resolver outro problema crucial das empresas de serviços públicos — a previsão da necessidade de peças sobresselentes. Não ter as peças certas durante uma falha de serviço cria um problema grave de apoio ao cliente. Por outro lado, ter demasiadas peças sobresselentes implica custos excessivos e stock desatualizado.

Grossistas

Grossistas, importadores, entregas diretas em loja e empresas de logística 3PL/4PL, querem reduzir custos de distribuição, aumentar a rotatividade do inventário e encurtar o tempo da encomenda ao pagamento. Para atingir estas metas, precisam de funcionalidade de gestão de inventário integrada e de processos automatizados personalizados.

Como funcionam os sistemas de ERP?

Um sistema de ERP consiste em soluções por módulos ou aplicações empresariais integradas que partilham uma base de dados comum, que as liga e lhes permite comunicarem entre si. Tipicamente, cada módulo de ERP concentra-se numa área de negócios, mas os módulos podem trabalhar em conjunto, utilizando os mesmos dados para satisfazerem as necessidades da empresa.

As empresas escolhem e selecionam a solução modular que desejam—como financiamento, logística, compras e recursos humanos—e podem adicionar e dimensionar conforme necessário. Os sistemas ERP também podem suportar requisitos específicos de cada indústria, seja como parte da funcionalidade central do sistema ou através de extensões de aplicações que se integram com o conjunto de módulos.

Embora os sistemas ERP modernos ofereçam uma vasta gama de funcionalidades empresariais, para serem eficazes, devem ligar-se e sincronizar-se com outras aplicações e fontes de dados, tais como finanças, aprovisionamento, cadeia de abastecimento, CRM e  software HCM, bem como soluções específicas para o setor e até outros ERPs

Esta integração proporciona às empresa uma visão unificada das informações de diversos sistemas, o que ajuda a aumentar a eficiência dos processos empresariais, a melhorar as experiências de cliente e a facilitar a colaboração entre equipas e parceiros de negócios.

A flexibilidade de um sistema ERP permite-lhe integrar-se com uma vasta gama de produtos de software através de conectores ou adaptadores personalizados, como interfaces de programação de aplicações (APIs). Outros métodos para integração de ERP incluem o barramento de serviços empresariais (ESB) e a plataforma moderna de integração como serviço (iPaaS).

Tipos de implementação de ERP

Um sistema de ERP tem quatro tipos comuns de implementação: baseada na Cloud, local (on-premises) ,duas camadas e híbrida. Cada tipo tem os seus benefícios e inconvenientes, e as empresas têm de identificar que opção de implementação de ERP é a mais adequada às suas necessidades.

ERP na cloud

Com ERP na cloud, o software está alojado num servidor remoto de terceiros. É acedido através da internet como um serviço de subscrição (SaaS), sendo o fornecedor do software responsável pela manutenção, atualizações e segurança em nome da empresa. Atualmente, o ERP na cloud é o método de implementação de ERP mais popular, oferecendo custos iniciais mais baixos, maior escalabilidade, inovação mais rápida e integração mais fácil.

ERP local

A implementação local (on-premises) é o modelo tradicional de implementação de software de ERP, porque permite o maior nível de controlo. Tipicamente, o software é instalado localmente no centro de dados da uma empresa. Ainda que o controlo total seja certamente uma vantagem, também implica as responsabilidades da instalação e da manutenção contínua.

ERP de duas camadas

As empresas que estão a passar por grandes mudanças operacionais—como fusões, expansões ou aquisições—optam frequentemente por um modelo de dois níveis. Por exemplo, o ERP de nível 1 pode ser um servidor local na sede da organização principal, e o ERP de nível 2 pode ser um sistema subsidiário baseado na cloud que gere funções locais ou especializadas. Uma estratégia de dois níveis permite que as empresas iniciem uma transição controlada para a cloud, migrando funções ou unidades de negócio específicas sem interromper as operações.

ERP híbrido

Um modelo híbrido é um tipo de sistema de ERP de duas camadas que combina implementação local e baseada na Cloud, para proporcionar às empresas a flexibilidade de escolherem a melhor implementação para cada aplicação. A implementação híbrida de ERP na Cloud pode ser um passo intermédio rumo a um modelo de duas camadas apenas na Cloud, tendo ainda em conta as aplicações que possam ter de ficar instaladas localmente para cumprir regulamentos do setor de atividade ou de segurança.

Seis benefícios essenciais do ERP

Como já dissemos, as vantagens de implementar um sistema de ERP variam consoante o modelo de implementação. Dito isto, os seis benefícios que se seguem aplicam-se a todas as soluções modernas de ERP:

1. Maior produtividade: Simplifique e automatize os principais processos empresariais para que as pessoas em toda a organização possam fazer mais com menos recursos
2. Informações mais profundas: Elimine silos de informação, obtenha uma única fonte de verdade e obtenha respostas rápidas para questões empresariais críticas
3. Relatórios acelerados: Agilize a elaboração de relatórios empresariais e financeiros e partilhe facilmente os resultados para agir com base em insights e melhorar o desempenho em tempo real
4. Risco reduzido: Maximize a visibilidade e o controlo do negócio, garanta o cumprimento dos requisitos regulamentares e antecipe e previna riscos
5. TI mais simples: Utilize aplicações ERP integradas que partilham uma base de dados para simplificar a TI e proporcionar a todos uma forma de trabalhar mais fácil
6. Agilidade melhorada: Identifique e reaja a novas oportunidades com operações eficientes e acesso imediato a dados em tempo real

Como posso saber se estou preparado para um sistema de ERP?

Muitas organizações—especialmente as mais pequenas—costumam começar por utilizar ferramentas simples e autónomas para gerir os seus processos empresariais, como o QuickBooks ou folhas de cálculo Excel. Adotar um sistema ERP pode parecer desnecessário, como uma complicação extra. No entanto, à medida que uma empresa de qualquer dimensão amadurece e cresce, estas ferramentas de gestão podem tornar-se ineficazes e insustentáveis, limitando a escalabilidade e dificultando a otimização.

Eis alguns sinais comuns de que as ferramentas de gestão de uma empresa já não são suficientes e que está preparada para um sistema de ERP moderno:

Tempo excessivo dedicado às tarefas do dia a dia

Se gerir atividades diárias como o fecho de contas está a demorar cada vez mais, a causa pode ser a existência de demasiadas aplicações distintas. O software ERP integra soluções e dados num único sistema com uma interface comum, facilitando a comunicação entre as unidades de negócio e permitindo que desempenhem as suas funções de forma eficaz.

Dificuldade em aceder a dados empresariais críticos

Consegue responder facilmente a perguntas importantes sobre a sua empresa, como a receita por linha de produto ou o número de devoluções? Se não consegue, pode estar a ser prejudicado pela existência de sistemas segregados e falta de acesso a métricas e indicadores-chave de desempenho (KPI).

Processos empresariais descontrolados

Existem áreas em que os seus processos escapam ao seu controlo? Talvez sinta mais dificuldade em gerir inventário, satisfazer clientes ou manter os custos controlados. Se assim for, os seus processos empresariais podem precisar de ser reestruturados para acomodar crescimento ou alteração de prioridades – um motivo óbvio para a integração de novo software de ERP.

Falta de processos padronizados e conjuntos de dados duplicados

Se diferentes departamentos estiverem a usar as suas próprias aplicações e processos para realizar tarefas, provavelmente está a gastar demasiado tempo a introduzir dados duplicados. Quando a informação não pode circular entre sistemas, os relatórios demoram mais e os erros são mais prováveis, o que dificulta a tomada de decisões.

Demasiadas oportunidades perdidas

Se as unidades de negócio passam todo o tempo apenas a manter o funcionamento do negócio, então não há capacidade para explorar oportunidades ou inovações potenciais. Muitos sistemas ERP incluem capacidades inteligentes, como aprendizagem automática e análises preditivas, facilitando a identificação e aproveitamento de novas oportunidades lucrativas.

10 elementos a procurar num sistema de ERP

As capacidades de um sistema ERP moderno variam frequentemente consoante o setor que servem e os módulos que oferecem. No entanto, por mais especializado que um ERP possa ser, existem 10 funcionalidades essenciais que todos os sistemas de gestão de recursos empresariais devem ter:

1. Uma base de dados comum: Informação centralizada e uma única fonte de verdade para dados partilhados consistentes e uma visão transversal da empresa
2. Análises incorporadas: Análises integradas, BI self-service, ferramentas de relatórios e conformidade que fornecem informações inteligentes em toda a empresa
3. Visualização de dados: Apresentação visual de informações-chave com dashboards, KPIs e análises de apontar e clicar para ajudar na tomada de decisões rápidas e informadas
4. Automatização: A capacidade de automatizar tarefas e fluxos de trabalho utilizando IA e aprendizagem automática
5. UI/UX consistente: Um aspeto e funcionamento padronizados em todos os módulos, com ferramentas de configuração e personalização fáceis de usar para processos e utilizadores—including clientes e fornecedores
6. Integração: Integração fluida de processos e fluxos de trabalho empresariais, bem como integração aberta com outras soluções de software de terceiros e fontes de dados
7. Novas tecnologias: Suporte para IA generativa e aprendizagem automática, assistentes digitais, Internet das Coisas (IoT), segurança e privacidade, e tecnologia móvel
8. Plataforma tecnológica: Uma stack tecnológica rápida e estável para este investimento a longo prazo—including uma plataforma low-code/no-code, iPaaS, gestão de dados e mais
9. Suporte multinacional: Suporte global para idiomas, moedas e práticas e regulamentos empresariais locais—bem como suporte técnico para serviços em nuvem, formação e implementação
10. Escolha de implementação: Disponibilização de opções de implementação na cloud, local, em dois níveis ou híbrida

O software de ERP não é de tamanho único

ERP para pequenas empresas

O software de ERP pode ajudar uma pequena empresa a abandonar as folhas de cálculo e a gerir eficientemente todas as vertentes do seu crescimento – das vendas e relacionamentos com clientes até às finanças e operações. As ferramentas de ERP para pequenas empresas estão tipicamente na Cloud, são rápidas de instalar e concebidas para adaptarem a escala à medida da empresa.

ERP para médias empresas

Software ERP concebido para empresas de médio porte e subsidiárias beneficia-se de análises integradas, implementação rápida e melhores práticas para dezenas de processos empresariais. As ferramentas ERP de média dimensão ajudam as empresas em crescimento a expandir-se e a competir, mesmo com recursos limitados. Os sistemas ERP empresariais modulares, baseados na cloud, também são adequados para empresas de média dimensão com processos complexos ou planos de crescimento rápido.

ERP empresarial

As grandes empresas com operações globais ou subsidiárias precisam de um sistema de ERP líder de mercado e robusto, com IA incorporada, machine learning, funções analíticas e automatização inteligente, para transformar modelos de negócio e processos empresariais. As empresas podem utilizar sistemas de ERP na Cloud, locais (on-premises) ou num cenário de duas camadas ou híbrido, dependendo das suas necessidades.

Esteja atento a estas tendências de ERP

A inovação em ERP é contínua, à medida que as organizações exigem soluções mais robustas e ágeis. Aqui estão quatro grandes tendências a ter em conta:

IA generativa

Integrar software ERP com capacidades de IA generativa ajuda as empresas a automatizar tarefas manuais enquanto, simultaneamente, adaptam, ajustam e otimizam os seus processos principais para responder às necessidades específicas da empresa.

Para além de automatizar tarefas e fornecer informações, a IA generativa capacita utilizadores não pertencentes à área de TI, tornando fácil a interação com o seu sistema ERP através de comandos em linguagem natural e consultas. Qualquer utilizador pode fazer uma pergunta e obter uma resposta imediata que aproveita toda a documentação e dados disponíveis.

Integração vertical

As empresas estão prontas para porem fim ao braço de ferro entre as melhores soluções do género e o ERP integrado. As novas ofertas prometem o melhor dos dois mundos — um sistema de ERP totalmente integrado com extensões verticais, que permitem às empresas obterem a funcionalidade específica de que precisam, sem os dolorosos problemas de integração ou silos de dados.

Cloud, Cloud e mais Cloud

A preferência pelo ERP na cloud continuará a intensificar-se à medida que mais empresas descobrem os benefícios — incluindo o acesso "em qualquer lugar", a redução dos custos com hardware e suporte técnico, maior segurança e integração com outros sistemas. À medida que a velocidade dos negócios continua a acelerar, adotar uma mentalidade cloud torna-se ainda mais essencial.

Personalização do utilizador

Colaboradores, clientes e fornecedores querem todos conteúdos e funcionalidades que correspondam às suas necessidades ou interesses específicos e que os tornem mais produtivos. A mudança na demografia da força de trabalho, especialmente em setores como a indústria transformadora, está também a impulsionar o interesse em plataformas low-code e no-code.

Estas plataformas proporcionam aos utilizadores uma experiência facilmente personalizável, em vez de os forçarem a adaptarem-se ao software. Os utilizadores também podem esperar ter dashboards personalizados, pesquisa baseada em IA, chat personalizado e fluxos de trabalho personalizados em todos os dispositivos.

Perguntas frequentes sobre ERP

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