A sua próxima grande decisão ao considerar um novo sistema ERP? Como será implementado. Existem várias abordagens à escolha, incluindo a tradicional em local, implementação na cloud ou uma combinação híbrida de ambas. Vai querer considerar as diferenças financeiras e analisar os pontos fortes e atrativos de cada estratégia de implementação de ERP, bem como quaisquer limitações ou desafios específicos.

Antes de começar a considerar opções de implementação de ERP, veja como — e porquê — a cloud se tornou um ambiente vital para o sucesso empresarial na economia digital.

Porque é que há tanto interesse na implementação em cloud?

Todos acompanhamos com grande interesse a evolução contínua da tecnologia informática, que avança a um ritmo cada vez mais acelerado. Os primeiros sistemas empresariais e os primeiros sistemas ERP eram alojados em grandes computadores mainframe e de gama média, com terminais “burros” para a introdução de dados pelos utilizadores—depois de terem substituído os cartões perfurados e a introdução de dados por teclado para disco, claro! A próxima tecnologia “de última geração” foi a arquitetura cliente/servidor, na qual os terminais burros foram substituídos por PCs (agora chamados de clientes) que podiam lidar com uma parte da carga de trabalho. Isto reduziu a quantidade de dados que tinha de ser transferida para trás e para a frente com o servidor.

Por volta do milénio, dois desenvolvimentos significativos mudaram o mundo da informática e dos ERP: a Internet e a nuvem. Já não era necessário comprar e manter hardware e software para gerir o seu negócio. Todas ou a maioria das peças da tecnologia podiam agora ser “alugadas” ou subcontratadas num pacote que incluía toda a manutenção e grande parte das operações técnicas. A Internet ubíqua forneceu a infraestrutura de comunicações necessária para tornar a cloud prática e disponível em qualquer parte do mundo.

Mas as empresas não migraram imediatamente os seus sistemas ERP para uma implementação na cloud. Demorou algum tempo para que a tecnologia e as aplicações amadurecessem — e para que as empresas percebessem que o computador não precisa estar no local para garantir acesso fiável e segurança para aplicações críticas para o negócio. Parte dessa evolução envolveu os programadores aprenderem a:

• Tire o máximo partido da implementação na cloud
• Escreva ou reescreva candidaturas de forma adequada
• Reconstruir a sua infraestrutura—tanto tecnológica como de recursos humanos—para suportar sistemas baseados na cloud

E, importante salientar, agora os sistemas ERP na cloud oferecem tecnologias avançadas como inteligência artificial (IA) e aprendizagem automática para aumentar a produtividade e o serviço; experiências de utilizador personalizadas para impulsionar a adoção; e funcionalidades abrangentes e análises incorporadas para fornecer uma visão completa do negócio—apoiando, em última análise, a inovação e o crescimento empresarial.

O modelo de preços SaaS

No passado, a maioria do software era instalada nas instalações da empresa e a única opção de licenciamento era adquirir uma licença perpétua—em que a aplicação é licenciada por um valor inicial, acrescido de um contrato anual de manutenção para atualizações e correções de erros. As licenças de software são, na maioria das vezes, cobradas por utilizador. A manutenção anual é normalmente cobrada entre 18% e 20% do preço de tabela atual do software. Isto significa que a licença de software é, essencialmente, “readquirida” a cada cinco a seis anos.

Com o ERP local, todo o hardware e software é comprado ou alugado e instalado nas instalações da empresa. A empresa é responsável pela manutenção, suporte e possíveis atualizações ou expansão do hardware, sistemas e software de aplicações—bem como do espaço das instalações, utilidades, seguros, recursos de failover e armazenamento de cópias de segurança fora do local.

Sistemas ERP baseados na cloud, por outro lado, não são normalmente instalados nas instalações e são suportados pelo fornecedor como parte de uma taxa mensal ou anual. São licenciados no que se chama um modelo de software como serviço (SaaS). As licenças SaaS podem ser cobradas por utilizador, por aplicação ou por conjunto de aplicações (por exemplo, todo o ERP), com base na dimensão da sua empresa ou outras variações.

Um aspeto interessante do licenciamento de implementação em cloud é a sua escalabilidade. Se licenciado por “lugar” de utilizador, pode adicionar ou remover utilizadores e pagar um preço mais alto ou mais baixo posteriormente, com base no novo número de utilizadores. Se o seu volume de transações, capacidade de armazenamento ou requisitos de poder de computação mudarem, o fornecedor é responsável por atualizar as suas instalações para acomodar a mudança, o que significa que não terá de comprar e instalar mais servidores ou mais armazenamento em disco.

A analogia mais próxima poderá ser a televisão por cabo. Paga apenas pelo que necessita, e esse preço inclui a utilização e operação de todas as instalações físicas, pessoal, manutenção e quaisquer outras despesas relacionadas com o serviço de cabo no seu local. Se precisar de adicionar mais canais, pagará apenas pelo que solicitou e não terá de se preocupar com a forma como conseguem fornecer os canais adicionais.

Opções de implementação de ERP

Existem várias formas possíveis de implementar um sistema ERP:

1. ERP na Cloud, também conhecido como ERP SaaS

No ERP em cloud, o principal modelo de licenciamento é o software como serviço (SaaS). O fornecedor do sistema terá o seu próprio centro de dados — ou poderá alugar espaço numa cloud pública para alojar as suas aplicações e sistemas. Todo o hardware, sistemas e serviços de suporte são fornecidos através da Internet. Isto torna a implementação mais rápida e fácil para a empresa utilizadora porque, com todo o hardware e software já instalados, podem começar imediatamente com a transferência de dados e a formação dos utilizadores.

Com esta opção de implementação de ERP na cloud, o seu fornecedor de software também se encarregará de toda a instalação, manutenção e suporte—including todas as atualizações e upgrades de software, como o aumento de capacidade de processamento ou armazenamento. Além disso, os sistemas, aplicações e recursos podem ser “autoescalados”, ou seja, aumentados ou diminuídos automaticamente para responder a necessidades variáveis e de curto prazo. Isto elimina a necessidade de pagar por recursos de computação que podem ficar inutilizados a maior parte do tempo, como acontece com os sistemas ERP locais.

O ERP SaaS baseado na cloud tem pouco ou nenhum custo inicial (uma “despesa de capital”), mas apresenta um custo mensal algo mais elevado (uma “despesa operacional”), em comparação com uma instalação típica no local. Quando analisado ao longo do período normal do ciclo de vida, de cinco a sete anos, o custo total de propriedade (TCO) é semelhante, senão inferior, ao de uma instalação local e oferece potencialmente um melhor serviço, suporte e segurança.

O ERP na cloud também oferece o caminho mais rápido para a inovação, tornando-o ideal para empresas que pretendem apostar de forma agressiva na sua estratégia de transformação digital. Esta opção de implementação permite que as empresas repensem, otimizem e adaptem facilmente os seus processos de negócio conforme necessário — e que tirem partido das melhores práticas padronizadas que os fornecedores modernos de ERP devem suportar.

2. Sistemas ERP locais

On-premise é a forma como a maioria das empresas historicamente implementou os seus sistemas ERP. Neste modelo de implementação, o software ERP é instalado no seu centro de dados nos locais da sua escolha. A instalação e manutenção do hardware e software são da responsabilidade da sua equipa.

Atualmente, as empresas estão a adotar a cloud pela sua flexibilidade, capacidade de escalabilidade e facilidade de inovação. No entanto, para algumas empresas, especialmente aquelas em setores altamente regulamentados, a solução local continua a ser preferível devido a restrições legais, regulamentares ou organizacionais.

3. Sistemas ERP híbridos

Elementos de uma implementação de ERP na cloud e on-premises podem ser combinados para criar uma cloud híbrida, que oferece a flexibilidade de escolher a implementação ideal para cada aplicação. O ERP híbrido na cloud pode ser utilizado como um passo intermédio para a cloud, ou para satisfazer questões regulatórias do setor e requisitos especiais de segurança que possam exigir a necessidade de aplicações on-premises em determinadas situações. Também podem existir outras restrições ou preferências que tornam a solução local desejável para determinadas aplicações. A complexidade de uma empresa e do seu ambiente atual, assim como o desejo de uma velocidade de mudança mais lenta, influenciam a decisão de implementar um cenário híbrido.

Uma implementação híbrida permite que as aplicações e os dados se movam entre as opções com base nas alterações da carga de trabalho. Oferece benefícios da cloud a partir da parte do sistema que está na cloud. No entanto, requer uma maior participação da equipa de TI local para suportar os componentes locais, bem como a coordenação entre os dois—ou mais—ambientes do sistema ERP.

4. ERP de Dois Níveis

Na verdade, uma variação da abordagem híbrida implementada pelos mesmos motivos, a implementação de ERP em dois níveis — por vezes chamada de implementação hub-and-spoke — utiliza um sistema central com sistemas satélite mais pequenos a suportar instalações remotas. Pense no ERP corporativo como o centro, com sistemas ERP individuais nas filiais, armazéns ou escritórios, todos a enviar dados de volta para o centro. Isto não é uma ideia nova; surgiu durante a fase de processamento distribuído dos anos 1990, com as empresas a optarem por implementar sistemas mais pequenos, simples e menos dispendiosos em locais remotos, enquanto mantinham o sistema corporativo maior e mais capaz na sede da empresa. Qualquer um ou todos os sistemas numa rede de dois níveis podem ser locais ou baseados na cloud, adquiridos ou licenciados como SaaS.

O custo total para uma implementação ERP de dois níveis—com sistemas menos dispendiosos nos pontos em vez do mesmo sistema corporativo em todo o lado—resultará num custo inicial de aquisição mais baixo. No entanto, a integração e o suporte podem resultar num custo total mais elevado e contínuo, pois as interfaces têm de ser construídas e mantidas. E, ano após ano, será necessário mais apoio de TI para coordenar com vários fornecedores, bem como para gerir calendários de atualizações não coordenados e alterações de interfaces.

Dicas para o processo de seleção

Escolha primeiro o seu software através de um cuidadoso processo de avaliação de ERP, depois considere as opções de implementação com base nas capacidades de implementação do software e nas necessidades e potencial retorno do investimento em ERP da sua empresa. Alguns softwares de ERP são apenas na cloud ou SaaS, enquanto outros fornecedores oferecem opções na cloud, on-premises e híbridas. As opções de implementação disponíveis podem ser um critério para inclusão na lista restrita, mas não devem ser o único fator determinante para a seleção do sistema.

As empresas de rápido crescimento e aquelas que esperam alterações no número de utilizadores (seja um aumento ou uma diminuição) devem provavelmente focar-se em sistemas ERP na cloud devido à sua escalabilidade e ao modelo de pagamento conforme o uso. Além disso, certifique-se de que todos os membros da equipa de seleção compreendem as características e benefícios das diferentes opções de implementação de ERP.

Resumo

As empresas podem inicialmente ser atraídas para a implementação de ERP na cloud por razões financeiras—como pouco ou nenhum investimento de capital e redução do custo total do ciclo de vida—mas ficam entusiasmadas com as vantagens técnicas e operacionais que a cloud tem para oferecer, incluindo:

• ERP que está sempre atualizado com as últimas melhorias (sem custo ou esforço adicional)
• Escalabilidade virtualmente ilimitada
• Pague apenas pelo que necessita/utiliza
• Implementação mais rápida
• Melhor segurança e controlos de acesso, e muito mais

E, a implementação total na cloud não é a única opção. Por vezes, faz mais sentido manter algumas das aplicações localmente e utilizar a cloud para o resto. Felizmente, existe uma variedade de opções de configuração e implementação disponíveis, para que possa escolher a implementação que faz mais sentido do ponto de vista financeiro e operacional.

A mudança para um novo sistema ERP é uma alteração significativa para os utilizadores do sistema, para a equipa de TI e para toda a organização. Faz sentido explorar todas as opções e escolher a configuração do sistema que oferece o melhor desempenho ao melhor custo. Depois, planeie como os seus recursos internos e a sua estrutura terão de mudar para tirar o máximo proveito do seu investimento, independentemente da configuração e implementação.

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