O processo de seleção de ERP

Existem literalmente centenas de sistemas ERP à escolha, com uma vasta gama de capacidades, pontos fortes, pontos fracos, aplicabilidade e preços. Embora a escolha de sistemas possa parecer assustadora, um processo sistemático de comparação de sistemas ERP pode levar a sua equipa a tomar uma boa decisão num prazo razoável.

A metodologia comprovada aqui apresentada pode ajudá-lo a identificar a solução que melhor responde às necessidades específicas da sua empresa. Esta metodologia pode parecer básica—mas as empresas que realizam o processo de seleção de fornecedores de ERP sem seguir estes passos lógicos frequentemente enfrentam atrasos, custos adicionais e personalizações desnecessárias. Por outro lado, as empresas que aplicam as melhores práticas de avaliação de ERP geralmente têm processos de seleção mais tranquilos e implementações subsequentes mais suaves. Como resultado, podem usufruir dos benefícios de um sistema ERP moderno mais rapidamente e competir de forma mais eficaz num mundo digital.

Metodologia de cinco passos para avaliar sistemas ERP

Depois de uma empresa decidir substituir o seu sistema ERP legado, será necessário reunir uma equipa de projeto para conduzir o processo de comparação, seleção e implementação do software ERP. A equipa começa o seu trabalho desenvolvendo um plano inicial—que, nesta fase, é mais uma estratégia geral.

O processo de seleção de fornecedores de ERP pode ser descrito nestes cinco passos:

1. Definição de requisitos de ERP
2. O pedido de propostas (RFP)
3. Avaliação da primeira versão
4. Comparação e avaliação detalhada de ERP
5. Decisão final: seleção de ERP e contrato

1. Definição de requisitos do ERP

Terá de informar os seus potenciais fornecedores de ERP sobre a sua organização e as suas necessidades, para que possam configurar, embalar e orçamentar adequadamente a solução apropriada. Comece por identificar os principais recursos online, como demonstrações de produtos e blogs, que contam a história da sua empresa.

Descreva o seu negócio e os seus processos de forma geral, em vez de criar longas listas de requisitos e processos específicos. Informe os potenciais fornecedores sobre a dimensão da sua empresa, o volume de atividade e de transações, a complexidade dos vários processos e quaisquer características ou fatores únicos. Concentre-se nos processos e requisitos que dão à sua empresa uma vantagem competitiva. Esses são os aspetos que irão distinguir os sistemas potenciais uns dos outros e onde irá analisar atentamente quão bem cada sistema pode ser configurado para suportar esses processos e funções únicos.

Descreva as coisas de que gosta no seu sistema atual—vai querer que o seu novo sistema as trate pelo menos tão bem. Inclua as funcionalidades que o seu sistema atual não possui (ou não executa bem). Indique quaisquer aplicações personalizadas, funções ou modificações que necessitem de ser tratadas por funcionalidades padrão ou por simples adaptação (não modificação) no novo sistema. Por outras palavras, concentre-se nas coisas que são únicas para o seu negócio e assuma que as tarefas rotineiras serão tratadas automaticamente. (Irá verificar esta suposição nas demonstrações e avaliações finais mais próximas do ponto de decisão).

Dicas essenciais para definir os seus requisitos de ERP

Utilize listas de verificação de requisitos de ERP com cautela. Embora as listas de verificação sejam há muito tempo uma ferramenta padrão na indústria, muitas vezes não conseguem destacar diferenças significativas entre as soluções. Muitos itens nestas listas são funcionalidades básicas que praticamente todos os sistemas oferecem, levando a maioria dos fornecedores a simplesmente assinalar “sim”, mesmo quando as capacidades variam bastante. Em vez de depender de listas de verificação genéricas, personalize-as para refletir as necessidades únicas do seu negócio. Listas de verificação personalizadas podem ajudá-lo a comparar fornecedores de forma mais eficaz e a concentrar-se no que realmente importa para a sua organização.

Reúna as pessoas certas na sua equipa de projeto. A especificação dos requisitos é um trabalho árduo. São necessários membros de equipa que sejam dedicados à organização, conheçam bem a empresa e tenham tempo para se dedicar ao projeto. Evite a tentação de compor a equipa apenas com pessoas entusiastas, mas inexperientes.

Certifique-se de que o seu RFP inclua esta informação:

• A descrição do seu negócio e dos seus processos
• O que o seu sistema atual faz bem
• O que não faz tão bem quanto gostaria
• O que mais gostaria que o novo sistema fizesse (por ordem de importância)

2. O RFP de ERP

O próximo passo envolve o envio de convites para resposta a um grupo selecionado de fornecedores. O número de convites que deve enviar irá variar—mas lembre-se de que terá de realizar uma análise detalhada para cada um que distribuir. A experiência demonstrou que quanto menor o número de potenciais fornecedores e mais detalhada for a informação fornecida, melhores serão as respostas. É melhor identificar uma dúzia (ou menos) dos melhores candidatos para a sua lista restrita.

Em resposta, os fornecedores de ERP devem propor um sistema que ofereça a funcionalidade e as características necessárias para satisfazer os requisitos que identificou. As propostas também incluirão informações sobre as suas empresas, produtos, experiência no setor, recursos que irão dedicar à sua implementação e outras informações destinadas a conquistar a sua confiança (e, consequentemente, o seu negócio).

Então, como identificar a dúzia (ou menos) de candidatos em quem deve concentrar os seus esforços de seleção? Como reduzir a lista de centenas de fornecedores de ERP para apenas alguns? Comece com publicações do setor que apresentam “histórias de sucesso de ERP.” (Note que estas publicações provavelmente não lhe irão falar sobre dificuldades ou fracassos, por isso coloque esta informação em perspetiva). Utilize os seus contactos na indústria—associações e grupos empresariais, por exemplo—para identificar outros profissionais que possam ter tido experiência recente na seleção e implementação de ERP.

Existem também muitos diretórios online, ferramentas de seleção e serviços de seleção de sistemas que podem ajudá-lo a identificar software que tenha a funcionalidade de que necessita e/ou experiência no seu setor.

Para aconselhamento personalizado, pode contratar a filial de consultoria da sua empresa de contabilidade ou encontrar um recurso de consultoria independente na sua área local e/ou no seu setor. Certifique-se de verificar o histórico e as afiliações para garantir que são realmente independentes e não estão associados a um ou vários fornecedores de ERP.

Pode optar por incluir determinados fornecedores de sistemas ERP que sejam do seu interesse por outros motivos. Talvez um ou mais dos seus clientes maiores e mais importantes utilize um sistema ERP e tenha incentivado a que utilize o mesmo sistema. Ou talvez a sua empresa faça parte de um grande grupo empresarial ou setor que “padronizou” uma determinada plataforma de ERP. Obtenha uma proposta do fornecedor recomendado e avalie todas as propostas de forma justa e imparcial ao tomar a sua decisão.

Dicas essenciais para o seu RFP de ERP

Assegure que todas as partes interessadas identifiquem os seus requisitos. O seu RFP deve incluir contributos de todas as partes interessadas—caso contrário, corre o risco de escolher um sistema ERP que serve apenas algumas das funções do seu negócio, obrigando outras áreas a investir em sistemas autónomos. Avalie sistemas que funcionem para toda a empresa e utilize o cronograma de implementação para entregar primeiro os módulos prioritários.

Preste atenção à classificação dos requisitos. Frequentemente, o RFP é dividido em áreas funcionais, com secções para cada departamento preencher. Cada área—seja RH ou operações—normalmente faz um excelente trabalho ao classificar as funcionalidades para a sua unidade de negócio, mas as suas prioridades podem não estar alinhadas com os objetivos globais da empresa. Cabe à sua equipa de avaliação de projetos ajustar as prioridades a partir de uma perspetiva mais ampla. Quais requisitos são vitais, importantes ou simplesmente desejáveis?

Verifique a disponibilidade real da funcionalidade. As empresas de software têm excelentes departamentos de marketing; algumas vendem produtos que ainda não foram totalmente desenvolvidos e testados. Investigue as funcionalidades “a serem lançadas numa versão futura” em comparação com aquelas que já estão a ser utilizadas por referências atualmente. É perfeitamente aceitável considerar funcionalidades em desenvolvimento—mas não aposte o seu projeto em funcionalidades futuras se elas forem essenciais para o sucesso do projeto.

Avalie os seus processos. Os processos incorporados no software ERP pré-embalado são considerados “melhores práticas”. Consultores e implementadores de ERP experientes dir-lhe-ão que é quase sempre melhor alterar o procedimento para se adaptar ao software (reconhecendo o aspeto de “melhores práticas”) do que alterar o software para se adaptar ao procedimento existente. No entanto, esta decisão é sua para tomar. Mas lembre-se de que novos processos podem impulsionar as melhorias e benefícios que obtém de um novo sistema. Lembre-se também de que todo o software ERP moderno é personalizável, pelo que tem uma flexibilidade considerável para alterar os layouts dos ecrãs e o fluxo, procedimentos, características e tratamento dos dados, e muito mais—sem modificar o código.

Considere o seu ROI de ERP. A maioria das empresas exige uma análise do retorno do investimento (ROI) do ERP como pré-requisito para autorizar e financiar qualquer projeto de grande dimensão. Como o nome indica, esta é uma soma dos custos relacionados com a compra e implementação do novo sistema, mais as diferenças nos custos operacionais em comparação com os do sistema existente. O ROI também considera benefícios para além das poupanças diretas de custos, incluindo melhor desempenho, melhor serviço ao cliente e maior produtividade no local de trabalho.

3. Avaliação inicial de ERP

A avaliação ocorre em duas fases. Nesta primeira fase, todas as propostas são avaliadas para verificar o quão bem se enquadram no seu ambiente e nos requisitos definidos no seu RFP. (Esta fase não inclui a comparação de fornecedores — esse passo faz parte da segunda fase da avaliação).

O objetivo neste momento é eliminar aqueles que não cumprem os seus critérios e classificar os que parecem corresponder ao que procura. O resultado é uma lista curta das melhores propostas. Estes, e apenas estes, serão submetidos a uma avaliação detalhada que conduzirá à seleção final.

Se tiver muitas respostas para analisar, os detalhes tendem a confundir-se, tornando difícil lembrar quais respostas ao RFP são particularmente fortes (ou fracas) e em que áreas. Uma escala de classificação numérica pode ajudá-lo a manter tudo organizado e a documentar o seu processo de decisão.

Aqui estão mais algumas dicas para o ajudar durante esta etapa de documentação:

• Crie um formulário ou uma folha de cálculo organizada de forma a que os avaliadores possam classificar cada proposta de acordo com os principais critérios que especificou no seu RFP. Peça a cada avaliador para atribuir uma nota numérica (a escala pode ser de um a dez, de um a cinco, de um a três, ou qualquer outro nível de granularidade que considere apropriado) a cada critério de avaliação. Pode ter tantos ou tão poucos avaliadores quanto desejar.
• Deixe espaço para notas e quaisquer perguntas sobre a resposta para acompanhamento. Pode querer pedir esclarecimentos nesta fase ou aguardar até à avaliação detalhada das propostas pré-selecionadas. Atribua um peso a cada critério com base na importância crítica da função ou processo para o seu negócio.
• Multiplique a pontuação dada por cada avaliador pelo peso de cada critério e calcule uma pontuação total para cada fornecedor. Na maioria das vezes, haverá vários que se classificam perto do topo da escala, um grupo de respostas um pouco mais abaixo nas classificações, e alguns que não passam na seleção. Deverá agora ter a sua lista restrita de finalistas—idealmente três a cinco candidatos—para a avaliação final.
• É provável que consiga identificar os melhores candidatos, mas se não for assim tão evidente, volte às avaliações individuais e discuta com a equipa.

Dicas essenciais para as suas avaliações preliminares de ERP

Trate todos os potenciais fornecedores de forma igual. Não aceite quaisquer demonstrações ao vivo, reuniões presenciais especiais ou visitas ao local, a menos que esteja disposto(a) a oferecer o mesmo acesso a todos os fornecedores—é importante manter condições de igualdade para todos. Uma técnica comum é organizar uma “conferência de licitantes” nas suas instalações para mostrar o espaço a todos os potenciais fornecedores e responder às suas perguntas (à frente de todos).

Lembre-se de que uma proposta é um documento de venda. As respostas conterão a informação que solicitou e mais ainda. Assuma que todas as afirmações são verdadeiras; pode verificar a maioria, se não todas, das afirmações durante o processo de avaliação. Mas compreenda que os autores das propostas irão responder às suas perguntas de forma a apresentar os seus produtos da maneira mais favorável possível.

Procure por valores atípicos. Preste especial atenção a quaisquer critérios onde as classificações apresentem uma grande variação. Se um avaliador atribuir uma classificação muito alta a uma proposta num critério e outro avaliador lhe atribuir uma classificação muito baixa, vale a pena discutir. Questione ambos os avaliadores de forma construtiva e não ameaçadora para perceber o que cada um estava a pensar. Provavelmente um ou ambos notaram algo que os outros avaliadores não perceberam ou não consideraram importante. Como resultado destas discussões, poderá querer ajustar as classificações de um critério específico—e isso pode alterar a classificação geral.

4. Comparação e avaliação detalhada de ERP

Depois de identificar três a cinco finalistas, é altura de começar a verificar as suas afirmações e validar as referências.

Como iniciar as suas avaliações de ERP

Entre em contacto com cada um dos potenciais fornecedores e dê-lhes a boa notícia: foram selecionados para a lista restrita! (Não há problema em dizer-lhes quantos outros finalistas existem e até mesmo informar quais são as empresas contra as quais estão a competir, se se sentir confortável em fazê-lo).

• Em alguns casos, pode também pedir-lhes que aprimorem as suas propostas.
• Fale com (ou visite) utilizadores atuais do sistema, de preferência no seu setor (ou num mercado semelhante) e com uma dimensão de empresa próxima da sua.
• Obtenha referências caso os fornecedores ainda não as tenham fornecido. (Os fornecedores podem estar relutantes em fornecer referências devido a preocupações com a concorrência. Mas deve insistir. Assegure-lhes que irá assinar e cumprir acordos de confidencialidade.

Como gerir demonstrações de sistemas ERP

Esta é também a altura para convidar os candidatos pré-selecionados a realizar demonstrações detalhadas dos seus sistemas—mas deve controlar estas demonstrações.

• Forneça a cada candidato um guião ou uma lista de funções que deseja ver bem antes da demonstração agendada. Todos os potenciais fornecedores devem receber a mesma lista.
• Permita que mostrem quaisquer funcionalidades especiais que desejem destacar apenas depois de lhe terem apresentado as funcionalidades e processos descritos no RFP.
• Certifique-se de que o seu guião ou lista inclua os requisitos únicos identificados no primeiro passo. Os sistemas ERP tratam os processos normais de forma muito semelhante; são as exceções aos processos normais que apresentam o verdadeiro desafio. (Por exemplo, a capacidade de introduzir encomendas para artigos que não estão em stock; a exigência de vender grupos ou artigos em pacotes, kits ou conjuntos; ou o suporte para um processo único de correspondência de faturas).
• Durante a demonstração, irá querer ver como o software pode ser configurado e adaptado para apoiar os seus processos e procedimentos únicos. Dito isto, mantenha-se de mente aberta ao ponto de poder descobrir algumas boas práticas nessas funções padrão que poderiam melhorar as operações e os resultados na sua empresa.
• Idealmente, a pessoa que faz a demonstração conseguirá mostrar o funcionamento do sistema utilizando os seus próprios dados. Isto nem sempre é possível, mas quando for, irá proporcionar-lhe uma demonstração muito melhor de como o sistema funcionaria no seu ambiente.

Dicas essenciais para a sua avaliação detalhada de ERP

Não se deixe deslumbrar pelas demonstrações. Os profissionais que fazem demonstrações de software são normalmente muito experientes e têm ótimas personalidades. O objetivo deles é conquistar a sua confiança e vender o seu software. Não se deixe distrair pela pessoa ou pelo discurso de vendas, por mais divertido que seja. Concentre-se em como os processos empresariais satisfazem as suas necessidades.

Tire o máximo partido das visitas de referência ao local. Selecione cuidadosamente quem planeia visitar. Faça uma breve chamada ao seu anfitrião para se certificar de que implementaram o software e de que já usufruem dos benefícios prometidos. Combine previamente o que lhe será mostrado e as pessoas que irá conhecer durante a visita. Uma vez no local, avalie cuidadosamente se o sucesso deles é replicável no seu ambiente. Faça também as perguntas difíceis: “Quais foram as suas maiores surpresas?” e “Se tivesse de fazer tudo de novo, o que faria de diferente?”

Continue a fazer perguntas. Incentive a sua equipa de seleção a fazer perguntas, mesmo que seja apenas para esclarecer respostas. Faça isto tanto na análise do RFP como durante as demonstrações; isto reduzirá significativamente a probabilidade de surpresas futuras. Agora é o momento de descobrir quaisquer respostas de que não goste—antes de começarem as negociações. Além disso, tenha em mente que recebe as suas respostas gratuitamente nesta fase, por isso aproveite para aprender o máximo possível. Depois de começar a implementar o produto, pode ter de esperar pelo apoio ou até pagar para obter respostas às suas perguntas.

5. Seleção de ERP e contrato

Quando tiver concluído as avaliações detalhadas, provavelmente irá encontrar dois ou três fornecedores que cumprem os seus critérios. Selecione aquela que acredita responder melhor às suas necessidades atuais e futuras — mas não descarte as outras. Em vez disso, informe-os de que são uma opção adequada, mas não a sua primeira escolha; isto deixa a porta aberta caso as suas negociações com o candidato principal não corram como planeado.

Agora, pode começar a negociar os detalhes do contrato com o candidato principal. A maioria das empresas sabe como é que este passo “deveria funcionar”. Mas, tal como em todas as outras etapas do processo de avaliação e seleção de ERP, pode deparar-se com algumas surpresas aqui.

O poder está do seu lado nas negociações. No entanto, é melhor considerar o fornecedor como um parceiro no sucesso futuro da sua empresa, e não como um adversário nas negociações. Procure um acordo justo que dê a ambas as partes incentivos para implementar o sistema de forma eficiente e fazê-lo funcionar eficazmente.

Todos os aspetos da implementação do sistema e do suporte contínuo devem ser discutidos e documentados—detalhando o preço, quem é responsável e, em alguns casos, o tempo necessário. Existem muitos aspetos do contrato, incluindo (mas não se limitando a):

• Compra, aluguer ou licenciamento inicial de hardware e software
• Implementação do hardware e do software (especificando o que significa “implementar”)
• Custo e calendário do piloto em sala de conferências (antes ou depois do pagamento do software)
• Custos de formação inicial e contínua
• Apoio contínuo à manutenção de hardware e software (e a que nível)
• Conversão de dados e integração com outros sistemas
• Redes e segurança
• Personalizações (iniciais e com futuras versões)

Dicas essenciais para a seleção final do seu software ERP

Não anuncie a sua escolha final antes das negociações. No final da fase de avaliação detalhada, a equipa pode querer declarar um “vencedor”. No entanto, informar o candidato principal de que é o “escolhido” não é do interesse da empresa. Não é incomum surgirem surpresas no processo de negociação e poderá ser necessário rever a sua escolha.

Planeie a longo prazo. Na pressa de começar, certifique-se de rever cuidadosamente os custos a longo prazo para que as suas estimativas estejam corretas e não distorça os números do ROI do ERP. Alguns fornecedores oferecem mais serviços gratuitos por um período mais longo e alguns podem subcontratar o seu apoio a longo prazo a uma empresa de apoio pago por chamada. Alguns fornecedores têm um limite para o aumento das taxas anuais de manutenção ou de subscrição, e muitos não têm. Outros vendem uma subscrição de software como serviço (SaaS) a um preço baixo e, passados alguns anos, começam a aumentá-la significativamente. Alguns fornecedores fornecem uma atualização anual, mas não oferecem apoio significativo no processo de atualização. Faça perguntas e obtenha as respostas por escrito para garantir que compreende totalmente os seus custos a longo prazo.

É preciso uma aldeia (ou, pelo menos, uma equipa)

O fator mais importante para o sucesso do processo de avaliação do sistema ERP é a equipa do projeto. Esta equipa deve ser criada muito cedo e deve ser a força motriz no desenvolvimento, distribuição e avaliação do RFP e na seleção do novo sistema ERP.

Na nossa experiência, quando as equipas estão no meio de uma investigação e avaliação detalhada, frequentemente são tomadas atalhos. Mas se a sua equipa de projeto seguir estes cinco passos e prestar atenção às lições aprendidas, conseguirá encontrar a solução ideal para satisfazer os requisitos da sua empresa, agora e no futuro.

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