Hva er ERP-implementering?
Det er bare begynnelsen på å velge et ERP-system (Enterprise Resource Planning). Ved å følge god forretningsførsel for implementering av ERP, fra foreløpig forberedelse til etter migrering, kan bedrifter unngå fallgruver og styre klart og unngå kostnader og risikoer som kan unngås.
ERP-implementeringsoversikt
Det første du må forstå om en ERP-systemimplementering, er hva ERP er: enterprise resource planning. Den enkleste måten å definere ERP på, er å tenke på alle de sentrale forretningsprosessene som trengs for å kjøre et selskap: økonomi, HR, produksjon, forsyningskjede, tjenester, anskaffelse og annet. På det mest grunnleggende nivået er ERP programvare som hjelper effektivt å administrere alle disse prosessene i et integrert system – det er derfor det ofte blir referert til som systemet for registrering for organisasjonen.
Uten et effektivt implementert ERP-system står bedrifter overfor mange prosesser og eldre systemer som fører til lengre, feilutsatte rapporteringssykluser, begrenset tilgang til sanntidsdata og ingen pålitelige enkeltstående sannhetskilder. Det er derfor – uansett størrelsen på selskapet – forretningsledere velger å distribuere et ERP-system: for å hjelpe dem med å få et konkurransefortrinn og optimalisere driften samtidig som de reduserer risikoen.
Men å integrere et ERP-system i bedriftens prosesser og IT-miljø kan være en monumental oppgave. Det er viktig å vite fordelene, potensielle fallgruver og beste praksis for implementering før du kommer i gang.
Forretningsfordeler ved å implementere et ERP-system
Det er mange fordeler ved å implementere et ERP-system – spesielt et skybasert system – og de varierer fra bedrift til bedrift. Et profesjonelt tjenestefirma har for eksempel svært forskjellige grunner til å velge et ERP-system enn et produksjonsselskap.
Men disse tre positivene for ERP-implementering gjelder for omtrent alle organisasjoner:
Gir nyttig innsikt i sanntid: Styring av virksomheten i sanntid er utfordrende når informasjon er vanskelig å få tilgang til og handle på. Implementering av et ERP-system hjelper bedriftsledere med å sentralisere data, kontinuerlig overvåke bedriftens økonomiske posisjon og administrere rapportering – selv i et tøft og stadig utviklende forretningsmiljø.
Økt driftseffektivitet: Administrasjon av virksomheten ved hjelp av frakoblede systemer som er avhengige av manuell intervensjon, er ikke bare dyrt og arbeidskrevende, men fører også til feil, forsinkelser og misfornøyde kunder. Automatisering av manuelle prosesser med en ERP-løsning sparer tid, reduserer innsatsen, reduserer kostnadene og bidrar til å øke lønnsomheten.
Forenklet distribusjon, bruk og vedlikehold: Å holde tritt med teknologiske fremskritt blir komplisert når en organisasjon opererer i flere geografiske områder som ikke støttes fullt ut, eller i bransjesiloer som ikke holder seg i gang med endringer. Når du distribuerer en nettskybasert ERP, blir oppdateringer skalerbare, automatiske og tilgjengelige overalt.
ERP-implementeringsstrategier
Når bedrifter tenker på systemimplementeringer, starter de ofte med å vurdere ønskede funksjoner. Men nye funksjoner eller teknologier er ikke kjerneproblemet; hva en bedrift trenger for vekst er moderne forretningsprosesser som muliggjør smidighet og respons.
Eksisterende prosesser har imidlertid en tendens til å være lite fleksible, trege og ute av stand til å møte forretningsbehov. Selv når utprøvde og kostnadseffektive prosesser er på plass, må de oppdateres ofte for å dekke behov i utvikling, eller de må utvides med nye funksjoner som AI, mobiltilgang, varsler og business intelligence. Det er viktig å holde disse prosessene i kjernen av implementeringsplanen. Det er også verdt å merke seg at den mer komplekse virksomheten, jo mer omfattende og sofistikert tilnærming til implementering vil være.
Her er fire generelle strategier for hvordan bedrifter av alle størrelser kan nærme seg et ERP-implementeringsprosjekt:
- Big Bang: Implementere et system eller en prosess i sin helhet, alt på en gang. Denne metoden brukes ofte når du går over fra et gammelt system til et nytt, hvor alt går over samtidig. Selv om denne tilnærmingen kan føre til umiddelbare fordeler og redusere behovet for parallelle operasjoner, innebærer den også betydelig risiko. Eventuelle problemer som oppstår under implementeringen kan ha omfattende konsekvenser, og den plutselige endringen kan være overveldende for brukere og interessenter. Big Bang-tilnærmingen velges ofte når tidsbegrensninger eller prosjektets natur gjør den trinnvise ERP-implementeringen upraktisk.
- Trinnvis utrulling: Implementer et system eller en prosess gradvis i faser, ofte på tvers av ulike avdelinger, steder eller brukergrupper. Denne metoden muliggjør nøye overvåking og justeringer i hver fase, noe som reduserer risikoen for utbredt forstyrrelse. Ved å spre ut implementeringen, tar organisasjoner opp problemer når de oppstår og lærer fra hvert trinn før de går videre til neste. Selv om det tar lengre tid å fullstendig implementere systemet, muliggjør denne tilnærmingen jevnere overganger og større brukeraksept. Det er spesielt nyttig i komplekse prosjekter der fullskala ERP-distribusjon innebærer betydelig risiko.
- Pilotimplementering: Introduser et nytt system, prosess eller produkt i liten skala, ofte i et kontrollert miljø eller med en begrenset brukergruppe, før en fullskala utrulling. Hovedmålet med en pilot er å teste systemets funksjonalitet, identifisere potensielle problemer og samle tilbakemeldinger fra brukere. Denne tilnærmingen gjør det mulig å justere og forbedre før en bredere innføring, noe som reduserer sannsynligheten for svikt i den fullstendige gjennomføringen. En vellykket pilot kan bygge tillit blant interessenter og tjene som et bevis på konsept for storskala erp adopsjon.
- Hybrid tilnærming: Kombiner elementer fra flere implementeringsstrategier, for eksempel big bang, trinnvis utrulling og pilotimplementering for å skreddersy en plan til spesifikke prosjektbehov. En organisasjon kan for eksempel bruke en trinnvis utrulling for kjernefunksjoner samtidig som de styrer nye funksjoner i utvalgte områder. Denne tilnærmingen gir fleksibilitet, noe som gjør det mulig å justere basert på tilbakemeldinger i sanntid og endrede omstendigheter. Ved å utnytte styrkene til ulike strategier reduserer hybridtilnærmingen risiko, optimaliserer ressurser og øker sannsynligheten for vellykket ERP-implementering.
Rollen til ERP-prosjektteamet
Uansett strategi, er ett element på forhånd kanskje mer kritisk for ERP-prosjektets suksess enn noe annet: teamet selv. Casestudie etter casestudie av ERP-implementeringer forteller samme historie. Make-or-break-faktoren for implementeringssuksess er implementeringsteamet– personene som former prosjektet helt fra starten.
Det er fordi god ERP-programvare er flott bare hvis implementert av et sterkt team. Hvis folk mangler tid, støtte eller ferdigheter til å gjøre jobben effektivt, vil de ikke lykkes – og prosjektet kan lide av forsinkelser, tilleggskostnader og/eller programvare som ikke oppfyller selskapets behov.
Bedrifter som opplevde tilbakeslag eller feil, har ofte tildelt ansatte som «hadde tid» til å jobbe med prosjektet. Men et ERP-prosjekt krever rekruttering av personene som "du ikke kan gjøre uten." Dette er de travle menneskene som kjenner forretningsprosessene, jobber godt med andre medlemmer av organisasjonen, og har respekt for ledelse. Disse menneskene bør være dedikert til prosjektet full tid (40 tilgjengelige timer), eller så mange timer som mulig per uke.
Ingen som ikke kan dedikere minst 25 % av uketiden (minimum 10 timer), bør legges til i hovedprosjektteamet. Teammedlemmer som bruker mindre enn en fjerdedel av sin tid, vil knapt kunne ta seg av prosjektaktiviteter, mye mindre merverdi i prosjektet.
Lederstøtte til teamet er også kritisk. I alle større ERP-implementeringer må det tas beslutninger om prioriteringer og ressurshandlinger. Uten sterk støtte og engasjement, kan selv de mest kvalifiserte teamene flundere.
Å få et moderne ERP-system implementert raskt er en av de viktigste tingene et selskap kan oppnå, og å ha de riktige personene involvert fra prosjektstart og fremover er avgjørende.
Trinn for planlegging av et nytt ERP-implementeringsprosjekt
Hvert ERP-prosjekt støter uunngåelig på uventede problemer. Men å følge beste praksis for en vellykket ERP-implementering kan identifisere og løse problemer når de oppstår, noe som bidrar til å håndtere risikoer og kostnader.
Det er viktig å planlegge implementeringssekvensen realistisk, alltid med tanke på tilgjengeligheten til lederteamet, ledere og interne eksperter som bidrar til innsatsen. Sørg for å prioritere må fokusere på de store gevinstene mens du bygger en kjerneprogramvare- og teknologibase som kan utvides med forretningsbehov.
Hovedtrinnene som er involvert i ERP-implementeringsplanlegging
Selv om den detaljerte sluttplanen og nøkkeltall (KPI-er) er skreddersydd til bestemte forretningskrav, er følgende nøkkelaktiviteter vanlige trinn i alle vellykkede ERP-implementeringer:
Anbefalte fremgangsmåter for planlegging av en ny ERP-implementering
1. Velg en programvare- og tjenestepartner som skal hjelpe til med implementeringen.
Etter at ERP-programvareforskningen og evalueringsprosessen er fullført, er det på tide å velge en partner som kan bidra til å implementere det valgte systemet, siden de fleste prosjektteam ikke har særlig erfaring med å implementere ERP-programvare. Søk etter en kvalifisert ERP-implementeringskonsulent med intim kunnskap om og erfaring med den valgte ERP-applikasjonen. Bekreft at de forstår hvordan den nye ERP-løsningen støtter nåværende og utviklende forretningsprosesser, inkludert å intervjue referansene sine for verifisering av ekspertisen sin.
Partneren skal ha ansatte opplært i den spesifikke bransjen og være tilgjengelig på de nødvendige stedene. For internasjonale kunder og leverandører må du sørge for at partneren har de multinasjonale forretnings-, språk- og valutaferdighetene som trengs for å effektivisere implementeringen. Til slutt, gå gjennom prosjektstyringsprogramvaren som firmaet bruker for å sikre at det er kompatibelt med det eksisterende interne planleggings-, planleggings- og sporingssystemet.
2. Detaljer for alle prosjektoppgaver.
En ERP-implementeringspartner bidrar til å utvikle en detaljert oppgaveliste over alt som må gjøres.
Denne listen er omfattende – trening alene inkluderer for eksempel mange oppgaver:
Prosjektteamopplæring: ERP-prosjektteamet må lære om programvaren slik at de kan bestemme hvordan de skal tilpasse forretningsprosesser.
IT-teamopplæring: IT-teamet må få opplæring i hvordan man kan installere og vedlikeholde ERP-systemet optimalt.
Forretningsbrukeropplæring: Alle sluttbrukere av ERP-programvaren må lære hvordan den fungerer.
Pågående opplæring: Nye brukere trenger opplæring når de blir med i selskapet, så en langsiktig onboarding-plan må være på plass.
Listen over oppgaver skal deles opp i faser. Tid bør tildeles for konferanserompiloten, tilpasning av programmet, integrering til andre applikasjoner og datakilder, infrastrukturimplementering, dataopprydding, brukeraksept og så videre.
3. Beregn arbeidstimer.
Beregn nøye hvor lang tid det tar for hver oppgave. Vurder arbeidet som er involvert i hver oppgave, og tilordne deretter antall "arbeidstimer" som kreves, selv om det bare er en rekke timer. Legg til arbeidstimer for hver fase i ERP-prosjektet, og tilordne prosjektteammedlemmet som er ansvarlig for å få gjort det.
Dette kan være en formidabel oppgave; derfor er det viktig å involvere en implementeringspartner som er kjent med den bestemte ERP-løsningen. Dette trinnet er viktig for nøyaktig beregning av tidslinjen, og bestemmer om det aktuelle teamet krever hjelp, og begrenser omfangskryping.
4. Lag en realistisk tidsplan.
Når du har tabulert arbeidstimene som er tilgjengelige og nødvendige, oppretter du en håndterbar tidsplan. I mange tilfeller avslører det første passet et kapasitetsproblem sammenlignet med implementeringstidsrammen som opprinnelig ble presentert for ledere.
Her er en eksempelberegning som illustrerer de potensielle avvikene:
Måltidsramme for go live = 12 måneder eller 1 år
Samlet antall arbeidstimer tilgjengelig i en 12-månedersperiode = 540/uke eller 28 080 timer/år
Totalt antall arbeidstimer som kreves for å implementere = 42 000 timer totalt
Antall timer som kreves fordelt på tilgjengelige timer per år = 1,496 år
Resultatet? Go live-dato er allerede gått glipp av før prosjektet til og med begynner. Noen mulige løsninger inkluderer:
Redusere omfanget – selv om teamet har avtalt at dette er viktige oppgaver
Forlenge datoen til en realistisk en
Legge til flere interne og eksterne ressurser (flere arbeidstimer tilgjengelig)
Dele prosjektet inn i faser
Det er her ledelsen må ta avgjørelsen. Det er bare ett eksempel på hvorfor de bør være involvert i ERP-programvarevalg og implementeringsprosessen.
5. Gjennomføre et konferanserom pilot.
Etter kickoff, utfør en testkjøring eller en pilot (i et konferanserom) før full utrulling. Denne konferanserompiloten sikrer at de riktige forretningsprosessene er på plass for selskapets nåværende og fremtidige behov. Etter hvert som nye prosesser utformes, er det viktig å forstå utvalget av alternativer som er tilgjengelige i ERP-systemet – og å validere prosesser med prosjektteamet og interessentene fra brukerfellesskapet.
I denne flerukers fasen installerer ERP-implementeringspartneren pilotprogramvare som tillater en test-drive av alle prosesser for å sikre at de fungerer som forventet, uten overraskelser. Bruk av god forretningsførsel på dette punktet sparer ofte tid, spesielt hvis konfigurasjonsverktøy kan foreta justeringer for prosessforbedringer.
6. Rens dataene.
Det høres enkelt ut, men dataopprydding er en svært tidkrevende aktivitet. Det er best å begynne å vurdere datanøyaktighet så snart som mulig fordi det tar mye arbeid å fullføre dette trinnet riktig. I løpet av prosjektet skjer det endringer i forretningsprosessen – så vær forberedt på ytterligere dataadministrasjonstrinn under implementeringen.
7. Hold alle informert.
På ukentlig basis bør et prosjektteammedlem kontakte alle de viktigste interessentene slik at de kjenner de positive og «ikke så positive» av implementeringsprosjektets fremgang. Det verste scenariet er når folk ikke holdes oppdatert og blir tatt av overraskelse. De fleste prosjektstyringssystemer kan gi visuelle fremstillinger av ERP-prosjektets fremdrift.
Prioriter prosesser og evner som betyr mest
Fordi ikke alle bedrifter har de samme problemene, er det best å gjennomgå alle relevante forretningsarbeidsflyter og flagge hvilke prosedyrer som skal løses først.
Her er en liste over områder med høy verdi å vurdere:
Finans og regnskap: Nøyaktige finanstransaksjoner, KPI-er og analyser i sanntid er kritiske for hver bedrift, og de må dekke alle steder og avdelinger. I tillegg til regnskap må de integreres med kalkulasjon, budsjettering, prognostisering, prosjekter, formuesforvaltning, overholdelse og likviditetsstyring.
Forsyningskjedestyring (SCM) og produksjon: Tett tidsplaner, lave marginer og forstyrrelser i forsyningskjeden utfordrer alle virksomheter. Administrering av dem krever en teaminnsats – arbeid med leverandører, transportører, import-/eksportfirmaer, banker og andre partnere – ofte på mobile enheter på mange steder.
Customer Relationship Management (CRM): CRM-prosesser berører vanligvis hver del av en bedrift. Direktesalg, distributører, utstillingslokaler for detaljhandel, e-handel og kunde- og feltservice må alle kunne dele kundeinformasjon med ordreadministrasjon, operasjoner, innkjøp, konstruksjon, kundereskontro og forsendelse.
Human Resources (HR): Å administrere en mangfoldig arbeidsstyrke er utfordrende, og HR-team trenger umiddelbar, sikker tilgang til HR-systemer som inneholder ansattinformasjon for lønn, ytelser, budsjettering, planlegging og etterlevelsesbehov. I tillegg er ansattes rekruttering, utvikling og oppbevaring en stor del av evalueringen av nåværende og foreslåtte forretningsplaner.
Business Intelligence, inkludert administrasjonsvarsler og dashboards: Bransjeteamet trenger raske oppdateringer om forretningsmessige problemer, samt muligheten til å enkelt drille ned i detaljene for å løse saker raskt – på kontoret, hjemme eller på veien. Innebygd business intelligence og data som lever i en enkelt database er viktige elementer.
Flernasjonale språk, valutaer og steder: Etter hvert som virksomheten utvides, spesielt i nye regioner eller land, blir muligheten til å åpne og utvide nye operasjoner konsekvent og raskt enda viktigere. Dette krever brede og avanserte ERP-programvarefunksjoner, samt konsistente tjenester fra programvareleverandøren på hvert sted.
Mobilitet: Kravet om at ansatte skal få tilgang til informasjon når de jobber eksternt, er iboende i den moderne arbeidsmodellen. En skybasert ERP-løsning gir tilgang til forretningssystemer hvor som helst.
Tips for å redusere ERP-implementeringsrisikoer
Alle programvareimplementeringsprosjekter innebærer et element av risiko, men følgende fem tips er verdifulle for å forbedre sjansene for en punktlig, budsjettbasert ERP-prosjektgjennomføring:
- Velg programvare, forretningsprosess og implementeringspartnere med bransje- og lokalkunnskap. Alltid intervju referanser fra lignende bedrifter / bransjer.
- Ikke strekk utdatert teknologi utover sine grenser. Eliminere gamle, utdaterte, frittstående systemer og så mye som mulig konsolidere data til en enkelt database (enkeltversjon av sannheten) med innebygd business intelligence for global tilgang og konsekvent ytelse.
- Verifiser at den valgte ERP-leverandøren har skyintegreringsfunksjoner og ekspertise med leverandørnettverk. I den digitale økonomien må bedrifter ofte integrere systemer på tvers av forretningsenheter så vel som utenfor med kunder og leverandører.
- Unngå kryping av prosjektomfang. Det er vanlig å oppdage behov og muligheter under en ERP-implementering, så det er viktig å administrere endringsordrer for å unngå forsinkelser og kostnadsoverskridelser.
- Bekreft at ERP-leverandøren kan gi konsistent ekspertise på tvers av alle forretningssteder. Opplæring, implementering og støtte er et must – og kommer ofte fra en kombinasjon av lokal ledelse, programvaredistributører, konsulentfirmaer og programvarepartneren.
Tips for å unngå ekstra ERP-implementeringskostnader
En ny ERP-systeminvestering omfatter firmaets tidsforpliktelse, forretningsprosess- og implementeringsrådgivning, programvare og skytjenester samt sluttbrukerenheter og annen maskinvare, noe som gjør det viktig å kontrollere prosjektet og kostnadene.
Her er noen viktige områder å spore:
Hold fokus på totale eierkostnader (TCO). Administrer totale kostnader og fordeler over tid for å minimere utgifter og maksimere avkastningen. Implementeringer av ERP-systemet vil ha stor innvirkning på virksomheten.
Match forretningsretningen og ikke fremtving unødvendige prosessendringer. I mange tilfeller blir bedrifter presset til å endre hvordan de opererer for å passe ERP-programvaren, noe som øker både implementerings- og driftskostnadene.
Fokuser på de rutinemessige forretningsprosessene som gir betydelig verdi til firmaet. Administrasjon av kundeordrer, oppdatering av prisfastsetting, tilføying av nye produkter og tjenester, endring av produksjonsdetaljer og innfasing av nye medarbeidere er eksempler på slike rutineprosesser.
Unngå tilpasninger og dra nytte av et konfigurerbart brukergrensesnitt, dashboards, varsler, arbeidsflyter, Business Intelligence og mobilfunksjoner. Disse kompetansene effektiviserer arbeidet for alle avdelinger samt bidrar til å gjøre raske, kostnadseffektive justeringer etter behov.
Systemhacks og databrudd er dyre. Når du bruker Internett, må du bruke en sikker nettsky-ERP-løsning der det er hensiktsmessig. Bekreft at programvare- og tjenesteleverandørene støtter en rekke sikre alternativer for programvaredistribusjon.
Måling av avkastning på investert kapital for en ERP-implementering
Etter at en ERP er implementert, er det uunngåelige spørsmålet for hvert selskap: "Fikk vi det vi forventet ut av denne investeringen?"
Beregning av avkastning på investert kapital i en ERP-implementering innebærer å evaluere både de materielle og immaterielle fordelene systemet medfører mot de totale påløpte kostnadene. Prosessen begynner med å identifisere KPI-er som samsvarer med organisasjonens strategiske mål, for eksempel forbedringer i driftseffektivitet, reduserte lagerkostnader, økt salg og forbedrede beslutningstakingsmuligheter. Disse KPI-ene må spores før og etter ERP-implementeringen for å måle systemets påvirkning. Hvis ERP-systemet for eksempel effektiviserer beholdningsstyringen, noe som fører til en reduksjon i fraktkostnader og manglende beholdning, kan disse besparelsene knyttes direkte til beregningen av avkastning på investert kapital.
Det er også avgjørende å sammenligne kostnadsbesparelser og inntektsforbedringer med de totale eierkostnadene (TCO) i ERP-systemet. Dette inkluderer ikke bare den opprinnelige investeringen i programvare og maskinvare, men også løpende kostnader som vedlikehold, opplæring og systemoppgraderinger.
Til slutt er det viktig å erkjenne at noen fordeler med ERP-implementering – for eksempel forbedret datanøyaktighet, bedre overholdelse og forbedret kundetilfredshet – kanskje ikke er lett å kvantifisere, men likevel bidra betydelig til den generelle suksessen til virksomheten. Inkludert disse faktorene i en balansert målstyringsmetode kan gi en mer omfattende oversikt over ERP-systemets avkastning på investert kapital, slik at evalueringen gjenspeiler både umiddelbare økonomiske gevinster og langsiktige strategiske fordeler.
Når er ERP-implementeringen fullført?
En ERP-implementering anses teknisk sett som fullført når den første implementeringen går i produksjon, slik at bedrifter kan begynne å bruke det nye systemet for den daglige driften. Det er imidlertid viktig å være oppmerksom på at selv etter den første go live-prosessen, bør bedrifter fortsette å utvide ERP-systemet med ytterligere funksjoner for å møte muligheter som nye lokaliseringer, produkt- og tjenestelinjer og anskaffelser. Derfor, mens den første ERP-implementeringen markerer en betydelig milepæl, er implementeringsprosessen virkelig en kontinuerlig reise for optimalisering og innovasjon.
Et teknologilandskap i utvikling gir også flere muligheter for bedrifter til å samarbeide med kunder og leverandører og redefinere hvordan virksomheten gjøres i bestemte bransjer. Disse digitale transformasjonsprosjektene inkluderer ofte nye teknologier som maskinlæring og kunstig intelligens (AI), samt integrasjon med utstyr og kjøretøy som bruker Internett of Thing-teknologi (IoT) for å forbedre hastighet og effektivitet.
Lær mer om ERP-implementering
Finn riktig skybasert ERP
Enten du tar i bruk det første ERP-systemet eller migrerer fra en eksisterende lokal applikasjon til nettskyen, har SAP det riktige skybaserte ERP-systemet for deg. SAP S/4HANA Cloud er ERP for alle forretningsbehov – fra virksomhetskritiske operasjoner til KI-drevet forretningsmodellinnovasjon.