Ved implementering av ny ERP-programvare bruker bedrifter ofte mye tid på å identifisere sine krav, men relativt lite å sette sammen teamet som vil drive implementeringen. Likevel er ERP-prosjektteamet uten tvil den største suksessfaktoren, en som kan gjøre forskjellen mellom implementering på målet og et prosjekt som går sidelengs.

Dessverre enkel, her er formelen for en vellykket implementering: De riktige personene, med de riktige ferdighetene, følger de riktige trinnene. Pass på at du starter ERP-planleggingen samtidig med teamutvalgsprosessen. Disse åtte trinnene vil hjelpe deg med å strukturere prosjektteamet, opprette planen og sette de riktige måltallene på plass.

Formelen for en vellykket implementering: de riktige personene, med de riktige ferdighetene, følger de riktige trinnene.

1. Anerkjenn at det ikke er et IT-prosjekt

Fordi ERP-systemer er basert på informasjonsteknologi, antar folk ofte at ERP-implementeringer er IT-prosjekter. Ikke så. Et ERP-system er ryggraden i hele bedriftens drift, slik at du trenger engasjement og engasjement fra hver avdeling. Uten tilstrekkelig organisatorisk støtte vil en IT-drevet implementering sannsynligvis resultere i dyre forsinkelser, brukermotstand, misnøye eller til og med direkte feil.

IT-avdelingen vil ta seg av maskinvare- og programvareinstallasjon (hvis det nye systemet er installert på stedet). IT vil også være ansvarlig for kompatibilitet og integrasjon med andre dataavhengige systemer og utstyr – både innenfor og tilknyttet bedriften. Ansvaret for å definere de nye forretningsprosessene som vil drive systemkonfigurasjonen faller imidlertid knapt på skuldrene til systembrukerne.

2. Sikker lederforpliktelse

Selv om CIO eller CTO utvilsomt støttet implementeringsprosjektet, slutter ikke involveringen deres der; å signere på ERP-investeringen er bare begynnelsen. Ledere må forstå effekten av et stort ERP-implementeringsprosjekt, være villige til å foreta nødvendige avveininger for å tillate folk å vie tid og energi til prosjektet, og gi synlige bevis på deres støtte.

Ledere bør stemme sitt engasjement fra de tidligste møtene for avhenting. De bør være involvert, etter gruppens framdrift og tilby oppmuntring når og der det er hensiktsmessig. De må også fungere som endelig myndighet når det oppstår konflikter eller spørsmål som ikke kan løses uten ledelsesansvar.

I ethvert prosjekt vil det være tider når andre prioriteringer forstyrrer prosjektforpliktelser. Kundens krav, opplæringsøkter eller konkurrerende prosjekter kan enkelt trekke teammedlemmer bort. Ansatte vil være hardt presset til å motstå disse distraksjonene uten synlig utøvende forpliktelse og "tillatelse" til å holde fokus.

3. Velg riktig prosjektteamleder

Et effektivt prosjektteam, ledet av en smart og dedikert prosjektleder, er pålagt å drive et ERP-prosjekt til vellykket fullføring, til rett tid og budsjett. Gruppelederen skal komme fra virksomhetens driftsside og være den personen som de fleste vender til når de har et spørsmål eller et problem, noen som kjenner selskapets virksomhet, interne politikk og hvordan ting fungerer i organisasjonen. Prosjektlederen kan være avdelingsleder, men vil i mange tilfeller ikke være det. Om mulig identifiserer du denne personen så tidlig som mulig for å tillate deltakelse i utvalgsprosessen.

Teamlederen må være – eller bli – dyktig i bruk av prosjektstyringsprogramvare for sporing av oppgaver, tidsplan og kostnader. Tidligere prosjektledelse erfaring er nyttig, men ikke nødvendig; det er mange ressurser tilgjengelig for å trene den utpekte personen i prosjektledelse teknikker og verktøy.

4. Få de riktige personene i ERP-implementeringsteamet

Implementeringsteamstrukturen skal gjenspeile organisasjonen din. Prosjektgruppemedlemmer bør representere alle større funksjonelle avdelinger, særlig de som er hovedbrukere og begunstigede i systemet. Avdelinger kan omfatte engineering, salg og kundeservice, innkjøp, økonomi og regnskap, IT, fysisk anlegg og vedlikehold, menneskelige ressurser eller andre avhengig av hvordan virksomheten din er organisert og bredden på systemets rekkevidde.

Teamet er ansvarlig for planlegging og organisering av prosjektet og bør møtes regelmessig for å gjennomgå fremdriften og løse eventuelle problemer som oppstår. Hvert gruppemedlem vil påta seg ansvaret for å koordinere aktiviteter innenfor sitt funksjonsområde, og ofte etablere og lede individuelle oppgaveteam til å utføre ulike oppgaver. Medlemmer rapporterer tilbake til prosjektteamet etter hvert som disse oppgavene utføres og fullføres.

I de fleste tilfeller vil prosjektteamet møtes ukentlig – eller oftere i kritiske eller høye aktivitetsperioder. Mens ledere på C-nivå ikke forventes å delta på gruppemøter, bør de holdes oppmerksom på alle implementeringsaktiviteter og beslutninger gjennom regelmessig rapportering av teamlederen. Det anbefales også at statusrapportering for hele bedriften bidrar til å holde entusiasmen og interessen høy.

5. Følg en strukturert og inkluderende implementeringsplanleggingsprosess

Planleggingen må starte tidlig, når prosjektet først foreslås eller identifiseres. Prosjektplanen vil bli kontinuerlig oppdatert etter hvert som ny informasjon blir tilgjengelig – men den skal være «låst inn» ved starten av hver fase. Mens ytterligere endringer kan være nødvendig etter dette punktet, bør endringer i midten av prosessen unngås hvis det i det hele tatt er mulig. "Scope creep", tendensen til å fortsette å legge til eller endre prosjektets mål, er sannsynligvis den største trusselen mot vellykket prosjektgjennomføring. Gode ideer vil sannsynligvis dukke opp i løpet av prosessen, men selv tilsynelatende små endringer kan bremse eller avspore prosjektet. Sett disse ideene til side for fase to.

Bli med i brukerfellesskapet (i fremtiden) i den tidlige planleggingsprosessen. Hvorfor er dette så viktig? De er hovedkilden til informasjon for "as-is"-beskrivelsen av virksomheten og prosessene. Du trenger dette i kravdefinisjonsdelen av ERP-forslagsforespørselen (RFP). Du vil ha dem involvert i utvalgsprosessen, slik at de kan fortelle deg om systemet virkelig oppfyller deres behov i sammenheng med deres daglige prosesser. Viktigst av alt, tidlig og kontinuerlig involvering i spesifikasjonen og seleksjonsprosessen vil bidra til å overvinne enhver motstand mot endringer som ofte er tilstede blant brukersamfunnet når noe nytt er fremskyndet på dem.

Disse og andre anbefalte fremgangsmåter for ERP-implementering og -planlegging kan hjelpe deg med å få mest mulig ut av investeringen.

Bli med i brukerfellesskapet (i fremtiden) i den tidlige planleggingsprosessen.

6. Spor prosjektplanen

Bruk prosjektstyringsverktøy til å planlegge og spore prosjektet og prosjektets fremdrift. Det er mange relativt billige programvarepakker for prosjektstyring å velge mellom. Programvaren vil bidra til å legge ut tidsplanen, identifisere ressursbehov og oppdage potensielle konflikter. Når hele prosjektplanen er lastet, vil den hjelpe deg med å spore hver oppgave og den generelle fremdriften mot planen, samt identifisere virkningen av eventuell glidning – forsinkelser forårsaket av sen fullføring av oppgaver som kan påvirke andre tidslinjer. Verktøyene vil også spore utgifter sammenlignet med budsjettet og holde toppledelsen informert om finansierings- og ressursbehov.

Ettersom avvik fra prosjektplanen er identifisert, må prosjektteamet raskt håndtere dem. Små slips blir store problemer hvis de ikke løses mens de fortsatt er små. Hver oppgaveteamleder bør rapportere status for aktive prosjekter til resten av prosjektteamet på det ukentlige møtet. Prosjektteamet kan deretter finne ut hvordan du tar med deg eventuelle forsinkede eller forstyrrede oppgaver til rett tid. Tidsplanen er overordnet – ikke la noen planlagt aktivitetsslipp som det vil være andre konsekvenser nedstrøms. (Det er greit å bygge en liten pute inn i kritiske oppgaver og faser av planen. Du kan vurdere å ta i bruk noen av prosjektstyringsprinsippene fra Eli Golfis kritiske kjede, inkludert måter å gjøre disse bufferne mer effektive.)

7. Sørg for at brukerne "eier" systemet

Dette punktet bærer gjentagende: Suksessen til implementeringen hviler på brukerfellesskapet som føler en følelse av eierskap av systemet. Hvis brukerne er en del av prosessen fra begynnelsen, vil de føle en større følelse av ansvar for sin suksess - siden det var deres idé, i det minste delvis, å velge dette bestemte systemet og konfigurere det som du gjorde.

I enhver implementering vil det være øyeblikk når tider får tøffe eller uventede hindringer vises. Hvis brukerne ikke føler at det er deres system, er det lett å skylde på noen andre – ledere, ledere, IT eller selve systemet – i stedet for å grave inn og fikse problemet. Nøkkelen til å få eierskapsforpliktelse er tidlig involvering i prosjektplanlegging og målsetting.

"Hva er det for meg?" Faktor er også viktig i å tjene den følelsen av eierskap. Hver bruker må se fordeler fra det nye systemet - enten det er lett å bruke, bekvemmelighet, mer tro på nøyaktigheten av informasjon, evnen til å oppnå mer og ha en større innvirkning på organisasjonen, eller reduksjon av stress, overtid og frustrasjon. Noen av disse "myke" fordelene er viktige for å motivere brukere til å ta i bruk systemet og gjøre det til en suksess. Utdanning og opplæring er nøkkelen til å hjelpe brukerne med å forstå hvordan systemet vil forbedre arbeidslivet og jobbytelsen.

Suksessen til implementeringen hviler på at brukerfellesskapet føler en følelse av eierskap av systemet.

8. Mål ERP-prosjektteamets suksess

Den endelige målingen av prosjektteamets effektivitet er selvfølgelig en vellykket implementering, fullført i tide og på budsjett. Mellomtiltak er imidlertid like viktige. Prosjektplanen består av en rekke innbyrdes avhengige oppgaver som er lagt ut på en tidslinje, med ressurser tildelt for hver oppgave. Teamets ansvar, etter at planen er godkjent, er å administrere fullføringen av alle oppgaver som planlagt.

Individuelle oppgaver, når de er fullført, fungerer som milepæler. Hver uke bør individuelle oppgaveledere rapportere om oppgavefremdrift, inkludert tids- og ressursutnyttelse, samt eventuelle utfordringer, konflikter eller problemer som skal håndteres – slik at prosjektteamet som helhet kan bestemme hvilke korrigerende tiltak eller omfordeling av ressurser som er nødvendige for å holde oppgaver i mål. Den vellykkede fullføringen av alle oppgaver underveis fungerer som en måling for både ytelse av oppgaveledere og større prosjektteam.

Å oppnå forventninger til ERP-avkastning (avkastning på investeringer) er også et mål for teamgjennomføring, spesielt hvis disse ROI-forventningene har vært realistisk tidsfaset for å vise fremgang eller kontinuerlig forbedring.

Og til slutt, prosjektteamets kommunikasjon, mens et mindre direkte tiltak, er en annen indikator på prestasjon. Hvor godt formidlet teamet prosjektstatus til selskapet for det meste og oppover kjeden til avdelingsledere og bedriftsledere? Sterk kommunikasjon er en viktig ingrediens i et vellykket prosjekt.

Oppsummering

ERP-implementering krever deltakelse og støtte i hele foretaket. Prosjektteamet er kjernen i implementeringen selv om de egentlig ikke «gjør» selve implementeringen. Teamets primære jobb er å planlegge og administrere prosjektet, å verve støtte, og å holde virksomheten motivert og gå fremover mot oppnåelsen av alle de planlagte oppgavene og aktivitetene - til prosjektet er fullført.