Prosessen for beregning av avkastning på virksomhetsressursplanlegging (avkastning på investeringer) virker enkel nok: legg sammen kostnadene, legg sammen fordelene og sammenlign de to tallene. Det er imidlertid en rekke faktorer som må vurderes for å sikre at resultatene dine er gyldige – og nyttige. Det er viktig å ha en fullstendig oversikt over både kostnader og fordeler, nå og i fremtiden, for både det eksisterende systemet og det nye systemet som evalueres. Følgende er eksperttips basert på dusinvis av ERP-implementeringer.

Forbereder ERP-ROI-analysen

Bruk en rimelig tidsramme for ROI-analyse. For å sikre at analysen din vil dekke hele livssyklusen til både kostnader og fordeler, bør du vurdere en tidsramme på minst fem år.

Se etter kostnadsforskjeller mellom det gamle systemet og ERP-erstatningssystemet. Når du skal gjøre dette, må du liste opp gjeldende kostnader for å vedlikeholde det gamle systemet og fremtidige kostnader for ERP-oppgradering. Husk at en viktig motivator for å endre systemer er å legge til ny funksjonalitet for å forbli konkurransedyktig – så inkluder et realistisk estimat av oppgraderingskostnader for det gamle systemet.

Vær grundig. Sørg for at du har samlet hver eneste kostnadsestimat: for å anskaffe det nye systemet, få det implementert og drive det effektivt. I mange tilfeller vil nye systemdriftskostnader være mindre enn eksisterende systemkostnader. Vurder også de forventede fordelene når du beregner ERP-avkastningen på investeringen, og erkjenner at disse fordelene vil bli realisert over tid.

Tenk positivt, men realistisk. Hvis bedriften din er produktbasert (for eksempel en distributør eller produsent), kan du se for deg en betydelig beholdningsreduksjon – men gjør leksene dine for å forstå hvilket resultat som er typisk. Husk også at besparelser ikke vil skje automatisk, eller med en gang.

Hvorfor dette mye detaljerte arbeidet? Avkastning på investert kapital er ofte nødvendig for finansplanleggingsformål. Det er også viktig å forstå de totale prosjektkostnadene og fordelene for å begrunne ERP-investeringen og evaluere systemytelsen mot forventningene når de er implementert. Arbeidsarket for ERP-ROI-kalkulator nedenfor kan hjelpe deg med å identifisere kostnadene dine nøyaktig – samtidig som du tilbyr tips og råd for å gjøre prosessen jevnere.

Bruke dette regnearket

Denne siden veileder deg gjennom en rekke tabeller som skal fullføres. Hvert trinn vil gi informasjon for å hjelpe til med å fylle ut disse tabellene.

Når du går gjennom prosessen, kan du opprette dine egne egendefinerte regneark basert på disse tabellene. Vi har også opprettet et nedlastbart ROI-malregneark for ERP for å hjelpe deg.

Det er tre hovedtrinn for beregning av avkastning på investert kapital for en ERP-oppgradering:

• Beregne kostnadene
• Estimer ytelsene
• Beregn avkastningen

1. Beregn ERP-kostnader

Hvordan blir ERP-systemet ditt distribuert?

Hvordan ERP-systemet distribueres, påvirker kostnadsestimatene betydelig. Det finnes flere alternativer:

• On-premise (on-prem): On-premise-distribusjon er den tradisjonelle måten eldre ERP-systemer har blitt implementert på i flere tiår. Maskinvaren og programvaren kjøpes og installeres på selskapets egne servere, og systemet vedlikeholdes og oppgraderes av selskapet.
• Cloud: I en skydistribusjon kjører systemet over Internett med maskinvare og programvare som vanligvis eies og støttes av en tredjepartsleverandør. Bedrifter abonnerer på tjenesten – en lisensmodell referert til som SaaS (software-as-a-service) ERP.
• Hybrid: I denne modellen kan elementer av on-premise-distribusjon og sky kombineres for å skape en hybrid sky. Dette gir selskapet den ultimate fleksibiliteten, men krever betydelig mer involvering av IT-ansatte.

Hvilke implementeringsalternativer vil du sammenligne?

Beregn ERP-kostnaden for begge systemene

Denne delen av regnearket er utformet for å beregne totale eierkostnader (TCO) for både det eksisterende gamle ERP-systemet og det nye erstatningssystemet. Det er vanligvis fire investeringsområder:

• Infrastruktur
• Programvare
• Implementering
• Løpende personalkostnader

For den første prosjektbegrunnelsen vil det være nødvendig å estimere disse kostnadene (før du går ut for forslag og tilbud). Mange eller de fleste av elementene som er oppført her kan være inkludert i et pakketilbud, men forventer å betale for ekstra tjenester, opplæring, maskinvare og programvare for å fullføre jobben.

Vekst- og støttekostnader vil være betydelig høyere hvis ditt eksisterende system er gammelt, ikke godt støttet av utvikleren, eller hvis det er "down-level", det vil si ikke oppdatert med utviklerrettelser og utgivelser.

ERP-infrastrukturkostnader

I tillegg til de opprinnelige kostnadene, estimere kostnadene for oppgraderinger og utvidelse utover det første kjøpet. Siden dette er et tidsorientert estimat – vil alle kostnader bli replikert (og eskalert) gjennom de fem årene (i det minste) av livssyklusen – plassere disse oppgraderings- og utvidelseskostnadene i fremtidige år, da det er usannsynlig at du må oppgradere eller utvide i løpet av det første året eller så.

• Innledende maskinvare: Kjøp eller leasingkostnad for datamaskiner, servere, skrivere, for eksempel. I sammenligningstabellen skulle denne utgiften allerede være brukt for annet system.
• Løpende oppgraderinger og vedlikehold: Fortsatte kostnader for ovennevnte infrastruktur. Det vil ikke være noen eller lave vedlikeholdskostnader for infrastruktur med SaaS.
• Systemprogramvarelisens: Inkluderer operativsystem, database, verktøy, for eksempel.
• Systemprogramvareoppgraderinger og vedlikehold: Pågående kostnader for ovennevnte systemprogramvare. Forvent ingen eller lave vedlikeholdskostnader for infrastruktur med SaaS.
• Nettverksutstyr og -avgifter: Opprinnelig budsjett for nettverksutstyr og -tjenester.
• Brukerenheter: Kostnad for å kjøpe, erstatte og vedlikeholde de ulike PC-er, nettbrett, skannere og så videre.
• Infrastrukturfasilitetsgebyrer: Beregnede kostnader for rommet og forsyningsindustrien, for eksempel som systemet krever.

ERP-programvarekostnader – forretnings- og produktivitetsapplikasjoner

Her vil du ønske å budsjettere for kostnadene for oppgraderinger og utvidelse utover det første kjøpet. De årlige avgiftene kan stige over tid etter hvert som flere brukere eller applikasjoner legges til, avhengig av leverandørens prisstrategi.

• Førstegangskostnad for evigvarende lisenser: Forhåndskostnader spesielt for on-premise pluss noen vertsbaserte og hybride lisensalternativer. Dette er allerede brukt for det andre systemet.
• Løpende årlig avgift for evigvarende lisens: Dette dekker oppdateringene og et visst støttenivå. For et ERP-system er det vanligvis 16-20 % av listeprisen årlig. Ved 20% årlig lisensen er "gjenkjøpt" hvert femte år.
• Årlig abonnement (SaaS): Bruk oppgitte eller estimerte årlige abonnementskostnader for skyapplikasjoner.
• Årlige vedlikeholdsavgifter (SaaS): Ytterligere støtteavgifter som vil være nødvendig på programvaren som ikke er inkludert andre steder. De fleste vedlikeholdsavgifter for SaaS-programvare er inkludert i abonnementet.

ERP-implementeringskostnader

Deretter må du estimere kostnadene ved å implementere både det opprinnelige systemet og de planlagte oppgraderingene i løpet av femårsperioden. De fleste programvareleverandører har én eller to store utgivelser i løpet av et år. Hver versjon er faktisk en mini-implementering. Først må prosjektteamet kontrollere frigivelsen for å fastsette den samlede innvirkningen på den aktuelle forretningsprosessen. Deretter lastes og testes frigjøringen. Før du går i produksjon, bør brukerne være tilstrekkelig trent på den nye programvaren. Potensielle kostnader som skal tas i betraktning, omfatter:

• Bemann prosjektteam: Faktor i budsjettert tid (inkludert overtid) for IT-ansatte og brukere.
• Konsulentgebyrer: Bestem den første hjelpen du kan trenge utover hva leverandøren vil inkludere.
• Datakonvertering, inndata og testing: Bruk personale eller maler for dataregistrering, testing eller andre grunnleggende oppgaver du trenger. (Dette er ofte under budsjettering, noe som kan føre til datakvalitetsproblemer.)
• Brukeropplæring og -opplæring: Noe grunnleggende sluttbrukeropplæring vil bli inkludert av leverandøren, men for å få mest mulig ut av systemet anbefales videreutdanning på det sterkeste.

Pågående ERP-personalkostnader

Estimere de "normale" driftskostnadene for å holde det nye ERP-forretningssystemet i gang. Når du vurderer løpende (gjentatte) kostnader, være så realistiske som mulig og inkludere en rimelig forventning om eskalering eller inflasjon fra år til år. De viktigste elementene vil være en blanding av interne IT-medarbeidere og konsulentenes tid og utgifter som:

• Kostnader for infrastrukturstøtte: Dette dekker tid som er budsjettert for støtte utover hva leverandørens anbefaling inkluderte. Med SaaS vil det enten ikke være noen vedlikeholdskostnader for infrastruktur eller minimale kostnader.
• Sikkerhetskopiering og katastrofegjenoppretting: Inkluder outsourcet eller intern praksis.
• Nettverk og enheter støtter: Estimert støtte som kreves for nettverket, PC-er og mobil, for eksempel.
• Periodiske feilrettinger: Dette er for at IT-ansatte skal kunne bruke strømmen av feilrettinger.
• Programvareintegrasjoner: Forvent å opprettholde regelmessig ettersom programvareprodukter oppdateres.
• Tilpasninger av programvare: Oppdatert eller brukt på nytt i programvareutgivelsessykluser.
• Brukerens støtte for mobile enheter: Innsats kreves for apputvikling og støtte.

Fastsett totalkostnaden for gammel ERP vs. nytt ERP-system

Fra de fire tabellene ovenfor overfører du summen for hvert investeringsområde, samt delsummene for de nye systemkostnadene, til tabellen nedenfor. Du vil nå kunne se de totale besparelsene eller tilleggskostnadene ved å gå til et nytt system. Forvent en blanding av negative og positive delsummer for “5-års differanse”.

Hva du kan gjøre med denne informasjonen

• Hvis den totale “5-årsdifferansen” er positiv, betyr det at det er dyrere å vedlikeholde det andre systemet enn å erstatte det. Dette beløpet er en direkte fordel og må legges til i tabell 8: Sammendrag av ERP-fordeler (nedenfor).
• Hvis den totale “5-årsdifferansen” er negativ, betyr det at det nye systemet blir dyrere å implementere enn å vedlikeholde det eksisterende systemet. De ekstra ytelsene vil bli dekket i neste avsnitt.
• Summen av det nye systemets 5-årige kostnader vil bli brukt nedenfor i ROI-beregningen som "investeringen".

2. Estimere ERP-fordelene

Hvis femårskostnaden for det nye systemet er mer enn kostnaden for å vedlikeholde det gamle systemet, trenger du nok ekstra fordeler til å rettferdiggjøre endringen – ellers, hvorfor gjøre byttet?

Hvis du for eksempel forventer mer inntekt og høyere marginer som følge av oppgraderingen til et nytt ERP-system – eller hvis systemet vil levere mer verdi og et høyere nivå av kundestøtte – kan disse fordelene hjelpe deg med å rasjonalisere oppgraderingen til en ny ERP.

Noen av de nye systemets fordeler er av natur litt vanskeligere å skille ut og tildele det nye systemet, men vel verdt innsatsen for å gjøre det. I de fleste tilfeller vil det være mange direkte fordeler for mer enn å rettferdiggjøre den nye systemgjennomføringen. Men å dokumentere og estimere de indirekte fordelene vil bidra til prosjektplanlegging, prioritering og måling av resultatene av ERP-implementeringen på organisasjonen. Selv om du ikke kan tilordne en pengeverdi til disse ytelsene, går du videre og fører dem opp i ROI-regnearket og prosjektplanen.

Eksempler på ERP-fordeler

For dette arbeidsarket er eksempel-ERP-fordeler organisert i fem forbedringsområder:

• Personproduktivitet
• Beslutningstaking
• Finans og regnskap
• Operasjoner
• Forretningsteknologi

Listene nedenfor er eksempler på fordelene. Det vil være mange flere som du og teamet ditt vil avdekke når du gjennomgår suksesshistorier, analytikerapporter, forretningskrav, programvarealternativer og ny teknologi. Vis mulige fordeler og registrer de første estimatene for prosessforbedringer og deres økonomiske verdi.

Personproduktivitet

• Støtte mobile enheter for å tillate å arbeide hvor som helst når som helst.
• Forbedre effektiviteten og nøyaktigheten ved dataregistrering på grunn av vanskelige prosedyrer og langsom systemrespons knyttet til eldre ERP-systemer som ikke er "brukervennlige".
• Reduser tiden til produktivitet med et rollebasert, moderne brukergrensesnitt (UI) som reduserer opplæringstiden som kreves for at brukerne skal komme i gang.
• Bidra til å etablere et kontrollert, administrert miljø for å redusere variabilitet med standardprosesser.

Beslutningstaking

• Konsolider systemer for å redusere unøyaktigheter i data og eliminere overflødige data.
• Sentralisere og administrere informasjon (en enkelt sannhetskilde) for å gjøre kommunikasjon innenfor bedriften mer effektiv og bidra til å unngå misforståelser og forvirring.
• Få tilgang til store datamengder med moderne analyseverktøy for å gi innsikt for bedre beslutningstaking.
• Tilby brukervennlige verktøy som varsler og dashboards for å tillate raske og nøyaktige selvbetjeningsspørringer.

Finans og regnskap

• Effektivisere finans- og regnskapsprosesser i hele foretaket.
• Få fart på månedlige avslutninger og forbedre nøyaktigheten av regnskapsavleggelse.
• Forbedre kundereskontro ved å redusere faktisk kredittid (DSO).
• Reduser stresset med revisjoner fordi dataene er organiserte og lett tilgjengelige, samt nøyaktige og fullstendige.
• Forenkle overholdelse av lovbestemte krav.

Operasjoner

• Forbedre bedriftsomfattende forretningsdrift og moderniser utdaterte prosesser.
• Integrere e-handel i kunde- og ordreadministrasjon.
• Redusere driftsmessige arbeidskostnader gjennom bedre planleggingssystemer.
• Øke kundetilfredsheten med et fast produkt eller en leveringsdato på tilbudstidspunktet.
• Hjelp anskaffelsen til å bli proaktiv og kontrollert i stedet for kaotisk og avhengig av å fremskynde.
• Reduser beholdningen uten å øke forekomsten av underdekning, restordrer eller kundepraksis gjennom bedre beholdningsplanlegging og -kontroll.

Forretningsteknologi

• Erstatt foreldet infrastruktur som holder virksomheten tilbake.
• Forbedre interaksjonen mellom de ulike avdelingens forretningssystemer.
• Konsolider frittstående eldre programmer og reduser bruken av Excel-regneark og manuelle løsninger.
• Få tilgang til ny teknologi som kunstig intelligens (KI), maskinlæring og tingenes Internett (IoT).
• Gi en vei til skalerbarhet med moderne systemer som er designet for å vokse etter hvert som en bedrift vokser.
• Håndhev datasikkerhet med oppdaterte systemer og kontroller.
• Gjør problemet med å finne støtte for andre systemer som ikke lenger støttes av leverandøren.

Dokumentere ERP-forbedringene

Regnearket nedenfor er et eksempelregneark for å dokumentere observasjoner og estimater for prosessforbedringer og deres økonomiske verdi. Husk å fylle ut hver kolonne i ditt eget regneark.

• Opprett et regneark for hvert av de fem forbedringsområdene som er oppført ovenfor.
• Registrer prosessene under hver som skal forbedres.
• Beregn de årlige direkte og indirekte beløpene.
• Beregn femårstotalverdien.
• Oppgi fordelen, selv om dollarbeløpet ikke kan fastsettes.

Identifiser de direkte og indirekte fordelene for hver avdeling i organisasjonen. Følgende er et eksempel på fordeler i finans- og regnskapsområdet. Du trenger en tabell som denne for hver avdeling i organisasjonen.

Summer alle ERP-ytelsene

Når alle forbedringsområdene er vurdert, legger du til summen av summen på fem år fra hver avdeling for å fastsette den samlede fordelen.

Og hvis du fant ut at “Total 5-års differanse” fra tabell 6: Kostnadssammendrag i var positiv, vil det tydelig være dyrere å vedlikeholde det gamle systemet og deretter erstatte det. Besparelsesbeløpet er et direkte ytelsesbeløp og bør legges til i tabellen nedenfor i linje 6. Hvis dette tallet var negativt (det nye systemet koster mer enn eksisterende), plasserer du null (0) i linje 6.

3. Beregn ERP-ROI

Du trenger ikke et regneark for denne fasen.

På dette tidspunktet bør du ha all informasjonen du trenger for å beregne avkastningen på ERP-investeringen ved hjelp av denne formelen:

ROI = (Fordeler - investering) / investering

Her finner du informasjonen:

• "Investeringen" er det "totale nye systemets 5-års kostnader", som er summen fra tabell 6: Oppsummering av ERP-kostnader
• "Fordeler" er "Totale ERP-fordeler for prosjekt" fra tabell 8: Sammendrag av ERP-fordeler

I de fleste tilfeller vil fordelen være større enn investeringen, og du vil ende opp med et forhold større enn 1.

Hvis for eksempel femårsfordelen er USD 2 000 000 og femårsinvesteringen er $ 575 000, vil forholdet være ($2 000 000 – USD 575 000) / $ 575 000 = 2,479, og det avrundes til 2,5.

Multipliser dette forholdet med 100 for å få avkastningsprosenten som er resultatet av å oppgradere ERP-systemet. I vårt eksempel representerer 2,5 forholdet 250% ROI.

Neste trinn

Hvis fordelene og avkastningen er god, er neste steg å utvide innsatsen for å matche bedriftens planleggings- og budsjetteringsprosess. Siden programvare påvirker både drifts- og kapitalbudsjetter, må du kanskje involvere flere interessenter.

• Kommunisere med sponsorledere og teammedlemmer som opprettet estimatene.
• Gi støtte for salg, kostnader og annen dokumentasjon.
• Opprett spesifikke salgs- og kostnadsprognoser etter år.
• Forberede finansanalysedata for totale eierkostnader (TCO), tilbakebetalingsperiode og andre beregninger.