ERP-utvalgsprosessen

Det er bokstavelig talt hundrevis av ERP-systemer å velge mellom, med et bredt spekter av evner, styrker, svakheter, anvendelighet og pris. Selv om valget av systemer kan virke skremmende, kan en systematisk ERP-systemsammenligningsprosess lede teamet ditt til en god beslutning i løpet av rimelig tid.

Den tidstestede metodikken som er beskrevet her, kan hjelpe deg med å slippe inn på den løsningen som best oppfyller bedriftens spesifikke behov. Denne metoden kan høres grunnleggende ut – men selskaper som utfører prosessen med valg av ERP-leverandører uten å følge disse logiske trinnene, opplever ofte forsinkelser, tilleggskostnader og unødvendig tilpasning. På den annen side har selskaper som bruker beste praksis for ERP-vurdering, vanligvis jevnere utvalgsprosesser og påfølgende implementeringer. Som et resultat, kan de nyte fordelene av et moderne ERP-system raskere og konkurrere mer effektivt i en digital verden.

Femtrinns metode for evaluering av ERP-systemer

Når et firma har bestemt seg for å erstatte det gamle ERP-systemet, må du sette sammen et prosjektteam for å fremme prosessen med å sammenligne ERP-programvare, velge og implementere. Teamet begynner sitt arbeid med å utvikle en innledende plan – som virkelig er mer av en generell strategi på dette stadiet.

Prosessen for ERP-leverandørutvalg kan beskrives i disse fem trinnene:

1. Definisjon av ERP-behov
2. Forespørselen om forslag (RFP)
3. Første avkuttede evaluering
4. ERP-sammenligning og detaljert evaluering
5. Endelig beslutning: ERP-utvalg og kontrakt

1. Definisjon av ERP-behov

Du må fortelle dine potensielle ERP-leverandører om organisasjonen din og deres behov for at de konfigurerer, pakker og priser den aktuelle løsningen på riktig måte. Start med å identifisere nøkkelressurser på nettet, for eksempel produktdemonstrasjoner og blogger, som forteller selskapets historie.

Beskriv virksomheten og prosessene på en generell måte i stedet for å opprette lange lister over bestemte krav og prosesser. Fortell potensielle leverandører om størrelsen på din virksomhet, volum av aktivitet og transaksjoner, kompleksitet av ulike prosesser, og alle unike funksjoner eller faktorer. Fokuser på prosesser og krav som gir din bedrift sitt konkurransefortrinn. Dette er de tingene som vil skille de potensielle systemene fra hverandre, og hvor du vil se nøye på hvor godt hvert system kan konfigureres for å støtte disse unike prosessene og funksjonene.

Skisser tingene du liker med ditt nåværende system – du vil at det nye systemet skal håndtere dem i det minste også. Inkluder de tingene det eksisterende systemet ikke gjør (eller gjør det ikke bra). Pek på egendefinerte applikasjoner, funksjoner eller modifikasjoner som må håndteres av standardfunksjonalitet eller enkel skreddersøm (ikke modifikasjon) i det nye systemet. Med andre ord, fokuser på de tingene som er unike for din virksomhet og anta at de rutinemessige tingene kommer til å ta vare på seg selv. (Du vil verifisere denne antagelsen i demonstrasjonene og endelige vurderinger nærmere beslutningspunktet).

Nøkkeltips for definisjon av ERP-krav

Bruk ERP-krav sjekklister med forsiktighet. Selv om sjekklister lenge har vært et standard bransjeverktøy, klarer de ofte ikke å fremheve meningsfulle forskjeller mellom løsningene. Mange elementer på disse listene er grunnleggende funksjoner som nesten alle systemer tilbyr, noe som fører til at de fleste leverandører bare sjekker "ja", selv når funksjonene varierer mye. I stedet for å stole på generiske sjekklister, tilpass dem for å gjenspeile de unike behovene til din bedrift. Skreddersydde sjekklister kan hjelpe deg med å sammenligne leverandører mer effektivt og fokusere på det som virkelig betyr noe for organisasjonen.

Få de riktige personene i prosjektteamet. Spesifikasjonen av kravene er hardt arbeid. Det trenger teammedlemmer som er dedikert til organisasjonen, kjenner selskapet godt, og har tid til å vie til prosjektet. Unngå fristelsen til å pakke teamet med entusiastiske, men uerfarne mennesker.

Sørg for at RFP-en inkluderer denne informasjonen:

• Beskrivelsen av virksomheten og prosessene
• Hva ditt nåværende system gjør bra
• Hva det ikke gjør så godt som du ønsker
• Hva mer du vil at det nye systemet skal gjøre (rangert etter viktighet)

2. ERP-RFP

Det neste trinnet omfatter utstedelse av invitasjoner for svar til en utvalgt leverandørgruppe. Antall invitasjoner du bør sende ut vil variere - men husk at du må utføre en detaljert gjennomgang for hver enkelt du distribuerer. Erfaring har vist at jo mindre antall potensielle leverandører og mer detaljert informasjon de er gitt, jo bedre svar. Det er best å identifisere et dusin (eller færre) av de beste kandidatene for din korte liste.

Som svar bør ERP-leverandørene foreslå et system som leverer den nødvendige funksjonaliteten og funksjonene for å oppfylle kravene du identifiserte. Forslagene vil også inneholde informasjon om deres selskaper, produkter, erfaring i virksomheten, ressurser de vil forplikte seg til implementeringen, og annen informasjon som er ment å vinne din tillit (og derfor din virksomhet).

Så hvordan identifiserer du dusin (eller færre) kandidater til å fokusere din utvelgelsesinnsats på? Hvordan legger du ned listen fra hundrevis av ERP-leverandører til bare noen få? Start med bransjepublikasjoner som inneholder "ERP-suksesshistorier". (Merk at disse publikasjonene sannsynligvis ikke vil fortelle deg om vanskeligheter eller feil, så sett denne informasjonen i perspektiv). Bruk for eksempel bransjekontakter – foreninger og forretningsgrupper – til å identifisere andre fagfolk som kan ha hatt erfaring med å velge og implementere ERP.

Det er også mange elektroniske kataloger, utvalgsverktøy og systemvalg tjenester som kan hjelpe deg med å identifisere programvare som har funksjonaliteten du trenger og / eller har erfaring i din bransje.

For personlig rådgivning kan du inngå avtaler med kontofirmaets konsulentavdeling eller finne en uavhengig konsulentressurs i ditt lokale område og/eller i din bransje. Sørg for å sjekke deres bakgrunn og tilhørighet for å være sikker på at de er virkelig uavhengige og ikke assosiert med en eller flere ERP-leverandører.

Du kan velge å inkludere bestemte ERP-systemleverandører som er av interesse av andre årsaker. Kanskje en eller flere av dine større og viktigere kunder bruker et ERP-system og har oppfordret deg til å bruke det samme systemet. Eller kanskje bedriften din er en del av en større bedrifts- eller bransjegruppe som har "standardisert" på en gitt ERP-plattform. Få et forslag fra den anbefalte leverandøren og gi alle forslagene en rettferdig og objektiv evaluering når du tar din beslutning.

Nøkkeltips for ERP-RFP

Forsikre deg om at alle interessenter identifiserer kravene deres. RFP-en din bør inkludere innspill fra alle interessenter – ellers risikerer du å velge et ERP-system som bare betjener noen av forretningsfunksjonene dine, og som krever at andre områder investerer i frittstående systemer. Evaluer systemer som fungerer for hele virksomheten, og bruk implementeringsplanen til å levere prioritetsmoduler først.

Vær oppmerksom på kravrangering. Ofte er RFP delt opp i funksjonsområder med seksjoner for hver avdeling å fullføre. Hvert område – enten det er HR eller operasjoner – gjør vanligvis en god jobbrangeringsfunksjonalitet for forretningsenheten, men prioriteringene deres samsvarer kanskje ikke med de generelle forretningsmålene. Det er opp til prosjektevalueringsteamet å justere prioriteter fra et bredere perspektiv. Hvilke krav er viktige, viktige, eller bare hyggelige å ha?

Kontroller faktisk funksjonstilgjengelighet. Programvarebedrifter har gode markedsavdelinger; noen selger produkter som ikke er utviklet og testet helt. Gjør forskningen på funksjoner som "kommer i en fremtidig utgivelse" versus de som brukes av referanser i dag. Det er helt greit å vurdere funksjoner i utvikling – men ikke spill prosjektet ditt på kommende funksjoner hvis de er avgjørende for et vellykket prosjekt.

Evaluer prosessene. Prosesser som er innebygd i emballert ERP-programvare, anses som "god forretningsførsel". Erfarne ERP-konsulenter og implementatorer vil fortelle deg at det nesten alltid er bedre å endre prosedyren for å passe programvaren (gjenkjenner «beste praksis»-aspektet) enn å endre programvaren slik at den passer til den eksisterende prosedyren. Denne beslutningen er imidlertid din å ta. Men husk at nye prosesser kan drive forbedringene og fordelene du får fra et nytt system. Husk også at all moderne ERP-programvare er skreddersydd, slik at du har betydelig fleksibilitet til å endre skjermoppsett og flyt, prosedyrer, dataegenskaper og behandling, og mer – uten å endre koden.

Ta hensyn til ERP-ROI. De fleste bedrifter krever analyse av ERP-avkastning på investeringer (ROI) som en forutsetning for å autorisere og finansiere ethvert større prosjekt. Som navnet tilsier, er dette en summering av kostnader knyttet til kjøp og gjennomføring av det nye systemet pluss driftskostnadsforskjeller sammenlignet med de i det eksisterende systemet. ROI tar også hensyn til fordeler i tillegg til direkte kostnadsbesparelser, inkludert forbedret ytelse, bedre kundeservice og produktivitet på arbeidsplassen.

3. Førstegangs ERP-evaluering

Evaluering finner sted i to faser. I denne første fasen evalueres alle forslag for å se hvor godt de passer til miljøet og kravene dine, som beskrevet i RFP-en. (Denne fasen inkluderer ikke leverandørsammenligning – dette trinnet faller i den andre fasen av evalueringen).

Målet på dette punktet er å eliminere de som ikke oppfyller dine kriterier og å rangere de som ser ut til å passe regningen. Resultatet er en kort liste over de beste forslagene. Disse, og bare disse, vil bli utsatt for en detaljert evaluering som fører opp til det endelige utvalget.

Hvis du har mange svar på evaluering, vil detaljene ha en tendens til å viske ut, noe som gjør det vanskelig å huske hvilke RFP-svar som er spesielt sterke (eller svake) og i hvilke områder. En numerisk vurderingsskala kan hjelpe deg med å holde alt rett og dokumentere beslutningsprosessen.

Her er noen flere tips som kan hjelpe deg i løpet av dette dokumentasjonstrinnet:

• Konfigurer et skjema eller regneark ordnet slik at kontrollører kan vurdere hvert forslag i henhold til hovedkriteriene du har oppgitt i RFP-en. Få hver evaluerer til å tilordne en numerisk karakter (skalaen kan være en til ti, en til fem, en til tre eller et hvilket som helst granularitetsnivå du mener er riktig) til hvert evalueringskriterium. Du kan ha så mange eller så få anmeldere som du ønsker.
• La det være plass til merknader og eventuelle spørsmål om svaret for oppfølging. Du vil kanskje be om avklaring på dette trinnet eller vente til den detaljerte evalueringen av de kortlistede forslagene. Tilordne en vekting til hvert kriterium basert på hvor kritisk funksjonen eller prosessen er for virksomheten din.
• Multipliser poengsummen gitt av hver kontrollør med vektingen for hvert kriterium, og beregn en samlet poengsum for hver leverandør. Oftest vil det være flere som rangerer nær toppen av skalaen, en klynge av svar litt lenger i rangeringene, og noen få som ikke gjør kuttet. Du bør nå ha din korte liste over finalister – ideelt sett tre til fem kandidater – for endelig vurdering.
• Odds er gode på at du vil være i stand til å identifisere de beste kandidatene, men hvis det ikke er så klart, gå tilbake til de individuelle evalueringene og diskutere med teamet.

Nøkkeltips for foreløpige ERP-vurderinger

Behandle alle potensielle leverandører likt. Ikke godta noen live demoer, spesielle personlige møter eller besøk på stedet, med mindre du er villig til å tilby samme tilgang til alle leverandørene - det er viktig å holde et nivå spillefelt. En vanlig teknikk er å være vert for en "budgiverkonferanse" på anlegget ditt for å vise alle potensielle leverandører rundt og svare på sine spørsmål (foran alle).

Husk at et forslag er et salgsdokument. Svarene vil inneholde informasjonen du ba om og mer. Anta at hvert krav er sannferdig; du kan verifisere de fleste, om ikke alle, krav under evalueringsprosessen. Men forstå at forslaget forfattere vil svare på dine spørsmål på en måte som setter sine produkter i det mest gunstige lyset.

Se etter avvikende verdier. Vær spesielt oppmerksom på eventuelle kriterier der vurderingene viser en stor variasjon. Hvis en anmelder rangerer et forslag veldig høyt for ett kriterium og en annen anmelder rangerer det svært lavt, er det verdt en diskusjon. Spørsmål begge anmelderne i en konstruktiv, ikke-truende måte å finne ut hva hver tenkte. Sannsynligvis en eller begge la merke til noe som de andre anmelderne savnet eller ikke anså som viktig. Som et resultat av disse diskusjonene kan det være lurt å justere vurderingene for et bestemt kriterium – og det kan endre de samlede rangeringene.

4. ERP-sammenligning og detaljert evaluering

Når du har identifisert tre til fem finalister, er det på tide å komme til å jobbe med å verifisere sine krav og validere referanser.

Slik starter du ERP-evalueringene

Ta kontakt med hver av de potensielle leverandørene og gi dem de gode nyhetene: de gjorde den korte listen! (Det er greit å fortelle dem hvor mange andre finalister det er, og til og med la dem vite hvilke selskaper de konkurrerer mot, hvis du er komfortabel med å gjøre det).

• I noen tilfeller kan du også be dem om å begrense sine forslag.
• Snakk med (eller besøk) eksisterende brukere av systemet, helst i din bransje (eller i et lignende marked) og i nærheten av bedriftsstørrelsen.
• Sikre referanser hvis leverandørene ikke allerede har oppgitt dem. (Leverandører kan nøle med å gi referanser på grunn av konkurransemessige bekymringer. Men du bør insistere. Forsikre dem om at du vil undertegne og overholde fortrolighetsavtaler).

Hvordan administrere ERP-systemdemonstrasjoner

Dette er også på tide å invitere de kortlistede kandidatene til å utføre detaljerte demonstrasjoner av systemene sine – men du må kontrollere disse demoene.

• Gi hver kandidat et skript eller en liste over funksjoner du vil se i god tid før den planlagte demonstrasjonen. Alle potensielle leverandører bør få den samme listen.
• Tillat dem å vise frem eventuelle spesialfunksjoner de ønsker å utheve bare etter at de har vist deg funksjonene og prosessene som er skissert i RFP.
• Kontroller at skriptet eller listen inneholder de unike kravene som er identifisert i trinn én. ERP-systemer håndterer normale prosesser på mye samme måte; det er unntakene fra normale prosesser som presenterer utfordringen. (For eksempel muligheten til å oppgi ordrer for varer som ikke er på lager, kravet om å selge grupper eller varer i pakker, pakker eller sett, eller støtte for en unik fakturakontrollprosess).
• I løpet av demoen ønsker du å se hvordan programvaren kan settes opp og skreddersys for å støtte dine unike prosesser og prosedyrer. Når det er sagt, forblir åpen i den grad at du kan oppdage noen beste praksis i de standardfunksjonene som vil forbedre driften og resultatene i selskapet.
• Ideelt sett vil demonstratoren kunne vise systemfunksjonen ved hjelp av dine egne data. Dette er ikke alltid mulig, men når det er det, vil det gi deg en mye bedre demonstrasjon av hvordan systemet ville fungere i ditt miljø.

Nøkkeltips for detaljert ERP-vurdering

Ikke bli blendet av demonstrasjonene. De profesjonelle som demonstrerer programvare er vanligvis svært erfarne og har store personligheter. Deres mål er å vinne deg over og selge deres programvare. Ikke bli distrahert av personen eller salgsstedet, uansett hvor underholdende. Fokuser på hvordan forretningsprosessene oppfyller dine behov.

Få mest mulig ut av nettstedets referansebesøk. Velg nøye hvem du planlegger å besøke. Foreta en kort samtale til verten din for å sikre at de har implementert programvaren og har innsett de lovede fordelene. Enig på hva de vil vise deg og de menneskene som du vil møte under besøket. En gang på stedet, nøye dømme om deres suksess er replikerbar i ditt miljø. Still også de harde spørsmålene: "Hva var dine største overraskelser?" Og «Hvis du måtte gjøre det igjen, hva ville du gjort annerledes?»

Fortsett å stille spørsmål. Oppmuntre ditt utvalgsteam til å stille spørsmål, hvis bare for å avklare svar. Gjør dette i RFP-gjennomgangen så vel som under demonstrasjonene; dette vil redusere sjansen for fremtidige overraskelser betydelig. Nå er det på tide å oppdage eventuelle svar du ikke liker – før forhandlingene begynner. Husk også at du får svarene dine gratis på dette stadiet, så lær så mye som mulig. Når du begynner å implementere produktet, må du kanskje vente på støtte eller til og med betale for svar på spørsmålene dine.

5. ERP-utvalg og kontrakt

Når du har fullført de detaljerte evalueringene, vil du sannsynligvis se at du har to eller tre leverandører som oppfyller kriteriene dine. Velg den du tror best oppfyller dine nåværende og fremtidige behov – men ikke forkast de andre. La dem i stedet vite at de passer, men ikke ditt førstevalg; dette lar døren åpne i tilfelle forhandlingene dine med toppkandidaten ikke fungerer som planlagt.

Nå kan du begynne å forhandle kontraktdetaljer med toppkandidaten. De fleste bedrifter vet hvordan dette trinnet er «ment å fungere». Men som alle andre trinn i ERP-evalueringen og utvelgelsesprosessen, kan det oppstå noen overraskelser her.

Kraften er på din side i forhandlingene. Men det er best å vurdere leverandøren for å være en partner i selskapets fremtidige suksess, ikke en motstander i forhandlinger. Mål en rettferdig avtale som gir begge parter insentiver til å få systemet på plass effektivt og effektivt.

Hvert aspekt av systemimplementeringen og pågående støtte bør diskuteres og dokumenteres – med detaljer om prisen, hvem som er ansvarlig, og i noen tilfeller, tiden som kreves. Det er mange aspekter av kontrakten, inkludert (men ikke begrenset til):

• Innledende kjøp, leasing eller lisens av maskinvare og programvare
• Implementere maskinvare og programvare (spesifisere hva som er "implementering")
• Kostnader og tidspunkter for pilotkonferanselokalet (før eller etter betaling av programvare)
• Startkostnader og løpende opplæringskostnader
• Løpende vedlikeholdsstøtte for maskinvare og programvare (og på hvilket nivå)
• Datakonvertering og integrering til andre systemer
• Nettverk og sikkerhet
• Tilpasninger (initial og med fremtidige versjoner)

Nøkkeltips for det endelige ERP-programvareutvalget

Ikke kunngjør det endelige valget før forhandlinger. På slutten av det detaljerte evalueringsstadiet kan det hende at laget ønsker å erklære en «vinner». Men å informere den ledende kandidaten om at de er den "valgte" er ikke i selskapets beste interesser. Det er ikke uvanlig at det er overraskelser i forhandlingsprosessen, og du må kanskje gå tilbake til ditt valg.

Plan for lang sikt. I hastverket for å komme i gang må du kontrollere de langsiktige kostnadene nøye, slik at estimatene er riktige, og at du ikke skjønner ERP-ROI-tallene. Noen leverandører tilbyr mer gratis tjenester i en lengre periode, og noen kan sette ut sin langsiktige støtte til et betal-for-support-call firma. Noen leverandører har et tak på hvor mye de vil øke årlig vedlikehold eller abonnementspriser, og mange gjør det ikke. Andre selger en lav software-as-a-service (SaaS) abonnement og etter noen år begynne å øke det betydelig. Noen leverandører gir en årlig oppdatering, men ingen betydelig støtte i oppdateringsprosessen. Still spørsmål og få svar skriftlig for å sikre at du fullt ut forstår dine langsiktige kostnader.

Det tar en landsby (eller i det minste et lag)

Den viktigste faktoren i suksessen til ERP-systemevalueringsprosessen er prosjektteamet. Dette teamet bør etableres svært tidlig og bør være drivkraften i utvikling, distribusjon og evaluering av RFP og valg av det nye ERP-systemet.

Etter vår erfaring, når lagene er midt i detaljerte undersøkelser og evaluering, blir snarveier ofte tatt. Men hvis prosjektteamet følger disse fem trinnene og legger vekt på de lærde leksjonene, vil de kunne finne den optimale løsningen for å oppfylle bedriftens krav, nå og for fremtiden.

Les mer i denne serien