Oversikt

Hvordan fungerer ERP-systemet ditt for deg? Er det på tide med en ERP-oppgradering? Du har sannsynligvis ikke blitt stilt disse spørsmålene direkte (med mindre du har snakket med selgere), men du kan ha stilt deg selv det spørsmålet, hvis ikke eksplisitt. Er det liten tvil om at systemet ditt er bedre på en eller annen måte? Muligens har du hørt noen moderne ERP suksesshistorier. Eller kanskje det er mer åpenbart enn det – kanskje det er nye ting du trenger å gjøre for kundene dine eller for å holde tritt med konkurransen som det gamle systemet ikke kan håndtere uten mye tid og penger for oppgraderinger eller modifikasjoner. Uansett er det god ledelsespraksis å kontinuerlig vurdere systemytelse og identifisere områder for forbedring eller nye problemer som kan bli problemer i overskuelig fremtid.

Finnes det et perfekt ERP-system?

Det korte svaret er "nei". Og selv om det perfekte systemet eksisterte for dine spesifikke behov på et gitt tidspunkt, endrer disse behovene seg kontinuerlig. Så det er godt å holde på toppen av ting, vite hvor godt ERP støtter dine nåværende behov, og identifisere trender som kan føre til problemer.

Det er fasjonabelt å referere til installerte systemer som «eldre ERP», noe som innebærer gammel teknologi og utdaterte systemer. Det er urettferdig fordi mange installerte systemer vedlikeholdes regelmessig, oppgraderes kontinuerlig og fullt ut i stand til å vokse og tilpasse seg endrede behov og krav. Når det er sagt, er ERP-oppgraderinger valgfrie, om enn sterkt oppmuntret av programvareleverandører. Det er viktig å holde deg oppdatert med reparasjoner og forbedringer fra løsningsleverandøren. Hvis du oppdager problemer eller ugunstige trender, er det første du bør gjøre å sørge for at systemet har alle oppdateringer og utgivelser, og deretter finne ut om leverandøren din har flere add-ons eller forbedringer tilgjengelig som kan løse eventuelle mangler du har funnet.

Er din nåværende ERP-programvare som lar deg slippe deg ned?

Hold det gamle ERP-systemet oppdatert. Men hold også et tett øye med systemytelsen. Behov og krav vil endres, og du må være sikker på at systemet ditt virkelig støtter din bedrift og dine kunders behov.

Egenvurderingen nevnt ovenfor kan bidra til å identifisere mangler og bekymringsområder, herunder følgende:

• Systemet kan ikke oppfylle nye krav eller setter grenser for nye initiativer.
• Det støtter ikke nye teknologier eller krav, eller gjør det bare med vanskeligheter, høye kostnader og forsinkelser. Leverandøren er treg til å innlemme nye funksjoner.
• Funksjonene er vanskelige å lære og bruke, og hemmer i stedet for å understøtte effektivitet.
• Responstiden er forverrende langsom. Lagring og henting av informasjon er utilstrekkelig, tungvint, eller bare ikke opp til dagens stadig voksende behov.
• Systemet er kostbart og vanskelig å vedlikeholde og støtte, og støttes ikke tilstrekkelig av leverandøren.
• Hvis systemet ditt virkelig er en eldre ERP med nedslående støtte fra leverandøren, eller en krympende pool av teknisk støtte, vil kunnskapsrike programmerere og analytikere utvilsomt bli dyrere og vanskeligere å finne etter hvert som systemet blir mer utdatert og upålitelig.

Dette er de typer problemer som kan utvikle seg sakte og gå ukjent i lang tid. Da blir det plutselig klart at systemets mangler forårsaker alvorlige forretningsproblemer – og noe må gjøres.

Hvor mye bruker du på ERP?

Mange selskaper blir overrasket når de gjør analysen og finner ut hva det virkelig koster å holde deres eksisterende ERP-system på plass og i drift. Det kan høres rart ut når mellomstore bedrifter vanligvis ser på utgifter svært tett som en del av deres vanlige ledelsesansvar. Men det er ikke alltid lett å skille ut de direkte og indirekte kostnadene forbundet med ERP.

I tillegg til månedlige og årlige avgifter til programvareleverandøren(e) og maskinvareleverandøren(e), vil det være løpende kostnader for service og støtte fra dine ulike tjenesteleverandører (for eksempel maskinvaretjenester, konsulenttjenester eller nettverk). Sørg for å inkludere kostnadene for å få ting oppdatert hvis du har oppdaget (eller mistenkt) at oppdateringer eller forbedringer kan være nødvendig for å løse eksisterende eller forventede problemer som nevnt ovenfor.

Vurder også de direkte interne IT-avdelingskostnadene, inkludert lønn og fordeler, plass, verktøy og forsyninger. Prøv å skille ut de som støtter ERP direkte. Husk at i det minste noen av disse kostnadene vil forbli etter at du oppgraderer og implementerer et nytt system, spesielt hvis du erstatter et tradisjonelt on-premise-system med et annet on-premise-system. Kostnadsstruktur for skybasert software-as-a-service (SaaS) er forskjellig, men du trenger fortsatt et sammenligningspunkt for å ta en forsvarlig beslutning om du vil beholde ditt eksisterende system, starte en ERP-oppgradering eller forfølge en gammel systemerstatning.

Hvor mye ville et nytt system koste?

Har du angst over de potensielle kostnadene ved å bytte til et nytt ERP-system? Det er forståelig. Et nytt ERP-system er sannsynligvis en av de større utgiftene til ikke-produksjonsutstyr som et selskap vil gjøre i løpet av et gitt år. Likevel, når det ses i sammenheng med de fordelene som er tilgjengelige og i forhold til det beløpet som for tiden brukes til å opprettholde det nåværende systemet, finner de fleste selskaper at kostnaden er helt rimelig og forsvarlig. Husk å tenke i forhold til livssykluskostnader – den totale kostnaden over en periode, som fem til syv år.

Når du ser på kostnaden for å anskaffe og implementere et erstatningssystem, vær oppmerksom på at maskinvare- og programvarelisenskostnadene bare er en del av ligningen. Du bør også inkludere følgende i din vurdering:

• Nettverk og eksterne enheter som strekkodeskannere, eksterne oppføringsstasjoner, mobile enheter og klientprogramvare pluss støtte.
• Datakonvertering og dataregistrering til det nye systemet samt klargjøring for arkivering og tilgang til historiske poster.
• Katastrofeberedskap, inkludert backup- eller feilsystemer, datagjenopprettingsressurser, overflødig tilkobling og kommunikasjon.
• Utdanning og opplæring for ERP-implementeringsteamet og alle fremtidige brukere. (Dette er kritisk viktig. Ikke skimp her.)
• Ny utvikling og dokumentasjon av arbeidsflyt.
• Implementeringshjelp. Sannsynligvis vil et visst nivå av assistanse bli inkludert i pakken fra den primære systemleverandøren, men du vil kanskje engasjere ytterligere assistanse fra leverandøren(e), eksterne konsulenter, regnskapsfirmaet ditt eller andre for noen av eller alle elementene som er oppført ovenfor.
• Ekstra byrde for dine ansatte under implementeringen i form av overtid, ansettelse av fristelser for å hjelpe med vanlige plikter slik at de har tid til å jobbe med implementeringen, eller bonuser og andre insentiver for å holde arbeidstakerne motivert.

Vær oppmerksom på at kostnadsstrukturen for skybaserte SaaS-systemer er ganske forskjellig fra den tradisjonelle innkjøp-og-implementere, on-premise-tilnærmingen. Med SaaS er det liten eller ingen investeringskostnader for maskinvare, da det i hovedsak er en abonnementssituasjon. Men en SaaS-kontrakt inkluderer vanligvis også en god del av vedlikeholds- og støttekostnadene, slik at dine pågående interne IT-kostnader blir sterkt redusert. De fleste bedrifter finner at totale kostnader over fem til syv år med SaaS sannsynligvis vil være mindre enn den totale kostnaden for å kjøpe og støtte internt.

Når du veier beslutningen om å beholde det eksisterende systemet eller se på en erstatning, bør du vurdere avveiningene. Med en ny ERP-løsning får du et moderne brukergrensesnitt, flere funksjoner og forbedrer konkurransefortrinnet ditt. Hvis du beholder det gamle systemet, begrenser du muligheten til å forbli fleksibel, produktiv og konkurransedyktig. Mens du ikke først og fremst ser etter kostnadsbesparelser, viser moderne ERP-suksesshistorier at fordelene ved å flytte til et nytt system ofte koster mindre og oppveier utgiftene ved å implementere en oppgradering.

Hvordan begrunner du økonomisk et nytt ERP-system?

Når de tar en beslutning av denne størrelsen, krever de fleste selskaper en nytte- og kostnadsanalyse i form av en avkastning på investeringen (ROI). Kostnadssiden er enkel – legg sammen de forventede kostnadene som skissert ovenfor. På nytte-siden kan det godt være direkte besparelser i IT-kostnader, men å regne opp de store ERP-fordelene krever at selskapet ser for seg hvordan systemet vil endre arbeidsplassen og muliggjøre høyere ytelse, forbedret produktivitet og bedre kundeservice.

Forbedret ytelse

Mange ERP-systemprosjekter er berettiget i stor grad på forventede forbedringer i effektivitet (direkte arbeidsreduksjoner) og kostnadsbesparelser (inkludert, men ikke begrenset til, lagerreduksjoner), og med rette slik at disse er store tilbakebetalingsfordeler i mange vellykkede ERP-implementeringer. Vær imidlertid oppmerksom på at systemet ikke skaper disse fordelene ved at det bare eksisterer i selskapet. Systemet organiserer, analyserer og presenterer data på en slik måte at ledere kan utnytte folk bedre og ta bedre beslutninger, noe som vil generere de store fordelene. Husk dette når du budsjetterer for brukeropplæring og implementering av forbedrede prosedyrer.

Bedre kundeservice

Disse fordelene er mindre direkte, men enda mer verdifulle. Ved å betjene kundene bedre, kan du teoretisk øke salget og fortjenesten, øke markedsandelen, og kanskje til og med øke marginene fordi god kundeservice tilfører verdi for kunden uten å legge til kostnader til selve produktet. I noen tilfeller blir kundeserviceforbedringer overlevelseskrav fordi når en ny eller god kunde forventer funksjoner som elektronisk bestilling eller forbedret elektronisk rapportering, må ERP-systemet ditt levere.

Endringer på arbeidsplassen

Dagens systemer er designet for brukervennlighet (UX eller brukeropplevelse er det nåværende summeringsordet) for rask og enkel tilgang til informasjon. Fordi hver brukers jobb og arbeidsflyt er unik, er dagens systemer svært skreddersydd for å gi hver bruker de mest effektive og komfortable arbeidsskjermene og prosessene. Tenk på kostnadsunngåelse i stedet for kostnadsreduksjon for denne fordelen. Denne økte effektiviteten vil hjelpe dagens ansatte til å gjøre mer og håndtere et høyere volum av virksomheten uten nye ansettelser. Det er ikke tilrådelig å rettferdiggjøre systemet basert på redusert antall ansatte – det vil sannsynligvis ikke skje, og utsiktene til jobbtap vil ikke motivere arbeidere til å omfavne systemet og hjelpe det å lykkes.

ERP-utvalg er bare begynnelsen

Mens følgende tips for evaluering av ERP-systemer, må du huske på at erstatning av eldre systemer ikke er en enkel eller rask prosess – men det er vel verdt investeringen, da det kan gi betydelige fordeler når det er riktig valgt og implementert.

Et spørsmål som de fleste bedrifter har øverst på listen på dette tidspunktet i prosessen, er "Hvor lang tid tar det å velge og implementere en gammel systemerstatning?" Det er ikke noe enkelt svar på det spørsmålet – det avhenger av størrelsen og kompleksiteten til organisasjonen, enten enten enten begge systemene (gamle og nye) er skybaserte, dynamikken i selskapet og implementeringsteamet, nivået av lederengasjement til prosjektet, og mengden samarbeid eller motstand blant brukersamfunnet... å nevne bare noen av variablene. Noen implementeringer kan fullføres i løpet av noen måneder; andre tar et år eller mer. En erfaren implementeringspartner kan hjelpe deg med å utvikle en oppnåelig tidslinje når du legger ut prosjektplanen i de tidlige fasene av implementeringsplanleggingen.

Vi trenger ikke å fortelle deg at det å erstatte bedriftens strategiske ryggrad for informasjonsstyring er bundet til å være forstyrrende. Det kan ikke helt unngås, men forstyrrelse kan minimeres med en godt planlagt og -administrert implementeringsinnsats.

Les mer i denne serien