نظرة عامة على تطبيق تخطيط موارد المؤسسة

وأول ما يمكن فهمه حول تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسة هو تخطيط موارد المؤسسة: تخطيط موارد المؤسسة. أبسط طريقة لتحديد تخطيط موارد المؤسسة هي التفكير في جميع عمليات الأعمال الأساسية اللازمة لإدارة شركة: التمويل والموارد البشرية والتصنيع وسلسلة التوريدات والخدمات والإعداد للشراء وغيرها. إن نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP)، في أبسط مستوياته، هو برنامج يساعد على إدارة جميع هذه العمليات بكفاءة في نظام متكامل - وهذا هو السبب في أنه غالبًا ما يشار إليه باسم نظام التسجيل للمؤسسة.

وبدون تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسة على نحو فعال، تواجه الشركات العديد من العمليات المنفصلة والأنظمة القديمة التي تؤدي إلى دورات إبلاغ مطولة ومعرضة للأخطاء؛ والوصول المحدود إلى البيانات في الوقت الفعلي؛ وعدم وجود مصدر واحد موثوق للحقائق. ولهذا السبب، بغض النظر عن حجم الشركة، يختار قادة الأعمال نشر نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP): لمساعدتهم على اكتساب ميزة تنافسية وتحسين عملياتهم مع الحد من المخاطر.

ولكن دمج نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) في عمليات الشركة وبيئة تكنولوجيا المعلومات يمكن أن يكون مهمة ضخمة. من المهم معرفة الفوائد والمآزق المحتملة وأفضل الممارسات للتنفيذ قبل البدء.

مزايا الأعمال لتطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسة

هناك العديد من الفوائد لتطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) - لا سيما نظام سحابي - وهي تختلف من شركة إلى أخرى. على سبيل المثال، لدى شركة خدمات احترافية أسباب مختلفة جدًا لاختيار نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) عن شركة التصنيع.

ولكن هذه الإيجابيات الثلاثة لتطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسة تنطبق على كل منظمة فقط:

• تقديم رؤى قابلة للتنفيذ في الوقت الفعلي: يمثل توجيه الأعمال في الوقت الفعلي تحديًا عندما يكون من الصعب الوصول إلى المعلومات والعمل بناءً عليها. يساعد تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسة قادة الأعمال على تمركز البيانات ومراقبة المركز المالي للشركة بشكل مستمر وإدارة إعداد التقارير - حتى في بيئة أعمال صعبة ومتطورة باستمرار.
• زيادة الكفاءة التشغيلية: إدارة الأعمال باستخدام الأنظمة غير المتصلة التي تعتمد على التدخل اليدوي ليست مكلفة وكثيفة العمالة فحسب، بل تؤدي أيضًا إلى حدوث أخطاء وتأخيرات وعدم رضا العملاء. يعمل أتمتة العمليات اليدوية باستخدام حل تخطيط موارد المؤسسة على توفير الوقت وتقليل الجهد وتقليل التكاليف والمساعدة في زيادة الربحية.
• النشر والاستخدام والصيانة المبسَّطة: يتعقد مواكبة التطورات التكنولوجية عندما تعمل منظمة في مناطق جغرافية متعددة غير مدعومة بالكامل أو في وحدات الأعمال المنفصلة التي لا تظل في خطوة التغيير. إن نشر تطبيق ERP على الشبكة السحابية يجعل التحديثات قابلة للتطوير وتلقائية ومتوفرة في كل مكان.

إستراتيجيات تطبيق تخطيط موارد المؤسسة

عندما تفكر الشركات في تطبيقات النظام، فإنها غالبا ما تبدأ بالنظر في الميزات المطلوبة. ولكن الميزات أو التقنيات الجديدة ليست القضية الأساسية؛ فما تحتاجه الشركة للنمو هو عمليات أعمال حديثة تتيح المرونة والاستجابة.

ومع ذلك، تميل العمليات الحالية إلى عدم المرونة والتباطؤ وعدم القدرة على تلبية احتياجات الأعمال. وحتى عند وجود عمليات مثبتة وفعالة من حيث التكلفة، يجب تحديثها بشكل متكرر لتلبية الاحتياجات المتطورة أو تعزيزها بقدرات جديدة مثل الذكاء الاصطناعي والذكاء الاصطناعي التوليدي ووكلاء الذكاء الاصطناعي وتنسيق سلسلة التوريدات. ومن المهم إبقاء تلك العمليات في صميم خطة التنفيذ. ومن الجدير بالذكر أيضًا أنه كلما كانت المؤسسة أكثر تعقيدًا، فقد يكون نهج التنفيذ أكثر شمولاً وتطورًا.

فيما يلي أربع استراتيجيات عامة لكيفية تعامل الشركات من جميع الأحجام مع مشروع تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسة:

1. Big bang: تنفيذ نظام أو عملية في مجملها، كل ذلك في وقت واحد. وغالبا ما تستخدم هذه الطريقة عند الانتقال من نظام قديم إلى نظام جديد، حيث يتغير كل شيء في وقت واحد. وفي حين أن هذا النهج يمكن أن يؤدي إلى فوائد فورية ويقلل من الحاجة إلى عمليات متوازية، فإنه ينطوي أيضا على مخاطر كبيرة. وأي مسائل تنشأ أثناء التنفيذ يمكن أن يكون لها آثار واسعة النطاق، ويمكن أن يكون التغيير المفاجئ طاغياً على المستخدمين وأصحاب المصلحة. وغالبًا ما يتم اختيار نهج النطاق الكبير عندما تجعل القيود الزمنية أو طبيعة المشروع تنفيذ تخطيط موارد المؤسسة على مراحل غير عملي.
2. الطرح التدريجي: تنفيذ نظام أو عملية تدريجيًا على مراحل، غالبًا عبر أقسام أو مواقع أو مجموعات مستخدمين مختلفة. تسمح هذه الطريقة بمراقبة وتعديلات دقيقة في كل مرحلة، مما يقلل من خطر الاضطراب على نطاق واسع. ومن خلال نشر التنفيذ، تعالج المؤسسات المشكلات عند ظهورها وتتعلم من كل مرحلة قبل الانتقال إلى المرحلة التالية. على الرغم من أن الأمر يستغرق وقتًا أطول لتنفيذ النظام بالكامل، إلا أن هذا النهج يتيح انتقالات أكثر سلاسة وقبول أكبر للمستخدم. وهو مفيد بشكل خاص في المشروعات المعقدة التي ينطوي فيها نشر نظام تخطيط موارد المؤسسة على نطاق واسع على مخاطر كبيرة.
3. التنفيذ التجريبي: تقديم نظام أو عملية أو منتج جديد على نطاق صغير، غالبًا في بيئة متحكم فيها أو مع مجموعة مستخدمين محدودة، قبل طرح كامل النطاق. الهدف الأساسي من الإصدار التجريبي هو اختبار وظائف النظام وتحديد المشكلات المحتملة وجمع التعليقات من المستخدمين. ويتيح هذا النهج إجراء تعديلات وتنقيحات قبل النشر على نطاق أوسع، مما يقلل من احتمال الفشل في التنفيذ الكامل. ومن شأن التجربة التجريبية الناجحة أن تبني الثقة بين أصحاب المصلحة وأن تكون دليلاً على مفهوم اعتماد نظام تخطيط موارد المؤسسة على نطاق أوسع.
4. النهج الهجين: الجمع بين العناصر من استراتيجيات التنفيذ المتعددة، مثل النطاق الكبير، والتمهيد التدريجي، والتنفيذ التجريبي لتصميم خطة لاحتياجات محددة للمشروع. على سبيل المثال، قد تستخدم منظمة ما عملية نشر تدريجية للوظائف الأساسية مع القيام في الوقت نفسه بتجربة ميزات جديدة في مناطق مختارة. ويوفر هذا النهج مرونة، مما يسمح بإجراء تعديلات على أساس التغذية المرتدة في الوقت الحقيقي والظروف المتطورة. ومن خلال الاستفادة من نقاط قوة الاستراتيجيات المختلفة، يعمل النهج المختلط على تخفيف المخاطر وتحسين الموارد وزيادة احتمالية نجاح تطبيق تخطيط موارد المؤسسة.

دور فريق مشروع ERP

بغض النظر عن الاستراتيجية، ربما يكون أحد العناصر الأمامية أكثر أهمية لنجاح مشروع تخطيط موارد المؤسسة من أي عنصر آخر: الفريق نفسه. دراسة الحالة بعد دراسة حالة تطبيقات تخطيط موارد المؤسسة تروي نفس القصة. عامل النجاح في التنفيذ هو فريق التنفيذ- الأشخاص الذين يشكلون المشروع منذ البداية.

وذلك لأن برامج تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الرائعة رائعة فقط إذا تم تنفيذها من قبل فريق قوي. إذا كان الناس يفتقرون إلى الوقت أو الدعم أو المهارات اللازمة لأداء الوظيفة بفعالية، فلن يكونوا ناجحين - وقد يعاني المشروع من التأخير والتكاليف الإضافية و/أو البرامج التي تفشل في تلبية احتياجات الشركة.

الشركات التي تعرضت لانتكاسات أو إخفاقات في كثير من الأحيان كلفت الموظفين الذين "كان لديهم الوقت" للعمل على المشروع. لكن مشروع تخطيط موارد المؤسسة (ERP) يتطلب تعيين الأشخاص الذين "لا يمكنك القيام بذلك من دون ذلك." هؤلاء هم الأشخاص المشغولون الذين يعرفون العمليات التجارية، ويعملون بشكل جيد مع الأعضاء الآخرين في المؤسسة، ويتمتعون باحترام الإدارة التنفيذية. يجب تخصيص هؤلاء الأشخاص للمشروع بدوام كامل (40 ساعة متاحة)، أو أكبر عدد ممكن من الساعات أسبوعيًا.

لا يجب إضافة أي شخص غير قادر على تخصيص 25% على الأقل من وقته الأسبوعي (10 ساعات كحد أدنى) إلى فريق المشروع الرئيسي. وبالكاد سيتمكن أعضاء الفريق الذين يقضون أقل من ربع وقتهم من اللحاق بركب أنشطة المشروع، ناهيك عن إضافة قيمة للمشروع.

كما أن الدعم التنفيذي للفريق أمر بالغ الأهمية. وفي كل عملية رئيسية لتنفيذ نظام تخطيط الموارد في المؤسسة، يجب اتخاذ قرارات بشأن الأولويات ومقايضات الموارد. بدون دعم والتزام قوي، حتى أكثر الفرق المتأهلة يمكن أن تتألق.

يعد الحصول على نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الحديث الذي يتم تطبيقه بسرعة أحد أهم الأمور التي يمكن أن تحققها الشركة، كما أن إشراك الأشخاص المناسبين منذ بدء المشروع فصاعدًا أمر ضروري.

خطوات تخطيط مشروع تطبيق جديد لتخطيط موارد المؤسسة

يواجه كل مشروع من مشروعات ERP مشكلات غير متوقعة حتمًا. ولكن الالتزام بأفضل الممارسات من أجل تنفيذ ناجح لتخطيط موارد المؤسسة يمكن أن يحدد المشكلات ويعالجها عند ظهورها، مما يساعد على إدارة المخاطر والتكاليف.

من الضروري جدولة تسلسل التنفيذ بواقعية، مع مراعاة توفر فريق القيادة والمديرين والخبراء الداخليين الذين يساهمون في هذا الجهد دائمًا. تأكد من تحديد أولويات الاحتياجات للتركيز على المكاسب الكبيرة مع بناء قاعدة أساسية للبرامج والتكنولوجيا التي يمكن أن تتوسع مع احتياجات الأعمال.

الخطوات الرئيسية المتضمنة في تخطيط تنفيذ تخطيط موارد المؤسسة

على الرغم من أن خطة النهاية التفصيلية ومؤشرات الأداء الأساسية مصممة خصيصًا لمتطلبات أعمال محددة، إلا أن الأنشطة الرئيسية التالية هي خطوات مشتركة في جميع عمليات تطبيق تخطيط موارد المؤسسة الناجحة.

أفضل الممارسات للتخطيط لتطبيق ERP جديد

1. حدد شريك برامج وخدمات للمساعدة في التطبيق

بعد اكتمال عملية البحث والتقييم الخاصة ببرامج تخطيط موارد المؤسسة ، حان الوقت لاختيار شريك للمساعدة في تنفيذ النظام المحدد، حيث أن معظم فرق المشروع ليست ذات خبرة كبيرة في تنفيذ برامج تخطيط موارد المؤسسة. ابحث عن مستشار تطبيق تخطيط موارد مؤسسة مؤهل يتمتع بمعرفة دقيقة عن تطبيق تخطيط موارد المؤسسة المحدد وخبرته. تأكد من فهمهم لكيفية دعم حل تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الجديد لعمليات الأعمال الحالية والمتطورة، بما في ذلك إجراء مقابلات مع مراجعهم للتحقق من خبراتهم.

وينبغي أن يكون لدى الشريك موظفون مدربون على الصناعة المحددة ومتاحون في المواقع الضرورية. بالنسبة للعملاء والمورِّدين الدوليين، تأكد من تمتع الشريك بمهارات الأعمال واللغة والعملة متعددة الجنسيات اللازمة لتبسيط التنفيذ. وأخيراً، راجع برنامج إدارة المشروع الذي تستخدمه الشركة للتأكد من توافقه مع نظام التخطيط والجدولة والتتبع الداخلي القائم.

2. تفاصيل جميع مهام المشروع

يساعد شريك تطبيق تخطيط موارد المؤسسة في تطوير قائمة مهام تفصيلية بكل ما يلزم القيام به.

هذه القائمة واسعة النطاق - التدريب وحده، على سبيل المثال، يتضمن العديد من المهام:

• تدريب فريق المشروع: يحتاج فريق مشروع ERP إلى التعرف على البرنامج حتى يتمكن من تحديد كيفية تخصيص عمليات الأعمال.
• تدريب فريق تكنولوجيا المعلومات: يجب تثقيف فريق تكنولوجيا المعلومات حول كيفية تثبيت نظام تخطيط موارد المؤسسة وصيانته بالشكل الأمثل.
• تدريب مستخدمي الأعمال: يجب على كل مستخدم نهائي لبرنامج تخطيط موارد المؤسسة معرفة كيفية عمله.
• التدريب المستمر: يحتاج المستخدمون الجدد إلى التدريب أثناء انضمامهم إلى الشركة، لذا يجب وضع خطة لإدماج الموظفين الجدد على المدى الطويل.

يجب تقسيم قائمة المهام إلى مراحل. ينبغي تخصيص وقت لغرفة الاجتماعات التجريبية، وتخصيص التطبيق، والتكامل مع التطبيقات ومصادر البيانات الأخرى، وتنفيذ البنية التحتية، وتنقية البيانات، وقبول المستخدم، وما إلى ذلك.

3. احتساب ساعات العمل

تقدير مقدار الوقت الذي تستغرقه كل مهمة بعناية. ضع في اعتبارك العمل المضمَّن في كل مهمة، ثم قم بتعيين عدد ساعات العمل المطلوبة، حتى إذا كان مجرد مجموعة من الساعات. أضف ساعات العمل لكل مرحلة من مشروع تخطيط موارد المؤسسة وقم بتعيين عضو فريق المشروع المسؤول عن الحصول عليها. ويمكن أن تكون هذه مهمة هائلة؛ ولهذا من المهم إشراك شريك تطبيق مطلع على حل تخطيط موارد المؤسسة المحدد. هذه الخطوة ضرورية لحساب الجدول الزمني بدقة، وتحديد ما إذا كان الفريق الحالي يتطلب المساعدة، والحد من زحف النطاق.

4 - وضع جدول زمني واقعي

بعد جدولة ساعات العمل المتوفرة والمطلوبة، قم بإنشاء جدول يمكن إدارته. في كثير من الحالات، يكشف التصريح الأول عن مشكلة القدرة عند مقارنته بالإطار الزمني للتنفيذ الذي تم عرضه في الأصل على المديرين التنفيذيين.

فيما يلي مثال على الاحتساب يوضح التباينات المحتملة:

الإطار الزمني المستهدف لبدء التشغيل = 12 شهرًا أو سنة واحدة

• إجمالي عدد ساعات العمل المتوفرة في فترة 12 شهرًا = 540/أسبوع أو 28,080 ساعة/سنة
• إجمالي عدد ساعات العمل المطلوبة للتنفيذ = 42000 ساعة إجمالاً
• الساعات المطلوبة مقسومة على الساعات المتوفرة في السنة = 1.496 سنة

النتيجة؟ تاريخ بدء التشغيل مفقود بالفعل قبل بدء المشروع. تتضمن بعض الحلول الممكنة ما يلي:

• تقليل المجال—على الرغم من أن الفريق وافق على أن هذه مهام أساسية
• تمديد التاريخ لتاريخ واقعي
• إضافة المزيد من الموارد الداخلية والخارجية (يتوفر مزيد من ساعات العمل)
• تقسيم المشروع إلى مراحل

هذا هو المكان الذي يحتاج فيه فريق الإدارة التنفيذية إلى اتخاذ القرار. إنه مجرد مثال واحد على السبب في ضرورة إشراكهم في عملية اختيار برامج تخطيط موارد المؤسسة وتنفيذها.

5 - إجراء غرفة اجتماعات تجريبية

بعد الانطلاق، قم بإجراء تشغيل اختباري أو تجريبي (في غرفة اجتماعات) قبل الإطلاق الكامل. يضمن هذا الإصدار التجريبي لقاعة المؤتمرات أن تكون عمليات الأعمال المناسبة قائمة لتلبية الاحتياجات الحالية والمستقبلية للشركة. ومع تصميم عمليات جديدة، من المهم فهم مجموعة الخيارات المتوفرة في نظام تخطيط موارد المؤسسة - والتحقق من صحة العمليات مع فريق المشروع وأصحاب المصلحة من مجتمع المستخدمين.

في هذه المرحلة التي تستغرق عدة أسابيع، يقوم شريك تطبيق تخطيط موارد المؤسسة بتثبيت برنامج تجريبي يتيح قيادة اختبارية لجميع العمليات للتأكد من أنها تعمل كما هو متوقع، دون مفاجآت. تطبيق أفضل الممارسات في هذه المرحلة غالبا ما يوفر الوقت، لا سيما إذا كانت أدوات التكوين يمكن أن تجري تعديلات لتنقيحات العملية.

6- تنقية البيانات

يبدو بسيطا، ولكن تنقية البيانات هو نشاط يستغرق وقتا طويلا جدا. من الأفضل البدء في تقييم دقة البيانات في أقرب وقت ممكن لأنه يستغرق قدرًا كبيرًا من الجهد لإكمال هذه الخطوة بشكل صحيح. أثناء المشروع، تحدث تغييرات في عملية الأعمال - لذا يتم التحضير لخطوات إدارة البيانات الإضافية أثناء التنفيذ.

7- إبقاء الجميع على اطلاع دائم

وعلى أساس أسبوعي، ينبغي على عضو فريق المشروع الاتصال بجميع أصحاب المصلحة الرئيسيين حتى يعرفوا الإيجابيات و"غير الإيجابية" لتقدم مشروع التنفيذ. أسوأ سيناريو هو عندما لا يبقى الناس على اطلاع دائم ويأخذون على حين غرة. يمكن أن توفر معظم أنظمة إدارة المشروعات تمثيلات مرئية لتقدم مشروع تخطيط موارد المؤسسة (ERP).

تحديد أولويات العمليات والإمكانات الأكثر أهمية

نظرًا لعدم وجود نفس المشكلات لجميع الشركات، فمن الأفضل مراجعة جميع تدفقات عمل الأعمال ذات الصلة ووضع إشارة على الإجراءات المطلوب معالجتها أولاً.

فيما يلي قائمة بالمناطق عالية القيمة التي يجب مراعاتها:

• الماليات والمحاسبة: تعد المعامَلات المالية ومؤشرات الأداء الأساسية والتحليلات الدقيقة في الوقت الفعلي بالغة الأهمية لكل أعمال، ويجب أن تشمل جميع المواقع والأقسام. بالإضافة إلى المحاسبة، يجب أن تكون متكاملة مع احتساب التكلفة وإعداد الميزانيات والتوقع والمشروعات وإدارة الأصول والالتزام وإدارة النقد.
• إدارة سلسلة التوريدات (SCM) والتصنيع: تواجه الجداول الزمنية المحدودة والهوامش المنخفضة واضطرابات سلسلة التوريدات تحديًا لكل أعمال. تتطلب إدارتها جهدًا جماعيًا - العمل مع المورِّدين والناقلين وشركات الاستيراد/التصدير والبنوك والشركاء الآخرين - غالبًا على الأجهزة المتنقلة عبر العديد من المواقع.
• إدارة علاقات العملاء (CRM): عادة ما تمس عمليات إدارة علاقات العملاء كل جزء من الأعمال. يجب أن تكون كل من المبيعات المباشرة والموزعين وقاعات عرض البيع بالتجزئة والتجارة الإلكترونية وخدمة العملاء والخدمات الميدانية قادرة على مشاركة معلومات العميل مع إدارة الأوامر والعمليات والمشتريات والهندسة والمقبوضات والشحن.
• الموارد البشرية (HR): تمثل إدارة مختلف القوى العاملة تحديًا، وتحتاج فِرق الموارد البشرية إلى وصول فوري وآمن إلى أنظمة الموارد البشرية التي تحتوي على معلومات الموظف الخاصة بكشف الرواتب والمزايا وإعداد الميزانيات والجدولة واحتياجات الالتزام. بالإضافة إلى ذلك، يُعد تعيين الموظفين وتطويرهم والاحتفاظ بهم جزءًا كبيرًا من تقييم خطط الأعمال الحالية والمقترحة.
• ذكاء الأعمال، بما في ذلك تنبيهات الإدارة ولوحات المعلومات: يحتاج فريق التخصص التجاري إلى تحديثات سريعة حول مشكلات الأعمال، بالإضافة إلى القدرة على التنقل التفصيلي بسهولة في التفاصيل لحل الأمور بسرعة - في المكتب أو في المنزل أو على الطريق. التحليلات المضمَّنة والبيانات التي تعيش في قاعدة بيانات واحدة هي عناصر أساسية.
• اللغات والعملات والمواقع متعددة الجنسيات: مع توسع الأعمال التجارية، لا سيما في مناطق أو بلدان جديدة، تصبح القدرة على فتح وتوسيع العمليات الجديدة باستمرار وبسرعة أكثر أهمية. وهذا يتطلب إمكانات برامج تخطيط موارد المؤسسة (ERP) واسعة ومتقدمة، بالإضافة إلى خدمات متسقة من مزود البرامج في كل موقع.
• التنقل: شرط وصول الموظفين إلى المعلومات عند عملهم عن بعد متأصل في نموذج العمل الحديث. يوفر حل تخطيط موارد المؤسسة (ERP) المستند إلى الشبكة السحابية إمكانية الوصول إلى أنظمة الأعمال في أي مكان.

تلميحات للحد من مخاطر تطبيق تخطيط موارد المؤسسة

وتنطوي جميع مشاريع تنفيذ البرامج على عنصر من عناصر المخاطرة، ولكن النصائح الخمس التالية ذات قيمة لتحسين فرص إنجاز مشروع تخطيط موارد المؤسسة في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية:

1. حدد البرامج وعمليات الأعمال وشركاء التطبيق من خلال الصناعة والمعرفة المحلية. قم دائمًا بمقابلة المراجع من الشركات/الصناعات المشابهة.

2. لا تمتد تكنولوجيا عفا عليها الزمن خارج حدودها. التخلص من الأنظمة القديمة والقديمة المستقلة، ودمج البيانات، قدر الإمكان، في قاعدة بيانات واحدة (نسخة واحدة من الحقيقة) مع تحليلات مدمجة للوصول العالمي والأداء المتسق.

تجنب تمديد التكنولوجيا القديمة

ضع في اعتبارك اعتماد استراتيجية "Clean Core" لتخطيط موارد المؤسسة (ERP). يمكن أن يساعدك ذلك في تطبيق تخطيط موارد المؤسسة لديك وتعزيز الابتكار بتكلفة منخفضة.

3. تحقق من أن مورِّد تخطيط موارد المؤسسة (ERP) المحدد لديه إمكانات تكامل سحابية وخبرات مع شبكات المورِّدين. في الاقتصاد الرقمي، يجب على الشركات في كثير من الأحيان دمج الأنظمة عبر وحدات الأعمال وكذلك خارجها مع العملاء والموردين.

4- تجنب زحف مجال المشروع. من الشائع اكتشاف الاحتياجات والفرص أثناء تطبيق تخطيط موارد المؤسسة، لذا من المهم إدارة أوامر التغيير لتجنب التأخيرات والتجاوزات في التكلفة.

5. قم بتأكيد أن مورِّد تخطيط موارد المؤسسة (ERP) يمكنه تقديم خبرات متسقة عبر جميع مواقع الأعمال. لا بد من التدريب والتنفيذ والدعم - وغالبا ما يأتي من مزيج من الإدارة المحلية وموزعي البرمجيات والشركات الاستشارية وشريك البرمجيات.

تلميحات لتجنب تكاليف تطبيق ERP الإضافية

يتضمن الاستثمار الجديد في نظام تخطيط موارد المؤسسة الالتزام الزمني للشركة، واستشارات عمليات الأعمال والتنفيذ، والبرامج، والخدمات السحابية بالإضافة إلى أجهزة المستخدم النهائي والأجهزة الأخرى، مما يجعل من المهم التحكم في المشروع والتكاليف.

فيما يلي بعض المجالات الرئيسية التي يجب تتبعها:

• حافظ على التركيز على إجمالي تكلفة الملكية (TCO). إدارة إجمالي التكاليف والمزايا مع مرور الوقت لتقليل النفقات وتعظيم العائد. سيكون لتطبيقات نظام تخطيط موارد المؤسسة تأثير كبير على الأعمال.
• مطابقة اتجاه الأعمال وعدم فرض تغييرات العملية غير الضرورية. في العديد من الحالات، يتم الضغط على الشركات لتغيير طريقة عملها لتناسب برامج تخطيط موارد المؤسسة الخاصة بها، مما يزيد من تكاليف التنفيذ والتشغيل على حد سواء.
• التركيز على عمليات الأعمال الروتينية التي توفر قيمة كبيرة للشركة.  إدارة طلبات العملاء، وتحديث التسعير، وإضافة منتجات وخدمات جديدة، وتغيير تفاصيل التصنيع، وإعداد الموظفين الجدد كأمثلة على هذه العمليات الروتينية.
• تجنب التخصيصات والاستفادة من واجهة المستخدم القابلة للتكوين ولوحات المعلومات والتنبيهات وتدفقات العمل وذكاء الأعمال وإمكانات الأجهزة المتنقلة. وتعمل هذه الكفاءات على تبسيط العمل لجميع الإدارات وكذلك المساعدة في إجراء تعديلات سريعة وفعالة من حيث التكلفة حسب الحاجة.
• عمليات اختراق النظام ومخالفات البيانات باهظة الثمن. عند استخدام الإنترنت، استخدم حل تخطيط موارد المؤسسة (ERP) السحابي الآمن حيثما كان ذلك مناسبًا - تأكد من أن مورِّدي البرامج والخدمات يدعمون مجموعة من خيارات نشر البرامج الآمنة.

قياس عائد الاستثمار لتطبيق تخطيط موارد المؤسسة

وبعد تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسة، فإن السؤال الحتمي لكل شركة هو: “هل حصلنا على ما توقعناه من هذا الاستثمار؟”

يتضمن حساب عائد الاستثمار في تطبيق تخطيط موارد المؤسسة تقييم الفوائد الملموسة وغير الملموسة التي يحققها النظام مقابل إجمالي التكاليف المتكبدة. تبدأ العملية بتحديد مؤشرات الأداء الأساسية التي تتوافق مع الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة، مثل التحسينات في الكفاءة التشغيلية وتقليل تكاليف المخزون وزيادة المبيعات وتعزيز إمكانات اتخاذ القرارات. يجب تتبع مؤشرات الأداء الأساسية هذه قبل تطبيق تخطيط موارد المؤسسة وبعده لقياس تأثير النظام. على سبيل المثال، إذا قام نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) بتبسيط إدارة المخزون، مما يؤدي إلى انخفاض تكاليف الترحيل وحالات نفاد المخزون، فيمكن ربط هذه الوفورات مباشرة باحتساب عائد الاستثمار.

ومن الأهمية بمكان أيضا مقارنة وفورات التكاليف وتحسينات الإيرادات بالتكلفة الإجمالية للملكية في نظام تخطيط موارد المؤسسة. وهذا لا يشمل فقط الاستثمار الأولي في البرمجيات والأجهزة ولكن أيضا التكاليف المستمرة مثل الصيانة والتدريب وترقيات النظام.

وأخيرًا، من المهم إدراك أن بعض فوائد تطبيق تخطيط موارد المؤسسة - مثل تحسين دقة البيانات وتحسين الامتثال وتحسين رضا العملاء - قد لا تكون قابلة للقياس الكمي بسهولة ولكنها لا تزال تساهم بشكل كبير في النجاح العام للأعمال. ويمكن أن يوفر إدراج هذه العوامل في نهج السجل المتوازن للأداء رؤية أكثر شمولاً لعائد الاستثمار في نظام تخطيط موارد المؤسسة، مما يضمن أن يعكس التقييم المكاسب المالية الفورية والمزايا الاستراتيجية الطويلة الأجل على حد سواء.

متى يكتمل تطبيق تخطيط موارد المؤسسة؟

يعتبر تطبيق تخطيط موارد المؤسسة كاملاً تقنيًا عند بدء تشغيل التطبيق الأولي، مما يسمح للشركات بالبدء في استخدام النظام الجديد لعملياتها اليومية. ومع ذلك، من المهم ملاحظة أنه حتى بعد بدء التشغيل الأولي، يجب على الشركات أن تواصل تحسين نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) لديها مع إمكانات إضافية لتلبية الفرص البيعية مثل المواقع الجديدة وخطوط المنتجات والخدمات وعمليات التملك. لذلك، في حين أن تطبيق تخطيط موارد المؤسسة الأولي يمثل معلمًا مهمًا، فإن عملية التطبيق هي في الحقيقة رحلة مستمرة من التحسين والابتكار.

الأسئلة المتكررة