عملية حساب عائد الاستثمار في تخطيط موارد المؤسسة (عائد الاستثمار) تبدو واضحة بما فيه الكفاية: إضافة التكاليف، إضافة الفوائد، ومقارنة الرقمين. ومع ذلك، هناك عدد من العوامل التي تحتاج إلى النظر للتأكد من أن نتائجك صحيحة - ومفيدة. من المهم أن يكون لديك رؤية كاملة لكل من التكاليف والمزايا، الآن وفي المستقبل، لكل من النظام الحالي والنظام الجديد قيد التقييم. فيما يلي نصائح الخبراء المستندة إلى عشرات عمليات تطبيق تخطيط موارد المؤسسة (ERP).

التحضير لتحليل عائد الاستثمار في تخطيط موارد المؤسسة

استخدام إطار زمني معقول لتحليل عائد الاستثمار. لضمان أن التحليل الخاص بك سيغطي دورة الحياة الكاملة لكل من التكاليف والمزايا، ضع في اعتبارك إطارًا زمنيًا لا يقل عن خمس سنوات.

ابحث عن فروق التكاليف بين النظام القديم ونظام ERP البديل. وللقيام بذلك، يتعين عليك تعداد التكاليف الحالية لصيانة النظام القديم الخاص بك بالإضافة إلى تكاليف ترقية تخطيط موارد المؤسسة المستقبلية. تذكر أن المحفز الرئيسي لتغيير الأنظمة هو إضافة وظيفة جديدة لتبقى قادرة على المنافسة—لذلك تتضمن تقديرًا واقعيًا لتكاليف الترقية للنظام القديم.

كن شاملاً. تأكد من أنك جمعت كل تقدير تكلفة: للحصول على النظام الجديد، وتطبيق ذلك، وتشغيله بفعالية. وفي كثير من الحالات، ستكون تكاليف تشغيل النظام الجديد أقل من تكاليف النظام القائمة. ضع في اعتبارك أيضًا المزايا المتوقعة عند احتساب عائد الاستثمار في تخطيط موارد المؤسسة الخاص بك، مع التسليم بأن تلك المزايا ستتحقق مع مرور الوقت.

فكر إيجابياً ولكن بواقعية. إذا كانت شركتك تعتمد على المنتج (على سبيل المثال، موزِّع أو مصنِّع)، فقد تتمكن من رؤية تخفيض كبير في المخزون - ولكن قم بواجباتك لفهم النتيجة النموذجية. ضع في اعتبارك أيضًا أن التوفير لن يحدث تلقائيًا، ولا على الفور.

لماذا هذا العمل المفصل كثيرا؟ وغالبًا ما يكون عائد الاستثمار مطلوبًا لأغراض التخطيط المالي. من المهم أيضًا فهم إجمالي تكاليف المشروع وفوائده لتبرير استثماراتك في تخطيط موارد المؤسسة وتقييم أداء النظام مقابل التوقعات بمجرد تنفيذها. يمكن أن تساعدك ورقة عمل حاسبة عائد الاستثمار في تخطيط موارد المؤسسة أدناه في تحديد تكاليفك بدقة - مع تقديم نصائح ونصائح لجعل العملية أكثر سلاسة.

استخدام ورقة العمل هذه

سترشدك هذه الصفحة خلال سلسلة من الجداول المطلوب إكمالها. وستوفر كل خطوة معلومات للمساعدة في ملء تلك الجداول.

وأثناء متابعتك للعملية، يمكنك إنشاء جداول بيانات مخصصة خاصة بك بناءً على هذه الجداول. لقد أنشأنا أيضًا ورقة عمل نموذجية لعائد الاستثمار في تخطيط موارد المؤسسة قابلة للتنزيل لمساعدتك.

هناك ثلاث خطوات رئيسية لاحتساب عائد الاستثمار الخاص بترقية تخطيط موارد المؤسسة:

• احتساب التكاليف
• تقدير الفوائد
• احتساب ROI

1. احتساب تكاليف تخطيط موارد المؤسسة

كيف سيتم نشر نظام ERP الخاص بك؟

تؤثر كيفية نشر نظام تخطيط موارد المؤسسة بشكل كبير على تقديرات التكاليف. هناك عدة خيارات:

• On-premise (في مكان العمل): النشر الموضعي هو الطريقة التقليدية التي يتم بها تطبيق أنظمة ERP القديمة لعقود. يتم شراء الأجهزة والبرامج وتثبيتها على خوادم الشركة الخاصة، ويتم صيانة النظام وترقيته من قبل الشركة.
• السحابة: في النشر السحابي، يعمل النظام عبر الإنترنت مع الأجهزة والبرامج التي عادة ما يملكها ويدعمها مزود جهة خارجية. تشترك الشركات في الخدمة - نموذج ترخيص يشار إليه باسم تخطيط موارد المؤسسة (ERP) للبرامج الخدمية (SaaS).
• مختلط: في هذا النموذج، يمكن دمج عناصر النشر في مكان العمل والسحابة لإنشاء سحابة مختلطة. وهذا يمنح الشركة المرونة النهائية ولكنه يتطلب المزيد من مشاركة موظفي تكنولوجيا المعلومات بشكل ملحوظ.

ما خيارات النشر التي ستقارنها؟

احتساب تكلفة تخطيط موارد المؤسسة لكلا النظامين

تم تصميم هذا القسم من ورقة العمل لاحتساب إجمالي تكلفة الملكية (TCO) لكل من النظام القديم الحالي لتخطيط موارد المؤسسة (ERP) والنظام البديل الجديد. وهناك عادة أربعة مجالات للاستثمار:

• البنية الأساسية
• البرامج
• التطبيق
• تكاليف الموظفين الجارية

بالنسبة لمبررات المشروع الأولية، سيكون من الضروري تقدير هذه التكاليف (قبل الخروج للاقتراحات وعروض الأسعار). قد يتم تضمين العديد أو معظم العناصر المدرجة هنا في عرض أسعار الحزمة ولكنها تتوقع أن تدفع مقابل الخدمات الإضافية والتدريب والأجهزة والبرامج لإكمال المهمة.

ستكون تكاليف النمو والدعم أعلى بكثير إذا كان نظامك الحالي قديمًا، أو لم يكن مدعومًا بشكل جيد من قبل المطور، أو إذا كان "مستوى أدنى"، أي ليس محدثًا مع إصلاحات وإصدارات المطوِّر.

تكاليف البنية الأساسية لتخطيط موارد المؤسسة

بالإضافة إلى التكاليف الأولية، تقدير تكلفة الترقيات والتوسع إلى ما بعد الشراء الأولي. ونظرًا لأن هذا تقدير موجه للوقت - سيتم تكرار جميع التكاليف (وتصعيدها) خلال السنوات الخمس (على الأقل) من دورة الحياة - تضع تكاليف الترقية والتوسع هذه في السنوات المستقبلية حيث من غير المحتمل أن تحتاج إلى ترقية أو توسيع خلال السنة الأولى أو نحو ذلك.

• الأجهزة الأولية: تكلفة شراء أو تأجير أجهزة الكمبيوتر والخوادم والطابعات على سبيل المثال. في جدول المقارنة، يجب أن تكون هذه المصاريف قد تم إنفاقها بالفعل لـ "النظام القديم".
• الترقيات والصيانة المستمرتان: استمرار تكاليف الهياكل الأساسية المذكورة أعلاه. لن تكون هناك تكاليف صيانة بنية أساسية منخفضة أو مع البرامج الخدمية.
• ترخيص برنامج النظام: يتضمن نظام التشغيل، قاعدة البيانات، الأدوات المساعدة، على سبيل المثال.
• تحديث وصيانة برمجيات النظام: التكاليف المستمرة لبرامج النظام المذكورة أعلاه. توقع عدم وجود أي تكاليف أو تكاليف صيانة بنية أساسية منخفضة باستخدام البرامج الخدمية.
• معدات ورسوم الشبكات: الميزانية الأولية لمعدات وخدمات الربط الشبكي.
• أجهزة المستخدم: تكلفة شراء أجهزة الكمبيوتر الشخصي والأجهزة اللوحية والماسحات الضوئية واستبدالها وصيانتها وما إلى ذلك.
• رسوم مرافق البنية الأساسية: التكاليف المحتسبة للمساحة والمرافق، على سبيل المثال، التي يتطلبها النظام.

تكاليف برامج تخطيط موارد المؤسسة - تطبيقات الأعمال والإنتاجية

هنا، سوف ترغب في موازنة تكلفة الترقيات والتوسع بعد الشراء الأولي. قد ترتفع الرسوم السنوية مع مرور الوقت حيث تتم إضافة تطبيقات أو مستخدمين إضافيين، بناءً على استراتيجية التسعير الخاصة بالمورِّد.

• التكلفة الأولية لرسوم الترخيص الدائمة: التكاليف المسبقة خاصة بالنسبة إلى مكان العمل بالإضافة إلى بعض خيارات الترخيص المستضافة والمختلطة. تم إنفاق هذا بالفعل للنظام القديم.
• رسوم سنوية مستمرة للترخيص الدائم: يغطي هذا التحديثات ومستوى ما من الدعم. بالنسبة لنظام تخطيط موارد المؤسسة، فإنه عادة ما يكون 16-20٪ من السعر المدرج بقائمة الأسعار سنويًا. يتم "إعادة شراء" الترخيص كل خمس سنوات بنسبة 20% سنويًا.
• الاشتراك السنوي (البرامج الخدمية): استخدام تكاليف الاشتراك السنوية المسعرة أو المقدرة لتطبيقات السحابة.
• رسوم الصيانة السنوية (SaaS): رسوم الدعم الإضافية التي ستكون مطلوبة على البرامج غير المدرجة في أماكن أخرى. يتم تضمين معظم رسوم صيانة البرامج الخدمية في الاشتراك.

تكاليف تنفيذ تخطيط موارد المؤسسة

بعد ذلك، يتعين عليك تقدير تكاليف تنفيذ كل من النظام الأولي والترقيات المخططة على مدار فترة الخمس سنوات. يمتلك معظم موردي البرامج إصدارًا رئيسيًا واحدًا أو اثنين خلال عام واحد. كل إصدار هو في الواقع تطبيق مصغر. أولاً، يجب على فريق المشروع مراجعة الإصدار لتحديد التأثير الكلي على عملية الأعمال الحالية. ثم يتم تحميل الإصدار واختباره. قبل بدء التشغيل، يجب تدريب المستخدمين بشكل كافٍ على البرامج الجديدة. تتضمن التكاليف المحتملة المطلوب مراعاتها ما يلي:

• فريق مشروع الموظفين: العامل في الوقت المدرج في الميزانية (بما في ذلك الوقت الإضافي) لموظفي تكنولوجيا المعلومات ومستخدميها.
• رسوم الاستشارات: حدد المساعدة الأولية التي قد تحتاجها بما يتجاوز ما سيتضمنه المورِّد.
• تحويل البيانات وإدخالها واختبارها: استخدام الموظفين أو القوالب لإدخال البيانات أو الاختبار أو أي مهام أساسية أخرى تحتاج إلى تغطيتها. (غالبًا ما يكون هذا تحت الميزانية، مما قد يؤدي إلى مشكلات في جودة البيانات.)
• تعليم المستخدم وتدريبه: سوف يتم تضمين بعض التدريب الأولي للمستخدم النهائي من قبل المورد، ولكن للحصول على أقصى استفادة من نظامك مزيد من التعليم موصى به بشدة.

تكاليف الموظفين الحالية في تخطيط موارد المؤسسة

تقدير التكاليف التشغيلية "العادية" للحفاظ على نظام أعمال تخطيط موارد المؤسسة الجديد لديك قيد التشغيل. عند النظر في التكاليف المستمرة (المتكررة)، كن واقعيًا قدر الإمكان ويتضمن توقعًا معقولاً للتصعيد أو التضخم من سنة إلى أخرى. وستكون البنود الرئيسية مزيجا من الوقت والنفقات الداخلية لموظفي تكنولوجيا المعلومات والخبراء اﻻستشاريين مثل:

• تكاليف دعم البنية التحتية: يغطي هذا الوقت المدرج في الميزانية للدعم بما يتجاوز ما تضمنته توصية المورِّد. باستخدام البرامج الخدمية، لن تكون هناك تكاليف لصيانة البنية الأساسية أو تكاليف دنيا.
• النسخ الاحتياطي واستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث: تشمل الممارسات الخارجية أو الداخلية.
• دعم الشبكة والأجهزة: الدعم المقدر المطلوب للشبكة وأجهزة الكمبيوتر الشخصي والأجهزة المتنقلة على سبيل المثال.
• إصلاحات الأخطاء الدورية: وذلك لكي يقوم موظفو تكنولوجيا المعلومات بتطبيق تيار إصلاح الأخطاء.
• عمليات تكامل البرامج: يتوقع أن تحافظ بانتظام مع تحديث منتجات البرامج.
• تخصيصات البرامج: يتم تحديثها أو إعادة تطبيقها في دورات إصدار البرامج.
• دعم الأجهزة المتنقلة للمستخدم: الجهد المطلوب لتطوير التطبيقات ودعمها.

تحديد التكلفة الإجمالية لنظام ERP القديم مقابل نظام ERP الجديد

من الجداول الأربعة أعلاه، قم بنقل الإجمالي لكل منطقة استثمار، بالإضافة إلى الإجماليات الفرعية لتكاليف النظام الجديد، إلى الجدول أدناه. ستتمكن الآن من رؤية إجمالي التوفير أو التكاليف الإضافية للانتقال إلى نظام جديد. توقع مزيج من الإجماليات الفرعية السالبة والموجبة "لفرق الخمس سنوات".

ما يجب فعله بهذه المعلومات

• إذا كان إجمالي "فرق الخمس سنوات" موجبًا، فهذا يعني أنه من الأكثر تكلفة الحفاظ على نظامك القديم ثم استبداله. وهذا المبلغ هو فائدة مباشرة ويجب إضافته إلى الجدول 8: موجز مزايا تخطيط موارد المؤسسة (أدناه).
• إذا كان إجمالي "فرق الخمس سنوات" سالبًا، فهذا يعني أن النظام الجديد سيكون أكثر تكلفة للتطبيق ثم للحفاظ على النظام الحالي الخاص بك. وستغطى الفوائد الإضافية في الفرع التالي.
• سيتم استخدام إجمالي تكاليف الخمس سنوات للنظام الجديد أدناه في احتساب عائد الاستثمار كـ "الاستثمار."

2 - تقدير مزايا تخطيط موارد المؤسسة

إذا كانت تكلفة الخمس سنوات للنظام الجديد أكثر من تكلفة الحفاظ على النظام القديم، عندها ستحتاج إلى فوائد إضافية كافية لتبرير إجراء التغيير—وإلا، فلماذا إجراء التبديل؟

على سبيل المثال، إذا كنت تتوقع مزيدًا من الإيرادات والهوامش الأعلى نتيجة للترقية إلى نظام تخطيط موارد مؤسسة (ERP) جديد - أو إذا كان النظام سيقدم قيمة أكبر ومستوى أعلى من دعم العملاء - فقد تساعدك هذه المزايا في ترشيد الترقية إلى نظام تخطيط موارد مؤسسة (ERP) جديد.

بعض فوائد النظام الجديد هي بطبيعتها أصعب بعض الشيء في الفصل والتكليف بالنظام الجديد ولكنها تستحق الجهد المبذول للقيام بذلك. وفي معظم الحالات، سيكون هناك الكثير من الفوائد المباشرة لأكثر من تبرير تنفيذ النظام الجديد. ولكن توثيق وتقدير الفوائد غير المباشرة سيساعد في تخطيط المشاريع، وتحديد الأولويات، وقياس نتائج تنفيذ تخطيط موارد المؤسسة على المنظمة. حتى إذا لم تتمكن من تعيين قيمة نقدية إلى هذه المزايا، فتابع وقم بإدراجها في ورقة عمل عائد الاستثمار وخطة المشروع.

أمثلة على مزايا ERP

بالنسبة لورقة العمل هذه، تم تنظيم عينة من مزايا تخطيط موارد المؤسسة في خمسة مجالات للتحسين:

• إنتاجية الأشخاص
• اتخاذ القرارات
• الشؤون المالية والمحاسبية
• العمليات
• تكنولوجيا الأعمال

والقوائم أدناه هي عينات من الفوائد. سيكون هناك المزيد الذي ستكشفه أنت وفريقك عند مراجعة قصص نجاح العملاء وتقارير المحللين ومتطلبات الأعمال وخيارات البرامج والتكنولوجيا الجديدة. قم بإدراج المزايا المحتملة والحصول على التقديرات الأولية لتحسينات العمليات وقيمتها المالية.

إنتاجية الأشخاص

• دعم الأجهزة المتنقلة للسماح بالعمل في أي مكان بأي وقت.
• تحسين الكفاءة والدقة في إدخال البيانات بسبب الإجراءات المتعثرة وبطء استجابة النظام المرتبطة بأنظمة تخطيط موارد المؤسسة القديمة التي ليست "سهلة الاستخدام".
• تقليل الوقت المستغرق في الإنتاجية باستخدام واجهة مستخدم حديثة مستندة إلى الدور تقلل من وقت التدريب المطلوب للمستخدمين لبدء التشغيل.
• المساعدة في إنشاء بيئة مُدارة ومُراقبة لتقليل التباين باستخدام العمليات القياسية.

اتخاذ القرارات

• دمج الأنظمة للحد من عدم الدقة في البيانات والتخلص من البيانات المتكررة.
• إضفاء الطابع المركزي على المعلومات (مصدر واحد للحقيقة) وإدارتها لجعل الاتصالات داخل المؤسسة أكثر فعالية والمساعدة في تجنب سوء الفهم والارتباك.
• الوصول إلى البيانات الضخمة باستخدام أدوات تحليلية حديثة لتوفير رؤى لاتخاذ قرارات أفضل.
• توفير أدوات سهلة الاستخدام مثل التنبيهات ولوحات المعلومات للسماح باستعلامات الخدمة الذاتية السريعة والدقيقة.

الشؤون المالية والمحاسبية

• تبسيط العمليات المالية والمحاسبية على مستوى الشركة.
• تسريع عمليات الإقفال الشهرية وتحسين دقة إعداد التقارير المالية.
• تحسين المقبوضات من خلال تقليل أيام مدة تحصيل مستحقات المبيعات (DSO).
• تقليل ضغط عمليات التدقيق لأن البيانات منظمة ومتوفرة بسهولة، بالإضافة إلى دقتها واكتمالها.
• تسهيل الالتزام بالقواعد التنظيمية.

العمليات

• تحسين عمليات الأعمال على مستوى الشركة وتحديث العمليات القديمة.
• دمج التجارة الإلكترونية في إدارة العملاء والأوامر.
• تقليل تكاليف العمالة التشغيلية من خلال أنظمة تخطيط أفضل.
• زيادة رضا العميل عن المنتج الثابت أو تاريخ التسليم في وقت عرض الأسعار.
• المساعدة في الشراء تصبح استباقية ومضبوطة وليست فوضوية وتعتمد على التسريع.
• تقليل المخزون دون زيادة حالات النقص أو الطلبيات المتأخرة أو خيبة أمل العملاء من خلال تحسين تخطيط المخزون ومراقبته.

تكنولوجيا الأعمال

• استبدال البنية الأساسية القديمة التي تعيد الأعمال.
• تحسين التفاعل بين أنظمة أعمال القسم المختلفة.
• دمج التطبيقات القديمة المستقلة وتقليل استخدام جداول بيانات Excel والحلول اليدوية.
• الوصول إلى تكنولوجيا جديدة مثل الذكاء الاصطناعي (AI) وتدريب الآلة وإنترنت الأشياء (IoT).
• توفير مسار للتوسع مع الأنظمة الحديثة المصممة للنمو مع نمو الأعمال.
• فرض أمان البيانات باستخدام عناصر التحكم والأنظمة المحدَّثة.
• التخفيف من مسألة إيجاد الدعم للنظم القديمة التي لم يعد البائع يدعمها.

توثيق تحسينات تخطيط موارد المؤسسة

ورقة العمل أدناه هي جدول بيانات نموذجي لتوثيق ملاحظاتك وتقديراتك لتحسينات العمليات وقيمتها المالية. تذكر ملء كل عمود في جدول البيانات الخاص بك.

• قم بإنشاء ورقة عمل لكل منطقة من مناطق التحسين الخمسة المذكورة أعلاه.
• قم بتسجيل العمليات تحت كل عملية سيتم تحسينها.
• تقدير المبالغ السنوية المباشرة وغير المباشرة.
• قم باحتساب إجمالي القيمة لخمس سنوات.
• حدد المنفعة، حتى في حالة عدم إمكانية تحديد المبلغ بالدولار.

تحديد الفوائد المباشرة وغير المباشرة لكل قسم في مؤسستك. وفيما يلي مثال على المزايا في مجال التمويل والمحاسبة. ستحتاج إلى جدول مثل هذا لكل قسم في منظمتك.

تلخيص كافة مزايا ERP

وبمجرد النظر في جميع مجالات التحسين، يضاف مجموع المجموع الخمسي من كل إدارة لتحديد إجمالي الفائدة.

أيضًا، إذا وجدت أن "إجمالي فرق الخمس سنوات" من الجدول 6: ملخص التكلفة في كان موجبًا، فمن الواضح أنه سيكون أكثر تكلفة للحفاظ على نظامك القديم ثم استبداله. مبلغ التوفير هو مبلغ فائدة مباشر وينبغي إضافته إلى الجدول أدناه في السطر 6. إذا كان هذا الرقم سالبًا (تكاليف النظام الجديد أكثر من الموجودة)، فقم بوضع صفر (0) في السطر 6.

3. احتساب عائد الاستثمار في تخطيط موارد المؤسسة

لن تحتاج إلى جدول بيانات لهذه المرحلة.

في هذه المرحلة، يجب أن يكون لديك جميع المعلومات التي تحتاجها لاحتساب عائد الاستثمار في تخطيط موارد المؤسسة الخاص بك باستخدام هذه المعادلة:

عائد الاستثمار = (المنافع – الاستثمار)/الاستثمار

ستجد المعلومات هنا:

• "الاستثمار" هو "إجمالي تكاليف الخمس سنوات للنظام الجديد"، وهو الإجمالي من الجدول 6: ملخص تكاليف تخطيط موارد المؤسسة
• "المزايا" هي "إجمالي مزايا تخطيط موارد المؤسسة للمشروع" من الجدول 8: ملخص مزايا تخطيط موارد المؤسسة

في معظم الحالات ستكون الفائدة أكبر من الاستثمار وستنتهي إلى نسبة أكبر من 1.

على سبيل المثال، إذا كانت الفائدة لمدة خمس سنوات هي 2،000،000 دولار أمريكي والاستثمار لمدة خمس سنوات هو 575،000 $، فإن النسبة ستكون (2،000،000 $ - 575،000 $ / 575،000 $ = 2.479 والتي يتم تقريبها إلى 2.5.

قم بضرب هذه النسبة في 100 للحصول على النسبة المئوية لعائد الاستثمار الناتج عن ترقية نظام تخطيط موارد المؤسسة الخاص بك. في مثالنا، تمثل النسبة 2.5 عائد استثمار بنسبة 250%.

الخطوة التالية

إذا كانت الفوائد وعائد الاستثمار سليمين، فإن الخطوة التالية هي توسيع الجهد المبذول لمطابقة عملية إعداد الميزانية والتخطيط لشركتك. نظرًا لأن البرنامج يؤثر على كلٍ من ميزانيات التشغيل ورأس المال، فقد تحتاج إلى إشراك مزيد من أصحاب المصلحة.

• التواصل مع المسؤولين التنفيذيين الرعاة وأعضاء الفريق الذين قاموا بإنشاء التقديرات.
• توفير دعم المبيعات والتكاليف والوثائق الأخرى.
• إنشاء توقعات تكاليف ومبيعات محددة حسب السنة.
• تحضير بيانات التحليل المالي لإجمالي تكلفة الملكية (TCO) وفترة السداد وعمليات الاحتساب الأخرى.