عملية تحديد ERP

هناك حرفيًا مئات أنظمة تخطيط موارد المؤسسة للاختيار منها، مع مجموعة واسعة من الإمكانات، نقاط القوة، نقاط الضعف، قابلية التطبيق، والسعر. في حين أن اختيار الأنظمة قد يبدو مرهقًا، فإن عملية المقارنة المنهجية لنظام تخطيط موارد المؤسسة يمكن أن تؤدي بفريقك إلى اتخاذ قرار جيد في فترة زمنية معقولة.

يمكن للمنهجية المختبرة زمنيًا الموضحة هنا مساعدتك بصفر في الحل الذي يلبي على أفضل وجه الاحتياجات الخاصة بشركتك. قد تكون هذه المنهجية سليمة - ولكن الشركات التي تقوم بعملية اختيار البائعين في تخطيط موارد المؤسسة دون اتباع هذه الخطوات المنطقية غالبًا ما تواجه تأخيرات وتكاليف إضافية وتخصيص غير ضروري. ومن ناحية أخرى، فإن الشركات التي تطبق أفضل ممارسات تقييم تخطيط موارد المؤسسة عادة ما يكون لديها عمليات اختيار أكثر سلاسة وعمليات تنفيذ لاحقة. ونتيجة لذلك، يمكنهم الاستمتاع بفوائد نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الحديث في وقت أبكر والتنافس بشكل أكثر فعالية في عالم رقمي.

أسلوب من خمس خطوات لتقييم أنظمة تخطيط موارد المؤسسة

وبمجرد أن تقرر الشركة استبدال نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) القديم، ستحتاج إلى تجميع فريق مشروع لدفع عملية مقارنة برامج تخطيط موارد المؤسسة وتحديدها وتطبيقها. يبدأ الفريق عمله بوضع خطة أولية - وهي في الحقيقة أكثر من استراتيجية عامة في هذه المرحلة.

يمكن توضيح عملية تحديد مورِّد تخطيط موارد المؤسسة في هذه الخطوات الخمس:

1. تعريف متطلبات ERP
2. طلب الاقتراحات (RFP)
3. أول تقييم مقطوع
4. مقارنة ERP والتقييم التفصيلي
5. القرار النهائي: تحديد ERP والعقد

1 - تعريف متطلبات تخطيط موارد المؤسسة

ستحتاج إلى إخبار مزوِّدي ERP المحتملين لديك بمنظمتك واحتياجاتها حتى يتمكنوا من تكوين الحل المناسب وحزمته وتسعيره بشكل صحيح. ابدأ بتحديد الموارد الأساسية عبر الإنترنت، مثل العروض التوضيحية للمنتجات والمدونات، التي تروي قصة شركتك.

قم بوصف أعمالك وعملياتها بطريقة عامة بدلاً من إنشاء قوائم طويلة للمتطلبات والعمليات المحددة. أخبر المزوِّدين المحتملين عن حجم أعمالك وحجم نشاطك ومعاملاتك وتعقيد العمليات المختلفة وأي ميزات أو عوامل فريدة. التركيز على العمليات والمتطلبات التي تمنح شركتك ميزتها التنافسية. تلك هي الأشياء التي ستميز الأنظمة المرتقبة عن بعضها البعض وأين ستنظر عن كثب إلى مدى إمكانية تكوين كل نظام لدعم تلك العمليات والوظائف الفريدة.

حدد الأشياء التي تريدها بشأن نظامك الحالي—وستريد أن يعالجها نظامك الجديد على الأقل. تضمين الأشياء التي لا يقوم بها نظامك الحالي (أو الذي لا يفعله بشكل جيد). الإشارة إلى أي تطبيقات أو وظائف أو تعديلات مخصصة يجب معالجتها بواسطة وظيفة قياسية أو خياطة بسيطة (وليس تعديل) في النظام الجديد. بمعنى آخر، التركيز على الأشياء التي تنفرد بها أعمالك وتفترض أن الأمور الروتينية ستهتم بنفسها. (ستتحقق من هذا الافتراض في المظاهرات والتقييمات النهائية القريبة من نقطة اتخاذ القرار).

تلميحات أساسية لتحديد متطلبات تخطيط موارد المؤسسة لديك

استخدم قوائم فحص متطلبات تخطيط موارد المؤسسة بحذر. في حين أن قوائم الفحص كانت منذ فترة طويلة أداة صناعة قياسية، فإنها غالبا ما تفشل في تسليط الضوء على الاختلافات ذات المغزى بين الحلول. العديد من العناصر الموجودة في هذه القوائم هي السمات الأساسية التي يقدمها كل نظام تقريبًا، مما دفع معظم البائعين إلى التحقق ببساطة من "نعم"، حتى عندما تختلف القدرات على نطاق واسع. بدلاً من الاعتماد على قوائم الفحص العامة، قم بتخصيصها لتعكس الاحتياجات الفريدة لأعمالك. يمكن أن تساعدك قوائم الفحص المخصصة على مقارنة المورِّدين بشكل أكثر فعالية والتركيز على ما يهم مؤسستك حقًا.

احصل على الأشخاص المناسبين في فريق المشروع الخاص بك. تحديد المتطلبات هو العمل الشاق. وهي تحتاج إلى أعضاء الفريق المكرّسين للمؤسسة، ويعرفون الشركة جيداً، ويتاح لهم الوقت لتكريس المشروع. تجنب إغراء تعبئة الفريق بأشخاص متحمسين ولكن عديمي الخبرة.

تأكد من أن RFP الخاص بك يتضمن هذه المعلومات:

• وصف أعمالك وعملياتها
• ما الذي يفعله نظامك الحالي بشكل جيد
• ما لا يفعله كما تريد
• ماذا تريد أن يقوم به النظام الجديد أيضًا (مصنَّف حسب الأهمية)

2- طلب مقترحات تخطيط موارد المؤسسة

تتضمن الخطوة التالية إصدار دعوات للرد على مجموعة مختارة من المورِّدين. سيختلف عدد الدعوات التي يجب أن ترسلها، ولكن تذكر أنك ستحتاج إلى إجراء مراجعة تفصيلية لكل دعوة تقوم بتوزيعها. وقد أظهرت التجربة أنه كلما قل عدد مقدمي الخدمات المحتملين وكلما كانت المعلومات التي يقدمونها أكثر تفصيلاً، كانت الاستجابات أفضل. من الأفضل تحديد اثني عشر (أو أقل) من أفضل المرشحين لقائمتك القصيرة.

واستجابة لذلك، يجب على مورِّدي تخطيط موارد المؤسسة اقتراح نظام يوفر الوظائف والميزات اللازمة لاستيفاء المتطلبات التي حددتها. كما ستحتوي المقترحات على معلومات عن شركاتها ومنتجاتها وخبرتها في مجال الأعمال والموارد التي ستلتزم بتنفيذها وغيرها من المعلومات التي تهدف إلى كسب ثقتك (وبالتالي أعمالك).

فكيف تحدد عشرات المرشحين (أو أقل) لتركيز جهود اختياركم عليهم؟ كيف تقوم بنقل القائمة من مئات موردي ERP إلى عدد قليل فقط؟ ابدأ بمنشورات الصناعة التي تعرض "قصص نجاح تخطيط موارد المؤسسة (ERP)". (لاحظ أن هذه المنشورات ربما لن تخبرك عن الصعوبات أو حالات الفشل، لذا ضع هذه المعلومات في الاعتبار). استخدم جهات الاتصال في المجال لديك - الجمعيات ومجموعات الأعمال، على سبيل المثال - لتحديد المهنيين الآخرين الذين قد يكون لديهم تجربة حديثة في تحديد تخطيط موارد المؤسسة وتنفيذه.

هناك أيضا العديد من الدلائل على الإنترنت، وأدوات الاختيار، وخدمات تحديد النظام التي يمكن أن تساعدك في تحديد البرامج التي لديها الوظائف التي تحتاجها و/أو لديها خبرة في مجال صناعتك.

للحصول على مشورة مخصصة، يمكنك التعاقد مع الفرع الاستشاري لشركة حسابك أو العثور على مورد استشاري مستقل في منطقتك المحلية و/أو في مجال عملك. تأكد من التحقق من خلفيتها وانتماءاتها للتأكد من أنها مستقلة حقًا ولا ترتبط بمزوِّد واحد أو أكثر من مزوِّدي تخطيط موارد المؤسسة (ERP).

يمكنك اختيار تضمين مورِّدين معينين لنظام تخطيط موارد المؤسسة ذوي أهمية لأسباب أخرى. ربما يستخدم عميل واحد أو أكثر من عملائك الأكبر والأكثر أهمية نظام تخطيط موارد مؤسسة (ERP) وشجعك على استخدام نفس النظام. أو ربما تكون شركتك جزءًا من مجموعة صناعات أو مؤسسة أكبر قامت "بتوحيد" نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الأساسي المحدد. احصل على اقتراح من المزود الموصى به وقم بإعطاء جميع الاقتراحات تقييمًا عادلاً وغير متحيز عند اتخاذ قرارك.

تلميحات أساسية لطلب مقترحات تخطيط موارد المؤسسة الخاص بك

التأكد من أن جميع أصحاب المصلحة يحددون متطلباتهم. يجب أن يتضمن RFP الخاص بك مدخلات من جميع أصحاب المصلحة، وإلا فإنك تخاطر باختيار نظام تخطيط موارد المؤسسة الذي يخدم فقط بعض وظائف الأعمال الخاصة بك، مما يتطلب من المناطق الأخرى الاستثمار في الأنظمة المستقلة. تقييم الأنظمة التي تعمل للأعمال بأكملها واستخدام جدول التطبيق لتسليم الوحدات النمطية للأفضلية أولاً.

انتبه إلى تصنيف المتطلبات. في كثير من الأحيان، يتم تقسيم RFP إلى مناطق وظيفية مع أقسام لكل إدارة لإكمالها. وعادة ما تقوم كل منطقة - سواء كانت موارد بشرية أو عمليات - بوظيفة تصنيف وظيفية رائعة لوحدة أعمالها ولكن قد لا تتوافق أولوياتها مع أهداف العمل الشاملة. الأمر متروك لفريق تقييم مشروعك لتعديل الأولويات من منظور أوسع نطاقًا. أي المتطلبات حيوية أو مهمة أو ببساطة لطيفة الحصول عليها؟

تحقق من توفر الميزة الفعلية. تمتلك شركات البرمجيات أقسام تسويق رائعة؛ فبعضها يبيع منتجات لم يتم تطويرها واختبارها بالكامل. إجراء البحث حول الميزات "القادمة في إصدار مستقبلي" مقابل تلك التي تستخدمها المراجع اليوم. لا بأس تمامًا من النظر في الميزات في التطوير - ولكن لا تراهن مشروعك على الميزات القادمة إذا كانت أساسية لمشروع ناجح.

تقييم العمليات الخاصة بك. تعتبر العمليات المدمجة في برامج تخطيط موارد المؤسسة (ERP) المحزَّمة "أفضل الممارسات". سيخبرك مستشارو ومنفذو تخطيط موارد المؤسسة ذوو الخبرة أنه من الأفضل دائمًا تقريبًا تغيير الإجراء ليناسب البرنامج (التعرف على جانب "أفضل الممارسات") بدلاً من تغيير البرنامج ليناسب الإجراء الموجود. ومع ذلك، فإن هذا القرار هو القرار الذي ستتخذونه. ولكن تذكر أن العمليات الجديدة يمكنها دفع التحسينات والفوائد التي تحصل عليها من نظام جديد. تذكر أيضًا أن جميع برامج تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الحديثة مصممة، لذلك لديك مرونة كبيرة لتغيير تخطيطات الشاشة وتدفقها، والإجراءات، وخصائص البيانات ومعالجتها، وأكثر من ذلك—دون تعديل الكود.

ضع في اعتبارك عائد استثمار تخطيط موارد المؤسسة. وتتطلب معظم الشركات تحليل عائد الاستثمار من نظام تخطيط موارد المؤسسة (ROI) كشرط أساسي لمنح الإذن بتمويل أي مشروع رئيسي. وكما يوحي الاسم، فإن هذا تجميع للتكاليف المتعلقة بشراء وتنفيذ النظام الجديد بالإضافة إلى فروق تكلفة التشغيل مقارنة مع تكاليف النظام القائم. كما يراعي عائد الاستثمار المزايا بالإضافة إلى التوفير المباشر في التكاليف، بما في ذلك تحسين الأداء وتحسين خدمة العملاء وإنتاجية مكان العمل.

3 - التقييم الأول لتخطيط موارد المؤسسة

ويجري التقييم على مرحلتين. في هذه المرحلة الأولى، يتم تقييم جميع الاقتراحات لمعرفة مدى ملاءمتها لبيئتك ومتطلباتك على النحو الموضح في طلب الاقتراح (RFP) الخاص بك. (لا تتضمن هذه المرحلة مقارنة البائعين - حيث تقع هذه الخطوة في المرحلة الثانية من التقييم).

الهدف في هذه المرحلة هو القضاء على تلك التي لا تفي بمعاييرك وترتيب تلك التي يبدو أنها تناسب الفاتورة. والنتيجة هي قائمة قصيرة بأفضل المقترحات. وسيخضع هؤلاء، وهؤلاء وحدهم، لتقييم مفصل يفضي إلى الاختيار النهائي.

إذا كان لديك العديد من الاستجابات للمراجعة، ستميل التفاصيل إلى الضبابية، مما يجعل من الصعب تذكر أي استجابات RFP قوية بشكل خاص (أو ضعيفة) وفي أي المناطق. ويمكن أن يساعدك مقياس التقييم الرقمي على إبقائه كله ثابتًا وتوثيق عملية قرارك.

فيما يلي بعض النصائح الإضافية لمساعدتك أثناء خطوة الوثائق هذه:

• إعداد نموذج أو جدول بيانات مرتب بحيث يمكن للمراجعين تقييم كل اقتراح وفقًا للمعايير الرئيسية التي حددتها في طلب الاقتراح الخاص بك. جعل كل مراجع يقوم بتعيين درجة رقمية (يمكن أن يكون المقياس من واحد إلى عشرة أو من واحد إلى خمسة أو من واحد إلى ثلاثة أو أي مستوى مستوى تفصيل تراه مناسبًا) لكل معيار تقييم. يمكنك الحصول على أكبر عدد تريده من المراجعين أو القليل منهم.
• اترك مساحة للملاحظات وأي أسئلة حول الرد للمتابعة. قد ترغب في طلب توضيح في هذه المرحلة أو الانتظار حتى التقييم التفصيلي للاقتراحات المدرجة في القائمة المختصرة. قم بتعيين ترجيح لكل معيار على أساس مدى أهمية الوظيفة أو العملية لأعمالك.
• قم بضرب مجموع النقاط المحدد من كل مراجع في الأهمية لكل معيار وحساب إجمالي مجموع النقاط لكل مورِّد. في معظم الأحيان، سيكون هناك العديد من الذين يرتبون بالقرب من أعلى المقياس، ومجموعة من الاستجابات أكثر من ذلك بعض الشيء في التصنيفات، وعدد قليل من الذين لا يصنعون القطع. يجب أن يكون لديك الآن قائمة المرشحين النهائيين القصيرة الخاصة بك - بشكل مثالي من ثلاثة إلى خمسة مرشحين - للتقييم النهائي.
• أودز جيدة أنك ستتمكن من تحديد أفضل المرشحين، ولكن إذا لم يكن ذلك واضحا، ارجع إلى التقييمات الفردية ونناقش مع الفريق.

تلميحات أساسية لتقييماتك الأولية لتخطيط موارد المؤسسة

تعامل مع كل مزود محتمل بالتساوي. لا تقبل أي عروض توضيحية مباشرة أو اجتماعات شخصية خاصة أو زيارات في الموقع، إلا إذا كنت على استعداد لتقديم نفس الوصول لجميع البائعين - فمن المهم الحفاظ على مجال لعب المستوى. إحدى التقنيات الشائعة هي استضافة "مؤتمر مقدمي العطاءات" في منشأتك لإظهار جميع المزودين المحتملين المحيطين بهم والإجابة على أسئلتهم (أمام الجميع).

تذكر أن الاقتراح هو مستند مبيعات. ستحتوي الاستجابات على المعلومات التي طلبتها والمزيد. افترض أن كل مطالبة صادقة؛ يمكنك التحقق من معظم المطالبات، إن لم يكن كلها، أثناء عملية التقييم. ولكن افهموا أن كتّاب الاقتراحات سيردون على أسئلتك بطريقة تضع منتجاتهم في الضوء الأنسب.

ابحث عن القيم الشاذة. اهتم اهتمامًا خاصًا بأي معايير تظهر فيها التصنيفات اختلافًا واسعًا. إذا قيّم أحد المراجعين اقتراحًا مرتفعًا جدًا لمعيار واحد وقام مراجع آخر بتصنيفه منخفضًا جدًا، فإنه يستحق المناقشة. سؤال كلا المراجعين بطريقة بناءة لا تهدد لمعرفة ما يفكر فيه كل منهما. ومن المحتمل أن أحدهما أو كليهما لاحظا شيئا افتقده المراجعون الآخرون أو لم يعتبروه مهما. ونتيجة لهذه المناقشات، قد ترغب في تعديل التقييمات لمعيار محدد - وهذا يمكن أن يغير التصنيفات العامة.

4. مقارنة ERP والتقييم التفصيلي

بمجرد تحديد ثلاثة إلى خمسة مرشحين نهائيين، يحين الوقت للوصول إلى العمل للتحقق من مطالباتهم والتحقق من صحة المراجع.

كيفية بدء تقييمات تخطيط موارد المؤسسة (ERP) لديك

تواصل مع كل مزود من المزودين المحتملين وأعطيهم الخبر السار: صنعوا القائمة القصيرة! (لا بأس من إخبارهم بعدد المرشحين النهائيين الآخرين الموجودين بل وإعلامهم بالشركات التي يتنافسون ضدها، إذا كنت مرتاحًا للقيام بذلك).

• وفي بعض الحالات، قد تطلب منهم أيضًا تنقيح اقتراحاتهم.
• تحدث مع (أو قم بزيارة) المستخدمين الحاليين للنظام، ويفضل أن يكون ذلك في صناعتك (أو في سوق مشابه) وبالقرب من حجم شركتك.
• المراجع الآمنة إذا لم يقم المورِّدون بتوفيرها بالفعل. (قد يتردد البائعون في تقديم المراجع بسبب المخاوف التنافسية. لكن عليك أن تصر. قم بتأكيد أنك ستوقع على اتفاقيات عدم الإفصاح وتلتزم بها).

كيفية إدارة العروض التوضيحية لنظام تخطيط موارد المؤسسة

هذا أيضًا هو الوقت المناسب لدعوة المرشحين المدرجين بالقائمة المختصرة لإجراء عروض توضيحية تفصيلية لأنظمتهم - ولكن يجب عليك التحكم في هذه العروض التوضيحية.

• قدم لكل مرشح نصًا نصيًا أو قائمة بالوظائف التي تريد رؤيتها قبل العرض التوضيحي المحدد بوقت كافٍ. يجب أن يحصل جميع المزوِّدين المحتملين على القائمة نفسها.
• السماح لهم بعرض أي ميزات خاصة يرغبون في تمييزها فقط بعد أن تعرض لك الميزات والعمليات الموضحة في RFP.
• تأكد من أن برنامجك النصي أو قائمتك تتضمن المتطلبات الفريدة المحددة في الخطوة الأولى. تتعامل أنظمة تخطيط موارد المؤسسة مع العمليات العادية بنفس الطريقة؛ فالاستثناءات من العمليات العادية هي التي تمثل التحدي. (على سبيل المثال، القدرة على إدخال أوامر للأصناف غير الموجودة في المخزون؛ أو متطلب بيع مجموعات أو أصناف في حزم أو مجموعات أو مجموعات؛ أو دعم عملية مطابقة فاتورة فريدة).
• أثناء العرض التوضيحي، ستريد معرفة كيفية إعداد البرنامج وتصميمه لدعم عملياتك وإجراءاتك الفريدة. ومع ذلك، تظل منفتحًا إلى الحد الذي قد تكتشف فيه بعض أفضل الممارسات في تلك الوظائف القياسية التي من شأنها تحسين العمليات والنتائج في شركتك.
• من الناحية المثالية، سيتمكن المستعرض من إظهار وظيفة النظام باستخدام بياناتك الخاصة. هذا ليس ممكنا دائما ولكن عندما يكون، سوف يعطيك دليلا أفضل بكثير على كيفية عمل النظام في بيئتك.

تلميحات أساسية لتقييم ERP التفصيلي

لا تحزمهم المظاهرات. عادة ما يكون المهنيون الذين يظهرون البرمجيات من ذوي الخبرة الكبيرة ولديهم شخصيات كبيرة. هدفهم هو الفوز بك على وبيع برامجهم. لا تشتت الانتباه من قبل الشخص أو درجة المبيعات مهما كانت مسلية. التركيز على كيفية تلبية عمليات الأعمال لاحتياجاتك.

تحقيق أقصى استفادة من الزيارات المرجعية للموقع. حدد بعناية من تخطط لزيارته. قم بإجراء مكالمة قصيرة لمضيفك للتأكد من أنهم نفذوا البرنامج وأحرزوا الفوائد الموعودة. اتفقوا على ما سيطلعون عليك وعلى الشعب الذي ستلتقي به خلال الزيارة. بمجرد الدخول إلى الموقع، حكم بعناية على ما إذا كان نجاحهم قابلاً للتكرار في بيئتك. وكذلك طرح الأسئلة الصعبة: “ما هي أكبر مفاجآتك؟” و"إذا كان عليك أن تفعلها مرة أخرى، فماذا ستفعل بشكل مختلف؟"

متابعة طرح الأسئلة. قم بتشجيع فريق التحديد الخاص بك لطرح الأسئلة، إذا كان لتوضيح الإجابات فقط. افعل ذلك في استعراض RFP وكذلك خلال المظاهرات؛ وهذا سيقلل بشكل كبير من فرصة المفاجآت في المستقبل. والآن حان الوقت لاكتشاف أي إجابات لا تحبها - قبل بدء المفاوضات. كذلك، ضع في اعتبارك أنك تحصل على إجاباتك مجانا في هذه المرحلة، فتعلم قدر الإمكان. بمجرد البدء في تنفيذ المنتج، قد تضطر إلى انتظار الدعم أو حتى دفع أجوبة على أسئلتك.

5. اختيار تخطيط موارد المؤسسة والعقد

عند إكمال التقييمات التفصيلية، من المرجح أن تجد أن لديك موردين أو ثلاثة ممن يستوفون معاييرك. حدد الذي تعتقد أنه يلبي احتياجاتك الحالية والمستقبلية بشكل أفضل - ولكن لا ترفض الآخرين. بدلا من ذلك، اعلموا أنها مناسبة ولكن ليست خيارك الأول؛ وهذا يترك الباب مفتوحا في حال لم تفلح مفاوضاتك مع المرشح الأعلى كما هو مخطط له.

الآن، يمكنك بدء التفاوض على تفاصيل العقد مع أعلى مرشح. معظم الشركات تعرف كيف أن هذه الخطوة "من المفترض أن تعمل." ولكن مثل كل خطوة أخرى في عملية تقييم واختيار تخطيط موارد المؤسسة، قد تواجه بعض المفاجآت هنا.

السلطة إلى جانبكم في المفاوضات. ومع ذلك، من الأفضل اعتبار المزوِّد شريكًا في نجاح شركتك في المستقبل، وليس خصمًا في المفاوضات. السعي لعقد صفقة عادلة تعطي كلا الطرفين حوافز للحصول على النظام في الموقع بكفاءة والتشغيل بفعالية.

ينبغي مناقشة وتوثيق كل جانب من جوانب تنفيذ النظام والدعم المستمر - تفصيل السعر، المسؤول، وفي بعض الحالات، الوقت المطلوب. هناك العديد من جوانب العقد، بما في ذلك (على سبيل المثال لا الحصر):

• الشراء الأولي للأجهزة والبرامج أو استئجارها أو ترخيصها
• تطبيق الأجهزة والبرامج (تحديد ما هو "التنفيذ")
• تكلفة وتوقيت طيار قاعة الاجتماعات (قبل أو بعد دفع البرامج)
• تكاليف التدريب الأولية والمستمرة
• دعم الصيانة المستمر للأجهزة والبرامج (وعلى أي مستوى)
• تحويل البيانات وتكاملها مع الأنظمة الأخرى
• التواصل والأمن
• التخصيصات (أولية والإصدارات المستقبلية)

نصائح أساسية لتحديد برنامج ERP النهائي

لا تعلن اختيارك النهائي قبل المفاوضات. وفي نهاية مرحلة التقييم التفصيلية، قد يرغب الفريق في إعلان "فائز". ومع ذلك، فإن إبلاغ المرشح الرائد بأنهم "المرشح المختار" ليس في مصلحة الشركة. ليس غريباً أن تكون هناك مفاجآت في عملية التفاوض وقد تحتاج إلى إعادة النظر في اختيارك.

تخطيط على المدى الطويل. وفي إطار الدفع نحو البدء، تأكد من مراجعة التكاليف طويلة الأمد بعناية حتى تكون تقديراتك صحيحة ولا تخطف أرقام عائد استثمار تخطيط موارد المؤسسة. بعض المزودين يقدمون المزيد من الخدمات المجانية لفترة أطول والبعض قد يستعين بدعم طويل الأجل لشركة الدفع عن طريق الدعم. بعض مزودي الخدمة لديهم حد أقصى للمقدار الذي سيزيد من أسعار الصيانة السنوية أو الاشتراك، والعديد منهم لا يفعلون ذلك. يبيع آخرون اشتراكًا منخفضًا في البرامج الخدمية (SaaS) وبعد بضع سنوات تبدأ في رفعه بشكل كبير. ويقدم بعض مقدمي الخدمات تحديثا سنويا ولكن لا يوجد دعم كبير في عملية التحديث. اطرح الأسئلة واحصل على الإجابات خطيًا للتأكد من فهمك الكامل لتكاليفك طويلة الأمد.

يأخذ الأمر قرية (أو على الأقل، فريق)

وأهم عامل في نجاح عملية تقييم نظام تخطيط موارد المؤسسة هو فريق المشروع. وينبغي إنشاء هذا الفريق في وقت مبكر جدا، وينبغي أن يكون القوة الدافعة في تطوير وتوزيع وتقييم برنامج تقديم العروض واختيار نظام تخطيط موارد المؤسسة الجديد.

في تجربتنا، عندما تكون الفرق في خضم التحقيق والتقييم التفصيليين، غالبا ما تؤخذ الاختصارات. ولكن إذا اتبع فريق مشروعك هذه الخطوات الخمس واهتم بالدروس المستفادة، فسيتمكن الفريق من إيجاد الحل الأمثل لتلبية متطلبات شركتك، الآن وللمستقبل.

قراءة المزيد في هذه السلسلة