Cos'è un sistema HRMS?

Definizione di sistema di gestione delle risorse umane (HRMS)

HRMS sta per Human Resources Management System, ossia sistema di gestione delle risorse umane, ed è spesso indicato come software per la gestione del capitale umano (HCM). Le aziende si avvalgono dell'HRMS per gestire e automatizzare i processi di core HR, quali l'archiviazione dei dati dei dipendenti, l'amministrazione dei benefit, gli orari e le presenze, nonché il calcolo delle retribuzioni. L'HRMS fornisce inoltre funzionalità di gestione dei talenti quali selezione del personale, onboarding, gestione delle performance, pianificazione degli obiettivi, apprendimento e formazione, retribuzione e pianificazione delle successioni.

Un moderno sistema di gestione delle risorse umane con funzionalità AI consente la sostituzione dei tradizionali processi cartacei e basati sui fogli di calcolo ad alta intensità di lavoro manuale. In questo modo, i membri del team HR sono in grado di ridurre l'errore umano e possono concentrarsi su attività di valore superiore e maggiormente gratificanti.

Storia dei sistemi di gestione delle risorse umane

Negli anni '70, le aziende più grandi avviarono la digitalizzazione dei processi amministrativi di base e a uso intensivo di dati - in particolare il calcolo delle retribuzioni e la contabilità - per migliorare l'efficienza e ridurre gli errori. Questi primi sistemi di gestione delle risorse umane si limitavano per lo più alla tenuta di registri. Negli anni '90, i progressi compiuti nel computing aziendale e la diffusione di Internet hanno permesso alle organizzazioni di automatizzare un insieme più ampio di funzioni di core HR, tra cui le anagrafiche dei dipendenti, l'amministrazione dei benefit e le procedure di selezione del personale, gettando le basi per sistemi di Risorse Umane più integrati.

Oggi, con la crescita del cloud computing e l'utilizzo dell'AI nella gestione delle risorse umane, i sistemi HR si sono evoluti, andando oltre la gestione delle transazioni per supportare attivamente le decisioni riguardanti il personale e l'organizzazione.

Un sistema HRMS evoluto unifica i dati di forza lavoro e competenze in un unico sistema, permettendo di ottenere insight in tempo reale che aiutano le organizzazioni ad adattarsi alle mutevoli esigenze aziendali, ai requisiti regionali e alle condizioni normative. L'intelligenza artificiale incorporata supporta questa evoluzione facendo emergere insight pertinenti, automatizzando i compiti di routine e accompagnando dipendenti, manager e team HR nello svolgimento dei workflow quotidiani, aiutando così le organizzazioni a operare con maggiore agilità, trasparenza e fiducia.

HRMS, HRIS e HCM – dare un senso alle sigle

I sistemi di gestione delle risorse umane (HRMS), i sistemi informativi per risorse umane (HRIS - Human Resource Information Systems) e la gestione del capitale umano (HCM - Human Capital Management) sono termini HR spesso utilizzati in modo intercambiabile, pur presentando alcune differenze fondamentali.

Un HRIS include in genere la gestione centrale dei dati dei dipendenti e viene utilizzato per supportare i processi di core HR basati su dati quali il calcolo delle retribuzioni, l’amministrazione dei benefit e la gestione di tempi e presenze.

In confronto, l'HRMS è un sistema a 360 gradi che include HRIS e funzionalità avanzate per la gestione di talenti, performance, formazione e coinvolgimento dei dipendenti. Questo ambito di applicazione più ampio supporta un approccio più olistico alla gestione della forza lavoro, permettendo alle organizzazioni di ottimizzare le strategie per il personale. Oggi, le soluzioni HRMS più avanzate sono disponibili nel cloud e sfruttano l'AI per personalizzare le esperienze e automatizzare in modo intelligente le funzioni HR.

La gestione del capitale umano, o HCM (Human Capital Management) è un termine generico che descrive l'ampia gamma di pratiche e il software in uso presso un'organizzazione per gestire la forza lavoro, dall'assunzione al pensionamento. Il sistema HCM è comunemente noto anche come HRMS.

Perché il software HRMS è così importante oggi?

Da molti anni le imprese esplorano l'uso di nuove tecnologie e modalità per automatizzare al meglio i processi HR. Con una forza lavoro che continua a evolversi, diventando sempre più distribuita, dinamica e connessa digitalmente, i team HR hanno adottato strumenti innovativi a supporto delle esigenze dei dipendenti e degli obiettivi dell'organizzazione.

Se inizialmente queste transizioni ponevano qualche problema, con il tempo i responsabili delle Risorse Umane sono diventati più flessibili e strategici nel loro approccio. Molte organizzazioni hanno preso atto dell'immenso valore dei dati e degli strumenti di analisi del personale disponibili nei loro reparti HR, e di come queste informazioni possono favorire decisioni più intelligenti per l'intera azienda.

Attualmente, il software HRMS svolge un ruolo prezioso nell'aiutare le aziende a organizzare, comprendere e ottimizzare il moderno mondo del lavoro. Questi sistemi centralizzano i dati dei dipendenti, automatizzano processi HR complessi e incorporano sempre più spesso funzionalità supportate dall'AI che stanno trasformando le funzioni HR.

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Chi utilizza il software HRMS?

Molte delle aree elencate di seguito sono state da sempre separate in compartimenti stagni: il feedback o i nuovi dati presenti in un'area non sarebbero stati necessariamente trasmessi a un'altra. Un HRMS moderno non solo ottimizza e migliora i processi per ognuno di questi professionisti, ma garantisce anche che i dati raccolti e il feedback forniti vengano condivisi; inoltre, è in grado di informare il grande gruppo di analytics del personale.

• Professionisti HR: per i team HR, l'utilità di un sistema HRMS spazia dall'editing di base e dall'accesso ai dati dei dipendenti fino alla presentazione di report complessi basati sui dati e all'automazione di sofisticate attività di gestione dei talenti.
• Recruiter: gli strumenti HRMS offrono ai responsabili della selezione del personale un portale centralizzato da cui pubblicare le richieste di lavoro, coltivare e reperire i candidati, nonché personalizzare e accedere alle funzioni di onboarding.
• Manager: i manager possono utilizzare il software HRMS dai propri dispositivi mobili per supervisionare la struttura del team, tenere traccia di orari e assenze, approvare le richieste di ferie e permessi, nonché monitorare la performance dei dipendenti per determinare se necessitano di supporto o feedback volti ad agevolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
• Dipendenti: un unico portale intuitivo può consentire ai dipendenti di modificare i propri dati personali, visualizzare gli organigrammi, inserire le richieste di tempo e ferie, visualizzare le assegnazioni didattiche e persino gestire i propri obiettivi di carriera personali e i piani di sviluppo.
• Candidati: grazie ai nuovi portali HRMS dedicati, i candidati possono cercare e candidarsi per un lavoro, tenere traccia dello stato delle candidature e accettare offerte digitali mediante firma elettronica.

Componenti del software HRMS

Il software HRMS può offrire chiarezza e semplificazione aggregando i dati della forza lavoro in un unico sistema. Questo approccio centralizzato snellisce le operazioni HR e fornisce insight e analisi per tutti i reparti, distribuendo raccomandazioni e report più accurati e fruibili.

Le componenti chiave di una soluzione HRMS avanzata sono le funzionalità HRIS e del sistema di gestione talenti, così articolate:

HRIS: core HR e calcolo delle retribuzioni

• Self-service per i dipendenti: accesso compatibile con il mobile a compiti HR quali il monitoraggio dei tempi e il calcolo delle retribuzioni, il che concorre alla produttività e alla trasparenza della forza lavoro.
• Gestione dei benefit: gli strumenti automatizzati semplificano la complessa amministrazione dei benefit, aiutando l'HR a mantenere la compliance e a liberare tempo per il supporto strategico, assicurando peraltro visibilità sui benefit e strumenti self-service per i dipendenti.
• Gestione orari: pratiche imprecise di rilevazione tempi da parte di dipendenti e manager possono costare caro alle aziende. Gli strumenti HRMS offrono la gestione intelligente degli orari che riduce le perdite da inefficienze nel calcolo delle retribuzioni e gli errori manuali, migliorando l'accuratezza e l'allineamento alle regole aziendali e ai sistemi delle buste paga.

Gestione dei talenti

• Reclutamento e onboarding: le soluzioni HRMS aiutano i datori di lavoro a ottimizzare il processo di reclutamento supportando il sourcing globale dei talenti, la gestione delle relazioni con i candidati e il tracciamento degli aspiranti candidati. Per i neoassunti, i workflow non cartacei e i portali di onboarding personalizzati rendono più lineare la fase di formazione e predispongono un avvio più coinvolgente.
• Gestione delle performance e delle retribuzioni: la gestione degli obiettivi e delle valutazioni dei dipendenti richiede un equilibrio tra dati qualitativi e quantitativi. Gli strumenti HRMS supportano la gestione continua delle performance con la pianificazione guidata delle azioni, aiutando al contempo le aziende a progettare programmi di retribuzione equi e strategici.
• Apprendimento e sviluppo professionale: l'avanzamento di carriera è un aspetto fondamentale dell'esperienza dei dipendenti. Gli strumenti HRMS si avvalgono di tecnologie intelligenti per offrire percorsi personalizzati, mettendo in collegamento le persone con contenuti pertinenti ed esperti. La formazione obbligatoria e sulla compliance è facilmente programmabile, mentre obiettivi di sviluppo a lungo termine come la leadership e la pianificazione delle successioni sono integrati nei calendari dei dipendenti.
• Gestione di vendite e performance: gli strumenti HRMS aiutano le aziende a gestire provvigioni, territori e quote e performance degli agenti in un sistema centralizzato, mantenendo i team di vendita focalizzati e allineati agli obiettivi aziendali.

Altre funzionalità di carattere più generale di un HRMS sono:

• Analytics e pianificazione della forza lavoro: con l'analisi supportata dall'AI e la modellazione predittiva, i direttori delle Risorse Umane possono allineare le strategie della forza lavoro agli obiettivi aziendali di più ampio respiro. Tali strumenti supportano la pianificazione strategica e operativa, il budgeting e il monitoraggio delle performance.

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I sistemi HRM e i prossimi passi verso la trasformazione digitale nell'HR

Oltre a correre rischi inevitabili, la trasformazione digitale nell'HR e qualsiasi cambiamento operativo radicale incontreranno sempre qualche ostacolo e inerzia iniziale. Il modo migliore per prepararsi a un cambiamento operativo è iniziare a condividere e comunicare informazioni relative agli scopi e agli obiettivi del progetto. Una volta definite le linee di comunicazione aperte tra i responsabili dei team, i dirigenti e gli specialisti HR è possibile iniziare ad abbattere le barriere. Una gestione del cambiamento efficace e strategie di pianificazione solide consentono di preparare al meglio i team per ottenere il consenso fin da subito.

L'elenco seguente mette in luce alcuni punti salienti della checklist durante l'avvio della trasformazione digitale dell'HR.

• Integrità dei dati: prima di iniziare il processo di migrazione dei dati, assicurati di disporre delle risorse adeguate e di aggiornare o riqualificare i tuoi talenti IT per assolvere questa attività e ridurre al minimo l'errore umano.
• Costi e impegno: quantifica i requisiti di processo in tutte le aree dell'azienda interessate, tenendo conto dell'implementazione e delle integrazioni. Stabilisci tempistiche e budget realistici per garantire il successo della distribuzione.
• Esigenze attuali e future: lavora a stretto contatto con i responsabili di reparto e dei team fin dall'inizio per assicurarti di comprenderne sfide, obiettivi e requisiti specifici. Assicurati che il tuo HRMS si adatti alla crescita per soddisfare le esigenze in continua evoluzione di tutti gli stakeholder.
• Compliance:  definisci requisiti di natura normativa, occupazionale e legale e accertati che il nuovo sistema supporti tali esigenze in tutte le regioni.
• Preparazione al lancio: coinvolgi subito il team HR per aiutarti a sviluppare programmi e obiettivi di formazione. Stabilisci scadenze mensili per garantire che tutti gli amministratori, i manager e i dipendenti siano adeguatamente formati e pronti a sfruttare tutto il valore del nuovo sistema HRMS.

Significato di HRMS e domande frequenti