Panoramica del sistema informativo per le risorse umane

I sistemi HRIS (o sistemi informativi per le risorse umane) sono stati una delle prime soluzioni software commerciali sviluppate negli anni '80. Perché? L'HR è stato, e rimane tuttora, uno dei reparti più impegnativi sul piano amministrativo per qualsiasi organizzazione. Oltre a essere gravato da enormi quantità di documenti cartacei e registri per la tenuta contabile, il personale delle Risorse Umane è anche responsabile di alcune delle informazioni più preziose e vulnerabili sulla forza lavoro e sui candidati.

Da allora la tecnologia si è evoluta. I moderni sistemi HRIS automatizzano i workflow, integrano il feedback, adeguano le strutture di rendicontazione in tempo reale e sono supportati in misura crescente dall'AI per formulare suggerimenti mirati, rilevare irregolarità e personalizzare le esperienze degli utenti. Inoltre, proponendo una user experience di tipo consumer e funzionalità flessibili, i moderni sistemi HRIS sono tanto efficienti e facili da usare quanto potenti e agili.

Il miglior software HRIS in assoluto è quello distribuito nel cloud, in quanto offre una serie di vantaggi che vanno dalle maggiori capacità di archiviazione dei dati a una sicurezza più solida e una più semplice integrazione con le applicazioni complementari, quali calcolo delle retribuzioni, monitoraggio degli aspiranti candidati e altri sistemi HR.

Oggi, l'AI nell'HR sta trasformando le funzionalità HRIS abilitando insight predittivi e automazione intelligente e sfruttando interfacce che semplificano compiti quali l'onboarding, le verifiche delle performance e l'assistenza ai dipendenti.

Definizione di HRIS

Il sistema informativo per le risorse umane (HRIS) aiuta le aziende a gestire e automatizzare i processi di core HR. Questi sistemi software HR supportano la gestione dei benefit, dei tempi e delle presenze, il calcolo delle retribuzioni e altri flussi di lavoro, nonché l'archiviazione dei dati dei dipendenti, quali informazioni personali, demografiche e sulla retribuzione.

HRIS, HRMS e HCM a confronto

HCM è un termine generico che comprende le pratiche, le politiche, i processi e il software in uso presso un'organizzazione per gestire la forza lavoro, dall'assunzione al pensionamento. Una suite HCM è spesso indicata come sistema di gestione delle risorse umane (HRMS) e include il software HRIS.

Il sistema HRIS utilizza il database dei dipendenti per supportare i processi di core HR che per natura sono più lineari e quantitativi, come il calcolo della retribuzione o la gestione di orari e presenze. L'HRMS si riferisce invece a una soluzione più onnicomprensiva in grado non solo di contenere un HRIS, ma anche di incorporare funzionalità più complesse e qualitative impiegate nella gestione dei talenti.

Per esempio, un HRIS può concorrere ad automatizzare e snellire processi come la rilevazione dei tempi dei dipendenti. Una volta integrati in un sistema HRMS, questi dati possono essere analizzati per migliorare la produttività e la pianificazione e, di conseguenza, anche per automatizzare in modo ancora più efficiente le attività in ambito di HRIS.

Sapere quale di queste soluzioni software sia migliore per te non è in realtà così difficile come potrebbe sembrare. Si tratta semplicemente di guardare con attenzione a dove si trova la tua azienda e a che punto vorresti essere a lungo termine. E poi scegliere soluzioni HR che possano esserti utili oggi e crescere con te domani.

Cosa fanno i sistemi informativi HR?

Le migliori soluzioni HRIS in cloud supportano una varietà di processi e interazioni delle Risorse Umane. La tecnologia offre l'automazione intelligente dei flussi di lavoro in tutta l'azienda, tra cui:

Amministrazione dei benefit

• Gestione automatizzata dei benefit
• Capacità self-service per i dipendenti di accedere, modificare e ottenere informazioni sui benefit

Tempi e presenze

• Gestione accurata delle assenze dei dipendenti
• Aumento dell'efficienza amministrativa con profili temporali per determinare giorni di ferie, orari di lavoro e premi.
• Calcoli automatici di ore lavorate e retribuzione in base al profilo del dipendente

Localizzazione incorporata

• Allineamento alle normative e alle pratiche aziendali specifiche del paese in cui si opera con modifiche legali e normative automatiche
• Inventario completo dei requisiti di globalizzazione e localizzazione per i singoli paesi

Employee Self-Service

• Funzionalità self-service che aumentano la produttività della forza lavoro
• Dati di HR integrati su un'unica piattaforma
• Informazioni fondamentali HR tracciabili sulla base dei requisiti specifici del paese
• Metti a disposizione dei dipendenti una pagina di profilo personalizzata, in cui possono gestire e visualizzare i benefit, richiedere ferie o permessi e altro ancora

Strutture organizzative

• Analisi per informazioni approfondite in tempo reale su tutta la forza lavoro
• Individua le posizioni critiche e adegua rapidamente la forza lavoro per colmare le lacune
• Rappresentazione grafica degli organigrammi

I vantaggi di un sistema HRIS cloud

Oltre alle funzionalità di base di un moderno HRIS, i sistemi in cloud si integrano più facilmente con i tuoi sistemi esistenti. Sono scalabili e possono essere potenziati più facilmente con funzioni innovative e caratteristiche di sicurezza.

Di seguito sono riportati alcuni dei tipici vantaggi apportati da un sistema HRIS cloud integrato:

• Rende più rapida e accurata l'amministrazione delle Risorse Umane: quando si ha a che fare con i mezzi di sussistenza delle persone, non c’è margine di errore. Grazie alla sua capacità di automatizzare e snellire le attività amministrative, il software HRIS può risparmiare ai team HR i disagi causati dai ritardi e dalle imprecisioni dei sistemi manuali e cartacei.
• Migliora l'employee experience: i datori di lavoro a volte dimenticano quanto sia importante per i loro team poter consultare lo stato di benefit, pagamenti e ferie e permessi. Gli strumenti HRIS permettono ai dipendenti di accedere direttamente alle proprie informazioni personali, produrre report e presentare richieste, il tutto senza il disagio e il tempo necessari per passare attraverso il reparto HR.
• Migliora l'efficienza: le soluzioni HRIS offrono un'ampia gamma di strumenti self-service che riducono notevolmente la necessità di e-mail, moduli cartacei e processi di approvazione. Pianificazioni, workflow, richieste di ferie e permessi e altro ancora possono essere automatizzati e gestiti in tempo reale e all'istante.
• Supporta la conformità: con un aumento del lavoro a distanza e un cambiamento culturale nei confronti delle controversie e di una maggiore sensibilità, le aziende devono essere sicure di essere in linea con le normative globali in materia di lavoro e occupazione. L'HRIS in cloud aiuta a garantire che tutte le attività HR rientrino nei limiti di conformità e siano di supporto alla forza lavoro.
• Mette al sicuro.: all'interno dei file HR si trovano alcuni dei dati più sensibili e preziosi dell'azienda, inclusi i dati e i dettagli medici e finanziari dei dipendenti. In passato, quando questi dati venivano archiviati su laptop o database non protetti, c'era un rischio sempre presente di compromissione. I sistemi HRIS integrati di oggi dispongono di protocolli di sicurezza avanzati integrati per minimizzare i rischi per la cybersecurity.

Il supporto dell'integrazione HRIS in cloud ai processi di base dell'HR

Per quanto i sistemi HRIS aiutino a centralizzare e snellire i processi e l'amministrazione HR, ci sono molte altre funzioni fondamentali che vengono svolte simultaneamente, come la selezione del personale, la formazione e la pianificazione. E non devi essere uno specialista HR per capire quanto possa essere utile unificare e centralizzare tutte queste funzioni essenziali. Tuttavia, quando le organizzazioni lavorano con sistemi preesistenti e applicazioni software HR disconnesse, sono costrette a utilizzare processi manuali per ricercare strumenti e informazioni in tutti i silos organizzativi.

I migliori sistemi HRIS cloud non si limitano a consentire l'integrazione con il core ERP, in quanto sono creati appositamente per tale sistema. Per esempio, un sistema di cloud ERP gestisce un'ampia gamma di attività aziendali correnti ed è concepito per integrare una moltitudine di processi di business di svariata natura. Unificando i dati interaziendali, gli ERP mettono a disposizione un'unica fonte affidabile di informazioni e ne garantiscono l'integrità. Ecco perché, una volta che i tuoi processi di core HR e HRIS vengono integrati con la velocità e la capacità analitica di un moderno ERP basato sull'AI, riesci a ottenere il meglio dell'uno e dell'altro sistema.

Esempi di HRIS in azione

Fino a solo pochi anni fa, erano soprattutto le grandi organizzazioni a fare uso delle soluzioni HRIS. Tuttavia, con la crescente diffusione dei sistemi integrati in cloud, è diventato sempre più possibile anche per le organizzazioni di dimensioni inferiori e in crescita sfruttare i vantaggi e le efficienze di un HRIS.

Ecco alcuni esempi di aziende che hanno reso più lineari i processi delle Risorse Umane adottando un HRIS:

• Sun Communities, uno dei più grandi trust di investimento immobiliare al mondo, ha trasformato le operazioni HR con SAP SuccessFactors per supportare gli oltre 3.800 dipendenti delle sue 670 sedi. La società ha snellito l'onboarding, rafforzato la compliance e creato una forza lavoro più connessa e motivata.
• Volkswagen, leader mondiale nel settore automotive, ha armonizzato su una piattaforma unificata i processi HR di un ambiente frammentato. Ora più di 40 paesi sono supportati con la localizzazione del core HR e della compliance.

Esplora il software HRIS oggi

Le aziende moderne sono alla ricerca di una soluzione di core HR unificata, globale, che offra una user experience di tipo consumer e supporti l'automazione e l'analisi dei dati in tempo reale. Con una forza lavoro sempre più distribuita, il software HRIS deve anch'esso globalizzarsi assicurando localizzazione e conformità approfondite per una molteplicità di paesi. E man mano che i modelli di business si avvicendano ed evolvono, le aziende esigono l'agilità e la semplicità offerte da un'ampia gamma di funzioni predefinite pertinenti ed estremamente funzionali, che le aiutino a implementare nuovi processi e applicazioni in modo affidabile e rapido.

Domande frequenti sull'HRIS