Digitizzazione e digitalizzazione: principali differenze

Prima di esplorare l'impatto in generale della trasformazione digitale, è essenziale distinguere tra due concetti spesso oggetto di confusione: digitizzazione e digitalizzazione. La differenza non è una semplice questione semantica, perché permette alle organizzazioni di capire se stanno semplicemente rinnovando l'infrastruttura o trasformando attivamente il loro modo di lavorare e competere.

Cos'è la digitizzazione? Definizione ed esempi

La digitizzazione è il processo di conversione delle informazioni analogiche in formati digitali, per rendere possibile l'archiviazione, la consultazione e l'elaborazione dei dati da parte di computer e sistemi digitali.

In un contesto aziendale, la digitizzazione si traduce spesso nella trasformazione di documenti fisici come le stampe delle fatture e dei contratti o appunti redatti a mano in dati digitali strutturati che possono essere integrati nei sistemi gestionali. Sono comuni pratiche di digitizzazione la scansione dei file dei clienti su supporto cartaceo in un database digitale o la conversione delle letture dei sensori analogici in segnali digitali per il monitoraggio in tempo reale.

Le origini della digitizzazione risalgono agli albori dell'informatica, quando le aziende iniziarono a utilizzare i mainframe per archiviare ed elaborare dati precedentemente conservati in schedari o su libri mastri cartacei. Nel tempo, la pratica si è evoluta parallelamente ai progressi dell'hardware e del software, diventando da un lato più sofisticata e dall'altro più diffusa.

Oggi la digitizzazione è un passaggio fondamentale nel quadro della trasformazione digitale, perché consente alle organizzazioni di liberare efficienza, migliorare l'accessibilità dei dati e gettare le basi per l'automazione e l'analisi. Sebbene non modifichi di per sé il modo di funzionare di un'azienda, resta un fattore abilitante imprescindibile per le iniziative digitali più avanzate.

Cos'è la digitalizzazione? Definizione ed esempi

La digitalizzazione è l'uso delle tecnologie digitali per trasformare la realtà aziendale a livello di operatività, modelli e customer experience.

Una volta che la digitizzazione ha convertito i dati analogici in formati digitali, la digitalizzazione sfrutta questi dati digitali per promuovere l'innovazione, l'efficienza e il cambiamento strategico. In pratica, potrebbe essere come automatizzare i workflow della supply chain applicando l'AI, implementare l'analisi predittiva per ottimizzare il coinvolgimento dei clienti o riprogettare la prestazione dei servizi attraverso le piattaforme digitali.

Il tema della digitalizzazione ha preso campo da quando le aziende hanno iniziato a rendersi conto che il semplice fatto di avere a disposizione dati digitali non era sufficiente; occorreva utilizzarli per ripensare il modo stesso di operare. Le prime concretizzazioni di questa presa d'atto sono stati i sistemi ERP (enterprise resource planning), capaci di integrare e centralizzare i dati di tutti i reparti aziendali, consentendo così un processo decisionale più agile.

Oggi la digitalizzazione è al centro delle strategie di trasformazione digitale incentrate sul cloud computing, sul machine learning, sull'Internet of Things (IoT) e altro ancora. Non si tratta solo di strumenti, ma di un ripensamento dei processi finalizzato a rendere le imprese più veloci, intelligenti e capaci di adattarsi ai cambiamenti.

Perché la distinzione tra digitizzazione e digitalizzazione è importante

Cogliere la differenza tra digitizzazione e digitalizzazione è fondamentale per le organizzazioni che ambiscono al successo in un mondo digital-first. Per quanto cruciale, la digitizzazione è un passaggio di trasformazione di natura sostanzialmente tecnica, che non altera di per sé l'operatività di una organizzazione.

La digitalizzazione, invece, consiste nell'uso delle tecnologie digitali per trasformare la realtà aziendale a livello di processi, modelli e customer experience. Punta in sostanza a far leva sugli strumenti digitali per creare nuovo valore, elevare l'efficienza e aprire la strada all'innovazione.

La distinzione è importante perché confondere i due concetti può tradursi nell'incapacità di cogliere opportunità e allineare le strategie. Un'azienda che si concentri esclusivamente sulla digitizzazione potrebbe ritrovarsi con documenti digitali ma continuare a dipendere da workflow obsoleti. Diversamente, la digitalizzazione invita a ripensare il modo in cui viene svolto il lavoro, automatizzando i compiti, abilitando la collaborazione a distanza e sfruttando i dati per indirizzare le decisioni.

Riconoscere questa differenza aiuta i leader a definire obiettivi più chiari, ad allocare le risorse in modo più efficace e a misurare i progressi in termini di trasformazione piuttosto che di semplice conversione.

Perché la digitalizzazione è importante per le imprese

Le tecnologie che sottendono la digitalizzazione continuano a evolversi rapidamente, anche quando vengono adottate su ampia scala nell'economia e nella società civile. La digitalizzazione, tuttavia, non si esaurisce in una semplice "aggiunta di tecnologia". La digitalizzazione è importante perché apre le porte a nuove forme di pensiero e di approccio al modo in cui un'azienda percepisce il proprio ruolo all'interno dell'ecosistema in cui si muove e riconosce le opportunità di aumentare la redditività. La tecnologia non è fine a sé stessa.

Essendosi aperte alla digitalizzazione, le aziende possono iniziare a creare nuove catene del valore, dando vita a esperienze collaborative, interattive, sostenibili e redditizie.

Riportiamo di seguito alcuni esempi di imprese che hanno puntato sulla digitalizzazione per generare valore di business tangibile:

• Nestlé, tra i maggiori gruppi mondiali nel settore food and beverage, ha intrapreso una trasformazione globale dell'IT volta a standardizzare i sistemi ERP e migrare al cloud. L'iniziativa ha prodotto una disponibilità dei sistemi del 99,97%, aperto un punto di accesso digitale unificato per 275.000 dipendenti e trasferito oltre 1.200 TB di dati nell'infrastruttura cloud.
• La scuderia di Formula Uno Mercedes-AMG PETRONAS ha migliorato le prestazioni in pista e l'efficienza delle risorse grazie all'analisi in tempo reale e alla gestione dei tetti di spesa. Mettendo in piedi un solido ambiente cloud, gli esperti del team hanno ottimizzato le operazioni fisiche e finanziarie mantenendo al contempo standard prestazionali di eccellenza.
• Il celebre gruppo britannico Coldplay ha lanciato un'app per ridurre al minimo l'impatto ambientale del suo tour di concerti mondiale e monitorare le emissioni di carbonio legate ai viaggi dei fan. L'app, che ha superato il milione di download, offre informazioni sulla sostenibilità in tempo reale e invita a scegliere modalità di viaggio più ecologiche in più di 150 paesi.

Tecnologie abilitanti: cloud, AI, IoT e automazione

La digitalizzazione si basa su un complesso di tecnologie trasformative che permettono alle aziende di operare in modo più intelligente, efficiente e responsivo, anche tramite dispositivi mobili:

• Cloud computing: fornisce un'infrastruttura scalabile e l'accesso in tempo reale a dati e applicazioni, consentendo alle organizzazioni di abbattere i silos e collaborare in tutte le aree geografiche
• AI: rafforza il processo decisionale analizzando vasti set di dati, individuando schemi e automatizzando compiti complessi, tramite sistemi che vanno dai chatbot per il customer service alla manutenzione predittiva
• IoT: connette gli impianti fisici ai sistemi digitali, rendendo possibile il monitoraggio in tempo reale, la raccolta dei dati e il controllo da remoto di apparecchiature e ambienti
• Automazione: snellisce i processi ripetitivi, riduce l'errore umano e accelera i workflow, lasciando i team liberi di dedicarsi a iniziative strategiche

Insieme, queste tecnologie costituiscono la colonna portante della digitalizzazione e permettono alle organizzazioni di innovare, adattarsi e crescere in un panorama digitale in rapida evoluzione.

I vantaggi della digitalizzazione per le imprese

La digitalizzazione presenta un vasto spettro di vantaggi strategici e operativi in grado di migliorare significativamente la competitività e l'agilità di un'organizzazione. Integrando le tecnologie digitali nei processi di core business, le aziende possono snellire i workflow, ridurre l'impegno manuale e migliorare l'efficienza complessiva. Per esempio, l'automazione di operazioni di routine come l'elaborazione delle fatture o la gestione dello stock non solo consente di risparmiare tempo, ma riduce anche gli errori e libera risorse da dedicare ad attività di maggior valore.

Oltre ai vantaggi operativi, la digitalizzazione rende possibile un processo decisionale più incisivo grazie all'accesso ai dati in tempo reale e all'analisi avanzata. Le aziende possono adattarsi più rapidamente ai cambiamenti del mercato, personalizzare le customer experience e scoprire nuove opportunità di introiti.

La digitalizzazione supporta anche la scalabilità, permettendo alle organizzazioni di adattarsi e crescere senza essere vincolate da sistemi preesistenti. In definitiva, la digitalizzazione non si riduce all'adozione di nuovi strumenti, ma mira a creare un ambiente aziendale più flessibile, basato sui dati, innovativo e capace di creare valore attraverso:

• Incremento della produttività
• Riduzione dei rischi
• Maggiore scalabilità
• Maggiore uniformità tra una regione e l'altra

Sfide e rischi della digitalizzazione

Oltre agli importanti benefici, la digitalizzazione introduce anche sfide e rischi che le organizzazioni devono affrontare con attenzione. Questi gli ostacoli più comuni:

• Complessità di integrazione: per avere la certezza che i nuovi strumenti digitali funzionino perfettamente con l'infrastruttura esistente, potrebbero essere necessarie ingenti risorse di tempo, investimenti e competenze, specie se sono in gioco sistemi legacy.
• Aspettative del mercato per i servizi digitalizzati: le aziende sono sempre più incalzate dalla richiesta di fornire un maggior numero di servizi in forma digitale, per esempio online o con le mobile app. Si rende quindi necessaria una pianificazione proattiva per prevedere le esigenze e scegliere strategie che rendano l'azienda a prova di futuro in attesa della successiva ondata digitale.
• Esasperazione tecnologica: fenomeno che può verificarsi quando le aziende investono in strumenti senza una chiara strategia, spesso con il risultato di sottoutilizzare i sistemi o frammentare i processi.
• Privacy e protezione dei dati: se da un lato i sistemi digitali trattano volumi crescenti di informazioni sensibili, dall'altro le organizzazioni diventano più vulnerabili alle minacce informatiche e ai problemi di compliance, rischi che non possono permettersi di ignorare.
• Gestione del cambiamento: la digitalizzazione richiede spesso cambiamenti di cultura, ruoli e workflow che possono incontrare la resistenza di dipendenti e dirigenti. Senza un chiaro programma di comunicazione e formazione, l'adozione potrebbe subire rallentamenti.

Per mitigare questi rischi, le aziende sono chiamate ad approcciare la digitalizzazione con una tabella di marcia ben definita, una governance forte e prestando attenzione ad allineare la tecnologia agli obiettivi aziendali.

Come passare dalla digitizzazione alla digitalizzazione: una roadmap

Il passaggio dalla digitizzazione alla digitalizzazione non può essere liquidato come un semplice upgrade tecnico: è una trasformazione strategica. La digitizzazione getta le fondamenta sulle quali la digitalizzazione si appoggia per ripensare il modo in cui svolgere il lavoro, prendere decisioni e generare valore. Per le imprese evolute, questo cambiamento presuppone una chiara roadmap che integri la tecnologia negli obiettivi aziendali.

1. Cloud ERP
   Il primo passo è investire in un cloud ERP. Sia che ti appresti ad acquistare il tuo primo sistema ERP o che desideri migrare da un sistema on-premise, il cloud ERP rende possibile un'infrastruttura scalabile, un accesso centralizzato ai dati e una collaborazione in tempo reale tra team e aree geografiche. Le piattaforme cloud ERP superano i limiti insiti nei sistemi on-premise e offrono la flessibilità necessaria per innovare rapidamente.
2. Automazione
   Le organizzazioni dovrebbero implementare l'automazione a livello di software, applicazioni e sistemi integrati. L'obiettivo è automatizzare i compiti ripetitivi, snellire i workflow e connettere i sistemi in modo da ridurre l'attrito e migliorare l'efficienza. L'automazione è la chiave per sbloccare tutto il potenziale dei dati prodotti dalla digitizzazione al fine di rendere i processi più veloci e intelligenti.
3. Supporto per il mobile
   Passare al mobile è indispensabile per abilitare una forza lavoro moderna e flessibile. I dipendenti dovrebbero essere in grado di accedere alle piattaforme, svolgere compiti e assumere decisioni da smartphone o tablet, e poco importa se si trovano in ufficio, in viaggio o che lavorino da remoto. L'accesso da mobile garantisce continuità e capacità di adattamento in un business che si muove a un ritmo frenetico.
4. Centralizzazione su scala globale
   Per operare sui mercati internazionali, le aziende devono affidarsi a una centralizzazione supportata da database sincronizzati, piattaforme, portali di rendicontazione e cruscotti in tempo reale. Questo assetto consente una gestione e una supervisione unificate, superando l'idea dei fusi orari e della dispersione geografica come ostacoli al processo decisionale e all'esecuzione.
5. Integrazione dell'AI
   Infine, le organizzazioni devono far leva sull'intelligenza artificiale e sulle tecnologie avanzate in ogni aspetto del business. Dall'analisi predittiva nella pianificazione finanziaria all'automazione intelligente nelle supply chain, passando per la customer experience personalizzata, l'AI apporta un miglioramento in termini di agilità, insight e innovazione. L'integrazione di queste tecnologie nei workflow, nei protocolli di sicurezza e nella pianificazione strategica fa sì che la digitalizzazione generi valore a lungo termine.

La misurazione del successo: metriche di digitalizzazione e modelli di maturità

Una corretta transizione dalla digitizzazione alla digitalizzazione deve essere accompagnata da un'azione continua di misurazione e valutazione. Le organizzazioni possono tenere traccia dei progressi utilizzando metriche di digitalizzazione quali:

• Tassi di automazione dei processi
• Livelli di integrazione dei sistemi
• Accessibilità ai dati
• Adozione da parte degli utenti
• Miglioramento dei tempi decisionali

Questi indicatori permettono di valutare l'efficacia con cui gli strumenti digitali riescono a trasformare le operazioni e creare valore.

Per acquisire una visione più ampia, molte imprese si affidano a modelli di maturità digitale. Questi quadri valutano le capacità digitali di un'organizzazione in base a diverse dimensioni:

• Strategia
• cultura
• Tecnologia
• Customer experience

I livelli di maturità vanno in genere dalla digitizzazione di base, sotto forma per esempio di registri digitali e strumenti isolati, alla digitalizzazione avanzata, con processi decisionali guidati dall'AI e piattaforme completamente integrate. Ponendosi a confronto con questi modelli di riferimento, le aziende possono individuare le lacune, stabilire le priorità degli investimenti e allineare le iniziative digitali agli obiettivi a lungo termine.

La digitalizzazione nel percorso generale di trasformazione digitale

All'interno del quadro più generale della trasformazione digitale, la digitalizzazione è la fase cruciale in cui i dati convertiti tramite la digitizzazione vengono utilizzati per migliorare e automatizzare i processi aziendali. La trasformazione digitale comprende una reinvenzione più olistica del modo in cui ogni organizzazione opera, compete e genera valore nel mondo digitale.

Un'autentica trasformazione digitale comporta il ripensamento dei modelli di business, delle strategie di customer engagement e della cultura organizzativa. Non si tratta solo di adottare nuove tecnologie, ma di allinearle agli obiettivi strategici, stimolare l'innovazione e rafforzare la resilienza.

La digitalizzazione funge da ponte tra le basi della digitizzazione e una trasformazione su vasta scala, permettendo alle aziende di transitare dal semplice possesso di strumenti digitali al loro utilizzo in modi tali da rimodellare radicalmente l'operatività e i risultati.

Capendo dove si inserisce la digitalizzazione in questo itinerario, le organizzazioni possono valutare meglio il loro attuale grado di maturità, individuare le lacune e tracciare un percorso il cui traguardo è la crescita sostenuta, l'agilità e un ruolo da protagonista in un'economia sempre più digitale.

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