Tendenze ed evoluzioni nella gestione della forza lavoro

Negli ultimi anni la gestione della forza lavoro (WFM) ha subito una trasformazione significativa, guidata dai cambiamenti nel modo e nel luogo in cui il lavoro viene svolto. Fortunatamente, il software di gestione della forza lavoro si è evoluto proprio insieme ad esso per aiutarti a navigare meglio in questo panorama in continua evoluzione. Le soluzioni WFM di oggi includono strumenti abilitati all'AI che aiutano a garantire che i dipendenti e le competenze giuste siano disponibili per soddisfare la domanda. Le moderne soluzioni WFM devono andare oltre l'efficienza operativa. Dovrebbero sostenere l'evoluzione degli stili di vita e delle aspettative dei dipendenti, promuovendo al contempo il benessere e il coinvolgimento della forza lavoro.

Definizione di gestione della forza lavoro

WFM è un insieme completo e integrato di processi e strumenti utilizzati per definire con precisione il budget, pianificare, tracciare e prevedere gli orari di lavoro e i carichi di lavoro. I task WFM includono orari e presenze, pianificazione dei dipendenti e conformità al diritto del lavoro. Fornendo insight basati sui dati, WFM ti aiuta ad allineare meglio le attività HR agli obiettivi aziendali e a individuare rapidamente le opportunità per snellire e massimizzare la produttività.

Le moderne piattaforme WFM sfruttano l 'AI per automatizzare la pianificazione, ottimizzare il personale e fornire insight predittivi che aiutano le organizzazioni a rimanere agili e competitive.

Componenti chiave della gestione della forza lavoro

Le funzionalità del software di gestione della forza lavoro possono spaziare dalle principali funzionalità di gestione dei tempi, pianificazione e conformità all'integrazione più avanzata e all'analisi predittiva.

• Gestione di tempi e presenze: le principali soluzioni di gestione della forza lavoro dovrebbero supportare il monitoraggio dei tempi da una moltitudine di fonti, quali applicazioni mobili e timesheet online. Le funzionalità self-service per richiedere ferie e permessi e concedere approvazioni semplificano la vita sia per i dipendenti che per i manager, mentre le allerte per gli straordinari possono aiutare le organizzazioni a evitare costi eccessivi del calcolo delle retribuzioni.
• Previsione, pianificazione e budgeting: le soluzioni che utilizzano la modellazione predittiva, l'analisi AI, l'elaborazione dei dati in-memory e altre tecnologie avanzate possono creare previsioni e pianificazioni più accurate. Con queste soluzioni, la pianificazione può essere automatizzata in base ai carichi di lavoro e a fattori quali le competenze, le preferenze e la disponibilità delle persone.
• Dashboard e metriche di analisi: sulla base di dati sulla forza lavoro in tempo reale, dashboard e metriche di analisi forniscono informazioni approfondite sulle prestazioni dei dipendenti, sull'efficacia della pianificazione e altro ancora. Quando i sistemi WFM possono integrarsi con altri dati HR e operativi, le aziende possono misurare l'impatto delle strategie della forza lavoro in tutta l'organizzazione e modificare laddove necessario.
• Benessere, salute e sicurezza dei lavoratori: avere una buona struttura di gestione e comunicazione è essenziale per mantenere il benessere dei dipendenti. Le soluzioni WMF di oggi possono anche aiutarti a utilizzare in tempo reale i dati sul posto di lavoro e il reporting personalizzato per assicurarti di essere al passo con qualsiasi rischio o situazione difficile che i tuoi team potrebbero affrontare.
• Conformità normativa: gli strumenti configurabili aiutano le aziende a monitorare e rispettare le leggi locali e globali, i requisiti di certificazione, gli standard di lavoro, gli accordi sindacali e altro ancora. Con team sempre più remoti e distribuiti geograficamente, è essenziale avere una visione centralizzata delle normative in quanto possono variare notevolmente da regione a regione.
• Gestione mobile della forza lavoro: un accesso sicuro e ovunque ai dati e ai processi di gestione della forza lavoro aiuta i team sul campo, i lavoratori remoti e i dipendenti e manager in sede a rimanere connessi e a lavorare in modo più efficiente.
• Integrazione: l'integrazione con i sistemi HR, Procurement ed ERP può aiutarti a ottenere insight senza precedenti. Ciò significa reporting e analisi on-demand, pianificazione predittiva dei picchi di assunzione e capacità di associare il ROI alle attività della forza lavoro interaziendale.

I nove principali vantaggi delle soluzioni di gestione della forza lavoro

Affidandoti a soluzioni in tempo reale per la gestione dei dati, dell'AI e della forza lavoro basata su cloud, puoi ottenere un vantaggio competitivo. Grazie a solide strategie di comunicazione e pianificazione, è possibile ottimizzare queste soluzioni WFM garantendo che i protocolli e i valori di gestione siano applicati in modo uniforme in tutta l'azienda.

Una forza lavoro coinvolta, felice e motivata è il vantaggio principale da cui possono derivare tutti gli altri vantaggi WFM, tra cui:

1. Analisi supportata dall'AI: prevede la domanda, identifica le tendenze della forza lavoro e supporta processi decisionali basati sui dati
2. Monitoraggio automatico delle presenze: semplifica il processo di monitoraggio delle ore dei dipendenti, riducendo gli errori e il carico di lavoro amministrativo
3. Riduzione dei costi: ottimizza i livelli di allocazione del personale e le pianificazioni, riducendo al minimo l'eccesso di personale e i costi di manodopera
4. Maggiore produttività della forza lavoro: allinea le competenze e i programmi dei dipendenti alle esigenze aziendali, migliorando l'efficienza della forza lavoro
5. Garanzia di conformità: aiuta a garantire il rispetto delle leggi e delle normative sul lavoro, riducendo il rischio di sanzioni per non conformità
6. Maggiore soddisfazione dei dipendenti: offre strumenti per una pianificazione flessibile e self-service, migliorando il coinvolgimento e la fidelizzazione dei dipendenti
7. Migliore gestione delle assenze: centralizza le richieste di ferie e offre ai manager visibilità sulla disponibilità del team
8. Maggiore agilità e resilienza: scala rapidamente talenti e risorse per rispondere alle mutevoli esigenze aziendali
9. Dati unificati sulla forza lavoro: integra le informazioni su dipendenti e lavoratori a termine per migliorare il processo decisionale e la pianificazione strategica

Sfide delle soluzioni tradizionali di gestione della forza lavoro

Le soluzioni tradizionali di gestione della forza lavoro sono sempre più tese sotto il peso delle moderne esigenze. Progettati per ambienti più statici e prevedibili, i sistemi preesistenti spesso non rientrano nell'attuale infrastruttura digital-first a causa di:

• Agilità e reattività limitate
• Visibilità frammentata sulla forza lavoro
• Pianificazione inflessibile e allocazione delle risorse
• Mancanza di conoscenze strategiche
• Esposizione al rischio e lacune nella conformità
• Incapacità di supportare la trasformazione basata sulle competenze

Forbes sottolinea che la mobilità e la flessibilità stanno smantellando le quattro mura tradizionali dell'azienda, creando un "ambiente di lavoro senza confini" in cui i dipendenti possono lavorare sempre e ovunque. Le soluzioni mobili e la gestione unificata dei dispositivi consentono un accesso sicuro a tutti i dispositivi, mentre le interfacce basate su applicazioni e il provisioning dinamico offrono un'esperienza di tipo consumer senza soluzione di continuità. Questi cambiamenti trasformano radicalmente il rapporto tra dipendente e datore di lavoro e richiedono infrastrutture IT moderne e culture agili.

Le organizzazioni che integrano proattivamente l'AI nelle loro strategie WFM si trovano in una posizione migliore per creare team più adattabili e pronti per il futuro. Questo passaggio all'automazione, alla reattività in tempo reale e alla visibilità unificata della forza lavoro consente alle aziende di allineare la forza lavoro per soddisfare le esigenze in continua evoluzione e rimanere competitive.

Quali sono le funzioni e le caratteristiche delle soluzioni WFM?

Le moderne soluzioni WFM sono progettate per aiutare le organizzazioni a ottimizzare le risorse di manodopera, migliorare la conformità e migliorare le esperienze dei dipendenti.

Le principali funzioni e caratteristiche WFM includono:

• Previsione del lavoro: prevedere dove, quando, che tipo e quanti dipendenti saranno tenuti a soddisfare la domanda prevista, consentendo alle aziende di evitare l'eccesso di personale o la carenza di personale e ottimizzare la produttività e i costi del lavoro
• Pianificazione: allineare la disponibilità, le competenze e la domanda di manodopera della forza lavoro, garantendo che le persone giuste vengano assegnate alle attività giuste al momento giusto e aiutando le organizzazioni ad adattarsi in tempo reale e a coinvolgere i dipendenti
• Monitoraggio dei tempi: registrazione del tempo impiegato dai dipendenti in task, progetti e attività lavorative, consentendo alle organizzazioni di monitorare la produttività, gestire le presenze, garantire un calcolo accurato delle retribuzioni e prendere decisioni informate sull'allocazione delle risorse e sulle tempistiche di progetto
• Gestione delle assenze: gestione delle richieste di ferie dei dipendenti e monitoraggio dei tempi di assenza dal lavoro, garantendo al contempo la conformità alle normative sul lavoro, mantenendo la produttività della forza lavoro e supportando il benessere dei dipendenti
• Analisi: collegare i dati in tutti i sistemi HR e aziendali per fornire una visione completa della forza lavoro, consentendo alle organizzazioni di prendere decisioni informate, migliorare l'esperienza dei dipendenti, ridurre i costi e pianificare con sicurezza per il futuro
• Conformità: rispetta coerentemente gli standard legali, normativi e contrattuali relativi all'occupazione per garantire un trattamento equo, ridurre i rischi e proteggere sia i dipendenti che l'azienda in tutte le giurisdizioni
• Accessibilità mobile: consentire alla forza lavoro di accedere e svolgere il lavoro in modo sicuro utilizzando dispositivi mobili, contribuendo a garantire produttività, coinvolgimento e un'esperienza fluida e reattiva su tutte le piattaforme, sempre e ovunque

Che cos'è la gestione della forza lavoro esterna?

La gestione della forza lavoro esterna è il processo strategico di sourcing, coinvolgimento e supervisione dei talenti non dipendenti, noti anche come lavoratori temporanei, tra cui liberi professionisti, appaltatori, consulenti e fornitori di servizi. Le funzioni principali della gestione della forza lavoro esterna includono:

• Sourcing e onboarding di talenti non a libro paga
• Gestione dell 'approvvigionamento di servizi
• Garantire la conformità alle leggi sul lavoro
• Controllo dei costi e ottimizzazione delle spese
• Acquisizione di visibilità su performance e risultati

La forza lavoro esterna è fondamentale per le organizzazioni moderne perché offre flessibilità, scalabilità e accesso a competenze specializzate che potrebbero non esistere internamente. L'aumento del lavoro a distanza e la crescente dipendenza dalla forza lavoro contingente e dall'approvvigionamento di servizi hanno reso la gestione della forza lavoro esterna una priorità nelle moderne strategie per la forza lavoro. L'utilizzo di appaltatori, freelance e fornitori di servizi offre un valore strategico consentendo alle aziende di adattarsi rapidamente alle mutevoli esigenze del mercato, controllare i costi, accelerare l'innovazione e mantenere la continuità aziendale. Questa flessibilità è ancora più essenziale durante i periodi di crescita, trasformazione o interruzione.

Mantenere una forte attenzione alla gestione della forza lavoro esterna è fondamentale per garantire agilità e resilienza in un mercato frenetico. L'utilizzo dei moderni sistemi di gestione dei fornitori (VMS) e delle soluzioni integrate di gestione della forza lavoro ti aiutano a:

• Gestisci in modo efficiente l'intero ciclo di vita dei talenti esterni
• Garantisci interazioni perfettamente conformi e in linea con gli obiettivi della tua azienda
• Aumentare la flessibilità e l'innovazione, consentendo una rapida integrazione di nuove competenze e idee, garantendo al contempo la conformità legale

La gestione efficace della forza lavoro esterna consente alle organizzazioni di rimanere agili, attingere alle competenze di nicchia e rispondere rapidamente alle esigenze aziendali in continua evoluzione, mantenendo al contempo l'efficienza operativa.

Cos'è la gestione distribuita della forza lavoro?

La gestione distribuita della forza lavoro supporta i dipendenti che lavorano al di fuori di un ufficio centralizzato, fornendo loro connettività e comunicazione, garantendo la conformità alle leggi regionali e consentendo processi HR coerenti. Questi dipendenti possono lavorare con accordi completamente remoti, ibridi o flessibili ed eventualmente tra fusi orari e località.

Il supporto di team remoti e ibridi in tutte le aree geografiche offre molteplici vantaggi, tra cui:

• Accesso ai talenti globali: sfruttare un pool più ampio di competenze e competenze, senza vincoli di posizione
• Maggiore produttività: collaborazione tra i fusi orari, che consente la produttività 24 ore su 24 e una più rapida inversione dei progetti
• Efficienza dei costi: riduzione dei costi generali relativi allo spazio ufficio, alle utenze e al trasferimento
• Continuità aziendale: aumentare la resilienza alle interruzioni come disastri naturali o crisi locali
• Soddisfazione dei dipendenti: migliorare l'equilibrio tra lavoro e vita privata, che può aumentare il morale e la fidelizzazione e ridurre il turnover
• Scalabilità: scalabilità rapida verso l'alto o verso il basso in base alle esigenze del progetto senza i vincoli dell'infrastruttura fisica

Analogamente ai dipendenti in sede, una forza lavoro distribuita necessita di accesso ai sistemi aziendali, di strumenti di collaborazione in tempo reale e di esperienze coerenti per i dipendenti, indipendentemente dall'ubicazione. Per soddisfare queste esigenze è necessaria una tecnologia come:

• Gestione del capitale umano basata sul cloud (HCM)
• Strumenti abilitati dall'AI
• Accessibilità mobile

Spinte dalla domanda di flessibilità e dall'evoluzione degli strumenti di collaborazione digitale, molte organizzazioni danno priorità alla gestione della forza lavoro distribuita per la continuità operativa e per rimanere competitive in un mondo digitalmente connesso.

Cos'è la gestione totale della forza lavoro?

La gestione totale della forza lavoro è un approccio integrato per ottenere una gestione più fluida del personale sia a tempo indeterminato che temporaneo, compresi liberi professionisti, appaltatori e gig worker. Sottolinea l'importanza dell'integrazione HCM con un VMS per garantire una visibilità centralizzata.

La collaborazione tra HR e Procurement è essenziale per una gestione efficace dell'intera forza lavoro al fine di soddisfare le esigenze aziendali e sostenere un futuro in evoluzione. La gestione totale della forza lavoro aiuta a garantire che, indipendentemente dal tipo di lavoratore o dalla natura del loro impiego, l'azienda offra esperienze coerenti e sia pienamente conforme ed equa in tutte le assunzioni e nella gestione.

Cos'è la gestione mobile della forza lavoro?

La gestione della forza lavoro mobile si riferisce all'utilizzo da parte di un'organizzazione di strumenti digitali, tra cui la tecnologia mobile come smartphone e tablet, e di applicazioni per gestire i dipendenti che lavorano al di fuori di un ambiente di ufficio tradizionale. Ciò include tecnici sul campo, team di consegna o personale remoto.

Le aziende possono migliorare la produttività, garantire la conformità e fornire un servizio migliore in tempo reale con l'accesso mobile a pianificazione, monitoraggio dei tempi, aggiornamenti delle attività e comunicazione.

Come scegliere una soluzione di gestione della forza lavoro

Il software di gestione della forza lavoro può diventare un programma autonomo o come parte di un sistema HR più ampio, come un sistema di informazioni sulle risorse umane (HRIS) con capacità di gestione dei dati. Oppure può inserirsi in un sistema completo di gestione delle risorse umane (HRMS) che unifica tutti i processi e i dati delle risorse umane, dal core HR al calcolo delle retribuzioni, fino alla gestione dei talenti. Le funzioni delle soluzioni di gestione della forza lavoro sono ulteriormente migliorate quando le organizzazioni possono integrarle nei sistemi ERP e di approvvigionamento.

Il software WFM ideale dovrebbe anche:

• Affidati alla tecnologia cloud per migliorare l'accessibilità e la scalabilità
• Includi funzionalità avanzate di analisi e AI per insight predittivi e pianificazione intelligente della forza lavoro
• Facile integrazione con un VMS per un'efficace gestione totale dei talenti, garantendo una gestione continua della forza lavoro totale

Il futuro della gestione della forza lavoro

Oggi le aziende si trovano ad affrontare culture in evoluzione, incertezza globale e fluttuazioni delle richieste dei clienti. Le aspettative della forza lavoro si evolvono man mano che i dipendenti si aspettano flessibilità, personalizzazione e ambienti mirati. I modelli di lavoro sono anche più dinamici con team ibridi, remoti e distribuiti che richiedono una pianificazione della forza lavoro più agile. Per prosperare nel mondo del lavoro di domani, le aziende si affideranno più fortemente ai loro team HR per trovare soluzioni efficienti e redditizie per le moderne sfide della forza lavoro.

E la tecnologia HR fornisce sicuramente molte risposte per accelerare la trasformazione digitale della propria organizzazione, dall'automazione all'abilitazione strategica. Con il compito di promuovere l'innovazione e creare valore strategico, i team HR di oggi incorporano sempre più l 'AI nelle funzioni core HR per l'automazione, la personalizzazione e l'analisi predittiva.

Per snellire le operazioni, personalizzare le esperienze dei dipendenti e creare forza lavoro dinamica e basata sulle competenze, le organizzazioni dovrebbero prendere in considerazione l'adozione di una tecnologia integrata di gestione della forza lavoro che offra:

• Migliore allineamento dei talenti agli obiettivi aziendali
• Esperienze e coinvolgimento migliorati per i dipendenti
• Maggiore agilità e resilienza nelle operazioni della forza lavoro

Mentre continua il desiderio di lavoro a distanza, le organizzazioni che supportano la forza lavoro distribuita e dispongono della tecnologia e dei processi HR giusti possono compensare una contrazione dei talenti. Tuttavia, creare un ambiente di lavoro significativo e soddisfacente per i dipendenti che non possono lavorare da remoto è altrettanto importante.

I sistemi integrati e intelligenti di gestione della forza lavoro offrono la flessibilità e gli insight necessari per supportare il futuro del lavoro man mano che si evolve, e ovunque si verifichi, anche in tempi di cambiamenti senza precedenti.

Domande frequenti sulla gestione della forza lavoro