Che cos'è una forza lavoro distribuita?
Una forza lavoro distribuita è costituita da lavoratori in remoto che vengono "distribuiti" in più sedi al di fuori del luogo di lavoro tradizionale e centralizzato. La composizione di un team distribuito presuppone una notevole variabilità. È possibile lavorare a distanza in modo permanente, o solo occasionalmente. I dipendenti possono vivere vicino agli uffici centrali e presenziare per le riunioni, oppure possono essere distanti diversi chilometri e fusi orari. I membri di una forza lavoro distribuita, tuttavia, condividono la necessità di essere connessi in tempo reale l'uno all'altro e a tutte le risorse e gli strumenti aziendali a disposizione dei lavoratori in sede.
Se i team distribuiti sono composti da lavoratori a distanza, cosa distingue un'azienda distribuita da un'azienda che ha semplicemente team o lavoratori remoti? La risposta sta nel suo grado di impegno nel realizzare la trasformazione del posto di lavoro, sia digitalmente che managerialmente. Il 2020 ha portato con sé molti cambiamenti nel mondo del lavoro tradizionale. Le aziende realmente distribuite stanno rispondendo a questa sfida sfruttando le moderne tecnologie sul posto di lavoro e sviluppando processi aziendali e HR più resilienti e agili.
La forza lavoro distribuita condivide la necessità di essere connessa in tempo reale, l'una con l'altra e con tutte le risorse e gli strumenti aziendali disponibili per i lavoratori on-premise.
I team in remoto e un mondo del lavoro in piena evoluzione
Molte aziende che stavano progettando di modernizzare gradualmente le strutture della forza lavoro utilizzavano ancora sistemi e processi obsoleti quando il COVID-19 ha colpito, a quel punto sono state scosse negli anni 2020 mentre si affrettavano a trasformare i loro luoghi di lavoro e le operazioni HR.
Gartner ha condotto un 'indagine su oltre 200 dirigenti HR di alto livello prima e dopo la pandemia per determinarne l'impatto sulle loro aree di lavoro.hanno riferito che prima della pandemia una media del 30% dei loro dipendenti lavorava a distanza almeno in parte del tempo. Nell'aprile del 2020 tale numero era salito all'81%.
Tradizionalmente, sono stati i dipendenti a guidare le tendenze verso i team distribuiti, con molte aziende esitanti ad abbracciare il lavoro remoto. Dopo diversi mesi di team remoti che si adattano e imparano a lavorare in questo nuovo modo, è diventato chiaro che anche quando le cose tornano alla normalità, possiamo aspettarci che questo recente spostamento verso la forza lavoro distribuita rimanga. All'inizio di giugno 2020, Pricewaterhouse Coopers ha condotto un'ampia indagine sul lavoro a distanza. Il rapporto successivo mostra “che una settimana lavorativa flessibile permanente… ha un ampio sostegno”. Afferma che l'85% degli impiegati d'ufficio vuole lavorare a distanza almeno un giorno alla settimana, e che il 55% degli alti dirigenti prevede che sarà così, anche se il COVID-19 non è più una preoccupazione.
Vantaggi di una forza lavoro remota
Molto prima che il COVID-19 fosse alle porte, la globalizzazione e i miglioramenti nelle tecnologie sul posto di lavoro avevano iniziato a trainare un aumento costante del numero di lavoratori a distanza. Secondo Tech Republic, il numero di lavoratori a distanza è aumentato del 159% tra il 2005 e il 2017 e da allora è in crescita esponenziale.
Tuttavia, alcune aziende rimasero scettiche e furono riluttanti ad espandere la loro forza lavoro distribuita oltre l'ufficio fisico. Ritenevano che senza le strutture tradizionali del posto di lavoro e la supervisione individuale di un posto di lavoro centrale, i dipendenti sarebbero scivolati verso l'inefficienza. Si temeva inoltre che ai team HR mancavano i sistemi necessari per fornire completamente supporto, come formazione, benessere e valutazioni delle prestazioni ai lavoratori fuori sede. In un sondaggio di Gartner del 2020, i leader HR hanno dichiarato che "la loro sfida più grande deriva dalla mancanza di infrastruttura tecnologica e dalla mancanza di comfort con nuovi modi di lavorare".
Con l’arrivo della pandemia, non c’era più tempo per discutere i benefici o i tempi di distribuzione della forza lavoro – era su di noi se eravamo a favore o no. Da anni esistevano studi e relazioni che dimostravano i vantaggi della flessibilità del “lavoro ovunque”, sia per i datori di lavoro che per i dipendenti. Ma dopo alcuni mesi di lavoro della nazione da casa, iniziò a scorrere una serie completamente nuova di solide statistiche sul lavoro a distanza. E quello che ci hanno detto quei dati è stata molto una reiterazione di quello che stava dicendo in continuazione: quando ai dipendenti viene data flessibilità e indipendenza, sono all'origine della sfida. McKinsey, in un sondaggio di metà 2020, segnala un aumento fino al 55% dei fattori di employee experience, tra cui il raggiungimento degli obiettivi, il riconoscimento per il lavoro, il coinvolgimento e la relazione con l'azienda e la soddisfazione lavorativa.
Quando i lavoratori ricevono flessibilità e indipendenza, sono all'origine della sfida.
Alcuni dei vantaggi dei team remoti includono:
Aumento della produttività: molti report e statistiche recenti dimostrano forti risultati in termini di prestazioni ed efficienza da parte di team remoti. Attingendo a solide fonti di dati, un articolo del 2020 sulla rivista Forbes riporta un aumento del 35% della produttività tra i lavoratori remoti.
Benessere migliorato: Nella loro indagine annuale, FlexJobs ha rilevato che oltre l'85% degli intervistati ha ritenuto che il loro benessere fosse migliorato lavorando da casa e che fossero in grado di prendersi meglio cura di se stessi. Di quelli intervistati, oltre il 50% ha anche riportato meno giorni di malattia e meno tempo di fermo quando si lavora a distanza.
Riduzione del turnover: i commerci ingestibili e gli ambienti di lavoro affollati e stressanti spesso si traducono in alti tassi di attrito dei dipendenti, anche tra coloro che sono altrimenti soddisfatti del proprio lavoro. Come ha sottolineato la rivista Forbes nel giugno 2020, le aziende con flessibilità del lavoro a distanza godono di una riduzione del 25% del fatturato.
Accesso ampliato ai talenti: il lavoro a distanza apre opportunità per le persone con disabilità o problemi di mobilità. Sostiene le persone che necessitano di modalità di lavoro più flessibili, come i genitori con figli piccoli. Si allarga anche il pool di talenti per includere coloro che potrebbero non essere in grado di vivere o trasferirsi all'interno di un ragionevole pendolarismo in ufficio.
Riduzione dei costi generali: un recente report ha compilato e analizzato le statistiche sul lavoro a distanza tratte dagli Stati Uniti. Ufficio di gestione e bilancio. La conclusione è stata che per ogni dipendente che lavora a distanza – anche solo il 50% del tempo – le aziende risparmiano in media 11.000 dollari l'anno sugli spazi generali e gli uffici associati. Inoltre, lo stesso rapporto mostra anche i lavoratori a distanza che risparmiano fino a 7.000 dollari all'anno lavorando da casa.
Team distribuiti: come funzionano?
Naturalmente, esisteranno sempre lavori manuali impossibili da svolgere a distanza. Tuttavia, le moderne tecnologie stanno rapidamente espandendo il numero di lavori gestibili da una forza lavoro distribuita. Per avere successo, i team in remoto devono essere in grado di collaborare, comunicare e interagire tra loro e con tutti i sistemi operativi all'interno dell'azienda garantendo la stessa efficacia dell'ambiente di lavoro fisico centralizzato. A tal proposito occorre stabilire un equilibrio tra le moderne tecnologie dell'ambiente di lavoro e una gestione resiliente ed efficace.
I team distribuiti si affidano a sistemi aziendali e soluzioni software potenti e agili. L'intelligenza artificiale (AI) porta la capacità dei team distribuiti non solo di accedere ai dati e ai sistemi connessi, ma di utilizzare tali informazioni in tempo reale e in modi decisi. Altre tecnologie supportate dall'AI, come sensori e chatbot, possono aiutare i team leader e gli specialisti HR a rimanere connessi ai dipendenti remoti tramite il cloud. Attività come formazione, valutazioni delle prestazioni e controlli sul benessere possono essere personalizzate e gestite senza soluzione di continuità tra la forza lavoro distribuita.
Senza dubbio, i lavoratori remoti hanno bisogno di una tecnologia potente e di sistemi aziendali solidi per svolgere il proprio lavoro. Ma più di ogni altra cosa, il loro successo dipende da strategie di gestione reattive e resilienti.
Strategie per la gestione di una forza lavoro distribuita
Gestisci le aspettative. Molti lavoratori distribuiti si sentono a proprio agio con le tecnologie collaborative, ma altri potrebbero aver bisogno di ulteriore assistenza. È importante che manager e responsabili HR si assicurino che comunichino chiaramente le aspettative e offrano un facile accesso al supporto e alla formazione tecnica, ogniqualvolta sia necessario.
Sii reattivo. La gestione dei team distribuiti richiede un approccio dedicato alla fornitura di feedback e tutoraggio. Ad esempio, invece di valutazioni formali delle prestazioni di persona, molti team manager remoti di successo stanno pianificando check-in online settimanali. Questo processo più informale può consentire ai manager di rimanere al passo con i carichi di lavoro dei membri del team senza microgestire.
Promuovi la fiducia e il lavoro di squadra. I manager devono trovare modi innovativi per motivare i dipendenti a distanza e fare in modo che tutti stiano lanciandosi allo stesso modo. Le moderne tecnologie per l'ambiente di lavoro funzionano sostenendo la collaborazione, la trasparenza e la responsabilità, non facendo sentire i team come se fossero sotto controllo.
Dare priorità al benessere dei dipendenti. Il lavoro a distanza presenta una serie unica di sfide per il benessere. Per aiutare la transizione verso un nuovo modo di lavorare, i team manager distribuiti e i leader HR possono utilizzare tecnologie connesse sul posto di lavoro per contribuire a sviluppare programmi di benessere dedicati alle esigenze dei lavoratori a distanza.
Il futuro del lavoro a distanza e della forza lavoro distribuita
In un periodo di incertezza globale, le aziende guardano al futuro e adottano soluzioni che renderanno i loro team e le loro aziende più resilienti e competitivi. La pandemia ha portato le aziende molto più avanti lungo la strada della trasformazione del posto di lavoro di quanto avrebbero potuto venire altrimenti. Attraverso l'uso delle moderne tecnologie digitali e la pianificazione strategica della forza lavoro, le aziende distribuite si stanno preparando per il posto di lavoro del futuro.
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