Introdução ao planejamento de recursos empresariais

Uma forma fácil de entender o ERP é imaginar uma empresa como um corpo humano. Assim como um corpo, ele tem processos essenciais que são vitais para sua integridade e funcionalidade – em vez do sono e da alimentação, pense em cadeia de suprimentos e vendas. Embora muitos desses processos ocorram de maneira independente, ainda estão vinculados pela forma como afetam o corpo – ou os negócios – como um todo. Isso também significa que problemas com um processo podem muitas vezes impactar todo o restante.

Um sistema de software ERP age como um sistema nervoso central de uma empresa, ajudando a gerenciar com eficiência todos esses processos e operações cruciais, conectando-os em um sistema integrado.

História e evolução do ERP

O início humilde do ERP tem mais de um século, na forma de um sistema de fabricação baseado em papel para programação de produção. No início da década de 1960, as empresas de produção começaram a adotar aplicativos empresariais computadorizados. Eles eram mais rápidos e precisos do que os processos manuais, mas também caros, de funcionalidade limitada e muito lentos.

Esses aplicativos pioneiros promoveram o desenvolvimento de soluções dedicadas e independentes, como processamento de ordens do cliente e planejamento de necessidades de material (MRP), que o novo software acabou sendo capaz de integrar em um único sistema que impulsionou a eficiência operacional. Nos anos 1990, o ERP transformou o setor de tecnologia, atendendo a uma ampla gama de atividades de negócios em vários setores.

Velocidades mais rápidas da Internet e novas ferramentas de desenvolvimento de software revolucionaram ainda mais as suítes de ERP. A introdução do software baseado em navegador abriu o caminho para o Cloud ERP, expandindo consideravelmente a adoção, o escopo e a funcionalidade das soluções ERP.

Os sistemas ERP de hoje incluem tecnologia de inteligência artificial (IA), como IA generativa, agentes e assistentes de IA. Esses recursos ajudam os negócios a transformarem suas operações e permanecerem competitivos com a automação de tarefas, a previsão de resultados e a orientação para a tomada de decisões mais inteligentes em finanças, cadeia de suprimentos e muito mais.

Por que o planejamento de recursos empresariais é importante?

A maioria ou todos os dados de uma organização devem residir no sistema ERP para fornecer uma única fonte da verdade em toda a empresa. Entre os recursos, destacam-se:

• O setor de finanças exige ERP para fechamento contábil ágil
• O setor de vendas precisa do ERP para gerenciar ordens do cliente
• O setor de logística depende de um software ERP bem executado para fornecer aos clientes produtos e serviços adequados
• O procurement utiliza o ERP para obter bens e serviços e gerenciar relacionamentos com fornecedores
• Contas a pagar usa o ERP para pagamentos corretos e pontuais aos fornecedores
• A gerência precisa de visibilidade imediata do desempenho da empresa para tomar decisões acertadas
• Bancos e acionistas exigem registros financeiros precisos, pois dependem de dados e análises confiáveis viabilizados pelo sistema ERP

Exemplos de ERP por setor

O modo como as organizações dependem de seu software ERP varia significativamente, dependendo do setor. No entanto, empresas de todos os setores – do automotivo ao atacadista – necessitam de informações precisas e em tempo real e de processos de negócios eficazes para competir e prosperar.

Alguns exemplos de casos de uso de ERP específicos do setor:

Fabricantes

Fabricantes de processos discretos, em lote e contínuos contam com o ERP para alcançar as metas de qualidade do produto, gerenciar a utilização de ativos, controlar os custos de horas extras e muito mais. Além disso, eles podem controlar o estoque de ponta a ponta por meio de monitoramento de movimentações, identificar produtos de alto e baixo desempenho e gerenciar o procurement com mais eficiência.

Varejistas

O varejo passou por uma transformação significativa quando lojas físicas se fundiram com o e-commerce e outros canais de vendas digitais. Dados consistentes e integrados são cruciais para oferecer opções self-service a fim de identificar, configurar, comprar e enviar produtos. O ERP também ajuda os varejistas a reduzir o abandono de carrinhos, melhorar as conversões do site e aumentar o valor médio dos pedidos.

Empresas centradas em serviços

Contabilidade profissional, impostos, engenharia e serviços jurídicos exigem tecnologia ERP móvel poderosa e em tempo real para equilibrar os compromissos de entrega de serviços com a saúde financeira. A capacidade de manter o cronograma e, ao mesmo tempo, gerenciar a lucratividade do projeto, a utilização de recursos e as oportunidades de crescimento é fundamental para os serviços profissionais.

Serviços públicos

Concessionárias de serviços públicos precisam verificar constantemente seus ativos de capital, não apenas para atender à demanda por serviços futuros, mas também para substituir ativos antigos. Sem o ERP, gerenciar esses investimentos em ativos é um processo desafiador e propenso a erros.

O ERP também ajuda a resolver outro problema crítico da concessionária de serviços públicos que é a previsão de peças de reposição. A impossibilidade de ter as peças certas durante uma falha cria um problema significativo de atendimento ao cliente. Por outro lado, o excesso dessas peças significa custos excessivos e estoque desatualizado.

Atacadistas

Atacadistas, importadores, entregas diretas à loja e empresas terceirizadas e quarteirizadas querem reduzir os custos de distribuição, aumentar os giros de estoque e reduzir o tempo do pedido ao pagamento. Para alcançar essas metas, eles precisam de gestão de estoque integrada, funcionalidade de logística e processos automatizados personalizados.

Como funciona um sistema ERP?

Um sistema ERP consiste em soluções de módulo integradas ou aplicativos empresariais que compartilham um banco de dados comum que os conecta e permite que eles falem entre si. Em geral, cada módulo ERP tem foco em uma área de negócios, mas estão interligados e usam os mesmos dados para atender às necessidades da empresa.

As empresas escolhem a solução de módulo que desejam – como financiamento, logística, procurement e RH – e podem adicionar e expandir – conforme necessário. Os sistemas ERP também oferecem suporte a requisitos específicos do setor, seja como parte da funcionalidade principal do sistema ou por meio de extensões de aplicativo que se integram à suíte de módulos.

Os sistemas ERP modernos fornecem uma enorme variedade de funcionalidades de negócios, mas eles devem se conectar e sincronizar com outros aplicativos e fontes de dados para serem eficazes, incluindo o software de finanças, procurement, cadeia de surprimentos, CRM, e  HCM, bem como soluções específicas do setor e até mesmo outros ERPs.

Essa integração oferece às empresas uma visão unificada das informações de diferentes sistemas, o que ajuda a aumentar a eficiência dos processos de negócios, melhorar as experiências do cliente e facilitar a colaboração entre times e parceiros de negócios.

A flexibilidade de um sistema ERP permite que ele se integre a uma ampla gama de produtos de software usando conectores ou adaptadores personalizados, como interfaces de programação de aplicativos (APIs). Outros métodos de integração ERP incluem Enterprise Service Bus (ESB) e plataforma de integração moderna como serviço (iPaaS).

Tipos de implementação de ERP

O sistema ERP tem quatro tipos comuns de implementação: baseado em nuvem, on premise, em dois níveis e híbrido. Cada tipo tem seus benefícios e desvantagens, e as empresas precisam identificar a opção de implementação de ERP que melhor atenda às suas necessidades.

Cloud ERP

Com o Cloud ERP, o software reside em um servidor remoto de terceiros. Ele pode ser acessado pela Internet como um serviço de assinatura (SaaS), com o fornecedor de software cuidando da manutenção, das atualizações e da segurança em nome da empresa. Atualmente, o Cloud ERP é o método de implementação de ERP mais popular, com custos iniciais mais baixos, maior escalabilidade, inovação mais rápida e integração mais fácil.

ERP on premise

On premise é o modelo tradicional de implantação de software ERP e permite mais controle. Em geral, o software é instalado no local, no centro de dados da empresa. Embora certamente o controle total seja um benefício, ele também traz as responsabilidades de instalação e manutenção contínua.

ERP de duas camadas

É comum as empresas que passam por grandes mudanças operacionais, como fusão, expansão ou aquisição, optarem pelo modelo em dois níveis. Por exemplo, o ERP de nível 1 pode ser um servidor on premise na sede da organização matriz; o ERP de nível 2, um sistema subsidiário em nuvem que processa funções locais ou especializadas. A estratégia com dois níveis permite que as empresas iniciem a mudança controlada para a nuvem e migrem funções específicas ou unidades de negócios sem disrupção das operações.

ERP híbrido

O modelo híbrido é um tipo de sistema ERP em dois níveis que combina implementação on premise e na nuvem para dar à empresa a flexibilidade de escolher a melhor implementação de cada aplicativo. O Cloud ERP híbrido pode ser um trampolim para o modelo de apenas dois níveis na nuvem, enquanto ainda mantém aplicativos que precisam estar on premise para atender à regulamentação do setor ou aos requisitos de segurança.

Seis principais benefícios do ERP

Conforme mencionado, as vantagens de implementar um sistema ERP variam de acordo com o modelo de implementação. Dito isso, os seis benefícios seguintes se aplicam a todas as soluções ERP modernas:

1. Aumento da produtividade: simplifique e automatize os processos de negócios centrais para que as pessoas, em toda a empresa, possam alcançar mais resultados com menos recursos.
2. Insights detalhados: elimine silos de informações, crie uma fonte única da verdade e obtenha respostas rápidas para as questões essenciais dos negócios.
3. Rapidez na emissão de relatórios: gere relatórios de finanças e de negócios e compartilhe resultados com facilidade. Trabalhe com base em insights e melhore o desempenho em tempo real.
4. Riscos menores: maximize a visibilidade e o controle dos negócios, garanta o compliance com as exigências regulatórias e preveja e previna riscos.
5. TI mais simples: use aplicativos integrados de ERP que compartilham um mesmo banco de dados para simplificar as operações de TI e proporcionar um modo mais fácil de trabalhar.
6. Maior agilidade: identifique e reaja a novas oportunidades com operações eficientes e acesso imediato a dados em tempo real.

Como saber se estou pronto para um sistema ERP?

Muitas organizações, especialmente as menores, geralmente começam a usar ferramentas simples e independentes para gerenciar seus processos de negócios, como QuickBooks ou planilhas do Excel. A adoção de um sistema ERP pode parecer desnecessária ou uma complicação extra. No entanto, à medida que uma empresa de qualquer tamanho amadurece e se expande, essas ferramentas de gestão podem se tornar ineficientes e insustentáveis, impedindo a escalabilidade e dificultando a otimização.

Aqui estão alguns sinais comuns de que uma empresa que está à frente de suas ferramentas de gestão e está pronta para um sistema ERP moderno:

Muito tempo gasto em tarefas diárias

Se a gestão de atividades centrais, como o fechamento contábil, está exigindo mais tempo, talvez o problema seja o uso de vários aplicativos díspares. O software ERP integra soluções e dados em um único sistema com uma interface comum, facilitando a comunicação entre as unidades de negócios, que passam a trabalhar de modo eficaz.

Dificuldade de acesso a dados empresariais essenciais

Você tem respostas fáceis a perguntas sobre receita por linha de produto ou número de devoluções? Em caso negativo, sistemas segregados e falta de acesso a métricas e KPIs podem estar atravancando sua empresa.

Processos de negócios fora do controle

Há áreas em que os processos estão sem controle? Talvez seja difícil para você administrar estoques, agradar clientes ou manter o orçamento. Se esse for o caso, seus processos de negócios podem precisar de reestruturação para acomodar o crescimento ou a mudança de prioridades, um ajuste natural para integração do novo software ERP.

Falta de processos padronizados e conjuntos de dados duplicados

Se diferentes departamentos estiverem usando os próprios aplicativos e processos para realizar as tarefas, você provavelmente estará gastando muito tempo com a entrada duplicada de dados. Quando as informações não fluem entre os sistemas, os relatórios demoram mais e os erros são mais prováveis, o que dificulta a tomada de decisões.

Muitas oportunidades perdidas

Se as unidades de negócios usam todo o seu tempo apenas para manter a empresa funcionando, não há espaço para buscar outras possíveis oportunidades ou inovações. Muitos sistemas ERP incluem recursos inteligentes, como Machine Learning e funções analíticas preditivas, facilitando a identificação e a capitalização de novos empreendimentos lucrativos.

10 coisas a serem analisadas em um sistema ERP

Os recursos de um sistema ERP moderno geralmente variam de acordo com o setor de atuação e os módulos que oferecem. No entanto, independentemente do grau de especialização de um ERP, há 10 recursos principais que todos os sistemas de gestão empresarial devem ter:

1. Um banco de dados comum: informações centralizadas e uma única fonte da verdade para dados compartilhados consistentes e uma visão multifuncional da empresa
2. Funções analíticas integradas: funções analíticas incorporadas, BI self-service, relatórios e ferramentas de compliance que fornecem insights inteligentes em toda a empresa
3. Visualização de dados: apresentação visual de informações-chave com dashboards, KPIs e funções analíticas de apontar e clicar para ajudar na tomada de decisões rápidas e bem fundamentadas
4. Automação: a capacidade de automatizar tarefas e workflows usando IA e Machine Learning.
5. IU/UX consistentes: uma aparência padronizada em todos os módulos, com ferramentas de configuração e personalização fáceis de usar para processos e usuários, incluindo clientes e fornecedores
6. Integração: integração suave de processos de negócios e fluxos de trabalho, além de integração aberta com outras soluções de software e fontes de dados de terceiros
7. Novas tecnologias: suporte a IA generativa e Machine Learning, assistentes digitais, Internet das Coisas (IoT), segurança e privacidade, e tecnologia móvel
8. Plataforma de tecnologia: uma pilha de tecnologia rápida e estável para esse investimento de longo prazo, incluindo uma plataforma low-code/no-code, iPaaS, gestão de dados e muito mais
9. Suporte multinacional: suporte global para idiomas, moedas e práticas e regulamentações empresariais locais, juntamente com suporte técnico para serviços em nuvem, treinamento e implementação
10. Opção de implementação: há opções de implementação baseadas em nuvem, on premise, híbridas ou de duas camadas

O software ERP não é uma solução única

ERP para pequenas empresas

O software ERP pode ajudar uma empresa em crescimento a ir além das planilhas e gerenciar com eficiência todos os aspectos de seu crescimento, desde vendas e relacionamentos com clientes até finanças e operações. As ferramentas de ERP para empresas em crescimento geralmente estão na nuvem, são rápidas de instalar e foram projetadas para se expandir com os negócios.

ERP para empresas em crescimento

O software ERP desenvolvido para empresas em crescimento e subsidiárias se beneficia de funções analíticas integradas, implementação rápida e melhores práticas para dezenas de processos de negócios. Ferramentas de ERP para empresas em crescimento as ajudam a expandir e competir, mesmo com recursos limitados. Sistemas ERP empresariais modulares e na nuvem também são bons para empresas em crescimento com processos complexos ou planos de evolução rápida.

ERP para empresas de grande porte

Grandes empresas com subsidiárias ou operações globais precisam de um sistema ERP robusto, líder do mercado, com IA, Machine Learning e funções analíticas integradas, além de automação inteligente para transformar processos e modelos de negócios. As empresas podem usar sistemas ERP na nuvem, on premise ou em cenários híbridos ou de duas camadas, dependendo da necessidade.

Tendências de ERP a serem observadas

A inovação do ERP é contínua à medida que as empresas exigem soluções mais robustas e ágeis. Confira as quatro maiores tendências para acompanhar de perto:

IA generativa

A incorporação do software ERP com recursos de IA generativa ajuda as empresas a automatizar tarefas manuais e, ao mesmo tempo, adaptar, ajustar e otimizar seus principais processos para atender às necessidades específicas da empresa.

Além de automatizar tarefas e fornecer insights, a IA generativa capacita usuários que não são de TI, facilitando a interação com o sistema ERP usando comandos de linguagem natural e consultas. Qualquer usuário pode fazer uma pergunta e obter uma resposta imediata que aproveita toda a documentação e os dados disponíveis.

Integração vertical

As empresas estão prontas para acabar com o cabo de guerra entre as melhores soluções da categoria e o ERP integrado. As novas ofertas prometem o melhor dos dois mundos – um sistema ERP totalmente integrado com extensões verticais que permitem que as empresas obtenham a funcionalidade específica de que precisam sem os problemas dolorosos de integração ou silos de dados.

Nuvem, nuvem, nuvem

A preferência pelo Cloud ERP continuará se intensificando à medida que mais empresas descobrirem os benefícios – incluindo o acesso de "qualquer lugar", os custos reduzidos de hardware e suporte técnico, além de maior segurança e integração com outros sistemas. À medida que a velocidade dos negócios se torna cada vez mais rápida, a adoção de uma mentalidade de nuvem é ainda mais essencial.

<br /> Personalização do usuário

Colaboradores, clientes e fornecedores querem conteúdo e funcionalidades que atendam às suas necessidades ou interesses específicos e os tornem mais produtivos. A mudança na demografia da força de trabalho, principalmente em setores como a produção, também está impulsionando o interesse em plataformas low-code e no-code.

Em vez de forçar os usuários a se adaptar ao software, essas plataformas oferecem a eles uma experiência facilmente personalizável. Além disso, os usuários também podem esperar dashboards personalizados, pesquisa baseada em IA, chat e fluxos de trabalho personalizados em todos os dispositivos.

Perguntas frequentes sobre ERP

Leia mais nesta série