Introdução ao planejamento de recursos empresariais

Uma forma fácil de entender o sistema ERP é imaginar uma empresa como um corpo humano. Assim como um corpo, ele tem processos essenciais que são vitais para sua integridade e funcionalidade – em vez do sono e da alimentação, pense em cadeia de suprimentos e vendas. Embora muitos desses processos ocorram de maneira independente, ainda estão vinculados pela forma como afetam o corpo – ou os negócios – como um todo. Isso também significa que problemas com um processo podem muitas vezes impactar todo o restante.

Um software ERP age como um sistema nervoso central de uma empresa, ajudando a gerenciar com eficiência todos esses processos e operações cruciais, conectando-os em uma plataforma unificada de gestão empresarial.

História e evolução do sistema ERP

O início humilde do sistema ERP tem mais de um século, na forma de um sistema de fabricação baseado em papel para programação de produção. No início da década de 1960, as empresas de produção começaram a adotar aplicativos empresariais computadorizados. Eles eram mais rápidos e precisos do que os processos manuais, mas também caros, de funcionalidade limitada e muito lentos.

Esses aplicativos pioneiros promoveram o desenvolvimento de soluções dedicadas e independentes, como processamento de ordens do cliente e planejamento de necessidades de material (MRP), que o novo software acabou sendo capaz de integrar em um único sistema que impulsionou a eficiência operacional. Nos anos 1990, o ERP transformou o setor de tecnologia, atendendo a uma ampla gama de atividades de negócios em vários setores.

Velocidades mais rápidas da Internet e novas ferramentas de desenvolvimento de software revolucionaram ainda mais as suítes de ERP. A introdução do software baseado em navegador abriu o caminho para o ERP em nuvem (Cloud ERP), expandindo consideravelmente a adoção, o escopo e a funcionalidade das soluções ERP.

Os sistemas ERP de hoje incluem tecnologia de inteligência artificial (IA), como IA generativa, agentes e assistentes de IA. Esses recursos ajudam os negócios a transformarem suas operações e permanecerem competitivos com a automação de tarefas, a previsão de resultados e a orientação para a tomada de decisões mais inteligentes em finanças, cadeia de suprimentos e muito mais.

Por que um sistema ERP é importante?

A maioria ou todos os dados de uma organização devem residir no software ERP para fornecer uma única fonte da verdade em toda a empresa. Um sistema ERP integrado garante que cada área tenha as informações certas no momento certo. Entre os recursos, destacam-se:

• O setor de finanças exige ERP para fechamento contábil ágil
• O setor de vendas precisa do ERP para gerenciar ordens do cliente
• O setor de logística depende de um software ERP bem executado para fornecer aos clientes produtos e serviços adequados
• O procurement utiliza o ERP para obter bens e serviços e gerenciar relacionamentos com fornecedores
• Contas a pagar usa o ERP para pagamentos corretos e pontuais aos fornecedores
• A gerência precisa de visibilidade imediata do desempenho da empresa para tomar decisões acertadas
• Bancos e acionistas exigem registros financeiros precisos, pois dependem de dados e análises confiáveis viabilizados pelo sistema ERP

Exemplos de ERP por setor

A forma como as organizações dependem de seu software ERP varia significativamente conforme o setor. Ainda assim, empresas de todos os setores — da indústria automotiva à distribuição no atacado — precisam de informações precisas e em tempo real, bem como de processos de negócios eficazes, para competir e prosperar.

Alguns exemplos de casos de uso de ERP específicos do setor:

Fabricantes

Fabricantes de produção separada, em lotes e por processos contínuos dependem do ERP para atingir metas de qualidade dos produtos, gerenciar a utilização de ativos, controlar os custos de horas extras e muito mais. Os fabricantes também obtêm controle de estoque de ponta a ponta ao monitorar as movimentações de estoque, identificar os produtos com melhor e pior desempenho e gerenciar a aquisição com mais eficiência.

Varejistas

O varejo passou por uma transformação significativa quando lojas físicas se fundiram com o e-commerce e outros canais de vendas digitais. Dados consistentes e integrados são cruciais para oferecer opções self-service a fim de identificar, configurar, comprar e enviar produtos. O ERP também ajuda os varejistas a reduzir o abandono de carrinhos, melhorar as conversões do site e aumentar o valor médio dos pedidos.

Empresas centradas em serviços

Contabilidade profissional, impostos, engenharia e serviços jurídicos exigem tecnologia ERP móvel poderosa e em tempo real para equilibrar os compromissos de entrega de serviços com a saúde financeira. A capacidade de manter o cronograma e, ao mesmo tempo, gerenciar a lucratividade do projeto, a utilização de recursos e as oportunidades de crescimento é fundamental para os serviços profissionais.

Serviços públicos

Concessionárias de serviços públicos precisam verificar constantemente seus ativos de capital, não apenas para atender à demanda por serviços futuros, mas também para substituir ativos antigos. Sem o ERP, gerenciar esses investimentos em ativos é um processo desafiador e propenso a erros.

O ERP também ajuda a resolver outro problema crítico das empresas de serviços públicos, a previsão de peças de reposição. Não ter as peças certas durante uma interrupção gera um problema significativo de atendimento ao cliente. Por outro lado, ter peças de reposição em excesso significa custos excessivos e estoque desatualizado.

Atacadistas

Atacadistas, importadores, entrega direta na loja e empresas 3PL/4PL querem reduzir os custos de distribuição, aumentar o giro de estoque e reduzir o tempo do pedido ao recebimento. Para alcançar esses objetivos, eles precisam de gestão integrada de estoque, funcionalidade de logística e processos automatizados personalizados.

Como funciona um sistema ERP?

Um sistema ERP consiste em soluções de módulo integradas ou aplicativos empresariais que compartilham um banco de dados comum que os conecta e permite que eles falem entre si. Em geral, cada módulo ERP tem foco em uma área de negócios, mas estão interligados e usam os mesmos dados para atender às necessidades da empresa.

As empresas escolhem as soluções modulares que desejam, como financiamento, logística, aquisição e RH, e podem adicioná-las e dimensioná-las conforme necessário. Os sistemas ERP também podem oferecer suporte a requisitos específicos do setor, seja como parte da funcionalidade central do sistema ou por meio de extensões de aplicação que se integram ao pacote de módulos.

Embora os sistemas ERP modernos ofereçam uma enorme variedade de funcionalidades empresariais, para serem eficazes, eles precisam se conectar e se sincronizar com outras aplicações e fontes de dados, como finanças, aquisição, cadeia de suprimentos, CRM e software de HCM, além de soluções específicas do setor e até mesmo outros ERPs

Essa integração oferece às empresas uma visão unificada das informações de diferentes sistemas, o que ajuda a aumentar a eficiência dos processos de negócios, melhorar as experiências do cliente e facilitar a colaboração entre times e parceiros de negócios.

A flexibilidade de um sistema ERP permite que ele se integre a uma ampla variedade de produtos de software usando conectores ou adaptadores personalizados, como interfaces de programação de aplicações (APIs). Outros métodos para a integração de ERP incluem o barramento de serviços corporativos (ESB) e a moderna plataforma de integração como serviço (iPaaS).

Tipos de implementação de ERP

Um sistema ERP tem quatro tipos comuns de implantação: baseado na nuvem, no local, de duas camadas e híbrido. Cada tipo tem seus benefícios e desvantagens, e as empresas devem identificar qual opção de implantação de ERP melhor atende às suas necessidades.

ERP em nuvem

Com o ERP em nuvem, o software fica hospedado em um servidor remoto de terceiros. Ele é acessado pela Internet como um serviço de assinatura (SaaS), com o fornecedor de software cuidando da manutenção, das atualizações e da segurança em nome da empresa. Atualmente, o ERP em nuvem é o método de implantação de ERP mais popular, oferecendo custos iniciais mais baixos, maior escalabilidade, inovação mais rápida e integração mais fácil.

ERP no local

On premise é o modelo tradicional de implantação de software ERP e permite mais controle. Em geral, o software é instalado no local, no centro de dados da empresa. Embora certamente o controle total seja um benefício, ele também traz as responsabilidades de instalação e manutenção contínua.

ERP de duas camadas

As empresas que passam por grandes mudanças operacionais, como fusões, expansões ou aquisições, muitas vezes optam por um modelo de duas camadas. Por exemplo, o ERP de camada 1 pode ser um servidor no local na sede da organização controladora, e o ERP de camada 2 pode ser um sistema de subsidiária baseado em nuvem que lida com funções locais ou especializadas. Uma estratégia de duas camadas permite que as empresas iniciem uma migração controlada para a nuvem, migrando funções específicas ou unidades de negócios sem interromper as operações.

ERP híbrido

Um modelo híbrido é um tipo de sistema ERP de duas camadas que combina implantação no local e baseada em nuvem para dar às empresas a flexibilidade de escolher a melhor implantação para cada aplicação. O ERP híbrido na nuvem pode ser um trampolim para um modelo de duas camadas exclusivo em nuvem, sem deixar de considerar aplicações que talvez precisem estar no local para cumprir regulamentações do setor ou requisitos de segurança.

Seis principais benefícios do ERP

Conforme mencionado, as vantagens de implementar um sistema ERP variam de acordo com o modelo de implementação. Dito isso, os seis benefícios seguintes se aplicam a todas as soluções ERP modernas:

1. Maior produtividade: otimize e automatize os principais processos de negócios para que as pessoas em toda a organização possam fazer mais com menos recursos
2. Insights mais aprofundados: elimine silos de informações, obtenha uma fonte única da verdade e consiga respostas rápidas para perguntas de negócios críticas para a missão
3. Relatórios acelerados: acelere os relatórios empresariais e financeiros e compartilhe facilmente os resultados para agir com base em insights e melhorar o desempenho em tempo real
4. Menor risco: maximize a visibilidade e o controle dos negócios, garanta o compliance com requisitos regulatórios e preveja e evite riscos
5. TI mais simples: use aplicativos ERP integrados que compartilham um banco de dados para simplificar a TI e proporcionar a todos uma forma mais fácil de trabalhar
6. Maior agilidade: identifique novas oportunidades e reaja a elas com operações eficientes e pronto acesso a dados em tempo real

Como saber se estou pronto para um sistema ERP?

Muitas organizações, especialmente as menores, geralmente começam a usar ferramentas simples e independentes para gerenciar seus processos de negócios, como QuickBooks ou planilhas do Excel. A adoção de um sistema ERP pode parecer desnecessária ou uma complicação extra. No entanto, à medida que uma empresa de qualquer tamanho amadurece e se expande, essas ferramentas de gestão podem se tornar ineficientes e insustentáveis, impedindo a escalabilidade e dificultando a otimização.

Aqui estão alguns sinais comuns de que uma empresa superou suas ferramentas de gestão e está pronta para um sistema ERP moderno:

Muito tempo gasto em tarefas diárias

Se a gestão de atividades centrais, como o fechamento contábil, está exigindo mais tempo, talvez o problema seja o uso de vários aplicativos díspares. O software ERP integra soluções e dados em um único sistema com uma interface comum, facilitando a comunicação entre as unidades de negócios, que passam a trabalhar de modo eficaz.

Dificuldade para acessar dados empresariais essenciais

Você consegue responder facilmente a perguntas importantes sobre a sua empresa, como receita por linha de produtos ou número de devoluções? Se não, sistemas segregados e a falta de acesso a métricas e KPIs podem estar impedindo seu avanço.

Processos de negócios fora do controle

Há áreas em que seus processos estão fugindo do seu controle? Talvez seja mais difícil para você gerenciar o estoque, satisfazer os clientes ou manter os custos sob controle. Nesse caso, seus processos de negócios podem precisar de reestruturação para acomodar o crescimento ou mudanças nas prioridades, algo que se alinha naturalmente à integração de um novo software de ERP.

Falta de processos padronizados e conjuntos de dados duplicados

Se diferentes departamentos estiverem usando os próprios aplicativos e processos para realizar as tarefas, você provavelmente estará gastando muito tempo com a entrada duplicada de dados. Quando as informações não fluem entre os sistemas, os relatórios demoram mais e os erros são mais prováveis, o que dificulta a tomada de decisões.

Muitas oportunidades perdidas

Se as unidades de negócios passam todo o tempo apenas mantendo a empresa em funcionamento, não há capacidade para buscar possíveis oportunidades ou inovações. Muitos sistemas de ERP incluem recursos inteligentes, como aprendizado de máquina e funções analíticas preditivas, facilitando a identificação e o aproveitamento de novos empreendimentos lucrativos.

10 coisas a serem analisadas em um sistema ERP

Os recursos de um sistema ERP moderno geralmente variam de acordo com o setor de atuação e os módulos que oferecem. No entanto, independentemente do grau de especialização de um ERP, há 10 recursos principais que todos os sistemas de gestão empresarial devem ter:

1. Um banco de dados comum: informações centralizadas e uma única fonte da verdade para dados compartilhados consistentes e uma visão multifuncional da empresa
2. Análises integradas: funções analíticas integradas, BI de autoatendimento, relatórios e ferramentas de compliance que fornecem insights inteligentes em toda a empresa
3. Visualização de dados: apresentação visual de informações-chave com dashboards, KPIs e funções analíticas de apontar e clicar para auxiliar na tomada rápida de decisões fundamentadas
4. Automação: a capacidade de automatizar tarefas e fluxos de trabalho usando IA e aprendizado de máquina
5. IU/UX consistentes: uma aparência padronizada em todos os módulos, com ferramentas de configuração e personalização fáceis de usar para processos e usuários, incluindo clientes e fornecedores
6. Integração: integração suave de processos de negócios e fluxos de trabalho, além de integração aberta com outras soluções de software e fontes de dados de terceiros
7. Novas tecnologias: suporte a IA generativa e aprendizado de máquina, assistentes digitais, Internet das Coisas (IoT), segurança e privacidade e tecnologia móvel
8. Plataforma de tecnologia: uma pilha de tecnologia rápida e estável para esse investimento de longo prazo, incluindo uma plataforma low-code/no-code, iPaaS, gestão de dados e muito mais
9. Suporte multinacional: suporte global a idiomas, moedas e práticas e regulamentações comerciais locais, juntamente com suporte técnico para serviços em nuvem, treinamento e implementação
10. Escolha de implantação: oferta de opções de implantação em nuvem, no local, em duas camadas ou híbrida

O software ERP não é uma solução única

ERP para pequenas empresas

O software ERP pode ajudar uma empresa em crescimento a ir além das planilhas e gerenciar com eficiência todos os aspectos de seu crescimento, desde vendas e relacionamentos com clientes até finanças e operações. As ferramentas de ERP para empresas em crescimento geralmente estão na nuvem, são rápidas de instalar e foram projetadas para se expandir com os negócios.

ERP para empresas em crescimento

O software ERP desenvolvido para empresas de médio porte e subsidiárias conta com funções analíticas integradas, implantação rápida e práticas recomendadas para dezenas de processos empresariais. As ferramentas de ERP para empresas de médio porte ajudam empresas em crescimento a escalar e competir, mesmo com recursos limitados. Os sistemas ERP empresariais modulares e baseados em nuvem também são adequados para empresas de médio porte com processos complexos ou planos de crescimento rápido.

ERP empresarial

Grandes empresas com operações globais ou subsidiárias precisam de um sistema ERP robusto e líder de mercado com IA integrada, aprendizado de máquina, funções analíticas e automação inteligente para transformar modelos de negócios e processos. As empresas podem usar sistemas ERP na nuvem, no local ou em um cenário de duas camadas ou híbrido, dependendo de sua necessidade.

Tendências de ERP a serem observadas

A inovação do ERP é contínua à medida que as empresas exigem soluções mais robustas e ágeis. Confira as quatro maiores tendências para acompanhar de perto:

IA generativa

Incorporar recursos de IA generativa ao software ERP ajuda as empresas a automatizar tarefas manuais e, ao mesmo tempo, adaptar, ajustar e otimizar seus processos centrais para atender às necessidades específicas da empresa.

Além de automatizar tarefas e fornecer insights, a IA generativa capacita usuários que não são de TI, facilitando a interação com o sistema ERP usando comandos de linguagem natural e consultas. Qualquer usuário pode fazer uma pergunta e obter uma resposta imediata que aproveita toda a documentação e os dados disponíveis.

Integração vertical

As empresas estão prontas para acabar com o cabo de guerra entre as melhores soluções da categoria e o ERP integrado. Novas ofertas prometem o melhor dos dois mundos, um sistema ERP totalmente integrado com extensões verticais que permitem que as empresas obtenham a funcionalidade específica de que precisam sem problemas dolorosos de integração ou silos de dados.

Nuvem, nuvem, nuvem

A preferência pelo ERP em nuvem continuará a se intensificar à medida que mais empresas descobrirem os benefícios, incluindo acesso de “qualquer lugar”, redução dos custos de hardware e suporte técnico, maior segurança e integração com outros sistemas. À medida que o ritmo dos negócios continua a acelerar, adotar uma mentalidade de nuvem torna-se ainda mais essencial.

Personalização do usuário

Colaboradores, clientes e fornecedores querem conteúdo e funcionalidades que correspondam às suas necessidades ou interesses específicos e os tornem mais produtivos. As mudanças demográficas da força de trabalho, especialmente em setores como a manufatura, também estão impulsionando o interesse por plataformas low-code e no-code.

Essas plataformas proporcionam aos usuários uma experiência facilmente personalizável, em vez de forçá-los a se adaptar ao software. Os usuários também podem esperar dashboards personalizados, pesquisa orientada por IA, chat personalizado e fluxos de trabalho personalizados em todos os dispositivos.

Perguntas frequentes sobre ERP

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