O processo de seleção de ERP

Existem literalmente centenas de sistemas ERP disponíveis no mercado, com uma ampla gama de recursos, pontos fortes, pontos fracos, aplicabilidade e preços. Embora a escolha de sistemas possa parecer desafiadora, seguir um processo sistemático para comparar sistemas ERP pode ajudar sua equipe a tomar uma decisão acertada em um prazo razoável.

Uma metodologia comprovada permite que você se concentre na solução que melhor atenda às necessidades específicas da sua empresa. Embora essa metodologia possa parecer simples, as empresas que não seguem as etapas lógicas durante a seleção de fornecedores de ERP geralmente enfrentam atrasos, custos adicionais e personalização desnecessária. Por outro lado, as empresas que aplicam as melhores práticas de avaliação de ERP geralmente têm um processo de seleção mais ágil e uma implementação mais tranquila. Como resultado, elas conseguem aproveitar os benefícios de um sistema ERP moderno mais rapidamente e competir com maior eficiência no mundo digital.

Metodologia de cinco passos para avaliar sistemas ERP

Depois que uma empresa decide substituir seu sistema ERP legado, o primeiro passo é formar uma equipe de projeto responsável por conduzir o processo de comparação, seleção e implementação do novo software ERP. A equipe inicia seu trabalho elaborando um plano inicial, que, nesta fase, funciona mais como uma estratégia geral.

O processo de seleção de fornecedores de ERP pode ser definido em cinco passos:

1. Definição dos requisitos de ERP
2. As solicitações de propostas (RFP)
3. Avaliação dos primeiros selecionados
4. Comparação de ERP e avaliação detalhada
5. Decisão final: seleção e contrato do ERP

1. Definição dos requisitos de ERP

Para que seus potenciais fornecedores de ERP possam configurar, empacotar e precificar a solução adequada, você precisará fornecer informações sobre sua organização e suas necessidades. Comece identificando recursos online importantes, como demonstrações de produtos e blogs, que contem a história da sua empresa.

Em vez de criar longas listas de requisitos e processos específicos, descreva seu negócio e seus processos de forma geral. Informe sobre o tamanho, o volume de atividades e transações, a complexidade dos processos e as características específicas da sua empresa. Foque nos processos e requisitos que proporcionam vantagem competitiva à sua empresa. Esses são os aspectos que diferenciam os sistemas que você está considerando, que permitirão que você avalie detalhadamente como as configurações de cada sistema atendem a suas necessidades e funções específicas.

Descreva o que você gosta em seu sistema atual – você vai querer que o seu novo sistema ofereça minimamente esses recursos. Inclua aqueles que você ainda não tem ou que poderiam ser melhorados no sistema atual. Indique aplicações, funções ou modificações customizadas que precisam ser consideradas por funcionalidade padrão ou simples adaptação (não modificação) no novo sistema. Em outras palavras, concentre-se nas especificidades da sua empresa e acredite que os processos de rotina vão se resolver sozinhos. Você poderá comprovar essa ideia nas demonstrações e avaliações finais, mais próximas ao momento da decisão.

Recomendações para definir seus requisitos de ERP

Use listas de verificação de requisitos de ERP com cautela. Embora as listas de verificação tenham sido uma ferramenta padrão da indústria, muitas vezes não conseguem destacar diferenças significativas entre as soluções. Muitos itens nessas listas são recursos básicos que quase todos os sistemas oferecem, levando a maioria dos fornecedores a simplesmente marcar "sim", mesmo quando os recursos variam amplamente. Em vez de depender de listas de verificação genéricas, personalize-as para refletir as necessidades exclusivas do seu negócio. Listas de verificação personalizadas podem ajudar você a comparar fornecedores com mais eficiência e se concentrar no que realmente importa para a sua empresa.

Coloque as pessoas certas em sua equipe de projeto. A especificação dos requisitos é um trabalho árduo e precisa de pessoas dedicadas à organização, que conheçam bem a empresa e tenham tempo para trabalhar no projeto. Evite a tentação de formar uma equipe com pessoas entusiasmadas, mas inexperientes.

Certifique-se de que o documento de solicitação de propostas (RFP) inclui:

• Descrição de sua empresa e de seus processos
• O que seu sistema atual faz bem
• Em que seu sistema atual poderia melhorar
• O que mais você quer que seu sistema faça (classificado em ordem de prioridade)

O RFP do ERP

O passo seguinte é enviar convites para um grupo seleto de fornecedores. A quantidade de fornecedores pode variar, mas lembre-se de que você precisará fazer uma revisão detalhada de cada um que apresentar uma proposta. Sabemos por experiência que quanto menos fornecedores houver nessa etapa, melhores e mais detalhadas serão as respostas. O ideal é identificar uma dúzia (ou menos) de candidatos para a sua lista final.

Em resposta, os fornecedores ERP devem apresentar um sistema que forneça a funcionalidade e os recursos necessários para atender aos requisitos que você indicou. As propostas também devem incluir informações comerciais detalhadas sobre os fornecedores, como seus produtos, experiência no setor, recursos que serão dedicados à implementação e outras informações que visam conquistar sua confiança (e, consequentemente, seu negócio).

Como você identifica os candidatos que merecem ser selecionados? Como reduzir uma lista de centenas de fornecedores de ERP para apenas alguns? Comece com publicações do setor que apresentam "casos de sucesso de ERP". (Observe que tais publicações provavelmente não apresentam as dificuldades ou falhas dos sistemas, portanto, coloque essas informações em perspectiva). Aproveite seus contatos do setor – associações e grupos de negócios, por exemplo – para identificar outros profissionais que tenham tido experiências recentes de seleção e implementação do ERP.

Há também muitos diretórios online, ferramentas de seleção e serviços de seleção de sistema que podem ajudá-lo a identificar o software que tem a funcionalidade de que você precisa e/ou tem experiência em seu setor.

Para receber recomendações personalizadas, você pode contratar o serviço de consultoria oferecido pela empresa que cuida das suas contas ou procurar um consultor independente que tenha expertise na sua região ou na sua área de negócios. Certifique-se de verificar seus antecedentes e afiliações para ter certeza de que eles são verdadeiramente independentes e não associados a um ou vários fornecedores de ERP.

Você pode escolher considerar fornecedores de ERP que, por algum outro motivo, chamaram sua atenção ou que têm algum aspecto que você considera relevante. Você pode estar considerando fornecedores de ERP recomendados por clientes importantes. Ou talvez sua empresa pertença a um grupo que usa um sistema "padronizado" em determinada plataforma ERP. Receba as propostas dos provedores recomendados e faça uma avaliação justa e imparcial ao tomar sua decisão.

Principais recomendações para o RFP de ERP

Garanta que todos os stakeholders identifiquem seus requisitos. O RFP deve incluir informações de todos os stakeholders – caso contrário, você corre o risco de escolher um sistema ERP que atenda apenas a algumas de suas funções de negócios, exigindo que outras áreas invistam em sistemas independentes. Avalie os sistemas que funcionam em toda a empresa e use o cronograma de implementação para fornecer módulos prioritários primeiro.

Preste atenção à prioridade dos requisitos. Muitas vezes, o RFP é dividido em áreas funcionais com seções para cada departamento preencher. Cada área – seja RH ou operações – geralmente faz um excelente trabalho ao classificar as funcionalidades necessárias para sua unidade de negócios, mas suas prioridades podem não estar alinhadas aos objetivos gerais da empresa. Cabe à equipe de avaliação do projeto ajustar as prioridades a partir de uma perspectiva mais ampla. Quais são os requisitos essenciais, importantes ou apenas interessantes?

Verifique a disponibilidade real do recurso. As empresas de software têm ótimos departamentos de marketing; algumas vendem produtos que não foram desenvolvidos e testados completamente. Pesquise sobre os recursos "que chegarão nas próximas versões" e aqueles que são usados por referências hoje. Não há nada de mal em considerar recursos em desenvolvimento – mas não aposte seu projeto em recursos futuros se eles forem essenciais para o sucesso do seu projeto.

Avalie seus processos. Os processos integrados ao pacote de software ERP são considerados "melhores práticas". Consultores e implementadores experientes de ERP dirão que é quase sempre melhor mudar o procedimento para se adequar ao software (reconhecendo o aspecto de "melhores práticas") do que modificar o software para se adequar ao procedimento existente. No entanto, essa decisão é sua. Mas lembre-se de que novos processos podem impulsionar as melhorias e os benefícios obtidos com um novo sistema. Mas lembre-se de que todo software ERP moderno é personalizável, por isso você tem uma flexibilidade considerável para alterar layouts de tela e fluxo, procedimentos, características e tratamento de dados e muito mais – sem modificar o código.

Considere o seu ROI de ERP. A maioria das empresas exige análise de retorno sobre o investimento (ROI) do ERP como pré-requisito para autorizar e financiar qualquer projeto importante. Como o nome indica, trata-se de uma avaliação que inclui todos os custos envolvidos na aquisição e implementação do novo sistema, bem como as variações nos custos operacionais quando comparados aos custos do sistema que está sendo substituído. O ROI também considera benefícios além da economia direta de custos, incluindo melhor desempenho, melhor atendimento ao cliente e produtividade no local de trabalho.

3. Avaliação dos primeiros selecionados

A avaliação ocorre em duas etapas. Nesta primeira fase, todas as propostas são analisadas para verificar como se ajustam ao seu ambiente e requisitos, conforme detalhado em seu RFP. Esta fase não inclui a comparação de fornecedores, que acontece na segunda etapa de avaliação.

O objetivo neste ponto é eliminar os fornecedores que não atendam aos seus critérios e classificar aqueles que parecem se encaixar às suas necessidades. O resultado é uma lista mais curta com as melhores propostas. Apenas essas propostas passarão por uma análise mais detalhada que antecede a decisão final.

Se você tiver muitas respostas para analisar, os detalhes podem se perder, tornando difícil lembrar quais respostas ao RFP são especialmente fortes (ou fracas) e em quais áreas. Uma escala de classificação numérica pode ajudar você a alinhar e documentar seu processo de decisão.

Veja outras recomendações que facilitarão a etapa de documentação:

• Configure um formulário ou planilha organizada de modo que os avaliadores possam classificar cada proposta de acordo com os critérios principais especificados no RFP. Peça que cada avaliador atribua uma nota numérica (a escala pode ser de um a dez, um a cinco, um a três ou qualquer nível de granularidade que você achar apropriado) a cada critério de avaliação. Você pode ter quantos avaliadores desejar.
• Reserve um espaço para anotações e dúvidas que possam ser resolvidas posteriormente. Você pode esclarecer as dúvidas nessa etapa ou esperar o momento de análise detalhada das propostas selecionadas. Atribua um peso a cada critério com base na prioridade da função ou do processo para sua empresa.
• Multiplique a pontuação dada por cada avaliador de acordo com o peso de cada critério e calcule uma pontuação total para cada fornecedor. Na maioria das vezes, haverá vários fornecedores que se classificam perto da maior nota, um grupo de propostas com notas um pouco menores e algumas propostas que não se classificarão para a próxima etapa. Agora você deve conseguir finalizar sua lista de fornecedores selecionados – com a quantidade ideal de três a cinco candidatos – para a análise final.
• Provavelmente você já será capaz de identificar os melhores candidatos. Se esse não for o caso, retome as avaliações individuais e converse com a sua equipe.

Recomendações importantes para suas avaliações preliminares de ERP

Trate todos os fornecedores potenciais sem distinção. Não aceite demonstrações em tempo real, reuniões especiais presenciais ou visitas no local, a menos que você esteja disposto a oferecer o mesmo acesso a todos os fornecedores. É importante que o processo seja justo. É uma prática recomendada realizar uma "conferência de licitantes" em suas instalações, para que os fornecedores possam conhecer seu trabalho e as dúvidas sejam respondidas para todos.

Lembre-se de que uma proposta é um documento de vendas. As respostas conterão as informações que você solicitou e muito mais. Você deve considerar tudo como verdade e poderá confirmar a maioria das informações, se não todas, durante o processo de avaliação. Mas tenha em mente que os proponentes responderão às suas perguntas de uma forma que coloque seus produtos sob uma ótica mais favorável.

Procure por valores atípicos. Dê especial atenção a todos os critérios que demonstram grande variação nas classificações. Se um avaliador der uma nota muito alta para um critério e outro uma nota muito baixa, vale a pena conversar sobre o que aconteceu. Tenha uma conversa franca e construtiva para entender o que cada um pensou. É possível que um deles tenha notado algo que o outro não percebeu ou não considerou relevante. Depois dessas conversas, pode ser interessante ajustar a nota para o critério específico, e isso poderá mudar a classificação geral.

4. Comparação de ERP e avaliação detalhada

Depois de identificar de três a cinco finalistas, é hora de começar a trabalhar para comprovar as propostas e verificar as referências de cada um.

Como começar suas avaliações de ERP

Entre em contato com os provedores pré-selecionados e dê-lhes a boa notícia: eles foram escolhidos para a seleção. Se você estiver de acordo, não há problema em compartilhar com eles quantos são os finalistas, nem mesmo quem são as outras empresas concorrendo com eles.

• Em alguns casos, você também pode solicitar que refinem a proposta.
• Você pode conversar ou fazer uma visita a usuários atuais do sistema, de preferência no mesmo setor que o seu (ou em um mercado semelhante) e próximo ao porte de sua empresa.
• Peça referências, caso o fornecedor ainda não tenha indicado nenhuma. Os fornecedores podem hesitar em compartilhar referências devido a preocupações com a concorrência. Mas insista. Reafirme sua disposição para assinar e respeitar acordos de confidencialidade.

Como gerenciar as demonstrações de sistemas ERP

Esse é o momento certo para convidar os candidatos selecionados a fazer uma demonstração detalhada de seus sistemas, mas é você quem deve gerenciar essas demonstrações.

• Ofereça a cada candidato um roteiro ou uma lista de funções que você quer ver funcionando antes da data agendada para a demonstração. Todos os possíveis fornecedores devem receber a mesma lista.
• Permita que eles demonstrem os recursos especiais que querem destacar apenas depois que eles demonstrarem os recursos e processos estabelecidos no RFP.
• Certifique-se de que seu roteiro ou lista inclua as exigências específicas identificadas na etapa 1. Os sistemas ERP lidam com processos comuns da mesma forma; são as exceções aos processos mais comuns que apresentam o desafio. Por exemplo, a funcionalidade de inserir pedidos para itens que não estão no estoque; o requisito de vender grupos ou itens em pacotes, kits ou conjuntos; ou suporte para um processo exclusivo de correspondência de faturas.
• Durante a demonstração, convém ver como o software pode ser configurado e adaptado para funcionar com seus próprios processos e procedimentos. Dito isso, mantenha a mente aberta para descobrir algumas melhores práticas nessas funções padrão que melhorariam as operações e os resultados em sua empresa.
• Idealmente, a pessoa que está fazendo a demonstração poderá exibir a função do sistema usando seus próprios dados. Isso nem sempre é possível, mas quando é, a demonstração dará uma ideia muito melhor de como o sistema funcionará em seu ambiente de produção.

Principais recomendações para a avaliação detalhada de ERP

Não fique deslumbrado com as demonstrações. Os profissionais que fazem demonstrações de software costumam ser muito experientes e cativantes. O objetivo deles é conquistar sua preferência e vender o software. Não se distraia com a pessoa nem com a mensagem de venda, por mais convincentes que sejam. Concentre-se em como os processos de negócios atendem às suas necessidades.

Tire o máximo proveito das visitas de referência nas instalações. Selecione cuidadosamente quem você planeja visitar. Faça uma breve chamada com quem vai receber você na empresa para se certificar de que eles implementaram o software e perceberam os benefícios prometidos. Combine previamente o que eles mostrarão a você e quem você encontrará durante a visita. Quando estiver no local, avalie cuidadosamente se o sucesso deles poderá ser reproduzido no seu ambiente. Não deixe de fazer perguntas difíceis, como sobre qual foi a maior surpresa durante o processo. E se tivessem que fazer de novo, o que fariam diferente?

Continue fazendo perguntas. Incentive sua equipe de seleção a fazer perguntas, mesmo que sejam apenas para esclarecer as respostas. Faça isso na avaliação do RFP e durante as demonstrações para reduzir significativamente as chances de futuras surpresas. Chegou a hora de descobrir as respostas que você não gostaria de ouvir – antes do início das negociações. Além disso, tenha em mente que, nesta fase, você receberá as respostas gratuitamente, então aprenda o máximo que puder. Depois de começar a implementar o produto, talvez você precise esperar para obter suporte ou até mesmo pagar para ter suas perguntas respondidas.

5. Seleção e contrato de ERP

Após a conclusão das avaliações detalhadas, você provavelmente encontrará dois ou três fornecedores que atendem aos seus critérios. Selecione aquele que você acredita que melhor atenda às suas necessidades atuais e futuras, mas não descarte os outros. Em vez disso, informe a eles que se adéquam às suas expectativas, mas que não são a sua primeira escolha; isso deixa a porta aberta caso suas negociações com o candidato selecionado não funcionem como planejado.

Agora, é hora de negociar os detalhes do contrato com o candidato selecionado. A maioria das empresas sabe o que acontece nesta etapa. Mas como em todas as outras etapas do processo de avaliação e seleção de ERP, algumas surpresas podem surgir.

Você é a parte mais forte da negociação. No entanto, é melhor considerar o provedor como um de seus parceiros no sucesso futuro da sua empresa, não um adversário nas negociações. Trabalhe para encontrar um acordo justo, que traga vantagens para as duas partes na implantação e operação eficiente do sistema.

Todos os aspectos da implantação e do suporte contínuo devem ser discutidos e documentados, com o detalhamento de preços, responsabilidades e, em alguns casos, os prazos necessários. O contrato envolve diversos fatores, entre eles:

• Compra, aluguel ou licença inicial de hardware e software
• Implementação de hardware e software (defina o que é "implementação")
• Custos e prazos para o piloto inicial (antes ou depois do pagamento do software)
• Custos iniciais e contínuos de treinamento
• Suporte contínuo de manutenção de hardware e software (e em qual nível)
• Conversão e integração de dados de outros sistemas
• Redes e segurança
• Customizações (inicial e para versões futuras)

Principais recomendações para a seleção final do software ERP

Não oficialize sua seleção final antes das negociações. Ao fim da etapa de avaliação detalhada, a equipe pode querer definir o "vencedor". Contudo, informar ao candidato selecionado que eles são "os escolhidos" não é a melhor opção para a empresa. Não é raro que o processo de negociação traga surpresas, e você poderá precisar rever sua escolha.

Planeje a longo prazo. Na correria dos estágios iniciais, não se esqueça de avaliar os custos a longo prazo para que suas estimativas estejam corretas e você não tenha surpresas com o ROI do ERP. Alguns fornecedores oferecem mais serviços gratuitos por períodos mais longos e outros podem terceirizar seu suporte a longo prazo, exigindo o pagamento pelo suporte. Alguns fornecedores têm um limite para o aumento das taxas anuais de manutenção ou assinatura, e outros não têm. Alguns oferecem uma assinatura de baixo custo de software como serviço (SaaS) e, após alguns anos, aumentam o valor da assinatura de forma significativa. Alguns fornecedores oferecem uma atualização anual, mas não oferecem suporte significativo no processo de atualização. Faça perguntas e obtenha respostas por escrito para garantir que você entenda por completo os custos a longo prazo.

É preciso uma aldeia (ou, pelo menos, uma equipe)

O fator mais importante no sucesso do processo de avaliação do sistema ERP é a equipe de projeto. Essa equipe deve ser estabelecida nos estágios iniciais, sendo a força motriz no desenvolvimento, distribuição e avaliação do RFP e da seleção de seu novo sistema ERP.

Na nossa experiência, quando as equipes estão no meio do processo de avaliação e investigação detalhadas, é comum que busquem atalhos. Mas se a sua equipe de projeto seguir essas cinco etapas e prestar atenção às lições aprendidas, poderá encontrar uma solução ideal para atender às necessidades de sua empresa, hoje e no futuro.

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