Sua próxima decisão importante ao considerar um novo sistema ERP? Como ele será implementado. Há diversas abordagens possíveis, como a implementação tradicional on premise, a implementação na nuvem ou em um ambiente híbrido. Você deve considerar os aspectos financeiros e analisar os pontos fortes, as limitações e os desafios exclusivos de cada estratégia de implementação de ERP.

Antes de começar a considerar as opções de implementação de ERP, saiba como e por que a nuvem se tornou um elemento vital para o sucesso na economia digital.

Por que há um grande interesse em implementação na nuvem?

A evolução da tecnologia a um ritmo cada vez mais acelerado é um ponto de atenção para todos nós. Os primeiros sistemas de negócios e ERP eram hospedados em grandes mainframes e em computadores de médio porte com terminais de acesso para input dos usuários, substituindo os cartões perfurados e a entrada direta em disco. Depois disso, a grande novidade da tecnologia foi a arquitetura cliente/servidor, em que os terminais de acesso foram substituídos por PCs (agora chamados de clientes) que comportavam uma parte da carga de trabalho. Isso reduziu a quantidade de dados que precisavam ser transferidos entre os terminais e o servidor.

Perto da virada do milênio, o mundo da computação e do ERP foi transformado por duas mudanças significativas: a internet e a nuvem. A partir daí, a aquisição e o suporte de hardware e software deixaram de ser necessários para a operacionalização dos negócios. Agora a tecnologia, no todo ou em grande parte, poderia ser "alugada" ou terceirizada em pacotes que incluíam toda a manutenção e a maior parte das operações técnicas. A democratização da internet garantiu a infraestrutura de comunicação necessária para que a nuvem se tornasse prática e disponível em qualquer lugar do mundo.

Mas levou algum tempo até que as empresas migrassem seus sistemas ERP para uma implementação na nuvem. Levou mais algum tempo para que a tecnologia e os aplicativos amadurecessem e as empresas percebessem que o computador não precisa estar fisicamente no local para oferecer acesso confiável e segurança para aplicativos essenciais aos negócios. Parte dessa evolução passou pelos desenvolvedores, que aprenderam a:

• Tirar o máximo proveito da implementação na nuvem.
• Escrever ou adaptar o código de aplicativos adequadamente.
• Recriar a infraestrutura, tanto de tecnologia quanto de recursos humanos, para oferecer suporte aos sistemas baseados na nuvem.

E, o mais importante, agora os sistemas Cloud ERP oferecem tecnologias avançadas, como Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning, para melhorar a produtividade e o serviço; experiências personalizadas para os usuários a fim de impulsionar a adoção; ampla funcionalidade e funções analíticas integradas para fornecer uma visão completa dos negócios, o que, em última análise, dá suporte à inovação e ao crescimento dos negócios.

O modelo de precificação de SaaS

Antigamente, a maioria dos softwares ficava hospedada nas instalações da empresa e a única opção de licenciamento era a aquisição de uma licença perpétua, em que o aplicativo é licenciado por um valor inicial somado a um contrato de manutenção anual para upgrades e correções de bugs. As licenças de software são, na maioria das vezes, precificadas por usuário. A manutenção anual costuma ter um custo de 18% a 20% do preço de lista atual do software. Isso significa que a cada cinco ou seis anos, o software é "recomprado" pelo seu preço cheio.

Com o ERP on-premise, todos os componentes de hardware e software são comprados ou alugados e instalados localmente na empresa. A empresa passa a ser responsável pelo suporte, manutenção e por possíveis upgrades ou expansão de hardware, sistemas e software de aplicação, além de serviços públicos, espaço das instalações, seguros, recursos de failover e armazenamento de backup externo.

Por outro lado, os sistemas ERP baseados em nuvem não costumam ser instalados no local e recebem suporte do fornecedor como parte de uma taxa cobrada por mês ou por ano. Essas licenças são feitas a partir de um modelo chamado Software como Serviço (SaaS, na sigla em inglês). As licenças SaaS podem ser precificadas por usuário, por um aplicativo ou conjunto de aplicativos (todo o ERP, por exemplo), com base no tamanho da empresa ou em outras variáveis.

Um aspecto interessante do licenciamento da implementação na nuvem é a escalabilidade. Se o licenciamento for feito por usuário, você poderá adicionar usuários ou reduzir seu número e pagar um preço mais alto ou mais baixo posteriormente a partir da nova contagem de usuários. Se o volume de transações, a capacidade de armazenamento ou os requisitos de capacidade computacional forem alterados, o fornecedor será responsável por atualizar as instalações para acomodar a alteração. Isso significa que você não precisará comprar nem instalar mais servidores ou mais armazenamento em disco.

Uma boa analogia para isso são os serviços de TV por assinatura. Você paga pelo que precisa e esse preço inclui o uso e a operação de todas as instalações físicas, de pessoal, manutenção e quaisquer outras despesas relacionadas ao serviço de TV por assinatura. Se precisar adicionar mais canais, você pagará apenas pelo que solicitou, sem se preocupar com o trabalho que a operadora terá para fornecer os canais adicionais.

Opções de implementação de ERP

Existem diversas possibilidades de implementação de um sistema ERP:

1. Cloud ERP, também conhecido como SaaS ERP

Com o Cloud ERP, o modelo principal de licenciamento é o SaaS (software como serviço). O provedor do sistema terá um data center próprio – ou poderá alugar espaço em uma nuvem pública para hospedar seus aplicativos e sistemas. Todos os serviços de hardware, sistemas e suporte são fornecidos pela internet. Com isso, a empresa tem uma implementação mais rápida e mais fácil. Com todos os elementos de hardware e software já implementados, a empresa já começa a trabalhar na transferência de dados e no treinamento dos usuários.

Com essa opção de implementação de Cloud ERP, seu provedor de software também cuidará de toda a instalação, manutenção e suporte, incluindo atualizações e upgrades de software, como o aumento da capacidade de computação ou armazenamento. Além disso, sistemas, aplicativos e recursos podem ser "ajustados automaticamente", ou seja, dimensionados para atender às necessidades imediatas em constante mudança. Com isso, não é mais necessário pagar pelos recursos computacionais que podem ficar ociosos na maior parte do tempo, como acontece com os sistemas ERP on premise.

O SaaS ERP baseado em nuvem tem custo inicial baixo ou nenhum (uma "despesa de capital"), mas seu custo mensal é um pouco maior (uma "despesa operacional") em comparação com uma instalação típica on premise. Quando comparado com o período normal de custo do ciclo de vida de cinco a sete anos, o custo total de propriedade (TCO) é semelhante, se não menor, ao de uma instalação on premise. Além disso, esse sistema oferece serviços, suporte e segurança potencialmente melhores.

O Cloud ERP também proporciona o caminho mais rápido para a inovação, o que o torna ideal para empresas que desejam avançar rapidamente em sua estratégia de transformação digital. Essa opção de implementação permite que as empresas reinventem, otimizem e adaptem seus processos de negócios com facilidade, além de aproveitar as melhores práticas padronizadas que os fornecedores de ERPs modernos devem oferecer.

2. Sistemas ERP on premise

Historicamente, a maioria das empresas implementava seus sistemas ERP on premise. Neste modelo, o software ERP é instalado em um data center local à sua escolha, e a instalação e a manutenção do hardware e do software ficam a cargo da equipe da própria empresa.

Atualmente, as empresas têm adotado a nuvem graças à flexibilidade, escalabilidade e facilidade de inovação que ela oferece. No entanto, para algumas organizações, principalmente aquelas que operam em setores altamente regulamentados, o modelo on premise ainda é preferível devido a restrições legais, regulatórias ou organizacionais.

3. Sistemas ERP híbridos

É possível combinar elementos de implementações de ERP na nuvem e on premise para desenvolver um ambiente híbrido, que oferece a flexibilidade de escolher a melhor abordagem para cada aplicativo. O Cloud ERP híbrido pode servir como um passo inicial rumo à nuvem ou para atender a questões regulatórias do setor e requisitos de segurança especiais que podem exigir aplicativos on premise em certas situações. Além disso, podem existir outras restrições ou preferências que tornam o modelo on premise mais adequado para alguns aplicativos. A complexidade do negócio e seu ambiente atual, bem como a preferência por uma mudança mais gradual, são fatores importantes na decisão de adotar uma estrutura híbrida.

Uma implementação híbrida permite que aplicações e dados sejam transferidos entre diferentes opções conforme a carga de trabalho muda. Ela proporciona os benefícios da nuvem para a parte do sistema que está na nuvem. No entanto, este modelo requer maior envolvimento da equipe de TI local para gerenciar as partes on premise, bem como para coordenar os dois – ou mais – ambientes de sistemas ERP.

4. ERP de duas camadas

Na verdade, a implementação de ERP de duas camadas – também conhecida como implementação hub-and-spoke (ou rede estrela) – é uma variação da abordagem híbrida aplicada pelos mesmos motivos. Neste modelo, um sistema central é combinado com sistemas menores que oferecem suporte às instalações remotas. Pense no ERP corporativo como o hub, com sistemas ERP individuais em centros de produção, depósitos ou escritórios subsidiários, todos enviando dados de volta para o hub. Essa abordagem não é nova – surgiu na década de 1990, na fase de processamento distribuído, quando as empresas optaram por implementar sistemas menores, mais simples e de menor custo em locais remotos, enquanto mantinham um sistema corporativo maior e mais robusto na matriz. Os sistemas em uma rede de duas camadas podem ser instalados on premise ou baseados na nuvem, adquiridos ou licenciados como SaaS, em todo ou em parte.

O custo total de uma implementação de ERP em duas camadas – com sistemas mais econômicos nos pontos de conexão, em vez do mesmo sistema corporativo em todas as localidades – será menor no momento da compra inicial. No entanto, a integração e o suporte podem gerar custos mais altos ao longo do tempo, pois será necessário desenvolver e manter mais interfaces. Além disso, ano após ano, será preciso mais suporte de TI para coordenar vários fornecedores e gerenciar cronogramas de atualizações descoordenados e mudanças nas interfaces.

Dicas para o processo de seleção

Primeiramente, escolha o software com um cuidadoso processo de avaliação de ERP. Em seguida, considere as opções de implementação com base nas capacidades do software e nas necessidades de sua empresa, assim como no potencial de retorno sobre o investimento do ERP. Alguns softwares de ERP estão disponíveis apenas na nuvem ou como SaaS, enquanto outros fornecedores oferecem opções em nuvem, on premise e híbridas. Embora possam ser um critério para a seleção final, as opções de implementação não devem ser o único fator na escolha do sistema.

Empresas em rápido crescimento e aquelas que esperam redimensionar o número de usuários (para mais ou para menos) devem considerar os sistemas Cloud ERP devido à escalabilidade e ao modelo de pagamento por uso. Além disso, é importante garantir que todos os membros da equipe de seleção compreendam os recursos e os benefícios das diferentes opções de implementação de ERP.

Resumo

Inicialmente, as empresas podem se interessar pela implementação do Cloud ERP por motivos financeiros – como a ausência de grandes despesas de capital e o menor custo total do ciclo de vida. No entanto, as vantagens técnicas e operacionais que a nuvem tem a oferecer não ficam para trás, incluindo:

• ERP sempre com as atualizações mais recentes (sem custo ou trabalho extra)
• Escalabilidade potencialmente ilimitada
• Pagamento baseado exclusivamente no uso e na necessidade
• Implementação mais rápida
• Melhores controles de segurança e acesso, entre outros

E a implementação integralmente na nuvem não é a única opção. Às vezes, faz mais sentido manter alguns dos aplicativos on premise e usar a nuvem para o resto. Felizmente, estão disponíveis diversas opções de configuração e implementação para que você possa escolher o que faz mais sentido financeira e operacionalmente.

A migração para um novo sistema ERP é uma mudança significativa para os usuários, bem como para o pessoal de TI e toda a empresa. Por isso, convém explorar todas as opções e selecionar a configuração do sistema que ofereça o melhor desempenho pelo menor custo. Em seguida, planeje o que você precisará fazer com seus recursos e estrutura internos para aproveitar ao máximo o investimento, seja qual for a sua opção de configuração e implementação.

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