Eurobank: Cumprindo uma nova lei trabalhista rapidamente graças a um sistema de gestão de tempo confiável e preciso
Cumprindo um prazo rigoroso para compliance legal
Quando a Grécia promulgou uma lei trabalhista destinada a criar condições de trabalho transparentes e previsíveis, o Eurobank S.A. sabia o que fazer. Como já tinha implementado o SAP SuccessFactors HCM, a instituição usou a solução SAP SuccessFactors Time Tracking e o SAP Business Technology Platform para cumprir a nova legislação rapidamente, mantendo o foco na experiência dos colaboradores.
| Setor | Região | Porte da empresa |
| Setor bancário | Atenas, Grécia | 6.500 colaboradores |
de compliance nos registros de entrada e saída.
de redução na frequência de esquecimentos de registro de saída.
de redução nos erros de upload de dados, aumentando a precisão.
Head de Tecnologia de Pessoal e Comunicação Interna, Eurobank S.A.
Protegendo os colaboradores e salvaguardando o compliance
Como um dos maiores empregadores da Grécia, o Eurobank S.A. promove uma cultura de responsabilidade corporativa e políticas centradas nos colaboradores. Com ampla presença – 500 escritórios na Grécia e 120 unidades em toda a Europa – a instituição bancária se empenha em garantir uma experiência perfeita para seus colaboradores e o bem-estar da força de trabalho.
A importância de manter essa experiência perfeita em todos os processos de RH e promover o equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal ganhou destaque ainda maior após a promulgação de uma nova lei trabalhista pelo governo grego. Essa legislação visa promover condições de trabalho transparentes e previsíveis, simplificando os procedimentos no ERGANI II, a plataforma de informações do serviço de inspeção do trabalho da Grécia. A lei determina que organizações em setores específicos monitorem meticulosamente os horários de trabalho, o planejamento de turnos e as horas extras dos colaboradores que, por sua vez, devem registrar a entrada e a saída todos os dias. Os empregadores têm a obrigação de enviar esses dados dos colaboradores em tempo real para a plataforma ERGANI II.
Diante dos novos requisitos regulatórios, o Eurobank precisava garantir o compliance perfeito sem interromper os processos de RH existentes. O desafio era encontrar uma solução de controle de tempo confiável e precisa, que pudesse ser integrada sem problemas aos sistemas já implementados. A solução do Eurobank foi adotar uma tecnologia avançada de monitoramento do tempo que não só cumprisse os requisitos legais, mas também estivesse alinhada com o framework de eficiência e o suporte aos colaboradores do banco.
Capacitar os 5.000 colaboradores gregos enquadrados na nova lei a registrar a entrada e a saída todos os dias não seria uma tarefa fácil. No entanto, com o prazo de tolerância zero, deixar a implementação para depois não era uma opção. O Eurobank precisava evitar as possíveis multas por não conformidade de aproximadamente €10.000 por colaborador, iniciando o projeto com um cronograma rigoroso e aplicando estratégias eficazes de gestão de riscos.
Além de respaldar o compliance, a nova solução deveria simplificar as cargas de trabalho dos administradores de RH para aumentar a eficiência. “Tínhamos que encontrar uma saída simples”, diz Maria Tachataki, head de tecnologia de pessoal e comunicação interna do banco. “Queríamos fundamentar relatórios e funções analíticas na solução para melhorar a tomada de decisões e combinar os rígidos requisitos legais com uma experiência de trabalho tranquila e flexível. Precisávamos ter um plano muito inteligente e estruturá-lo rapidamente.”
Head de Tecnologia de Pessoal e Comunicação Interna, Eurobank S.A.
Priorizando a precisão dos dados, a integração e a experiência dos colaboradores
O Eurobank saiu na frente nesse desafio, pois desde 2018 já utilizava o SAP SuccessFactors HCM para proporcionar uma experiência envolvente aos colaboradores. Recentemente, o banco também implementou o SAP Business Technology Platform (SAP BTP) para ajudá-lo a inovar e se adaptar às necessidades de negócios em constante evolução.
Sendo assim, a solução SAP SuccessFactors Time Tracking foi a escolha óbvia, pois se integraria perfeitamente a diversos softwares no ecossistema unificado de RH, promovendo a consistência dos dados, ajudando a eliminar silos de dados e ajudando na troca eficiente de informações entre diferentes funções de RH. Além disso, a experiência de usuário intuitiva e personalizada em vários dispositivos incentivaria a adoção e o compliance.
A integração perfeita entre o SAP SuccessFactors Employee Central e o SAP SuccessFactors Time Tracking foi fundamental. Enquanto a primeira solução armazena dados centrais dos colaboradores, como funções, status de emprego e atribuições organizacionais, a segunda cuida de pormenores, como ausências, planos de horário de trabalho, horas extras e horas trabalhadas. Juntas, essas soluções ajudariam a garantir que os dados relacionados ao registro de tempo fossem precisos, sempre atualizados e mais fáceis de gerenciar.
Por exemplo, como o Eurobank já tinha ativado a funcionalidade de gestão de ausências no SAP SuccessFactors Employee Central, os horários dos colaboradores, os perfis de tipo de horário e outros dados relacionados ao controle de tempo poderiam ser conectados nativamente ao SAP SuccessFactors Time Tracking. Da mesma forma, a funcionalidade de folha de ponto consolida diversos aspectos de tempos e ausências dos funcionários, incluindo horas programadas, licenças e horas extras. Com essas informações centralizadas, os gerentes têm uma visão abrangente de como o tempo do colaborador é usado e podem ajustar o planejamento e a alocação de pessoal e de trabalho adequadamente.
Contudo, o SAP BTP e as ofertas como o SAP Integration Suite, o SAP HANA Cloud e o tempo de execução do Cloud Foundry no SAP BTP proporcionam flexibilidade e escalabilidade, permitindo que o Eurobank adapte o SAP SuccessFactors Time Tracking às suas necessidades. O banco personalizou uma interface para que a coleta de dados cumprisse precisamente os requisitos da lei grega. Ao todo, a equipe desenvolveu 28 interfaces para facilitar a troca de dados 24 horas por dia, 7 dias por semana, com a plataforma do serviço de inspeção do trabalho da Grécia.
Após um projeto intensivo que incluía a fase de blueprint e interações quase diárias com o Ministério do Trabalho, o Eurobank colocou o SAP SuccessFactors Time Tracking em operação em seis meses.
Um programa de gestão de mudanças composto por estratégias robustas de comunicação e engajamento dos stakeholders foi vital para o sucesso do projeto. As medidas para incentivar a adoção incluíram workshops e grupos de discussão para tratar de preocupações, bem como programas-piloto que permitiram aos colaboradores experimentar o novo sistema em um ambiente controlado e oferecer feedback ao banco.
“Fornecemos muito treinamento e suporte antes de entrarmos em operação”, diz Tachataki. “Trilhamos um caminho de gestão de mudanças com nossos funcionários para que eles tivessem tempo de se adaptar à nova realidade.”
Maior transparência com aplicativos intuitivos e insights em tempo real
Agora, cada dia útil para os 5.000 colaboradores do Eurobank começa com o registro da entrada em um aplicativo personalizado habilitado pelo SAP SuccessFactors Time Tracking. Ao medir a pontualidade e a adesão dos colaboradores às horas de trabalho programadas, a solução ajuda o banco a cumprir as leis trabalhistas e a garantir que sua força de trabalho seja remunerada com precisão e pontualidade.
Ao registrar a entrada ou a saída, os trabalhadores veem uma interface limpa e simplificada que permite ações rápidas e a visualização da programação, incluindo horário flexível, horas extras aprovadas e tempo estimado de licença.
Graças à interface aprimorada, às notificações em tempo real e aos recursos avançados de geração de relatórios, o compliance melhorou aproximadamente 75% em dois meses de implementação, chegando a 99%. O compliance integral diário não é possível em nenhuma organização, mas o SAP SuccessFactors Time Tracking aproxima o Eurobank desse objetivo ao proporcionar maior precisão e transparência nos dados.
O rastreamento e a redução da frequência de esquecimentos de registro de saída estão entre as melhorias mais cruciais. Notificações imediatas de que a saída não foi registrada ajudam os colaboradores a reagir em instantes, e relatórios avançados permitem que os gerentes resolvam problemas rapidamente antes que eles afetem o compliance.
O Eurobank pode monitorar melhor as horas extras pré-aprovadas, o que viabiliza a gestão eficiente dos custos de mão de obra em meio ao aumento das cargas de trabalho. Com insights sobre os padrões de horas extras, os gerentes podem tomar decisões fundamentadas sobre a alocação de recursos e pessoal. O banco pode identificar picos de carga de trabalho e ajustar a alocação de pessoal de forma proativa, alinhando os esforços dos colaboradores às necessidades da instituição e fornecendo suporte adequado nos períodos de maior movimento.
Métricas robustas também ajudam o banco a monitorar as tendências de ausência dos colaboradores e gerenciar a cobertura da força de trabalho com mais eficiência. Eliminar possíveis lacunas no desempenho da equipe devido a ausências não planejadas ajuda a manter a produtividade alta e minimizar disrupções operacionais.
No que diz respeito à TI, uma conexão robusta com a plataforma do serviço de inspeção do trabalho – que atende a 131.000 chamadas de API por mês – simplificou significativamente os uploads de dados, reduzindo erros, falhas e riscos.
Prosperidade contínua em uma estrutura conectada
Agora, o Eurobank vê muitas possibilidades de usar outras soluções SAP para melhorar a vida de seus colaboradores.
Com a integração de soluções inovadoras e o uso de tecnologia avançada, o banco tem como objetivo criar um ambiente no qual os colaboradores possam prosperar e crescer.
A visão estratégica do Eurobank inclui a implementação do hub de inteligência de talentos e as funcionalidades de perfil de crescimento nas soluções SAP SuccessFactors para aproveitar IA e funções analíticas de pessoal e facilitar a tomada de decisões baseadas em dados que otimizam a aquisição, o desenvolvimento e a retenção de talentos. Além disso, o foco em uma taxonomia de habilidades abrangente permitirá que a organização faça a correspondência efetiva entre as competências dos colaboradores e as funções adequadas, promovendo uma força de trabalho mais dinâmica e responsiva. Essa abordagem não só aumenta a eficiência operacional do banco, como também apoia a concretização de seu objetivo mais amplo de se tornar uma instituição baseada em habilidades.
O banco também pretende usar a robusta infraestrutura do SAP BTP para criar inovadores aplicativos personalizados que simplifiquem e digitalizem as operações, além de aumentar a satisfação dos colaboradores. O objetivo do banco é que aplicativos leves e centrados nos colaboradores, desenvolvidos no SAP BTP, aumentem a produtividade e o engajamento, fornecendo acesso em tempo real a ofertas essenciais de RH, incluindo ferramentas self-service, feedback e recomendações de aprendizagem personalizadas.
Também está em pauta explorar como o copiloto Joule pode economizar tempo e aumentar a eficiência, simplificando e automatizando os processos de RH.
O plano do banco é usar essas soluções em conjunto para criar um ecossistema de RH ainda mais integrado e responsivo. Com a automação de tarefas rotineiras e a obtenção de insights mais eficazes sobre o comportamento e o desempenho da força de trabalho, o Eurobank pode continuar a vislumbrar “um mundo repleto de prosperidade” para seus clientes e colaboradores.