Definicja systemu zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS)

HRMS oznacza system zarządzania zasobami ludzkimi i jest często nazywany oprogramowaniem do zarządzania kapitałem ludzkim (HCM). Firmy wykorzystują system HRMS do zarządzania i automatyzacji podstawowych procesów HR, takich jak przechowywanie danych pracowników, zarządzanie świadczeniami, czas i obecność oraz rozliczanie listy płac. Ponadto HRMS zapewnia funkcje zarządzania talentami, takie jak rekrutacja, wdrażanie pracowników, zarządzanie wydajnością, planowanie celów, szkolenia i szkolenia, wynagrodzenia i planowanie następstw.

Nowoczesny system HRMS z funkcjami sztucznej inteligencji pomaga zastąpić tradycyjne, pracochłonne arkusze kalkulacyjne i procesy oparte na dokumentach papierowych poprzez automatyzację powtarzalnych i czasochłonnych procesów ręcznych. Pozwala to członkom zespołu HR ograniczyć błędy ludzkie i skupić się na wyższej wartości, a ostatecznie bardziej satysfakcjonującej pracy.

Historia systemów zarządzania zasobami ludzkimi

W latach 70. większe firmy rozpoczęły cyfryzację podstawowych, obciążających danych procesów administracyjnych, w szczególności rozliczania listy płac i rachunkowości, aby poprawić wydajność i zmniejszyć liczbę błędów. Te wczesne systemy zarządzania zasobami ludzkimi były w dużej mierze ograniczone do prowadzenia dokumentacji. W latach dziewięćdziesiątych postęp w dziedzinie obliczeń dla przedsiębiorstw i rozwój Internetu umożliwiły organizacjom automatyzację szerszego zestawu podstawowych funkcji HR, w tym ewidencji pracowników, administracji świadczeniami i przepływów pracy związanych z rekrutacją, co stanowiło podstawę bardziej zintegrowanych systemów HR.

Obecnie, wraz ze wzrostem wykorzystania chmury obliczeniowej i sztucznej inteligencji w zarządzaniu zasobami ludzkimi, systemy HR ewoluowały poza zarządzanie transakcjami, aby aktywnie wspierać ludzi i decyzje organizacyjne.

Nowoczesny HRMS ujednolica dane dotyczące personelu i umiejętności w jednym systemie, umożliwiając wgląd w czasie rzeczywistym, który pomaga organizacjom dostosować się do zmieniających się potrzeb biznesowych, wymagań regionalnych i warunków regulacyjnych. Wbudowana sztuczna inteligencja wspiera tę ewolucję, przedstawiając istotne informacje, automatyzując rutynowe zadania i prowadząc pracowników, menedżerów i zespoły HR poprzez codzienne przepływy pracy — pomagając organizacjom działać z większą elastycznością, przejrzystością i zaufaniem.

HRMS, HRIS i HCM — z uwzględnieniem akronimów

Systemy zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS), systemy informacji o zasobach ludzkich (HRIS) i zarządzanie kapitałem ludzkim (HCM) to terminy HR, które są często używane zamiennie, ale mają kilka kluczowych różnic.

System HRIS zazwyczaj obejmuje centralne zarządzanie danymi pracowników i służy do obsługi podstawowych procesów HR opartych na danych, takich jak przetwarzanie listy płac, administracja świadczeniami oraz zarządzanie czasem i obecnością.

Dla porównania system HRMS jest kompleksowym systemem, który obejmuje system HRIS i zaawansowane funkcje zarządzania talentami, wydajnością, szkoleniami i zaangażowaniem pracowników. Ten szerszy zakres obsługuje bardziej holistyczne podejście do zarządzania personelem, umożliwiając organizacjom optymalizację strategii kadrowych. Najlepsze rozwiązania HRMS znajdują się teraz w chmurze i wykorzystują sztuczną inteligencję do personalizacji doświadczeń i inteligentnej automatyzacji funkcji HR.

Zarządzanie kapitałem ludzkim (ang. Human Capital Management, HCM) to ogólny termin używany do opisu szerokiego zbioru praktyk i oprogramowania wykorzystywanego przez organizację do zarządzania pracownikami — od rekrutacji po emeryturę. System HCM jest często określany jako HRMS.

Dlaczego oprogramowanie HRMS jest dziś tak ważne?

Od wielu lat firmy badają nowe technologie, aby lepiej zautomatyzować i usprawnić swoje procesy HR. Wraz z ciągłym rozwojem personelu — coraz bardziej rozproszonym, dynamicznym i cyfrowym połączeniem — zespoły HR wykorzystują innowacyjne narzędzia wspierające potrzeby pracowników i cele organizacyjne.

Na początku te transformacje stanowiły wyzwanie, ale od tego czasu liderzy HR stali się bardziej adaptacyjni i strategiczni w swoim podejściu. Wiele organizacji dostrzegło ogromną wartość danych i analiz kadrowych przechowywanych w ich działach HR — i w jaki sposób te analizy mogą być pomocne w podejmowaniu trafniejszych decyzji w całej firmie.

Obecnie oprogramowanie HRMS odgrywa nieocenioną rolę w pomaganiu firmom organizować, rozumieć i optymalizować nowoczesny świat pracy. Systemy te centralizują dane pracowników, automatyzują złożone procesy HR i w coraz większym stopniu uwzględniają funkcje wspomagane sztuczną inteligencją, które przekształcają funkcje HR.

Kto korzysta z oprogramowania HRMS?

Wiele z wymienionych poniżej obszarów jest tradycyjnie dość rozproszonych – informacje zwrotne lub nowe dane w jednym niekoniecznie musiałyby trafić do drugiego. Nowoczesny system HRMS nie tylko optymalizuje i usprawnia procesy dla każdego z tych specjalistów, ale także zapewnia, że gromadzone przez nich dane i informacje zwrotne są udostępniane – i jest w stanie informować o szerszym zakresie analizy pracowników.

• Specjaliści ds. HR: w przypadku zespołów HR przydatność systemu HRMS rozciąga się od podstawowej edycji i dostępu do danych pracowników — aż po dostarczanie złożonych raportów opartych na danych i automatyzację zaawansowanych zadań związanych z zarządzaniem talentami.
• Rekruterzy: narzędzia HRMS zapewniają rekruterom scentralizowany portal umożliwiający publikowanie zapotrzebowań na pracownika, pielęgnowanie i pozyskiwanie kandydatów oraz uzyskiwanie dostępu do funkcji wdrażania pracowników i ich dostosowywanie.
• Menedżerowie: nawet na urządzeniach mobilnych menedżerowie mogą korzystać z oprogramowania HRMS, aby nadzorować strukturę zespołu, śledzić czas i nieobecności, zatwierdzać wnioski o urlop i czas wolny oraz śledzić wydajność pracowników, aby sprawdzić, czy potrzebują wsparcia lub informacji zwrotnej, aby pomóc im osiągnąć cele.
• Pracownicy: jeden przyjazny dla użytkownika portal umożliwia pracownikom edycję ich danych osobowych, wyświetlanie wykresów organizacyjnych, wprowadzanie wniosków o czas i urlop, wyświetlanie przypisań szkoleń, a nawet zarządzanie własnymi celami kariery i planami rozwoju.
• Kandydaci: Dzisiejsi kandydaci mają dedykowane portale HRMS, które pomagają im wyszukiwać i ubiegać się o pracę, śledzić status aplikacji i akceptować oferty cyfrowe z podpisami elektronicznymi.

Komponenty oprogramowania HRMS

Oprogramowanie HRMS może zapewnić przejrzystość i uproszczenie, łącząc dane pracowników w jednym miejscu. To scentralizowane podejście upraszcza operacje kadrowe i zapewnia wgląd w dane i analizy we wszystkich działach — zapewniając dokładniejsze, przydatne rekomendacje i raporty.

Kluczowe elementy nowoczesnego rozwiązania HRMS obejmują funkcje HRIS i systemu zarządzania talentami, w tym:

HRIS: Podstawowe procesy kadrowo-płacowe

• Samoobsługa pracowników: przyjazny dla urządzeń mobilnych dostęp do zadań HR, takich jak śledzenie czasu pracy i rozliczanie listy płac, co pomaga zwiększyć produktywność i przejrzystość pracowników.
• Zarządzanie świadczeniami: Zautomatyzowane narzędzia upraszczają złożone zarządzanie świadczeniami, pomagając działom kadrowym zachować zgodność z przepisami, zwalniając czas na strategiczne wsparcie, a jednocześnie zapewniając pracownikom wgląd w korzyści i samoobsługowe narzędzia.
• Zarządzanie czasem pracy: Niedokładne praktyki związane z przechowywaniem czasu przez pracowników i menedżerów mogą kosztować firmy. Narzędzia HRMS oferują inteligentne zarządzanie czasem, co zmniejsza wyciek listy płac i błędy ręczne, poprawiając dokładność i zgodność z regułami biznesowymi i systemami rozliczania listy płac.

Zarządzanie talentami

• Rekrutacja i wdrażanie pracowników: rozwiązania HRMS pomagają pracodawcom zoptymalizować proces rekrutacji, wspierając globalne pozyskiwanie talentów, zarządzanie relacjami z kandydatami i śledzenie kandydatów. W przypadku nowo zatrudnionych pracowników elektroniczne przepływy pracy i spersonalizowane portale wdrożeniowe upraszczają szkolenia i zapewniają bardziej atrakcyjny początek.
• Zarządzanie wydajnością i wynagrodzeniami: zarządzanie celami i ocenami pracowników wymaga zrównoważenia danych jakościowych i ilościowych. Narzędzia HRMS wspierają ciągłe zarządzanie wydajnością dzięki wspomaganemu planowaniu działań, a także pomagają firmom w opracowywaniu sprawiedliwych i strategicznych programów wynagrodzeń.
• Uczenie się i rozwój zawodowy: Rozwój kariery to kluczowy element doświadczeń pracowników. Narzędzia HRMS wykorzystują inteligentną technologię do dostarczania spersonalizowanych ścieżek, łącząc ludzi z odpowiednimi treściami i ekspertami. Obowiązkowe szkolenia w zakresie szkoleń i zgodności z przepisami są łatwe do zaplanowania, podczas gdy długoterminowe cele rozwojowe, takie jak planowanie przywództwa i sukcesji, są wbudowane w kalendarze pracowników.
• Zarządzanie sprzedażą i wydajnością: narzędzia HRMS pomagają firmom zarządzać prowizjami, regionami i kwotami oraz wydajnością agentów w jednym miejscu — dbając o to, by zespoły sprzedażowe były skoncentrowane i zgodne z celami biznesowymi.

Inne szersze możliwości systemu HRMS obejmują również:

• Analizy i planowanie personelu: Dzięki analizom opartym na sztucznej inteligencji i modelowaniu predykcyjnemu liderzy HR mogą dostosowywać strategie dotyczące personelu do szerszych celów biznesowych. Narzędzia te obsługują planowanie strategiczne i operacyjne, budżetowanie i śledzenie wydajności.

Systemy HRM i kolejne kroki w kierunku transformacji cyfrowej w HR

Transformacja cyfrowa w obszarze HR i każda poważna zmiana operacyjna zawsze spełnią pewne początkowe oczekiwania i bezwładność, a także będą wiązać się z pewnym nieuniknionym ryzykiem. Najlepszym sposobem na przygotowanie się do zmiany operacyjnej jest rozpoczęcie dzielenia się i komunikowania o celach projektu. Gdy istnieją otwarte linie komunikacji między liderami zespołu, kadrą kierowniczą i specjalistami ds. HR, możesz zacząć rozbijać ściany. Skuteczne zarządzanie zmianami i strategie planowania mogą pomóc lepiej przygotować zespoły do uzyskania akceptacji na wczesnym etapie.

Poniższa lista przedstawia kilka ważnych elementów listy kontrolnej podczas wdrażania cyfrowej transformacji HR.

• Integralność danych:  Przed rozpoczęciem procesu migracji danych upewnij się, że dysponujesz odpowiednimi zasobami i podnosisz lub uzupełniasz kwalifikacje swoich talentów IT, aby mieć pewność, że możesz wykonać to zadanie i zminimalizować błędy ludzkie.
• Koszty i nakład pracy:  Określ ilościowo wymagania dotyczące projektu we wszystkich obszarach działalności, na które ma wpływ, z uwzględnieniem wdrożenia i integracji. Zidentyfikuj realistyczne budżety i harmonogramy, aby zapewnić powodzenie wdrożenia.
• Aktualne i przyszłe potrzeby: od początku ściśle współpracuj z kierownikami działów i zespołów, aby mieć pewność, że rozumiesz ich konkretne cele, wymagania i wyzwania. Upewnij się, że system HRMS może być skalowany w celu zaspokojenia zmieniających się potrzeb wszystkich interesariuszy.
• Zgodność: zdefiniuj wymogi prawne, dotyczące zatrudnienia i inne wymogi prawne i potwierdź, że nowy system obsługuje te potrzeby we wszystkich regionach.
• Gotowość do uruchomienia: Wcześnie dołącz do zespołu HR, aby pomóc Ci w opracowaniu harmonogramów i celów szkoleniowych. Ustaw comiesięczne kamienie milowe, aby zapewnić, że wszyscy administratorzy, menedżerowie i pracownicy są odpowiednio przeszkoleni i gotowi do pełnego wykorzystania wartości nowego systemu HRM.

Znaczenie HRMS i najczęściej zadawane pytania