Przegląd systemu informacyjnego zarządzania kadrami

Systemy HRIS – czyli systemy informacji o zasobach ludzkich – były jednym z pierwszych komercyjnych rozwiązań programowych, które zostały opracowane w latach osiemdziesiątych XX wieku. Dlaczego? Dział HR był wówczas — i pozostaje dziś — jednym z najbardziej obciążonych administratorami działów w każdej organizacji. Pracownicy zasobów ludzkich są obciążeni nie tylko ogromną ilością dokumentów i rejestrów, ale są również zarządcami niektórych najcenniejszych i najsłabszych informacji o swojej sile roboczej i wnioskodawcach.

Od tego czasu technologia ewoluowała. Nowoczesne systemy HRIS automatyzują procesy workflow, integrują informacje zwrotne, dostosowują struktury raportowania w czasie rzeczywistym i w coraz większym stopniu umożliwiają sztucznej inteligencji dostarczanie inteligentnych rekomendacji, wykrywanie nieprawidłowości i personalizację doświadczeń użytkowników. Nowoczesne systemy HRIS są równie wydajne i przyjazne dla użytkownika, jak potężne i elastyczne, zapewniając użytkownikom doświadczenia i elastyczne funkcje.

Najlepsze oprogramowanie HRIS jest dostarczane w chmurze, co zapewnia jeszcze szerszy zakres korzyści, w tym więcej przechowywania danych, większe bezpieczeństwo i płynniejszą integrację z uzupełniającymi aplikacjami, takimi jak rozliczanie listy płac, śledzenie kandydatów i inne systemy HR.

Obecnie sztuczna inteligencja w HR przekształca funkcje HRIS, umożliwiając analizy predykcyjne, inteligentną automatyzację i wykorzystując interfejsy upraszczające zadania, takie jak wdrażanie, oceny wydajności i obsługa pracowników.

Definicja HRIS

HRIS oznacza system informacyjny do zarządzania kadrami, oprogramowanie, które pomaga firmom zarządzać i automatyzować podstawowe procesy HR oraz wspiera administrację świadczeniami, czas i obecność, rozliczanie listy płac i inne przepływy pracy, a także przechowywanie danych pracowników, takich jak dane osobowe, demograficzne i informacje o wynagrodzeniach.

HRIS a HRMS a HCM

HCM to szeroki termin obejmujący praktyki, zasady, procesy i oprogramowanie używane przez organizację do zarządzania personelem, od zatrudnienia do przejścia na emeryturę. Pakiet HCM jest często nazywany systemem zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS) i obejmuje oprogramowanie HRIS.

System HRIS wykorzystuje bazę danych pracowników do obsługi podstawowych procesów HR, które mają bardziej liniowy i ilościowy charakter, takich jak przetwarzanie listy płac lub zarządzanie czasem i obecnością. Dla porównania HRMS odnosi się do bardziej nadrzędnego rozwiązania programowego, które zawiera HRIS, ale również zawiera bardziej jakościowe i złożone funkcje związane z zarządzaniem talentami.

Na przykład system HRIS może pomóc w automatyzacji i usprawnieniu procesów, takich jak zarządzanie czasem pracy pracowników, a gdy dane te są zintegrowane z systemem HRMS — dane dotyczące czasu można analizować w celu zwiększenia produktywności i planowania — a co za tym idzie — nawet w celu skuteczniejszej automatyzacji zadań w systemie HRIS.

Wiedza, które z tych rozwiązań jest najlepsze dla Ciebie, nie jest tak mylące, jak to może brzmieć. To po prostu kwestia niezachwianego spojrzenia na to, gdzie jest Twoja firma i gdzie chciałbyś być w dłuższej perspektywie. Następnie wybierasz rozwiązania HR, które mogą służyć Ci dzisiaj i skaluj się z Tobą jutro.

Co robią systemy informacyjne HR?

Najlepsze rozwiązania HRIS oparte na chmurze obsługują różne procesy i interakcje HR. Technologia zapewnia inteligentną automatyzację przepływów pracy w całej firmie, w tym:

Administrowanie świadczeniami

• Zautomatyzowane administrowanie świadczeniami
• Funkcje samoobsługi dla pracowników umożliwiające dostęp do świadczeń, ich edycję i poznawanie

Czas i obecność

• Precyzyjne zarządzanie nieobecnościami pracowników
• Zwiększ wydajność administracyjną dzięki profilom czasu pracy, aby określić dni wolne od pracy, harmonogramy pracy i premie pracowników.
• Automatyczne obliczenia czasu i wynagrodzenia według profilu pracownika

Wbudowana lokalizacja

• Dostosuj się do krajowych praktyk biznesowych i przepisów dzięki automatycznym zmianom prawnym i regulacyjnym
• Kompleksowa inwentaryzacja wymagań dotyczących globalizacji i lokalizacji dla poszczególnych krajów

Samoobsługa pracownika

• Funkcje samoobsługi zwiększające produktywność pracowników
• Zintegrowane dane HR na jednej platformie
• Możliwe do śledzenia kluczowe informacje HR w oparciu o wymagania specyficzne dla kraju
• Zapewnij pracownikom spersonalizowaną stronę profilu, na której mogą zarządzać świadczeniami, składać wnioski o urlop i nie tylko

Struktury organizacyjne

• Analizy umożliwiające wgląd w czasie rzeczywistym w cały personel
• Identyfikowanie kluczowych stanowisk i szybkie dostosowywanie pracowników w celu wyeliminowania luk
• Wizualizacja struktur organizacyjnych

Korzyści płynące z systemu HRIS w chmurze

Oprócz podstawowej funkcjonalności nowoczesnego systemu HRIS, systemy oparte na chmurze są łatwiej zintegrowane z istniejącymi systemami. Są one skalowalne i mogą być łatwiej rozszerzone o nowe innowacje i funkcje bezpieczeństwa.

Poniżej przedstawiono kilka wspólnych zalet zintegrowanego systemu HRIS w chmurze:

• Ułatwia administratorom HR szybsze i dokładniejsze reagowanie na źródła utrzymania: nie ma marginesu na błędy. Dzięki możliwości automatyzacji i usprawnienia zadań administracyjnych oprogramowanie HRIS może uwolnić zespoły HR od opóźnień i nieścisłości spowodowanych przez systemy ręczne i papierowe.
• Poprawia doświadczenia pracowników: Pracodawcy czasami zapominają, jak ważne jest, aby ich zespoły mogły sprawdzić status swoich świadczeń, płatności i czasu wolnego. Narzędzia HRIS umożliwiają pracownikom bezpośredni dostęp do ich danych osobowych, tworzenie raportów i wniosków o wydanie — bez niedogodności i czasu potrzebnego na przejście przez dział HR.
• Poprawia wydajność: rozwiązania HRIS oferują szeroką gamę samoobsługowych narzędzi, które znacznie minimalizują zapotrzebowanie na formularze e-mail i papierowe oraz procesy zatwierdzania. Harmonogramy, przepływy pracy, wnioski o urlop i inne — mogą być zautomatyzowane i zarządzane w czasie rzeczywistym i na bieżąco.
• Wspiera działania w zakresie zgodności z przepisami: Wraz z rozwojem pracy zdalnej i kulturową zmianą w kierunku większej wrażliwości i sporów sądowych firmy muszą mieć pewność, że są po prawej stronie globalnych przepisów dotyczących pracy i zatrudnienia. HRIS w chmurze pomaga zapewnić, że wszystkie działania HR mieszczą się w granicach zgodności z przepisami i pomagają wspierać pracowników.
• Dbanie o bezpieczeństwo: w ramach plików HR są to jedne z najbardziej wrażliwych i cennych danych w firmie, w tym dokumentacja medyczna i finansowa pracowników oraz szczegóły. W przeszłości, gdy dane te były przechowywane na laptopach lub niezabezpieczonych bazach danych, istniało stale ryzyko wystąpienia kompromisu. Dzisiejsze zintegrowane systemy HRIS mają wbudowane zaawansowane protokoły bezpieczeństwa, które pomagają zminimalizować ryzyko cyberbezpieczeństwa.

W jaki sposób integracja HRIS w chmurze wspiera podstawowe procesy HR

Podczas gdy systemy HRIS pomagają scentralizować i usprawnić procesy HR i administrację, istnieje wiele innych podstawowych funkcji, które działają jednocześnie, takich jak rekrutacja, szkolenia i planowanie. Nie musisz być specjalistą ds. HR, aby zobaczyć, jak przydatne może być ujednolicenie i scentralizowanie wszystkich tych podstawowych funkcji. Jednak gdy organizacje współpracują ze starszymi systemami i odłączonymi aplikacjami do zarządzania kadrami, są zmuszone do korzystania z procesów ręcznych w celu poszukiwania narzędzi i informacji w ramach silosów organizacyjnych.

Najlepsze systemy HRIS w chmurze pozwalają nie tylko na integrację z głównym systemem ERP, ale są dla nich tworzone. Na przykład system ERP w chmurze zarządza szerokim wachlarzem codziennych działań biznesowych i jest zbudowany z myślą o integracji wielu rozproszonych procesów biznesowych. Ujednolicając dane międzybiznesowe, ERP zapewniają jedno źródło informacji i zapewniają wiarygodną integralność danych. Gdy więc podstawowe procesy HR i HRIS są zintegrowane z szybkością i możliwościami analitycznymi nowoczesnego systemu ERP opartego na sztucznej inteligencji, zyskujesz to, co najlepsze z obu światów.

Przykłady HRIS w działaniu

Zaledwie kilka lat temu to głównie największe organizacje korzystały z rozwiązań HRIS. Jednak wraz ze wzrostem popularności zintegrowanych systemów opartych na chmurze coraz bardziej możliwe staje się wykorzystanie przez mniejsze i rozwijające się organizacje korzyści i wydajności systemu HRIS.

Oto kilka przykładów firm, które usprawniły procesy HR za pomocą systemu HRIS:

• Sun Community, jedno z największych na świecie trustów inwestycyjnych na rynku nieruchomości, przekształciło swoją działalność HR dzięki SAP SuccessFactors, aby wesprzeć ponad 3800 pracowników w ponad 670 nieruchomościach. Firma usprawniła proces wdrażania nowych pracowników, zwiększyła zgodność z przepisami i utworzyła bardziej zintegrowany i zmotywowany personel.
• Volkswagen, światowy lider branży motoryzacyjnej, zharmonizował swoje procesy HR w rozdrobnionym środowisku na ujednoliconej platformie. Ponad 40 krajów obsługuje teraz zlokalizowane podstawowe procesy HR i zgodność z przepisami.

Poznaj oprogramowanie HRIS już dziś

Nowoczesne firmy poszukują ujednoliconego, globalnego, podstawowego rozwiązania do zarządzania kadrami, które oferuje użytkownikom doświadczenia klasy konsumenckiej i wspiera analizę i automatyzację danych w czasie rzeczywistym. W miarę jak pracownicy stają się bardziej rozproszeni, oprogramowanie HRIS musi zostać zglobalizowane wraz z nimi, zapewniając głęboką lokalizację i zgodność z przepisami w wielu krajach. W miarę jak modele biznesowe zmieniają się i ewoluują, firmy wymagają elastyczności i prostoty zapewnianej przez szeroki wachlarz naprawdę istotnych i potężnych prefabrykatów, pomagając im w niezawodnym i szybkim wdrażaniu nowych procesów i aplikacji.

Często zadawane pytania (FAQ) HRIS