Działy HR coraz częściej pełnią rolę strategicznych partnerów biznesowych. Ich zadania nie ograniczają się już do przetwarzania aplikacji i odpowiadania na pytania dotyczące świadczeń pracowniczych. HR jest teraz aktywnym graczem, który może przesądzić o sukcesie firmy. Oferta narzędzi HR również ewoluuje, a najważniejszym elementem trwającej transformacji cyfrowej jest sztuczna inteligencja (AI). Już 38% liderów HR poszerza wiedzę z zakresu rozwiązań AI lub wdraża takie rozwiązania, aby zwiększyć wydajność procesów w swojej organizacji.

Skuteczne wdrożenie technologii AI może przyspieszyć procesy HR i usprawnić interakcje z pracownikami. Jednak wielu specjalistów i liderów nie w pełni rozumie, jak ogromne korzyści AI może przynosić w strategii HR. Poznaj definicję sztucznej inteligencji w HR oraz dowiedz się, jak usprawnia ona procesy HR i jakich wyzwań należy unikać podczas jej wdrażania.

Czym jest AI w HR?

Sztuczna inteligencja (AI) to technologia, która pozwala maszynom przejawiać zdolności podobne do ludzkich, w tym w zakresie wnioskowania, które obejmuje również umiejętność autonomicznego podejmowania decyzji. Zdolność do rozpoznawania mowy, dostrzegania wzorców i trendów, aktywnego rozwiązywania problemów oraz przewidywania przyszłych okoliczności i zdarzeń jest efektem przyswojenia ogromnych ilości danych szkoleniowych.

W przypadku zarządzania zasobami ludzkimi — zwanego też zarządzaniem kapitałem ludzkim (HCM) — zastosowanie sztucznej inteligencji polega na wykorzystywaniu szybko rosnącego wachlarza narzędzi do automatyzacji zadań rutynowych, ustrukturyzowanych i zorientowanych na procesy. AI zmienia sposób przyciągania pracowników do firmy, zatrudniania ich i zatrzymywania oraz rozwijania umiejętności personelu.

Technologie AI w zadaniach z zakresu HR

Najlepiej zacząć od poznania różnych rodzajów technologii sztucznej inteligencji wykorzystywanych w AI dla obszaru HR. Chociaż w wielu dyskusjach AI jest przedstawiana jako jedno, całościowe narzędzie, istnieje w rzeczywistości kilka oddzielnych technologii, z których każda jest przeznaczona do innych zadań z zakresu HR.

Aplikacje AI w obszarze HR

Wdrożenie sztucznej inteligencji w HR może usprawnić wiele funkcji, od rekrutacji i szkoleń po zwiększanie zaangażowania i zatrzymywanie pracowników. Liczba zastosowań sztucznej inteligencji — w szczególności generatywnej — do optymalizacji funkcji HR nadal rośnie. Oto kilka przykładów na to, jak specjaliści ds. HR mogą wykorzystać sztuczną inteligencję w swoim dziale do radzenia sobie z największymi wyzwaniami dotyczącymi personelu.

Usprawnianie procesu rekrutacji

Technologie AI znajdą zastosowanie niemal w całym procesie zatrudniania, od przyciągania i zatrudniania odpowiednich talentów po skracanie czasu potrzebnego na rekrutację nawet o kilka tygodni. Oto niektóre z tych zastosowań:

• Wykorzystanie jednolitej struktury umiejętności do przyciągania, pozyskiwania i zatrudniania talentów na skalę globalną dzięki zautomatyzowanym procesom, spersonalizowanej komunikacji i przepływom pracy obejmującym wiele pakietów.

• Uproszczenie procesu zatrudniania dla rekruterów i kierowników ds. zatrudnienia dzięki oprogramowaniu AI do rekrutacji, które automatyzuje powtarzalne zadania, w tym generowanie obiektywnych pytań kwalifikacyjnych i dostosowanych opisów stanowisk.

• Wyjście poza wyszukiwanie słów kluczowych w CV i profilach kandydatów dzięki inteligentnej analityce na potrzeby rekrutacji, która pozwala zidentyfikować odpowiednie umiejętności poszukiwane przez rekrutera i przedstawiać odpowiednie CV.

• Administrowanie testami umiejętności w celu uszeregowania potencjalnych pracowników pod kątem przydatności do pracy.

• Zapewnienie bezstronnej informacji zwrotnej z rozmowy po ocenie kandydata.

• Wdrażanie interfejsów konwersacyjnych, takich jak chatboty rekrutacyjne, które pozwalają komunikować się bezpośrednio z kandydatami przez całą dobę i dbać o ich zaangażowanie w całym procesie rekrutacji.

• Odkrywanie „ukrytej siły roboczej” dzięki narzędziom AI, które przeszukują różne zewnętrzne źródła danych, takie jak portale pracy, media społecznościowe i sieci zawodowe, aby ocenić umiejętności potencjalnych kandydatów i zaprosić ich do ubiegania się o wolne stanowiska.

Automatyzacja wdrażania pracowników

Po wybraniu i zatrudnieniu odpowiednich kandydatów dział HR może wykorzystać sztuczną inteligencję, aby zapewnić płynny przebieg procesu wdrażania — szczególnie w przypadku współczesnych pracowników często zdalnych lub tymczasowych, którzy nie mogą uczestniczyć w tradycyjnych sesjach w siedzibie firmy:

• Zapewnianie całodobowych usług wdrażania na całym świecie za pomocą chatbotów HR, które pozwalają ograniczyć liczbę rozmów telefonicznych, e-maili czy spotkań.

• Dbanie o spersonalizowane i angażujące spotkania z nowo zatrudnionymi pracownikami.

• Automatyzowanie danych i przepływów pracy we wszystkich procesach wdrożeniowych dzięki zautomatyzowanemu dostarczaniu dokumentów dotyczących rekrutacji, zasad firmowych, danych do logowania i uprawnień potrzebnych do pełnienia określonych funkcji.

Dostosowane procesy zarządzania talentami

Utrzymanie strategii rozwoju personelu i rekrutacji w firmie jest niezbędne, aby pracownicy chcieli pozostać w firmie i wraz z nią się rozwijać. Jednak przy setkach, a nawet tysiącach pracowników, niemal niemożliwe jest, aby zespoły HR szczegółowo poznały umiejętności i aspiracje każdej osoby.

Sztuczna inteligencja pomaga zespołom ds. kadr realizować procesy zarządzania talentami, które pozwalają budować kadry przyszłości:

• Struktury umiejętności: kompilowanie kompleksowych struktur umiejętności (zwanych ontologiami umiejętności), które identyfikują umiejętności pracowników, dopasowują je do wymagań zawodowych i określają powiązane umiejętności, które warto rozwijać.

• Precyzyjne oceny umiejętności: korzystanie z uczenia maszynowego i przetwarzania języka naturalnego w celu obiektywnej oceny w przypadku złożonych umiejętności, takich jak kreatywność czy inteligencja emocjonalna.

• Spersonalizowane możliwości rozwoju: mapowanie odpowiednich szkoleń, mentorów, zadań i ścieżek kariery na podstawie konkretnych umiejętności, zainteresowań i aspiracji pracownika.

• Podnoszenie i uzupełnianie kwalifikacji: rekomendowanie zindywidualizowanych programów szkoleniowych w celu przygotowania pracowników na nowe możliwości i oferowanie możliwości edukacyjnych w dowolnym czasie i miejscu

• Mobilność talentów: identyfikowanie i rozwijanie talentów wewnętrznych poprzez rozpoznawanie umiejętności pracowników, które mogą się sprawdzić w innym obszarze działalności, i sugerowanie nowych ról lub projektów, co zachęca do wewnętrznej mobilności zawodowej.

• Analizy wydajności w czasie rzeczywistym: przeprowadzanie ocen wydajności, które oferują ciągłe informacje zwrotne oparte na danych, aby pomóc kierownikom i pracownikom usprawnić pracę w czasie rzeczywistym

• Strategiczne planowanie talentów: zaawansowana analityka predykcyjna umożliwiająca prognozowanie przyszłych potrzeb w zakresie talentów oraz planowanie procesu pozyskiwania nowych umiejętności wymaganych do sprostania przyszłym wyzwaniom biznesowym.

Poprawa doświadczeń pracowników

Możliwość zatrzymywania i angażowania najlepszych talentów jest źródłem przewagi konkurencyjnej dla każdej firmy, ale chodzi nie tylko o pomaganie pracownikom w odkrywaniu szans rozwoju kariery. Dział HR może wykorzystać sztuczną inteligencję do zapewnienia satysfakcjonujących interakcji na kilka sposobów.

• Spersonalizowana kariera: dostosowuj wsparcie i zasoby w oparciu o preferencje, potrzeby i wzorce pracy każdej osoby — dzięki temu pracownicy poczują się doceniani i wspierani na każdym etapie kariery.
• Większa dostępność i wydajność: wdrożenie narzędzi takich jak asystenci AI ułatwia uzyskiwanie dostępu do informacji, wykonywanie zadań i szybkie rozwiązywanie problemów, eliminując wiele codziennych wyzwań. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na ważniejszych i bardziej satysfakcjonujących przedsięwzięciach.
• Aktywne dbanie o dobrostan pracowników: używanie czujników IoT do monitorowania wzorców stresu, stanu emocjonalnego i obciążenia pracą pozwala dbać o zdrowie psychiczne i fizyczne pracowników, pomagając im unikać wypalenia zawodowego, absencji i problemów zdrowotnych.

• Informacje zwrotne i wsparcie w czasie rzeczywistym: utrzymuj stały cykl informacji zwrotnych, które zapewniają pracownikom wskazówki i motywację w czasie rzeczywistym, co ułatwia realizację celów.

• Wartościowe opcje samoobsługi: zmniejsz potrzebę ręcznego odpowiadania na zapytania pracowników dzięki możliwościom samoobsługi, które mają dostęp do podstawowych informacji HR i mogą nimi zarządzać w czasie rzeczywistym. Pracownicy mogą samodzielnie inicjować proste działania, takie jak edycja danych, przeglądanie informacji o profilach innych pracowników oraz interakcja z funkcjami z zakresu ewidencji czasu pracy, rozliczania listy płac i nagród/wyróżnień.

Generatywna sztuczna inteligencja pomaga pracownikom w realizacji bardziej złożonych zadań samoobsługowych. Może pozyskiwać dokumenty dotyczące zasad i procedur firmy, a następnie odpowiadać na pytania z zakresu HR, np. o świadczenia czy odcinek płacowy, w języku konwersacyjnym, m.in. za pomocą asystenta lub chatbota. Generatywna AI może też pomagać kierownikom w tworzeniu opisów stanowisk i przygotowywaniu nowych ról.

Zalety stosowania AI w obszarze HR

W miarę rozwoju technologia AI staje się coraz bardziej zaawansowanym narzędziem dla działów HR i znacząco zmienia sposób pracy zespołów ds. zarządzania zasobami ludzkimi, dzięki czemu coraz bardziej przyczyniają się one do sukcesu firmy.

Oto kilka sposobów, w jakie narzędzia AI do zarządzania kadrami wnoszą wartość dodaną dla pracodawców i pracowników:

• Przyspieszenie procesów HR, uwolnienie zasobów dzięki ograniczeniu czasu i nakładów pracy potrzebnych do realizacji zadań takich jak rekrutacja, wdrażanie pracowników i ocena wydajności.

• Zwiększanie wydajności i produktywności dzięki automatyzacji pracy o niższej wartości i wymagającej wielu działań ręcznych.

• Usuwanie nieuświadomionych uprzedzeń z tekstów tworzonych przez dział HR na potrzeby ogłoszeń o pracy i opisów stanowisk, pytań na rozmowy kwalifikacyjne, ocen wydajności oraz analizy wynagrodzeń.

• Poprawianie ogólnych doświadczeń pracowników i kandydatów dzięki wysoce spersonalizowanym interakcjom.

• Umożliwienie pracownikom i menedżerom wykonywania pracy szybciej i w bardziej inteligentny sposób dzięki funkcjom generatywnej AI, zdolnej przyswajać oraz podsumowywać złożone informacje, a następnie szybko raportować wyniki i wnioski.

• Uzyskanie szybkich wniosków na podstawie dużych ilości danych, umożliwiające działom HR podejmowanie trafnych i uzasadnionych decyzji.

• Łączenie się z innymi systemami oraz łączenie danych dotyczących pracowników z danymi operacyjnymi w celu podejmowania decyzji opartych na szerszym kontekście.

• Przewidywanie zmian kadrowych w firmie i przygotowywanie się na nie dzięki analizie umiejętności i planowaniu scenariuszy.

Wyzwania i obawy związane ze stosowaniem AI w obszarze HR

Zarówno zespoły HR, jak i pracownicy lubią używać AI do realizacji różnorodnych zadań — od zdobywania nowych umiejętności i możliwości rozwoju po opcje samoobsługi. Mniej chętnie korzystają z tej technologii do obsługi wrażliwych danych, przeprowadzania ocen wydajności czy monitorowania aktywności pracowników.

Pracownicy mają również wątpliwości związane z przejrzystością. Chcą wiedzieć, jak działa technologia AI, z której korzysta ich pracodawca, jak wiarygodne i sprawiedliwe są generowane sugestie oraz z jakich źródeł i danych korzysta ta technologia.

Oto niektóre z wyzwań, przed którymi stają firmy korzystające z AI w obszarze HR, oraz sposoby radzenia sobie z nimi.

Nadzór nad sztuczną inteligencją i jej wdrożenie

Ostatnie badania wskazują, że kwestia nadzoru nad sztuczną inteligencją jest kluczowym czynnikiem powstrzymującym firmy — i specjalistów ds. HR — przed wdrażaniem tej technologii. Dwie trzecie (67%) badanych organizacji nie przyjęło do tej pory żadnego modelu sprawowania nadzoru. Większość z nich podejmowała w tym zakresie pewne kroki, ale niektóre firmy były mniej aktywne i planowały zarządzać sztuczną inteligencją tak samo, jak każdą inną zakupioną technologią, bądź opierać się na nadzorze zewnętrznym na poziomie regionalnym lub federalnym.

Jednak sztuczna inteligencja nie jest zwyczajną technologią i przez to wymaga unikalnego podejścia. Osobny model nadzoru nad AI ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia odpowiedzialnego i etycznego sposobu opracowywania, wybierania, wdrażania i wykorzystywania sztucznej inteligencji, czemu szczegółowo przyjrzymy się w dalszej części artykułu. Na szczęście dostępne są materiały edukacyjne. W szczegółowym raporcie na temat wdrożenia sztucznej inteligencji określono 10 najważniejszych działań, które należy podjąć, aby zachęcić pracowników do korzystania z nowych narzędzi AI.

Biegłość w korzystaniu z AI w pracy

Stopień znajomości technologii AI wśród pracowników jest bardzo zróżnicowany. Nowe badanie przeprowadzone przez SAP wśród ponad 4000 kierowników i pracowników na całym świecie wskazuje, że umiejętności pracowników w zakresie korzystania ze sztucznej inteligencji znacząco wpływają na to, jak postrzegają oni tę technologię oraz osoby używające jej w pracy. Dodatkowo uczestnicy ankiety wykazywali różne podejścia do roli sztucznej inteligencji w procesach podejmowania ważnych decyzji kadrowych.

Aby odpowiednio zareagować, organizacje muszą poważnie potraktować kwestię biegłości w korzystaniu z AI i zainwestować w jej zwiększanie. To pozwoli zapewnić pracownikom pełne zrozumienie nowej technologii i umiejętność skutecznego poruszania się po niej.

Rozważania etyczne i stronniczość

Jeśli algorytmy w modelach uczenia głębokiego AI nie są używane w sposób odpowiedzialny, mogą przyczyniać się do utrwalania stronniczości. Organizacje muszą poszukiwać dostawców technologii, którzy opierają swoje narzędzia AI do zarządzania kadrami na zasadach przejrzystości, wyjaśnialności i uczciwości.

Na przykład w przypadku pozyskiwania talentów odpowiedzialnie zarządzane narzędzie AI będzie mieć wbudowane mechanizmy weryfikowania stronniczości, które pozwalają identyfikować i usuwać subiektywnie nacechowany język, aby opisy stanowisk były sprawiedliwe i oparte na kryteriach oceny istotnych dla stanowiska.

Kwestie dotyczące wiarygodności, prywatności i bezpieczeństwa danych

Podobnie jak wszystkie narzędzia oparte na danych AI podlega zasadzie, zgodnie z którą wprowadzenie śmieciowych danych powoduje uzyskanie śmieciowych wyników. Jeśli dane używane przez model są błędne, niekompletne lub bezsensowne, wygenerowane wyniki będą takie same. Firmy, które chcą wykorzystać potencjał sztucznej inteligencji w obszarze HR, potrzebują narzędzi korzystających z wewnętrznych danych wysokiej jakości, aby uzyskiwać wyniki odpowiednie dla kontekstu.

W przypadku korzystania ze sztucznej inteligencji w obszarze HR istotne są również prywatność i bezpieczeństwo danych. Popularne boty AI były już uwikłane w kilka przypadków naruszenia poufności danych z powodu luk w kodzie, co dotyczy szczególnie narzędzi typu open source. Obawy te są szczególnie wyraźne wśród pracowników, którzy muszą udostępniać dane osobowe narzędziom AI wykorzystywanym w obszarze HR, np. gdy chatbot prosi o informacje dotyczące życia prywatnego, aby pomóc w kwestiach związanych ze świadczeniami. Aby uniknąć ryzyka, firmy powinny korzystać z usług dostawców AI dla działów HR, którzy nie udostępniają danych firmowych poza dużymi modelami językowymi (LLM).

Ryzyko nadmiernego polegania na rozwiązaniach AI

Jak sama nazwa wskazuje, zasoby ludzkie to zagadnienie dotyczące ludzi. Poleganie na AI w zbyt wielu zadaniach działu HR może skutkować nienaturalnymi doświadczeniami pozbawionymi aspektu ludzkiego, które sprawią, że pracownicy przestaną odczuwać więź z firmą. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których wymagany jest wysoki stopień empatii, a technologia sztucznej inteligencji ogranicza się do podejmowania decyzji na podstawie chłodnej kalkulacji.

Może też dojść do narażenia firmy na konsekwencje prawne. Niektóre rządy i agencje wdrożyły określone przepisy, takie jak RODO w UE, które zabraniają wykorzystywania inteligencji maszynowej do podejmowania decyzji wpływających na zatrudnienie, awans lub wynagrodzenie.

Na przykład użycie aplikacji ChatGPT do utworzenia opisu stanowiska wiąże się z niewielkim ryzykiem. Ale już prowadzenie za jej pomocą rozmowy kwalifikacyjnej lub oceny wydajności — tam, gdzie kluczowa jest inteligencja emocjonalna i ludzka wrażliwość — nie dostarczy właściwych informacji i może zrazić potencjalnych i obecnych pracowników.

Zagadnienia związane z odbieraniem pracy specjalistom ds. HR

Przeprowadzone przez organizację American Psychological Association (APA) badanie 2024 Work in America ujawniło, że 41% amerykańskich pracowników martwi się, że sztuczna inteligencja prędzej czy później sprawi, że ich stanowiska będą niepotrzebne.

Liderzy HR mogą pomóc złagodzić te obawy, jasno określając, które zadania zostaną zautomatyzowane przez sztuczną inteligencję. Zadania powtarzalne i żmudne mogą stać się domeną AI, podczas gdy obowiązki złożone, wymagające strategicznego myślenia i powiązane z celami biznesowymi będą musiały pozostać w sferze specjalistów HR.

Przyszłość sztucznej inteligencji w obszarze HR

W miarę pojawiania się kolejnych zastosowań sztucznej inteligencji w obszarze HR nacisk na specjalistów ds. zasobów ludzkich będzie coraz bardziej przesuwać się w kierunku strategicznych funkcji, takich jak zarządzanie talentami, rozwój przywództwa, dbanie o dobre samopoczucie pracowników i promowanie pozytywnej kultury miejsca pracy. Jeśli narzędzia AI przejmą rutynowe zadania, zespoły HR będą mogły poświęcić więcej czasu na obszary o większym znaczeniu. Oto dwa kluczowe trendy dotyczące sztucznej inteligencji w obszarze HR, których rozwoju można się spodziewać w nadchodzących latach.

Zmiana ról i nowe spojrzenie na zakres obowiązków

Sztuczna inteligencja będzie miała coraz większy wpływ na strukturę ról w firmach. Wraz z postępującą automatyzacją rutynowych zadań role będą się przesuwać w kierunku wymagającym bardziej strategicznego myślenia, kreatywności i bardziej zróżnicowanych umiejętności. Liderzy HR będą musieli przeprojektować oferty pracy, łącząc poszczególne wyspecjalizowane stanowiska w szersze, bardziej elastyczne funkcje, których sprawowanie będzie wymagało wykorzystania narzędzi AI. Zmiana ta będzie również źródłem zapotrzebowania na nowe miejsca pracy, które łączą wiedzę biznesową z umiejętnością wykorzystywania AI i wiedzą technologiczną.

Efektywne wykorzystywanie AI przez kierowników

Sztuczna inteligencja zmieni również sposób, w jaki kierownicy nadzorują swoje zespoły. Umożliwi wykorzystywanie danych do podejmowania bardziej świadomych decyzji dotyczących rozwoju pracowników, celów i obciążenia pracą. Kierownicy będą musieli zdecydować, czy chcą korzystać z narzędzi AI do zarządzania wydajnością — biorąc pod uwagę wątpliwości pracowników związane z używaniem tej technologii do oceniania ich pracy.

Wyzwaniem będzie zadbanie o to, by kierownicy rozumieli, jaki zakres wykorzystania tej technologii jest właściwy, i mogli skutecznie łączyć analizy oparte na sztucznej inteligencji z ludzkim osądem. Ponieważ sztuczna inteligencja staje się integralną częścią codziennych operacji, kluczowe znaczenie będzie mieć system szkolenia kierowników, dzięki któremu korzystanie z AI będzie odpowiedzialne i efektywne.