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Declaración de Privacidad de SAP
Declaración de Privacidad de SAP

La protección de la privacidad individual en Internet es esencial para el futuro de las empresas basadas en Internet y para avanzar hacia una verdadera economía en las redes. Hemos creado una Declaración de Privacidad que demuestra un compromiso firme con el derecho a la privacidad de las personas. La presente Declaración de Privacidad describe nuestras prácticas de gestión con respecto a dicha información, que puede utilizarse para identificar de manera directa o indirecta a una persona (“Datos Personales”).

Se aplica a www.sap.com y a cualquier otro sitio web que haga referencia a esta Declaración de Privacidad. En el caso de www.sap.com, el control de datos está a cargo de SAP America Inc., 3999 West Chester Pike, Newtown Square, PA 19073, EE. UU. En el caso de los demás sitios web que, de algún modo, utilizan o hacen referencia a esta Declaración de Privacidad, el control de datos está a cargo de una entidad del grupo de SAP estipulado en la declaración legal correspondiente; si no es obligatorio contar con una declaración legal, conforme a la legislación local, el control de datos está a cargo de una entidad del grupo de SAP estipulado en las disposiciones de copyright de dicho sitio web. En particular, será SAP SE, Dietmar-Hopp-Allee 16, 69190 Walldorf, Alemania, con una vista al sitio web corporativo del grupo de SAP (www.sap.com/corporate-de/about.html y www.sap.com/corporate-en/about.html), sitios web específicos de productos, SCN y SAP Store. En adelante, SAP America Inc., SAP SE y cualquier otra entidad del grupo de SAP relevante se denominarán individualmente “SAP

Algunas entidades, ofertas, programas y/o sitios web del grupo de SAP, pueden tener sus propias declaraciones de privacidad que, probablemente, sean diferentes. Por lo tanto, lo instamos a leer las declaraciones de privacidad de cada sitio web, oferta o programa de SAP que visita o revisa.

I. Bases Internacionales de Privacidad

Nuestras prácticas de privacidad, estipuladas en el presente documento, reflejan los estándares y principios internacionales de la actualidad en cuanto a la gestión de Datos Personales. Estos principios incluyen el envío de notificaciones para el uso de datos, la elección ante el uso de datos, el acceso a los datos, la integridad de los datos, la seguridad, la transferencia constante y la supervisión/aplicación. Cumplimos la legislación relativa a la privacidad de los países en los que realizamos actividades comerciales.

II. Consentimiento

Al utilizar este sitio web, presta su consentimiento a la recopilación y utilización de sus Datos Personales, en virtud del presente documento. Si no está de acuerdo con las disposiciones de esta Declaración de Privacidad, no utilice el sitio web.

En caso de cambios en esta Declaración de Privacidad, las modificaciones se publicarán en este sitio web para que siempre tenga conocimiento de qué Datos Personales recopilamos y cómo los usamos. Por lo tanto, lo instamos a revisar periódicamente las actualizaciones de la Declaración de Privacidad.

Conforme lo requiera la legislación aplicable, también solicitaremos su consentimiento expreso para procesar determinados Datos Personales recopilados por este sitio web o brindados por usted de forma voluntaria. Tenga en cuenta que dicho consentimiento será completamente voluntario. En caso de no prestar el consentimiento solicitado para el procesamiento de sus Datos Personales o, en virtud de la subsección 10 “Retención de Datos”, en caso de no informar a SAP que no tiene intenciones de que SAP siga procesando sus Datos Personales, el uso posterior de determinadas ofertas o servicios de SAP tendrá alcance limitado o no podrá brindarse.

III. Recopilación y Procesamiento de Datos Personales

Para brindar un mejor servicio y comprender sus necesidades e intereses, SAP recopila, exporta y utiliza Datos Personales con la debida notificación (tal como se establece en el presente documento) y el consentimiento necesario, conforme lo requiera la legislación aplicable, junto con las presentaciones ante las autoridades de protección de datos, según corresponda.

Al visitar el sitio web, podremos registrar su dirección de IP y utilizar las cookies y otras tecnologías de Internet (a las que se hace referencia a continuación como “Herramientas Automatizadas” y “Enlaces Web Integrados”) para recopilar información sobre nuestros visitantes y sus intereses. Según las Herramientas Automatizadas que se utilicen, los datos recopilados incluyen, además de la dirección de IP, la identidad virtual que le asignamos cuando se registra en SAP, el tipo de navegador que utiliza, los sitios web de SAP que ha visitado, los objetos en los que ha hecho clic en un determinado sitio web de SAP, el tiempo que pasó en un determinado sitio web, el sitio web al que se remite y desde el cual accedió al sitio web de SAP, y el sitio web externo al que accede desde un sitio web de SAP. Las tecnologías utilizadas y la información recopilada se describen detalladamente en la subsección 5 “Herramientas Automatizadas”, a continuación. Luego de prestar su consentimiento (siempre que la legislación así lo requiera), SAP podrá añadir la información recopilada mediante las Herramientas Automatizadas al perfil de usuario que SAP conserva sobre usted. Dicha información adicional incluye el ID de usuario, sus preferencias respecto del sitio web y sus intereses en los productos de SAP.

Asimismo, podemos recopilar y procesar cualquier Dato Personal que nos conceda voluntariamente; por ejemplo, cuando se inscribe en eventos u otras ofertas de SAP, se suscribe al boletín informativo, participa en encuestas en línea, en grupos de debate, en foros o en servicios de conversación de SAP, o cuando realiza compras o, por algún otro motivo, envía sus detalles de contactos a SAP. En caso de proporcionar a SAP su ID de medios sociales, SAP puede recuperar información sobre usted que se encuentre a disposición del público.

Dichos Datos Personales comprenderán, según el caso particular, un subconjunto de su nombre y apellido, su dirección postal y su correo electrónico (conforme se describe en la subsección 2 “Direcciones de Correo Electrónico”), su número de teléfono, los datos para iniciar sesión en las redes sociales, los detalles financieros y bancarios relevantes para procesar su pedido (conforme se describe en la subsección 3 “Inscripción a Eventos y Compras”), y determinados datos sobre la empresa en la que trabaja (p. Ej., el nombre y la dirección postal de la empresa, su cargo y jerarquía), así como también información sobre qué relación existe entre SAP y usted (p. Ej., qué versión de los términos de uso de SAP ha aceptado o cuál fue su elección con respecto a la recepción de material de marketing enviado por SAP).

Table of Contents

1. Uso y Objetivo de los Datos Personales Recopilados

La información que recopila SAP para comprender sus necesidades e intereses le permite brindar una experiencia personalizada y constante. Utilizaremos esa información únicamente del modo descrito en la Declaración de Privacidad y/o en el modo especificado al momento de realizar la recopilación. No modificaremos posteriormente ni sin su consentimiento el modo en que los Datos Personales se utilizan, conforme lo requiere la legislación aplicable. Sus Datos Personales se utilizarán exclusivamente para los siguientes objetivos:

  • Para procesar los pedidos y entregas de los productos, los servicios y la información que haya solicitado.
  • Para mantenerlo actualizado sobre los últimos anuncios relativos a los productos, las actualizaciones de software, los upgrades de software, los parches de seguridad, las mejoras en los sistemas, las ofertas especiales y otra información relacionada con los servicios y el software de SAP. Esto puede incluir, ocasionalmente, información de otras empresas de tecnología o socios comerciales sobre productos y servicios que pueden añadir valor a los productos de SAP. Dicha comunicación puede brindarla SAP y cualquier otra empresa del grupo de SAP, incluidas, a fin de evitar dudas, todas las empresas de los subgrupos Ariba, SuccessFactors, Hybris, Sybase, Business Objects, Fieldglass, Concur, Multiposting y SeeWhy. A este respecto, ha reconocido expresamente que SAP puede compartir sus detalles de contacto con las otras empresas del grupo de SAP mencionadas anteriormente. Asimismo, usted reconoce que la información requerida para rastrear sus elecciones con respecto a la recepción de los materiales de marketing (p. ej., según el país en donde realiza operaciones la empresa relevante del grupo de SAP, independientemente de que haya prestado su consentimiento expreso para recibir materiales de marketing y/o de que haya optado por no recibirlos) pueden almacenarse e intercambiarse entre cualquiera de las empresas que se mencionaron anteriormente.
  • Para adaptar la información sobre nuestros productos y servicios a sus intereses personales. Por ejemplo, durante una visita al sitio web, nos permite brindarle información específica sobre productos y servicios que pueden ser de su interés.
  • Para proporcionarle la capacidad de crear, mediante el Servicio de ID de SAP Cloud, un perfil de usuario que una persona puede usar dentro del grupo completo de empresas de SAP (que incluye todas las empresas de SAP, así como también todas las empresas de Ariba, SuccessFactors, Hybris, Sybase, Business Objects, Fieldglass, Concur, Multiposting y SeeWhy) para acceder a las ofertas y servicios web. Por lo tanto, usted reconoce que los Datos Personales requeridos para la creación del perfil de usuario pueden compartirse y utilizarse dentro del grupo completo de empresas de SAP para este fin. Dicho servicio también permite compartir información sobre usted (incluidos los Datos Personales) con otros usuarios registrados en el mismo servicio. Puede utilizar esta función del servicio relevante para determinar qué información acepta compartir.
  • Más allá del perfil del Servicio de ID de SAP Cloud descrito en el punto anterior, para proporcionar la capacidad de crear otros perfiles de usuarios y de acceder a otras áreas de perfiles personales específicos del servicio (p. ej., en relación con las comunidades, los foros y los programas del socio de SAP). Dado que dichos perfiles permite acceder a servicios de diferentes integrantes del grupo de empresas de SAP (incluidas todas las empresas de SAP, así como también todas las empresas de Ariba, SuccessFactors, Hybris, Sybase, Business Objects, Fieldglass, Concur, Multiposting and SeeWhy), usted reconoce que los Datos Personales requeridos para la creación del perfil de usuario pueden compartirse y utilizarse dentro del grupo completo de empresas de SAP para este fin. Dicho servicio también permite compartir información sobre usted (incluidos los Datos Personales) con otros usuarios registrados en el mismo servicio. Puede utilizar esta función del servicio relevante para determinar qué información acepta compartir.
  • Para proporcionar una experiencia de usuario personalizada y visualizar el contenido protegido.
  • Para realizar sesiones en línea en modalidad “Haga clic para chatear” y “Haga clic para llamar”.
  • Para asegurar y controlar la calidad de la información y la experiencia que tiene durante las sesiones de chat con SAP mediante la capacitación de nuestro personal para que responda de manera efectiva a sus preguntas.
  • Para proporcionar la capacidad de contactarlo, con el objeto de responder sus preguntas, y proveer la información de envío y facturación, y brindar asistencia y observaciones al cliente.
  • Para organizar concursos, loterías y otro tipo de actividades promocionales o de marketing en www.sap.com o en otros sitios web de SAP. Se pueden recopilar Datos Personales para administrar dichos programas.
  • Para llevar a cabo cuestionarios y encuestas, a fin de ofrecer mejores productos y servicios a los clientes y usuarios finales. La participación en los cuestionarios es voluntaria.
  • Para ofrecer asistencia en las preguntas de contratación.
  • Para preparar los datos anónimos con respecto al uso de las ofertas y los sitios web de SAP. SAP utilizará los datos anónimos solo para mejorar las ofertas y los sitos web.
  • Para cumplir con las obligaciones contractuales.
  • Para cumplir con los requisitos regulatorios aplicables, en particular, los derivados de la legislación relativa a exportaciones. SAP y sus productos, tecnologías y servicios están sujetos a la legislación relativa a exportaciones de varios países, entre los que se incluyen los países de la Unión Europea y sus estados miembro, y los Estados Unidos de América. Usted reconoce que, en virtud de la legislación relativa a exportaciones aplicable, las sanciones comerciales y los embargos emitidos por dichos países, SAP debe tomar las medidas necesarias para evitar que las entidades, organizaciones y terceros incluidos en listas de sancionados armadas por el gobierno accedan a determinados productos, tecnologías y servicios mediante los sitios web de SAP u otros canales de prestación controlados por SAP. Por lo tanto, usted reconoce y acuerda que SAP puede (i) verificar automáticamente los datos de registro del usuario y otra información provista sobre su identidad con las listas de sancionados aplicables; (ii) repetir con cierta frecuencia dichas verificaciones siempre que se actualice la lista de sancionados o cuando actualiza su información; (iii) bloquearle el acceso a los servicios y sistemas de SAP, en caso de que se produzca una posible coincidencia; y (iv) comunicarse con usted para confirmar su identidad, en caso de que se produzca una posible coincidencia.

 

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2. Direcciones de Correo Electrónico

Si opta por proporcionar su dirección de correo electrónico, nos comunicaremos con usted por esa vía. No compartimos su dirección de correo electrónico con empresas externas al grupo de SAP, salvo que la relación comercial entre usted y SAP lo requiera o si se inscribe en servicios de terceros. Puede optar por no recibir más correos electrónicos en cualquier momento, en virtud de la subsección 9 “Opción de Elegir”, a continuación. Sin embargo, su elección no afectará el envío de correos electrónicos estrictamente obligatorios para desarrollar la relación comercial entre usted y SAP.

Conforme a su configuración de la aplicación de correo electrónico, es posible que determinados datos sobre usted se transfieran automáticamente al enviar un correo electrónico a SAP.

Si opta por inscribirse a servicios prestados por terceros, es posible que debamos enviar algunos datos de su registro en SAP al proveedor de dichos servicios, incluida su dirección de correo electrónico.

 

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3. Inscripción a Eventos y Compras

Nuestro sitio incluye formularios de pedido que puede completar para solicitar información, productos y servicios. Además de la información descrita anteriormente, dichos formularios recopilan información financiera, como detalles bancarios y números de tarjetas de crédito. SAP se compromete a usar la información financiera brindada únicamente con fines de facturación y pago de dichas transacciones especiales. Puede incluir la transferencia de datos a terceros que participen en la ejecución de la transacción, como bancos, empresas emisoras de tarjetas de crédito, facilitadores de pagos, y otras instituciones financieras y de control de créditos.

 

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4. Direcciones de IP

Utilizamos las direcciones de IP para diagnosticar problemas, para establecer el país desde el cual un usuario ingresa a nuestros sitios web y servicios, a fin de proporcionar las declaraciones legales adecuadas, para administrar el sitio web, y para recopilar la información demográfica, conforme se indica en la subsección 5 “Herramientas Automatizadas”.

También podemos utilizar las direcciones de IP u otra información que haya compartido en este sitio web o en cualquier otra ocasión anterior o código de campaña, conforme se explica en la subsección 5 “Herramientas Automatizadas”, para determinar qué paginas de nuestro sitios visitó y qué temas pueden interesarle, con el objeto de brindarle información sobre los productos y servicios relevantes.

SAP también puede recopilar direcciones de IP (y otros datos técnicos, como el tipo de navegador) durante una sesión de la modalidad “Haga clic para chatear” o “Haga clic para llamar” que usted haya iniciado. Dichos datos se recopilan cuando se conecta a SAP, de manera que podamos identificar su sesión y proveer contenido basado en las capacidades técnicas de su navegador, y con fines de efectuar control de calidad. La dirección de IP no se utilizará para identificarlo, salvo que proporcione su consentimiento con anterioridad.

SAP solo recopilará información relacionada con su visita al sitio de SAP. No rastreamos ni recopilamos Datos Personales de las visitas que realiza a empresas o entidades externas al grupo de empresas de SAP, salvo la información indicada anteriormente en la subsección III “Recopilación y Procesamiento de Datos Personales”.

 

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5. Herramientas Automatizadas

Además de la información que usted proporciona, SAP también puede recopilar datos durante su visita al sitio web de SAP mediante las Herramientas Automatizadas, que incluyen beacons (balizas informativas), cookies, enlaces web integrados y otras herramientas de recopilación de datos utilizadas habitualmente. Estas herramientas recopilan determinados datos estándar que el navegador envía a nuestro sitio web, como el tipo de navegador y el idioma, los horarios de acceso, y la dirección del sitio web desde el cual llegó al sitio web de SAP. Mediante el uso de estas herramientas, SAP también puede confirmar la recepción de correos electrónicos que el destinatario aceptó recibir y puede rastrear otros datos, como páginas visitadas en el sitio de SAP relevante, independientemente de si el destinatario se inscribió a un evento ofrecido por SAP y ciertos otros datos agregados que no están vinculados a una persona en particular.

A menos que se indique otro medio para realizar su elección a continuación, puede rechazar el uso de Herramientas Automatizadas, como cookies, (i) si el sitio web relevante es compatible con TRUSTe Consent Manager haciendo clic en el enlace correspondiente del pie de página del sitio web o (ii) si TRUSTe Consent Manager no está disponible seleccionando la configuración adecuada en el navegador. Tenga en cuenta que, en el último caso, la configuración del navegador con respecto a cookies se limita específicamente al navegador instalado en un dispositivo particular y que, en consecuencia, si visita los sitios web de SAP con distintos navegadores o dispositivos, deberá desactivar las cookies de seguimiento de los navegadores en todos los dispositivos que corresponda. Sin embargo, también cabe recordar que, al hacerlo, es posible que no pueda utilizar todas las funcionalidades del sitio relevante.

Actualmente, SAP utiliza, en particular, las siguientes Herramientas Automatizadas para los fines indicados a continuación:

a. Adobe Analytics

Algunos sitios web que hacen referencia a esta Declaración de Privacidad utilizan Adobe Analytics. Adobe Analytics utiliza las direcciones de IP para establecer la región aproximada desde la que ingresa un usuario. Por lo tanto, Adobe Analytics recopila la dirección de IP de todos los usuarios como primera medida y, luego, las transforma en anónimas. Solo se utilizan las direcciones de IP anónimas para determinar la ubicación aproximada desde la que un usuario accede a un determinado sitio web.

Asimismo, si usted es un usuario registrado e inició sesión, SAP utiliza Adobe Analytics para rastrear su ID de usuario y el modo en el que usa el sitio web relevante.

Además de poder optar por no usar Herramientas Automatizadas mediante TRUSTe Consent Manager (si está disponible), también puede optar por no usar Adobe Analytics mediante este enlace: http://sap.d1.sc.omtrdc.net/optout.html?optout=1&confirm_change=1

b. Adobe Target

Algunos sitios web que hacen referencia a esta Declaración de Privacidad utilizan Adobe Target. Adobe Target asigna un ID de usuario a cada usuario que opta por usar el rastreo, tal como se describe a continuación, y luego crea un perfil de usuario basado en el ID de usuario mediante la adición de lo siguiente (i) la información del navegador y otra información específica del dispositivo, (ii) la información sobre el comportamiento de uso y (iii) los datos de ubicación del usuario. Los datos de ubicación se recopilan mediante el análisis de la dirección de IP anónima del usuario: Adobe Target recopila la dirección de IP de todos los usuarios como primera medida y, luego, las transforma en anónimas. Solo se utilizan las direcciones de IP anónimas para determinar la ubicación aproximada desde la que un usuario accede a un determinado sitio web.

Esta información se utiliza para visualizar el contenido objetivo en los sitios web del grupo SAP con Adobe Target.

Además de poder optar por no usar Herramientas Automatizadas mediante TRUSTe Consent Manager (si está disponible), también puede optar por no usar Adobe Analytics mediante este enlace: http://sap.d1.sc.omtrdc.net/optout.html?optout=1&confirm_change=1

c. Google Analytics

Algunos sitios web que hacen referencia a esta Declaración de Privacidad utilizan Google Analytics. Google Analytics utiliza cookies, que son archivos de texto de la computadora que permiten al sitio web analizar cómo usan el sitio los usuarios. Google transmitirá y almacenará la información generada por las cookies sobre el uso del sitio web (incluida la dirección de IP) en servidores ubicados en los Estados Unidos. Google usará esta información con el objeto de evaluar el uso del sitio web, recopilar informes sobre la actividad de los operadores del sitio, y proporcionar otros servicios relacionados a la actividad del sitio y al uso de Internet.

Google también puede transferir estos datos a terceros cuando la ley así lo exija o cuando dichos terceros procesen la información en nombre de Google. Google no asociará su dirección de IP con otros datos que conserva.

Además de poder optar por no usar Herramientas Automatizadas mediante TRUSTe Consent Manager (si está disponible), Google ha desarrollado el Complemento de Inhabilitación para Navegadores de Google Analytics, Que brinda a los visitantes del sitio web más opciones respecto a cómo hace Google Analytics apara recopilar datos. El complemento se comunica con Google Analytics JavaScript (ga.js) para indicar que la información sobre la visita al sitio web no debe enviarse a Google Analytics. Se puede descargar aquí: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en

d. SAP Web Analytics

Algunos sitios web que hacen referencia a esta Declaración de Privacidad utilizan SAP Web Analytics (“SWA”). SWA permite analizar el modo en que los usuarios utilizan el sitio relevante. SAP transmitirá y almacenará la información generada (que incluye una parte de la dirección de IP y el ID del navegador). SAP utilizará esta información con el único fin de evaluar el uso del sitio web y recopilar informes sobre la actividad de los operadores del sitio web y, finalmente, para mejorar los sitios web de SAP.

Cada sitio web que utiliza SWA incluye una declaración independiente con respecto a su uso y brinda al usuario la posibilidad de optar por que SWA no recopile información, ya sea directamente en la declaración correspondiente o mediante TRUSTe Consent Manager, que se puede obtener en un enlace a la página relevante (si está disponible).

e. Uso del rastreo con fines de marketing

Los sitios web de SAP pueden recopilar información sobre el modo utilizado para acceder y usar dichos sitios web a través de otros medios, con el objeto de preparar perfiles de uso que permiten determinar qué contenidos son más apropiados para la visualización cuando visita un determinado sitio web.

En este caso, SAP captura su comportamiento de uso (sitios web visitados, momento en el que visita un sitio web, actividad en el sitio web, clics realizados sobre objetos del sitio web, tipo de navegador, sistema operativo o informático utilizado, el sitio web al que se remite y desde el cual accedió al sitio web de SAP, la ubicación desde la cual accedió al sitio web), junto con un identificador único (como la dirección de IP o un ID de cookie) que permite que SAP establezca que hay una determinada persona activa en los sitios web, pero ningún otro dato, como su nombre, se puede utilizar para identificarlo directamente. SAP utilizará la información recopilada solamente para mostrar el contenido relevante y adecuado en los sitios web.

Puede optar por no aceptar el rastreo (i) si el sitio web relevante es compatible con TRUSTe Consent Manager haciendo clic en el enlace correspondiente del pie de página del sitio web o (ii) si TRUSTe Consent Manager no está disponible seleccionando la configuración adecuada en el navegador. Tenga en cuenta que, en el último caso, la configuración del navegador se limita específicamente al navegador instalado en un dispositivo particular y que, en consecuencia, si visita los sitios web de SAP con distintos navegadores o dispositivos, deberá realizar los ajustes pertinentes en los navegadores de todos los dispositivos que corresponda. Asimismo, note que, según la configuración del navegador, es posible que no pude utilizar todas las funciones del sitio relevante.

f. Enlaces web integrados

En general, los correos electrónicos de SAP utilizan enlaces que lo dirigen al área relevante de la web, luego de un redireccionamiento mediante los servidores de SAP. El sistema de redireccionamiento permite que SAP modifique la URL de destino de dichos enlace, si es necesario, y que determine la efectividad de las iniciativas de marketing.

En los correos electrónicos, los enlaces también pueden permitir que SAP determine si ha hecho clic en un enlace del correo electrónico, y la información sobre esta interacción puede conectarse con su identidad personal. Si no quiere que SAP recopile información sobre los clics en enlaces, simplemente puede optar por no hacer clic en los enlaces incluidos en los correos electrónicos enviados por SAP.

g. Cookies

Las cookies son identificadores que pueden enviarse, mediante el navegador, de un sitio web al disco duro de la computadora. SAP utiliza cookies para proporcionar contenido personalizado, para que no tenga que volver a ingresar la contraseña o para completar formularios de inscripción reiteradamente, para llevar un registro de su carro de compras, y para adaptar las ofertas de información al modo en que usted y otras personas usan el sitio.

Ofrecemos las siguientes dos opciones con respecto al uso de cookies por parte de SAP:

aa. Algunos sitios web de SAP utilizan TRUSTe Consent Manager para permitir que los usuarios elijan entre las opciones disponibles con respecto al uso de cookies por parte de SAP. Siempre que usen TRUSTe Consent Manager, encontrará un enlace a esta solución en una nota al pie. Haga clic en dicho enlace para acceder a TRUSTe Consent Manager y elegir entre las opciones disponibles con respecto al uso de cookies por parte de SAP.

bb. En caso de que algún sitio web de SAP no utilice TRUSTe Consent Manager, puede rechazar la utilización de las cookies configurando el navegador de manera adecuada. Tenga en cuenta que la configuración del navegador con respecto a cookies se limita específicamente al navegador instalado en un dispositivo particular y que, en consecuencia, si visita los sitios web de SAP con distintos navegadores o dispositivos, deberá desactivar las cookies de los navegadores en todos los dispositivos que corresponda. Asimismo, tenga que cuenta que se desactiva las cookies, es posible que no pueda utilizar todas las funciones del sitio web.

 

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6. Intercambio de Datos Personales

Como integrante de un grupo internacional de empresas, SAP opera varios sitios web en todo el mundo. Todo dato e información que usted brinde voluntariamente o que se recopile, de algún otro modo, en uno de nuestros sitios de cualquier país puede enviarse por medios electrónicos a un servidor de uno de los sitios de otro país. Dichos servidores y otros tipos de instalaciones de procesamiento de datos pueden encontrarse dentro o fuera del Espacio Económico Europeo u otros países que, conforme a la Comisión de la Unión Europea, proporcionan un nivel adecuado de protección de datos. Sin embargo, protegemos los intereses de privacidad de todo el mundo asegurando que el sitio de SAP cumple con los principios de protección de datos descritos en esta declaración. Todas las empresas del grupo de SAP (incluidas, para evitar dudas, todas las empresas de SAP, así como también las empresas de Ariba, SuccessFactors, Hybris, Sybase, Business Objects, Fieldglass, Concur, Multiposting y SeeWhy) pueden utilizar internacionalmente la información relativa al procesamiento de consultas y pedidos, a fin de prestar servicios, ayudar a mejorar los productos y servicios para mantenerlo actualizado sobre los últimos anuncios de productos de TI, actualizaciones de software, upgrades de software, parches de seguridad, mejoras en el sistema, ofertas especiales, para procesar y ofrecer almacenamiento, y para todos los fines que se describan en la sección “Uso y Objetivo de los Datos Personales Recopilados”. Esto implica que todas las empresas del grupo de SAP pueden proporcionarle materiales de marketing si, según el país en el que opera la empresa del grupo de SAP correspondiente, ha otorgado previamente su consentimiento o salvo que haya optado por no recibir materiales de marketing.

También podemos compartir dicha información con socios comerciales, proveedores de servicios y terceros en calidad de agentes autorizados o contratistas (como Google, Inc. o Adobe Systems Inc.), a fin de proporcionar un servicio o realizar una transacción solicitada, entre lo que se incluye el procesamiento de pedidos, el procesamiento de transacciones con tarjeta de crédito, el hosting de sitios web, el hosting de la inscripción a seminarios o eventos, la prestación de servicios de atención al cliente, la provisión de información sobre productos y servicios que pueden interesarle o para analizar el comportamiento de usuario en nuestras páginas web (por ejemplo, en le caso de Adobe Analytics o Google Analytics).

Solo proporcionamos a terceros la cantidad mínima de Datos Personales necesarios para que puedan prestar servicios en nuestro nombre; en consecuencia, estos terceros deben cumplir, cuando la legislación lo requiere, las disposiciones de los acuerdos de procesamiento de datos de pedido adecuados o de los compromisos de confidencialidad integrales y, por lo tanto, no pueden utilizar sus Datos Personales, salvo por el objetivo restringido de completar la prestación de un servicio o la realización de una transacción.

No vendemos ni alquilamos sus Datos Personales a terceros con fines de marketing, salvo que nos haya concedido su permiso para hacerlo.

Es posible que debamos responder a citaciones, órdenes judiciales y procesos jurídicos mediante la divulgación de sus Datos Personales y otros datos relacionados, si es necesario. También es posible que optemos por establecer o ejercer nuestro derechos legales o defendernos de las demandas legales.

Pueden surgir circunstancias en las que, ya sea por motivos estratégicos u otros motivos comerciales, SAP opte por vender, comprar, fusionar o, de alguna otra manera, reorganizar sus empresas en algunos países. Tal operación puede implicar, conforme a la legislación aplicable, la divulgación de Datos Personales a compradores reales o potenciales, o la recepción de Datos Personales de parte de los vendedores. SAP cuenta con una práctica para brindar la protección adecuada para la información en este tipo de transacciones.

Podemos recopilar y compartir sus Datos Personales y cualquier otro tipo de información adicional que esté a nuestra disposición para investigar, prevenir o tomar medidas con respecto a actividades ilegales, presunto fraude, situaciones que impliquen amenazas potenciales a la integridad física de una persona, violaciones de los términos de uso de SAP o en otros casos en los que la legislación lo exija.

Al visitar un sitio web de SAP, es posible que sea redirigido a contenidos o funciones alojados por un proveedor externo. En la mayoría de los casos, esto se hace para alojar eventos especiales, como concursos o seminarios. Cuando se recopila información en nombre de SAP exclusivamente, se hará referencia a la declaración de privacidad de la entidad SAP correspondiente en el sitio web; dicha declaración regirá el modo en el que se utilizará la información. En el caso de otros sitios no pertenecientes a SAP, se hará referencia a la política de privacidad del propietario del sitio. SAP exige que sus proveedores y socios comerciales brinden información en virtud de la declaración de privacidad de SAP.

 

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7. Seguridad de los Datos Personales

SAP se compromete a proteger los Datos Personales que usted comparte con nosotros. SAP utiliza una combinación de medidas organizativas, procedimientos y tecnologías de seguridad estándar de la industria para proteger los Datos Personales de la divulgación, el uso y el acceso no autorizado. SAP respalda la seguridad en línea mediante el uso de tecnología de servidores seguros porque queremos garantizar la seguridad de los datos. Contamos con instalaciones y arreglos de seguridad de última generación en los sitios de SAP para evitar los abusos.

Nuestros empleados y procesadores de datos están obligados a observar sus derechos de confidencialidad y privacidad.

 

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8. Enlaces a Otros Sitios

Este sitio web puede incluir enlaces a sitios externos (es decir, sitios de empresas que no pertenecen al grupo de SAP). SAP no será responsable por las prácticas de privacidad o el contenido de otros sitios web ajenos al grupo de empresas de SAP. Por lo tanto, se recomienda que lea cuidadosamente las declaraciones de privacidad de tales sitios externos.

 

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9. Opción de Elegir

Nos comunicamos regularmente con los usuarios que se suscriben a nuestros servicios por correo electrónico; es posible que también los contactemos por teléfono para resolver reclamos o investigar operaciones sospechosas. Podemos usar su dirección de correo electrónico para confirmar la apertura de cuenta, o para enviarle avisos de pago, información sobre modificaciones en nuestros productos y servicios, y notificaciones y otra información que requiera la ley. En general, los usuarios no pueden optar por no recibir estas comunicaciones, que no tienen relación con el marketing, sino que simplemente son necesarias para el desarrollo de las relaciones comerciales.

Con respecto a los tipos de comunicación relacionados con el marketing (por ejemplo, correos electrónicos y llamadas telefónicas), SAP le proporcionará, (i) siempre que la legislación lo exija, dicha información después de que haya optado por recibirla y (ii) la posibilidad de optar por no recibir más tipos de comunicación relacionados con el marketing de nuestra parte. Puede ejercer la opción de elegir, según la oferta web del grupo de SAP:

a. SAP SE, las afiliadas locales de SAP, Hybris y Ariba: http://www.sap.com/profile/unsubscribe.html

b. SuccessFactors: si recibe mensajes de marketing o correos electrónicos similares de nuestra parte y quiere optar por no recibirlos, simplemente siga el procedimiento indicado en dicho correo electrónico para dejar de hacerlo. Asimismo, si se ha registrado en nuestro sitio, puede optar por no recibir mensajes de marketing o similares en el futuro enviando su solicitud para dar de baja la suscripción al siguiente correo electrónico: webmaster@sap.com. Los usuarios de SuccessFactors Recruiting Marketing (RMK) pueden optar por no recibir comunicaciones en el futuro. Si no es un usuario registrado, abra el correo electrónico que recibió de parte de RMK y haga clic en el enlace para dar de baja la suscripción. Si prefiere que su cuenta sea eliminada de manera permanente, envíe la solicitud al siguiente correo electrónico: webmaster@sap.com.

 

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10. Retención de Datos

SAP no retendrá sus Datos Personales por más tiempo del necesario para cumplir con los objetivos por los cuales los recopiló o en virtud de lo que exijan las leyes y regulaciones aplicables. En particular, si no existe ninguna obligación legal contradictoria, SAP eliminará los Datos Personales una vez que informe a SAP que no quiere que continúe procesando sus Datos Personales. Envíe dicha solicitud a webmaster@SAP.com. Tenga en cuenta que, en este caso, el uso de determinados servicios u ofertas puede verse afectado de manera parcial o total. En caso de que existiera una obligación legal contradictoria que exija a SAP retener sus Datos Personales, SAP los bloqueará para evitar su procesamiento y, luego, eliminará dichos Datos Personales cuando haya cesado el requisito de retenerlos.

 

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11. Consultas, Acceso y Actualización de los Datos Personales

SAP necesita su ayuda para mantener actualizados y precisos los Datos Personales que ha compartido con nosotros. Si es un usuario registrado, puede hacer las actualizaciones en línea en www.sap.com/profile. También puede hacer las actualizaciones u otros cambios enviando un correo electrónico a webmaster@SAP.com.

Si tiene más preguntas sobre la presente Declaración de Privacidad o quiere examinar los Datos Personales que tenemos sobre usted, comuníquese con el administrador del sitio web: webmaster@sap.com

 

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12. Disposiciones Específicas de los EE. UU.

En la medida en que SAP está sujeto a los requisitos de privacidad vigentes en los EE. UU., se aplicarán las siguientes disposiciones:

a. No Rastrear

Las cookies son identificadores que pueden enviarse, mediante el navegador, de un sitio web al disco duro de la computadora. Por lo tanto, cada vez que visita un sitio, el navegador que accede a dicho sitio envía un mensaje al servidor web. El navegador puede contar con la opción “No rastrear” en la configuración Nuestro sitio no acepta solicitudes de “No rastrear”, pero puede optar por no aceptar cookies modificando la configuración designada del navegador web o, en caso que esté disponible, con TRUSTe Consent Manager si el sitio web pertinente cuenta con el enlace. Sin embargo, el hecho de no usar cookies puede impedirle usar determinadas funciones y características de nuestro sitio. El sitio no permite que terceros recopilen información sobre usted a lo largo del tiempo y entre todos los sitios.

b. Requisitos para Proteger la Privacidad de los Menores

Nuestros sitios web y servicios en línea no fueron diseñados para el uso de personas menores de 13 años. Si usted es padre, madre o tutor, y cree que hemos recopilado información sobre un menor, comuníquese con nosotros de los modos descritos en la presente Declaración de Privacidad.

 

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13. Disposiciones Específicas para Rusia

Las siguientes disposiciones se aplican a los usuarios que residen en la Federación Rusa:

Los servicios descritos en el presente documento no fueron diseñados para ser utilizados por los ciudadanos de la Federación Rusa que residen en Rusia. Si usted es un ciudadano ruso que reside en Rusia, se le comunica, mediante el presente documento, que el ingreso de Datos Personales en los servicios quedará bajo su propio riesgo y responsabilidad, que acuerda explícitamente que SAP puede recopilar sus Datos Personales y procesarlos en los EE. UU. y en otros países, y que no responsabilizará a SAP por la posible falta de observancia de la legislación de la Federación Rusa.

 

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Revisado y publicado el 25 de julio de 2016.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE SAP COLOMBIA

S.A.S

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”) regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales que realiza SAP Colombia S.A.S (“SAP”), de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, y el Decreto 1074 de 2015, por medio de los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

1. Información del Responsable del Tratamiento de la información personal

La empresa responsable del tratamiento de los datos personales es:

  • Razón social: SAP Colombia S.A  
  • Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
  • Dirección: Carrera 9 No 115 – 06, Edificio Tierra Firme Of. 2401.
  • Email: datospersonalessap@sap.com 
  • Teléfono: +57-6003000

2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y su finalidad

Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo a la naturaleza de los datos y de las finalidades establecidas en esta Política.
 
2.1 Tratamiento de datos personales de naturaleza pública y privada.

SAP accede a datos de sus clientes y colaboradores tales como sus nombres, número de cédula, correos electrónicos, teléfonos fijos y celulares, entre otros. Estos datos son recolectados con las siguientes finalidades:

Finalidades para el tratamiento de datos de trabajadores:

  • Suscribir el contrato laboral conforme a los parámetros de la legislación laboral colombiana.
  • Dar cumplimiento a las obligaciones laborales del Empleador, establecidas en la legislación laboral, el contrato de trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo, tales como: afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y pago de aportes, afiliación a la Caja de Compensación y pago de aportes, pago a la DIAN de las sumas retenidas, emitir certificados de ingresos y retenciones y certificados laborales, y suministrar información a una entidad o autoridad nacional que requiera datos personales, conforme con la normas vigentes.
  • Realizar los pagos necesarios en la cuenta bancaria que señale el Trabajador o entidades expresamente indicadas por el Trabajador.
  • Contratar seguros de vida y/o gastos médicos o para el otorgamiento de cualquier otra prestación que derive de la relación laboral con el Empleador, de ser el caso.
  • Notificar a familiares en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
  • Mantener la seguridad y salud de los trabajadores en el lugar de trabajo, de conformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (en adelante “SG-SST”) y conservar los documentos indicados en el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015.
  • Informar instrucciones en ocasión al contrato de trabajo.
  • Evaluar el desempeño laboral del Trabajador.
  • Recolectar información y evidencia con el fin de realizar procesos disciplinarios laborales, de ser el caso.
  • Almacenar los datos personales en el sistema informático interno del Empleador.
  • Circular y consultar los datos entre las personas especificadas en esta Sección, exclusivamente para los fines aquí previstos.
  • Usar la información para procedimientos y documentos relacionados a la relación laboral del Trabajador con el Empleador.
  • Enviar información sobre productos y servicios ofrecidos por el Empleador a sus Trabajadores.
  • Permitir el archivo físico de la información en las instalaciones de terceros que proveen estos servicios.

Finalidades para el tratamiento de datos de proveedores:

  • Organización del registro de información de proveedores para el envío de órdenes de compra.
  • Investigación, verificación y validación de la información suministrada por los proveedores, con cualquier información de la que SAP legítimamente disponga y listas internacionales sobre comisión de delitos y lavado de activos.
  • Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores y contratistas con SAP. 
  • Elaboración de reportes sobre desempeño y cumplimiento por parte de los proveedores.

Finalidades para el tratamiento de datos de miembros de junta directiva:

  • Comunicación sobre reuniones de la Junta Directiva y temas a tratar.
  • Envío de información relacionado con las actividades que organiza la SAP.
  • Realizar reportes a los entes de control y/o autoridades en Colombia y en los países donde se encuentre la matriz o controlante directa o indirecta de SAP.
  • Realizar trámites exigidos por los entes de control y/o autoridades.
  • Para atender solicitudes que realicen terceros a SAP y que tengan obligación de hacer control de lavado de activos y financiación de terrorismo
  • En los caso que aplique para el pago de honorarios
  • Cumplir con obligaciones ante las autoridades que ejercen control, supervisión, o jurisdicción o por obligaciones adquiridas por SAP en virtud de contratos.

Finalidades para el tratamiento de datos de clientes:

  • Cumplimiento de obligaciones comerciales en el marco de relaciones contractuales.
  • Procesar y asegurar el cumplimiento y entrega de los productos y/o servicios adquiridos por los clientes de SAP, así como elaborar la facturación correspondiente.
  • Envío de publicidad sobre productos y servicios de SAP.
  • Elaboración de informes de desempeño por las áreas comerciales y de mercadeo.
  • Ofrecimiento de productos de las distintas líneas comerciales de SAP.
  • Comunicación descuentos, promociones y nuevos lanzamientos de productos.
  • Realización de análisis y perfilamientos de los clientes que permita definir los productos que se acomodan a sus gustos y preferencias de compra.
  • Comunicación sobre la realización de actividades y eventos organizados por SAP.
  • Desarrollo de investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis estadísticos y reportes de comportamiento de clientes.
  • Diseño y ofrecimiento programas de lealtad y beneficio para los clientes.
  • Envío de encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismo para evaluar la calidad de los productos y servicios prestados por SAP.

 

2.2. Tratamiento de datos sensibles:

SAP podrá acceder y hacer uso de datos sensibles de sus trabajadores tales como videos y fotografías. Así mismo, SAP obtiene información sobre el estado de salud de sus empleados en cumplimiento de obligaciones legales sobre salud ocupacional. Para estos efectos, SAP dará aplicación a las disposiciones legales sobre tratamiento de datos sensibles, incluyendo las siguientes:

a) Obtener autorización explícita del Titular para el tratamiento, informando el carácter facultativo de la misma y los datos que se consideran sensibles. Esta autorización será implementada en toda recolección de datos sensibles, salvo en los siguientes casos en los que no se requiere autorización por disposición legal:

a. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

b. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

c. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

d. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En los casos en que SAP tenga acceso a datos sensibles, el tratamiento de los mismos se realizará con las siguientes finalidades:

Datos relativos al estado de salud e historia clínica ocupacional de candidatos y trabajadores para los siguientes fines:

  • Verificar si la persona cumple con los requisitos físicos necesarios para desempeñar el cargo para el cual está aplicando o fue contratado.
  • Contar con la información necesaria para atender cualquier emergencia médica que se presente durante la prestación de servicios en las instalaciones de SAP.
  • Cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo e implementar el SG-SST, y cualquier otro programa, sistema y/o plan que busque proteger la salud del trabajador y las personas en el lugar de trabajo.

Datos biométricos de trabajadores:

  • Identificar al personal que acceda a las instalaciones de SAP.
  • Dar acceso a las instalaciones de SAP.
  • Verificar la permanencia del trabajador en las instalaciones de SAP.
  • Cumplimiento de las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral, tales como, realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios ante el Sistema de Seguridad Social, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.
  • Comunicar al trabajador las actividades de bienestar que SAP ha organizado.
  • Proporcionar la seguridad respectiva en las capacitaciones y actividades que realiza SAP a sus trabajadores.
 

2.3 Video vigilancia

SAP utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes lugares de sus instalaciones u oficinas.

La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización. SAP implementará autorizaciones para la obtención de esta información que cumpla con las normas que regulan el acceso a datos sensibles.

 

2.4 Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes:

SAP podrá tratar datos de los hijos de candidatos o trabajadores que sean menores de 18 años. Esta información es recolectada con la autorización de los padres o de las personas facultadas legalmente para ello, bajo los requisitos señalados en la regulación de protección de datos. Por esta razón, las finalidades que tiene la recolección de estos datos son:

  • Identificación de los hijos de un candidato en las visitas y entrevistas que se realicen en el domicilio del candidato.
  • Cumplimiento de las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral, tales como, realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios, ante las autoridades, tales como, ante el Sistema de Seguridad Social, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.
  • Comunicar a los empleados las actividades de bienestar que SAP ha organizado para sus hijos.
  • Comunicar a los trabajadores el nacimiento de los hijos de funcionarios de SAP.

3. Transferencias y Transmisiones de datos personales: 

En cumplimiento de las finalidades señaladas en esta Política, SAP transfiere datos a Alemania donde se encuentra localizada su matriz y a Brasil, India, Estados Unidos, Irlanda y Argentina entre otros.

Así mismo, SAP realiza transmisiones de datos personales, debido a que varios prestadores de servicios contratados por SAP se encuentran fuera del país. SAP ha implementado las autorizaciones y contratos de transmisión necesarios para dicho fin.

4. Derechos que le asisten como Titular de los datos

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25), el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SAP, en su calidad de Responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a SAP, en su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 2.2.2.25.2.7  del Decreto 1074 de 2015.

c) Ser informado por SAP, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SAP.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

El Área Legal de SAP, será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal.

6. Procedimiento para ejercer los derechos del Titular de los datos

6.1. Procedimiento para acceso y de consulta

El Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión de SAP, para lo cual deberán comunicar la correspondiente petición al correo electrónico datospersonalessap@sap.com o comunicarse al +5716003000. También será posible formular estas peticiones por escrito, y radicarla de lunes a viernes en horario 8:00 AM – 1:00 PM y 2:00 PM a 6:00 PM, en la Cra 9 No 115 – 06 Edificio Tierra Firme Of. 2401, de la ciudad de Bogotá.

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

6.2. Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos

El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las bases de datos de SAP debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante SAP, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:

a) El reclamo se formulará mediante solicitud que puede ser enviada al correo datospersonalessap@sap.com o radicando una comunicación por escrito de lunes a viernes en horario 8:00 AM – 1:00 PM y 2:00 PM a 6:00 PM, en la Cra 9 No 115 – 06 Edificio Tierra Firme Of. 2401, de la ciudad de Bogotá.

b) Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

c) La solicitud debe contener la siguiente información:

(i) La identificación del Titular.

(ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).

(iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.

(iv) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.

(v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

(vi) Los documentos que se quiera hacer valer.

(vii) Firma, número de identificación y huella.

(viii) Radicación en original.

d) Si el reclamo resulta incompleto, SAP requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

e) Si el Área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

f) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

g) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

6.3. Supresión de Datos

El Titular tiene el derecho a solicitar a SAP la supresión (eliminación) de sus datos personales y en especial cuando:

a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por SAP.

Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

(i) La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

(ii) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

(iii) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

 

6.4. Revocatoria de la Autorización.

El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. 

7. Seguridad de la Información.

En desarrollo del principio de seguridad, SAP ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y SAP no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. 

8. Vigencia de la Política.

SAP cuenta con una Política de Tratamiento desde enero de 2014. Las modificaciones introducidas en esta versión han sido dadas a conocer el 21 de febrero de 2017. Cualquier cambio sustancial en esta política será dado a conocer mediante un anuncio en la página web http://www.sap.com/latinamerica/about/legal/privacy.html

El término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía, salvo aquellos casos en los que la ley disponga un término distinto. 

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