Definizione di ottimizzazione dello stock

L'ottimizzazione dello stock è la pratica di disporre dello stock giusto per soddisfare le esigenze, un buffer per evitare interruzioni impreviste evitando al contempo gli sprechi dovuti alle eccedenze. Nel migliore dei casi, l'ottimizzazione dello stock è una pratica agile che non solo risponde rapidamente al rischio e alle opportunità, ma ha anche la capacità di prevederli e prepararsi ad affrontarli.

L'ottimizzazione dello stock è più importante che mai

L'ottimizzazione dello stock rimane uno degli aspetti più complessi della gestione della supply chain, essendo vulnerabile a innumerevoli forze esterne: dalle tendenze sociali ai mutamenti economici, dagli eventi meteorologici alle dinamiche geopolitiche, senza ignorare le pressioni competitive. Gli ultimi anni hanno fatto piena luce sulla rapidità con cui tali turbolenze della supply chain possono vanificare i tradizionali approcci alla pianificazione, sottolineando la necessità di strategie di magazzino più agili, resilienti e basate sui dati.

Inoltre, l'abitudine crescente a ricevere consegne in giornata o entro le 24 ore ha cambiato radicalmente il modo in cui le aziende gestiscono il magazzino. Anziché affidarsi a un numero ristretto di depositi centralizzati, le imprese optano per reti di distribuzione ubicate su più sedi che richiedono maggiore velocità, precisione e visibilità in tempo reale. Con l'intensificarsi della concorrenza online e una fedeltà dei clienti piuttosto volubile, le organizzazioni devono controbilanciare i livelli di servizio con margini più stretti e una maggiore incertezza.

Le aziende che adottano approcci avanzati al magazzino - sfruttando previsioni basate sull'AI, la pianificazione per scenari e l'automazione intelligente per portare lo stock più vicino ai clienti - possono ridurre i costi di trasporto, salvaguardare i livelli di servizio e rispondere rapidamente alla volatilità del mercato.

Differenza tra gestione e ottimizzazione dello stock

Sia la gestione che l'ottimizzazione dello stock rientrano nella categoria e pratica generale del controllo dello stock.

La gestione dello stock fa riferimento alla definizione di obiettivi elevati di produttività ed efficienza per tutte le operazioni di magazzino. Le moderne tecnologie aziendali e di pianificazione della supply chain supportano questi processi offrendo ai responsabili della catena di fornitura una maggiore visibilità di tutti gli anelli della catena. L'Internet of Things (IoT), così come i dispositivi e gli asset connessi al cloud possono essere automatizzati per ottenere una produzione più efficiente. Anche i processi di produzione, magazzino e logistica diventano più efficienti grazie all'applicazione di tecnologie intelligenti come l'intelligenza artificiale (AI), il machine learning, la robotica e l'automazione robotica dei processi.

L'ottimizzazione dello stock è un sottoinsieme della gestione dello stock che si riferisce in modo più specifico ai margini di profitto e alla riduzione al minimo delle perdite. Il mantenimento delle eccedenze di stock causa perdite e sprechi. Occupano spazio, diventano obsolete e spesso non si vendono o devono essere vendute a prezzi ridotti. D'altra parte, come abbiamo visto durante la pandemia, le carenze e l'improvvisa domanda sono l'altra faccia della medaglia, dove i costi si presentano sotto forma di perdita di profitti potenziali e danno al marchio. Pertanto, l'obiettivo dell'ottimizzazione dello stock è prevedere al meglio la domanda e massimizzare l'output finanziario dell'azienda.

I diversi tipi di stock

Dal punto di vista del consumatore, lo stock è composto principalmente da prodotti finiti. Per l'azienda, invece, lo stock è tutto ciò che deve essere conservato, mantenuto a magazzino e riapprovvigionato. Se un’azienda produce zuppe, allora lo "stock" potrebbe essere tutto ciò che va dai semi utilizzati per coltivare i pomodori al carburante per i furgoni aziendali per le consegne al negozio di alimentari. Questo sguardo olistico alla gestione dello stock consente di apprezzarne meglio la complessità.

Vi sono quattro tipi di stock di base:

1. Materie prime: tutto lo stock che va a finire dentro il prodotto finito.
2. Work-in-progress (WIP): come suggerisce il nome, si tratta di tutto lo stock attualmente in fase di preparazione e confezionamento. Questa è una fase costosa e complicata, quindi è possibile applicare le soluzioni di ottimizzazione dello stock per trovare processi più convenienti in termini di tempi e di costi.
3. Prodotti finiti: ciò che più comunemente si intende per stock, ovvero articoli confezionati e pronti per la vendita.
4. Materiali di manutenzione, riparazione e revisione (MRO): tutto lo stock necessario per la produzione e la consegna degli articoli. L'ottimizzazione dello stock si applica per bilanciare al meglio l'eccedenza e la carenza di questi articoli non destinati al consumatore.

Le sfide della tradizionale ottimizzazione dello stock

Da quando esistono supply chain e magazzini, una delle più grandi sfide dell'ottenimento dell'ottimizzazione dello stock è stata rappresentata dal raggiungimento di un equilibro di "appena sufficiente" e "non troppo". La previsione della domanda è sempre stata una pratica che guarda al passato. Anche se gli esperti di ottimizzazione dello stock e di previsione della domanda sono molto competenti, l'analisi e la previsione umane sono utili fino a un certo punto. Pertanto, le supply chain lineari alimentate da sistemi preesistenti saranno sempre vulnerabili, indipendentemente dalle competenze che vi si applicano. Alcune delle sfide più comuni sono:

• Sistemi preesistenti che non raccolgono né gestiscono i big data: le tecnologie manuali e non connesse non sono in grado di gestire volumi di dati diversi e non strutturati. È da questi dati, e attraverso l'applicazione di tecnologie intelligenti come l'AI, il machine learning e gli analytics avanzati, che si ottengono risultati di massima precisione, dalla previsione del rischio alla previsione della domanda.
• Domanda dei clienti in rapida evoluzione: ogni anno la richiesta di consegne rapide e prodotti personalizzati da parte dei consumatori aumenta. Inoltre, i cicli di vita del prodotto sono più brevi che mai. Potenziare le proprie reti logistiche e di supply chain per soddisfare queste esigenze è un fattore di costo importante per le aziende che, pertanto, necessitano di ottimizzare le scorte a loro disposizione in modo più preciso.
• Maggiore concorrenza: una conseguenza delle tecnologie di Industry 4.0 e supply chain intelligenti e connesse è che le aziende possono nascere e crescere più rapidamente che mai e il tutto viene gestito da un hub centrale. La conseguenza è stata l'affermarsi di un livello senza precedenti di concorrenti e di scelta di prodotti a disposizione dei consumatori. Le soluzioni di ottimizzazione dello stock sono sempre più ricercate perché offrono un vantaggio competitivo.
• Eventi meteorologici e calamità naturali: ogni anno assistiamo a tempeste devastanti e a incendi boschivi distruttivi. Ovviamente, non c'è modo di prevedere con precisione tali eventi, ma con l'utilizzo di analytics avanzati e soluzioni connesse al cloud, i responsabili della gestione dello stock si danno un'opportunità in più di farcela durante i periodi in cui, come conseguenza a tali avvenimenti, la domanda è incerta.

Processi di previsione per l'ottimizzazione dello stock

La sfide dell'ottimizzazione dello stock sono diverse e variano a seconda del settore. Per certi prodotti stagionali o di B2B, il processo potrebbe essere piuttosto semplice, mentre i grandi retailer potrebbero avere centinaia di migliaia di articoli gestiti a magazzino e un mercato e una base clienti altamente volubili.

Le pratiche fondamentali alla base dell'ottimizzazione dello stock non sono mutate per decenni o addirittura secoli. Quello che è cambiato, tuttavia, sono le soluzioni software che migliorano questi processi e gli specialisti che le eseguono. Ma anche i sistemi digitali più sofisticati sono ancora radicati in molti dei protocolli e delle formule familiari e tradizionali di ottimizzazione dello stock:

• L'analisi ABC ti permette di individuare i prodotti più popolari e meno popolari e di quelli più redditizi e meno redditizi. Questa informazione tradizionalmente si otteneva attraverso l'analisi dei dati delle vendite passate. Grazie a tecnologie intelligenti e analytics avanzati ora è possibile fare previsioni migliori sia riguardo alle tendenze sia relativamente agli aumenti e alle riduzioni delle necessità di stock prima che si verifichino.
• La previsione della domanda con gli analytics predittivi permette di anticipare la domanda dei clienti. Inoltre, contribuisce a prevedere le tendenze o i rischi. Anche questo era tradizionalmente un processo che guardava al passato ma ora il software di gestione dello stock consente ai responsabili della supply chain di ridurre al minimo il rischio di carenze e sprechi e di prevedere la domanda in modo più accurato.
• La pianificazione del fabbisogno di materiale è un sistema che gestisce la pianificazione, la programmazione e il controllo dello stock per la produzione. Sempre più spesso, i sistemi MRP preesistenti vengono sostituiti da sistemi integrati di pianificazione aziendale e da sistemi MRP basati sulla domanda (DDMRP) che garantiscono accuratezza e resilienza maggiori.
• La formula del punto di riordino rappresenta la quantità minima di stock prima di dover effettuare un nuovo ordine. Questo tradizionalmente era un processo complicato per via delle differenze tra prodotti anche molto simili. Per esempio, le calze bianche e le calze nere possono avere un punto di riordino molto diverso. Le tecnologie di ottimizzazione dello stock possono mantenere accurati e visibili anche i livelli più complessi di stock in più ubicazioni, ovunque e in tempo reale.
• La gestione continua dello stock è particolarmente importante per i beni di largo consumo e in generale gli articoli che si muovono a velocità fulminea (FMCG). Grazie alle tecnologie intelligenti, i processi di gestione continua dello stock possono essere completamente automatizzati in tutti i punti di contatto per gli acquisti omnicanale. E il machine learning può aiutare questi strumenti a diventare più intelligenti e accurati nel tempo, anche tenendo d'occhio notizie, tendenze e bollettini meteo per fornire informazioni dettagliate in tempo reale e un reporting sullo stato dello stock.
• Lo stock di sicurezza e i buffer di magazzino sono i componenti del processo volto a garantire che vi siano buffer di magazzino realistici in caso di imprevisti. Sin dalla prima supply chain, questa ha rappresentato una sfida fondamentale, poiché le carenze e gli sprechi portano entrambi a una perdita di reddito. Le moderne soluzioni software per la supply chain apportano al processo di gestione dello stock velocità, connettività e funzioni avanzate di analisi dei dati. Questo consente alle aziende di ottimizzare i propri margini di buffer con una precisione impressionante.

Sistemi di ottimizzazione dello stock: vantaggi e risultati

Storicamente, i vantaggi offerti da miglioramenti anche piccoli all'ottimizzazione strategica dello stock si sono tradotti in costi ridotti e maggiori margini di profitto. Con l'applicazione di processi aziendali integrati e di software di gestione stock, questi vantaggi diventano più solidi e misurabili e migliorano nel tempo, grazie all'apprendimento e all'adattamento progressivi del software.

• Maggiore visibilità a livello aziendale: la maggiore trasparenza resa possibile dal software di ottimizzazione dello stock si estende dalle vendite, al marketing e alla contabilità fino ai fornitori di materie prime e persino ai partner globali, agli asset e alle spese. La connettività del cloud consente a tutti i team coinvolti nella supply chain di collaborare in tempo reale.
• Migliori capacità predittive e di previsione della domanda: le tecnologie intelligenti possono elaborare dati complessi provenienti da fonti interne ed esterne all'azienda e fornire previsioni e informazioni approfondite accurate. Quando le tecnologie della supply chain sono potenziate dall'AI e dal machine learning, gli analytics predittivi e la previsione della domanda diventano più accurati e approfonditi.
• Risultati di ottimizzazione più sofisticati: grazie a sistemi intelligenti in grado di analizzare set di dati complessi e diversificati, i responsabili della gestione dello stock possono vedere non solo quali prodotti sono più redditizi, ma, per esempio, anche quali ubicazioni sono migliori per quale articolo gestito a magazzino e quali combinazioni di prodotti vendono di più nei diversi periodi dell'anno.
• Scalabilità: le aziende devono crescere rapidamente per molte ragioni, tra cui successo e crescita generale, eventi imprevisti o stagionalità. I software intelligenti e i moderni database sono scalabili all'infinito e possono potenziare e ottimizzare le operazioni su scala globale.

I nuovi orizzonti dell'ottimizzazione dello stock multi-livello (MEIO)

Le supply chain complesse (soprattutto globali) traggono vantaggio dalle soluzioni MEIO, che si fondano sui principi di base dell'ottimizzazione tradizionale dello stock, ma che utilizzano le moderne tecnologie cloud e di supply chain per ottenere un'immagine in tempo reale più centralizzata delle operazioni globali. Una soluzione MEIO efficace raccomanda i livelli ottimali di inventario a ogni anello, o livello, della supply chain e in questo modo ottimizza l'equilibrio dello stock contemporaneamente in più ubicazioni.

Grazie a un approccio MEIO, i produttori possono analizzare le previsioni della domanda con una visione complessiva della supply chain. E mentre le imprese arrancano dietro consumatori ormai abituati a consegne rapide e facili e resi agevoli, le soluzioni MEIO le aiutano a gestire gli odierni stock, più piccoli e distribuiti in più ubicazioni.

Inizia a utilizzare le best practice di pianificazione dello stock

Le tecnologie moderne e le soluzioni intelligenti possono offrire enormi vantaggi a ogni area della gestione della supply chain, ma, alla fine, sono le pratiche e le persone che gestiscono un'azienda. La connettività cloud ti consente di collegarti ai team e ai partner della supply chain in tutto il mondo, quindi approfitta di quella visibilità condividendo e premiando le pratiche ottimali e le strategie efficienti di pianificazione dello stock.

1. Utilizza solide tecniche di previsione della domanda. La previsione della domanda è un fattore chiave per informare le aziende sulla strategia di gestione del magazzino e su altri processi, quali l'acquisto di risorse, la logistica in entrata, la produzione, la pianificazione finanziaria e la valutazione del rischio.

2. Rendi il tuo budget per lo stock una priorità del primo trimestre. Ogni azienda passa attraverso cicli e cambiamenti durante tutto l'anno. Con la definizione di un budget per lo stock trimestre per trimestre, i responsabili della pianificazione della supply chain possono fissare obiettivi e KPI più realistici e raggiungibili.

3. Implementa sistemi standard di revisione dello stock. I sistemi di revisione possono essere personalizzati per i diversi tipi di stock e contribuiscono a migliorare l'efficienza e a ottimizzare i flussi di lavoro. Non è raro che le organizzazioni complesse utilizzino sistemi diversi all'interno della propria azienda. Il punto principale è la coerenza e l'elaborazione di un piano. Esistono due tipi principali di sistemi di revisione dello stock:

   • Sistema di revisione continua: in questo modello vengono ordinate le stesse quantità di articoli a ogni ciclo e i responsabili della gestione dello stock devono monitorarne i livelli in modo continuo e rifornire gli stock ogni volta che la quantità di un articolo scende al di sotto di un determinato livello.
   • Revisione periodica: in questo modello, i responsabili della gestione dello stock ordinano i prodotti nello stesso momento all'interno di ogni ciclo aziendale. Alla fine del ciclo, viene ordinato lo stock necessario in base ai livelli di qualità attuali. Questo sistema non utilizza livelli di riordino fissi e offre un'efficienza maggiore per i prodotti a movimentazione più lenta.

4. Ascolta i tuoi clienti. Molte aziende ascoltano solo quelli che urlano più forte e finiscono per prendere decisioni basate sul feedback che riesce a farsi sentire di più. Le migliori soluzioni software per la gestione dello stock sono quelle in grado di raccogliere e analizzare regolarmente i dati di tutti i clienti e gli acquirenti e di offrire in tempo reale informazioni approfondite e raccomandazioni su quegli input. Questo aiuta gli sforzi di ottimizzazione dello stock perché garantisce che le decisioni in materia di gestione dello stock siano informate e basate sui dati.

5. Utilizza i principi Just-in-Time (JIT) e on-demand. Un ciclo di vita dei prodotti più breve che mai e la crescente domanda di velocità e personalizzazione da parte dei consumatori impongono un'ottimizzazione rapida e agile dello stock. Tecnologie quali la stampa 3D e l'automazione robotica consentono alle aziende di avere stock virtuali. La produzione e la logistica della supply chain operano sempre più utilizzando reti di provider e fornitori on-demand. Con un software intelligente, i responsabili della gestione dello stock possono prendere decisioni di ottimizzazione dello stock in tempo reale, con la sicurezza derivante dal supporto offerto dai dati.

Prossimi passi verso la pianificazione e l'ottimizzazione dello stock

Come per qualsiasi trasformazione aziendale, è importante stabilire una buona comunicazione tra l'ottimizzazione dello stock e il team della supply chain. Inizia abbattendo i compartimenti stagni, sviluppando solide strategie di comunicazione e gestione del cambiamento e dialogando con i responsabili del tuo team. All'interno della tua forza lavoro c'è una miniera d'oro di informazioni sui rischi e le opportunità attuali, che possono essere sfruttate per definire strategie implementabili di pianificazione e ottimizzazione dello stock. I fornitori di software possono anche aiutarti a sviluppare una road map per iniziare il tuo percorso di ottimizzazione dello stock.