Definizione di gestione dello stock

La gestione dello stock è il processo a cui si affidano le imprese per supervisionare ogni fase del ciclo di vita del prodotto, dalle materie prime in fabbrica ai prodotti finiti in magazzino, fino agli articoli imbustati alla cassa dei punti vendita. I suoi obiettivi sono quelli di ovviare alla variabilità della supply chain, soddisfare i livelli auspicati di customer service al più basso costo ragionevole e mantenere a portata di mano la giusta quantità di scorte.

Cos'è lo stock?

Il primo passo per comprendere la gestione dello stock è fare chiarezza attorno al significato del termine. Contrariamente a quanto generalmente inteso dai consumatori, che lo assimilano ai prodotti finiti, per un'azienda lo stock è tutto ciò che essa deve tenere in magazzino. Se un'azienda produce minestra, il suo stock potrebbe essere tutto ciò che va dai pomodori alle lattine in cui viene confezionata, passando per il carburante per i camion che la consegnano al negozio di alimentari.

Esistono generalmente quattro tipi di stock:

1. Materie prime e componenti: tutti gli articoli che vanno a finire nel prodotto finito. Nell'esempio della minestra, sarebbero tutti gli ingredienti che compongono la ricetta, dalla farina usata per la pasta ai condimenti che si aggiungono al brodo.

2. Semilavorati: come suggerisce il nome, si tratta dell'intero stock in fase di preparazione e confezionamento. Ricorrere all'ottimizzazione dello stock in questa fase permette di ottenere i processi più convenienti in termini di tempi e di costi.

3. Prodotti finiti: i prodotti finali del processo produttivo, pronti per essere distribuiti ai rivenditori o consegnati ai clienti. Questi articoli sono completamente assemblati, imballati, etichettati e controllati rispetto agli standard di qualità, e sono quindi pronti per l'uso.

4. Forniture per manutenzione, riparazione ed esercizio: tutti i materiali di supporto necessari per la produzione e la consegna degli articoli, ma non inclusi nella composizione del prodotto finale stesso. In un impianto di produzione, potrebbero essere i prodotti sempre a portata di mano come lubrificanti, utensili, parti di ricambio o prodotti per la pulizia utilizzati nella manutenzione dei macchinari.

A parte queste tipologie piuttosto comuni, alcune aziende potrebbero avere anche altre sottocategorie di stock a seconda del tipo specifico di operazione.

Perché la gestione dello stock è importante?

In parole povere, l'obiettivo della gestione dello stock è trovare un equilibrio tra l'offerta di merci di un'azienda e la domanda delle stesse da parte degli acquirenti. Pur essendo una delle più importanti voci all'attivo di una società, lo stock può anche essere un pesante passivo. Il motivo è presto detto: lo stock ha un costo, e senza una corretta gestione rischia di creare uno squilibrio per cui un'azienda si trova a dover vincolare risorse di cassa a eccedenze di scorte o a perdere ricavi per mancate vendite causate da esaurimenti scorte.

Una gestione efficace dello stock permette di prevenire le numerose spese e i potenziali rischi associati alla presenza di stock in eccesso, e in particolare ai seguenti fattori:

• Immagazzinamento

• Merce avariata o furto

• Problemi di sostenibilità e rifiuti

• Calo della domanda o del valore

• Ricadute fiscali

Una gestione efficiente dello stock aiuta le aziende anche a ovviare alle conseguenze del problema opposto, ossia l'indisponibilità di scorte sufficienti:

• Linee di produzione ferme

• Tempi di produzione e consegna non rispettati

• Perdita di fidelizzazione dei clienti, reputazione e quota di mercato

• Calo dei profitti

Resta il fatto che decidere cosa e quando ordinare non è semplice, e questo indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda. La gestione dello stock è infatti un sistema complesso, in cui si intrecciano elementi di finance, operatività, budgeting e pianificazione, supply chain e logistica.

Le varie fasi della gestione dello stock

Il livello di complessità insito nella gestione dello stock varia notevolmente a seconda delle dimensioni e della natura dell'attività imprenditoriale. Per esempio, una piccola ditta che realizza solo pochi prodotti, o articoli che non richiedono molti componenti o ingredienti avrà processi più snelli e una supply chain meno complicata da gestire. Diversamente, una grande azienda che realizza numerosi prodotti diversi o altamente complessi dovrà dotarsi di una serie di processi che confluiscono l'uno nell'altro, come in una catena di approvvigionamento multilivello.

In tutti i processi di gestione dello stock ritroviamo comunque le stesse fasi fondamentali:

1. Pianificazione e ordinazione: per ordinare i prodotti, le materie prime o i componenti giusti al momento giusto occorrono molti dati. Si parte dall'analisi della domanda dei prodotti e si arriva alla formulazione delle previsioni di vendita, passando per il marketing, tenendo conto delle variazioni stagionali e valutando i fattori economici.

2. Consegna: le merci vengono consegnate presso lo stabilimento dell'azienda. Nel caso delle imprese manifatturiere, questo significa ricevere materie prime e sottocomponenti. Per i distributori all'ingrosso e gli operatori del retail, significa invece ricevere i prodotti finiti pronti per la vendita ai clienti.

3. Verifica e immagazzinamento: lo stock viene tipicamente catalogato in un sistema di gestione del magazzino per agevolare l'azione di tracciamento utilizzando unità di stoccaggio (SKU) e codici prodotto universali (UPC). L'organizzazione logica dell'area di immagazzinamento, ad esempio la sistemazione delle ubicazioni dei prodotti secondo un dato schema e l'etichettatura di ogni zona e scaffale, semplifica lo smistamento, la collocazione e la gestione dei prodotti. Un sistema organizzato fa sì che lo stock più datato venga utilizzato per primo per evitare che presenti segni di danni o usura da scaffale. Le soluzioni avanzate di gestione del magazzino riescono anche a individuare gli spazi disponibili e a suggerire come utilizzarli al meglio.

4. Vendita: quando un distributore o un cliente finale effettua un ordine, entra in gioco il processo di evasione dell'ordine, con la verifica della disponibilità in stock, il prelievo dei prodotti tramite SKU e la preparazione degli articoli per la consegna. Per una consegna tempestiva sono essenziali i flussi di lavoro di imballaggio e spedizione. Il tracciamento delle spedizioni consente aggiornamenti dello stato dell'ordine che migliorano la customer satisfaction.

5. Rendicontazione e audit: un'accurata tenuta dei registri permette di tracciare lo stock in ogni fase, dall'arrivo all'immagazzinamento, dalla movimentazione alla consegna. Procedure periodiche di auditing, sia manuale sia tramite sistemi automatizzati come gli scanner di codici a barre, garantiscono che i conteggi fisici corrispondano ai dati registrati, concorrendo a rilevare le discrepanze.

6. Riordino: le aziende possono fissare punti di riordino per innescare il riapprovvigionamento ogni volta che lo stock raggiunge determinate metriche, come i livelli di scorte, i tassi di rotazione o la durata dei cicli. A seconda della domanda o della tipologia di articolo, possono adottare piani di riapprovvigionamento periodico o meccanismi "top-off" per adeguare i livelli di scorte in base alla domanda.

Tipi di gestione dello stock

Ad aziende diverse corrispondono differenze in termini di tipi di prodotto, livelli di domanda e complessità della supply chain. Non esiste una singola tecnica di gestione dello stock che funzioni al meglio per ogni azienda e tanto meno per ogni articolo nello stock di un'azienda; se ne possono contare in effetti almeno dieci, e spesso vengono utilizzate in combinazione.

Sono 6, tuttavia, i metodi più diffusi di gestione dello stock:

• Segmentazione: definizione delle priorità agli sforzi di gestione dello stock in base al valore e alla criticità degli articoli.
  
  Un tipo di segmentazione utilizzato di frequente è l'analisi ABC, in cui:

  • Gli articoli "A" rappresentano tipicamente prodotti di valore elevato e quantità limitate che contribuiscono più degli altri al fatturato ma richiedono un controllo rigoroso e un monitoraggio frequente.
  • Gli articoli “B” hanno un valore modesto e necessità di controllo altrettanto ridotte.
  • Gli articoli “C” sono articoli di valore limitato e disponibili in grandi quantità che richiedono un controllo minimo.

• Gestione dello stock just-in-time (JIT): i beni vengono ordinati solo quando sono necessari. Questo metodo richiede una particolare precisione nella previsione della domanda e relazioni affidabili con i fornitori al fine di garantire consegne puntuali.

• Scorte di sicurezza: il sistema tiene a disposizione quantità di scorte di articoli per emergenze, interruzioni della supply chain o impennate impreviste della domanda. Se il JIT è l'approccio just-in-time, l'approccio delle scorte di sicurezza si definisce come just-in-case, e rispetto all'altro comporta un aumento dei costi di giacenza.

• Lotto economico (EOQ): calcolo del lotto più efficiente utilizzando fattori quali variabilità della domanda, lead time dell'ordine e costi di giacenza.

• First-in, first out (FIFO): con questo sistema si vende prima lo stock più datato perché il costo del venduto (CoGS) rispecchia accuratamente i prezzi di mercato correnti.

• Last-in, first out (LIFO): vengono venduti prima gli articoli fabbricati più recentemente, presupponendo che durante i periodi di aumento dei prezzi avranno costi di produzione/CoGS più elevati e contribuiranno a ridurre il reddito imponibile.

8 vantaggi per il business derivanti dalla gestione dello stock

Per stare al passo con richieste dei clienti in rapida evoluzione, le imprese devono avere un quadro accurato del loro stock. Per quanto richieda tempo, impegno e investimenti finanziari in processi e infrastrutture, l'implementazione della gestione dello stock è essenziale per il successo dell'azienda.

Di seguito sono riportati otto vantaggi per il business che si ottengono dando priorità alla gestione dello stock:

1. Aumento dei ricavi: facendo in modo che i prodotti giusti siano disponibili al momento e nel luogo giusti per soddisfare rapidamente la domanda dei clienti, si possono aumentare le vendite e i ricavi.

2. Riduzione dei costi: riducendo al minimo le eccedenze di magazzino attraverso un'azione precisa di monitoraggio e previsione della domanda, si riducono i costi di magazzinaggio, movimentazione e obsolescenza.

3. Migliore servizio al cliente: la disponibilità dei prodotti giusti nel momento in cui i clienti ne hanno bisogno rafforza la soddisfazione e la fedeltà dei clienti e la reputazione del marchio.

4. Maggiori efficienza e produttività: l'utilizzo di strumenti automatizzati per il tracciamento e la gestione accresce significativamente l'efficienza, riduce gli errori manuali e incrementa la produttività complessiva all'interno dell'organizzazione.

5. Flusso di cassa più libero: l'analisi dei livelli di stock migliora la gestione del flusso di cassa evitando l'immobilizzazione del capitale di esercizio in merci ferme in magazzino.

6. Precisione delle previsioni: l'adozione di efficaci tecniche di gestione dello stock contribuisce alla precisione delle previsioni della domanda, consentendo alle aziende di anticipare le tendenze di mercato e pianificare i livelli di magazzino in modo più efficace.

7. Mitigazione del rischio: stando al passo con situazioni critiche come le variazioni stagionali, le interruzioni della supply chain e le fluttuazioni del mercato, si mitigano i rischi e si mantiene la stabilità operativa.

8. Minori scarti: la riduzione del numero di prodotti obsoleti, scaduti o danneggiati riduce i rifiuti, favorisce gli sforzi sul fronte della sostenibilità e accresce la redditività complessiva. L'implementazione di strategie come il FIFO permette di ottimizzare la rotazione dello stock.

Cos'è un sistema di gestione dello stock?

Con così tanti fattori chiamati in causa, la gestione dello stock può diventare un'impresa insormontabile senza l'ausilio della tecnologia. Fortunatamente, i sistemi di gestione dello stock hanno compiuto parecchia strada rispetto agli umili esordi, quando i fogli di calcolo tracciavano manualmente le merci nei magazzini.

Le soluzioni di gestione dello stock di oggi possono spaziare da prodotti puntuali venduti indipendentemente per organizzazioni di piccole e medie dimensioni a complesse piattaforme Software-as-a-Service (SaaS) che si integrano con i sistemi dell'intera azienda:

• Contabilità

• Vendite

• Spedizione

• Enterprise Resource Planning (ERP)

• Strumenti per la Digital Supply Chain (DSC)

Nella maggior parte dei casi, le tecnologie di gestione dello stock possono monitorare i livelli di forniture e scorte, le ubicazioni e le movimentazioni all'interno dei magazzini, oltre a tracciare l'entrata, il prelievo, l'imballaggio e la spedizione di ogni prodotto. I sistemi di gestione dello stock di fascia alta offrono anche automazione, calcoli dei costi e pianificazione per scenari in tempo reale.

Alcuni vendor propongono persino soluzioni di personalizzazione in risposta a requisiti aziendali specifici. Un'azienda di servizi alimentari, per esempio, potrebbe incorporare il monitoraggio delle date di scadenza con relativi avvisi per garantire la rotazione degli articoli deperibili e ridurre al minimo gli sprechi di cibo. Un rivenditore al dettaglio potrebbe integrare la previsione della domanda in tempo reale con punti di riordino automatizzati per gestire la stagionalità dei prodotti nei periodi di punta e di rallentamento.

Esempi di gestione dello stock in diversi settori

La gestione dello stock non è un esercizio facilmente replicabile da una realtà all'altra. A seconda delle specificità dei settori o delle attività svolte, ogni azienda avrà le proprie criticità e le best practice con cui affrontarle.

Di seguito sono riportati casi d'uso per la gestione dello stock riferiti ad alcuni settori:

• Vendita al dettaglio: sia i rivenditori online che i negozi fisici devono gestire un'ampia gamma di prodotti e misurarsi con le fluttuazioni stagionali della domanda. Molte grandi catene della distribuzione hanno introdotto una sofisticata gestione dello stock per l'e-commerce che sfrutta l'analisi dei dati in tempo reale per formulare previsioni accurate della domanda. Tecnologie come l'etichettatura RFID e i sistemi di riapprovvigionamento automatizzati permettono di gestire i livelli di stock, riducendo i casi di esaurimento scorte e migliorando così la customer satisfaction.

• Manifattura: le fabbriche devono trovare un compromesso tra, da un lato, la necessità di disporre di materie prime sufficienti per soddisfare le richieste di produzione, e dall'altro quella di evitare un eccesso di stock che immobilizza il capitale circolante. Questo è il motivo per cui le aziende manifatturiere ricorrono spesso alla gestione dello stock JIT.

• Alimentari e bevande: per via della natura deperibile dei prodotti trattati, ristoranti, caffè e negozi di generi alimentari sono chiamati ad affrontare sfide uniche nella gestione dello stock. Numerose strutture si affidano a un software di gestione dello stock che traccia in tempo reale i livelli degli ingredienti, le date di scadenza e il calcolo dei costi delle ricette per ottimizzare i livelli di scorte e ridurre il rischio di deterioramento del cibo.

• Assistenza sanitaria: ospedali, cliniche e farmacie si affidano alla gestione dello stock per garantire la disponibilità continua di farmaci e prodotti medicali critici. Per evitare problemi di carenze, i sistemi di magazzino automatizzati aiutano le strutture sanitarie a tenere traccia dei tassi di utilizzo, a monitorare le date di scadenza e a snellire le ordinazioni.

Come scegliere un sistema di gestione dello stock

Non tutti i sistemi di gestione dello stock hanno le stesse capacità, né tutte le aziende devono affrontare le stesse problematiche in questo campo. Ecco perché, prima di acquistare una soluzione, per le aziende è importante individuare le proprie maggiori criticità in materia di stock.

Di seguito sono riportate alcune informazioni che le aziende dovrebbero chiedere in sede di valutazione dei fornitori del sistema di gestione dello stock:

• Integrazione: la soluzione si integra in perfetta continuità con l'infrastruttura esistente, quali i sistemi POS, le piattaforme di e-commerce, il software ERP e altre applicazioni pertinenti? Oppure sono necessarie costose interfacce personalizzate?

• Caratteristiche e funzionalità: la soluzione offre funzionalità chiave quali il tracciamento dello stock, la scansione del codice a barre, i punti di riordino automatizzati, la previsione della domanda, il tracciamento dei lotti e dei numeri di serie e la rendicontazione?

• Scalabilità: oltre a gestire lo stock nei livelli di attuali di dimensioni e complessità, la soluzione assicura scalabilità per la crescita futura?

• Costi: si prevedono costi aggiuntivi oltre il prezzo di listino, quali abbonamenti o commissioni per l'implementazione, l'integrazione o la personalizzazione?

• Recensioni e reputazione: la soluzione è accompagnata da recensioni o testimonianze di attuali clienti che attestino una storia di implementazioni di successo e un supporto clienti affidabile?

• Supporto e formazione: la soluzione è supportata da un team pronto a intervenire e da una documentazione di formazione/assistenza con cui agevolare l'implementazione e l'adozione da parte degli utenti?

Tendenze nella gestione dello stock

Dai tempi in cui i negozianti riportavano a matita i totali degli articoli conteggiati a mano in polverosi libri mastri da banco, la gestione dello stock ha attraversato una lunga evoluzione. Le imprese che già oggi gestiscono lo stock in modo digitale, spesso in più siti geograficamente distribuiti, sono destinate in futuro a dipendere in misura ancora maggiore da tecnologie trasformative per la gestione del loro magazzino.

Di seguito sono riportate alcune tendenze in corso nella gestione dello stock:

• Automazione del magazzino e robotica: l'adozione delle tecnologie Industry 4.0, tra cui l'intelligenza artificiale (AI), gli algoritmi di machine learning e l'IoT, ha trovato ampia diffusione. Queste tecnologie sono alla base di un software di gestione dello stock avanzato con una maggiore automazione, che riduce la dipendenza da attività soggette a errori quali l'inserimento manuale dei dati. I magazzini stanno adottando la robotica per snellire i processi di gestione dello stock ed evasione degli ordini con smistatori automatizzati, droni e sistemi di automazione dei processi robotici.

• Funzionalità avanzate di AI: con l'inasprimento della concorrenza nei settori manifatturiero e del commercio al dettaglio, le funzionalità basate sull'AI come il rilevamento della domanda stanno diventando di uso comune. Le piattaforme di gestione dello stock supportate dall'AI analizzano i dati storici di acquisto e gli indicatori economici per intercettare in modo proattivo le tendenze della domanda e perfezionare le strategie di magazzino.

• IoT e connettività cloud: l'integrazione dei dispositivi IoT e connessi al cloud, unitamente alla transizione a sistemi di stock in cloud, sta amplificando l'efficienza nei processi di fabbricazione, produzione, magazzino e logistica. Queste tecnologie forniscono aggiornamenti in tempo reale e un accesso agevole ai dati di magazzino da qualsiasi dispositivo wireless, in modo che tutti gli addetti dell'organizzazione abbiano sempre a portata di mano le informazioni più aggiornate.

• Analisi predittiva e blockchain: la potenza dell'analisi predittiva sta cambiando il volto della gestione dello stock, predicendo le potenziali interruzioni della supply chain e prevedendo la domanda futura. L'adozione della tecnologia blockchain, dal canto suo, sta rafforzando la trasparenza della supply chain creando un record inalterabile di tutte le transazioni, promuovendo la fiducia e riducendo il rischio.

• Gestione omnicanale dello stock: l'affermazione della gestione dello stock multicanale permette alle imprese di gestire le scorte in modo efficiente su più canali, mettendo insieme magazzini remoti con punti vendita fisici locali per rendere sempre più pratica la customer experience. I clienti possono anche acquistare online e ritirare in negozio (BOPIS), o ricevere consegne più rapide dai depositi locali.

• Stampa 3D on demand: l'utilizzo della tecnologia di stampa 3D per la produzione di componenti e prodotti all'interno del magazzino è diventata un'opzione ormai praticabile, riducendo i costi di spedizione e i tempi di consegna, e consentendo al contempo la personalizzazione del prodotto.

• Vendor-managed inventory (VMI)/supplier-managed inventory (SMI): adottando un approccio collaborativo alla gestione dello stock, il sistema VMI/SMI coinvolge vendor/fornitori che entrano così in gioco attivamente nel monitoraggio e nel riapprovvigionamento dei prodotti, riducendo il lavoro a carico delle aziende e rafforzando l'efficienza della gestione dello stock attraverso la condivisione di dati e insight.

• Logistica inversa: l'ottimizzazione proattiva del processo di reso influisce in modo significativo sulla gestione dello stock limitando i costi, migliorando la soddisfazione dei clienti e riducendo al minimo l'impatto ambientale grazie a minori restituzioni di prodotti.

• Integrazione della sostenibilità: le moderne piattaforme di gestione dello stock supportano le iniziative di sostenibilità introducendo miglioramenti operativi che promuovono il riciclaggio e riducono gli sprechi.

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FAQ

Cos'è lo stock?

Contrariamente a quanto generalmente inteso dai consumatori, che lo assimilano ai prodotti finiti, per un'azienda lo stock è tutto ciò che deve tenere in magazzino.

Che differenza c'è tra stock e scorte?

Sebbene vengano spesso utilizzati in modo intercambiabile, sotto l'aspetto gestionale i termini stock e scorte hanno significati leggermente diversi. Mentre le scorte includono solo prodotti finiti pronti per la vendita, lo stock si riferisce all'intera gamma di articoli di un'azienda, tra cui materie prime, semilavorati e prodotti finiti. Le scorte sono sempre stock, ma l'opposto non è necessariamente vero.

Cosa sono i sistemi di vendor-managed inventory (VMI) e supplier-managed inventory (SMI)?

Sono la stessa cosa. Non è più il cliente che effettua gli ordini, ma è il fornitore (vendor) che monitora i livelli di stock e prende decisioni di riassortimento presso la sede del cliente secondo criteri concordati. Questo approccio collaborativo permette di migliorare l'accuratezza dello stock, riduce gli esaurimenti scorte e rende più efficiente la supply chain.

Che differenza c'è tra gestione e ottimizzazione dello stock?

La gestione dello stock si esplica attraverso la definizione di obiettivi elevati di produttività ed efficienza per tutte le operazioni di magazzino. L'ottimizzazione dello stock è un sottoinsieme della gestione dello stock che si riferisce in modo più specifico ai margini di profitto e alla riduzione al minimo delle perdite. Comprende la gestione strategica e il controllo dei livelli degli articoli per massimizzare l'efficienza, ridurre i costi e soddisfare la richiesta dei clienti.

Che differenza c'è tra gestione e controllo dello stock?

La gestione dello stock consiste nella più ampia attività di supervisione strategica e ottimizzazione volta a soddisfare la domanda dei clienti, ridurre al minimo i costi ed evitare l'eccesso o l'esaurimento delle scorte. Il controllo dello stock è finalizzato al tracciamento di precisione dei livelli di materiale allo scopo di evitare discrepanze, perdite e furti.

Che differenza c'è tra SKU e UPC?

Una unità di stoccaggio (SKU) è un codice alfanumerico utilizzato internamente dalle aziende per tracciare lo stock. Sono esclusive di ogni azienda e permettono di gestire e identificare prodotti specifici all'interno del sistema di stock. Le SKU possono includere informazioni quali dimensioni, colore e altre varianti di prodotto.

Il codice prodotto universale (UPC) è un codice a barre standardizzato a 12 cifre utilizzato internazionalmente per monitorare le vendite e lo stock e identificare i prodotti presso il punto vendita. Sono creati dal produttore per far sì che ogni articolo possa essere identificato in qualsiasi parte del mondo tramite il proprio codice a barre univoco.

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