Cosa fa l'RPA

L'RPA utilizza bot software per automatizzare compiti solitamente lunghi e ripetitivi per gli operatori umani. Si tratta di attività semplici e basate su regole, il cui svolgimento segue istruzioni predefinite e rigidamente strutturate.

I bot interagiscono con le applicazioni eseguendo le stesse azioni che compirebbe un essere umano, come premere pulsanti, inserire dati e spostare file, ma lo fanno più velocemente e con meno errori.

I compiti più comunemente affidati all'RPA sono:

• Estrazione e immissione di dati: automatizza le routine di inserimento e recupero dei dati.
• Gestione di file e documenti: gestisce file e elabora documenti.
• Validazione e confronto dei dati: assicura l'accuratezza tra i sistemi.
• Generazione di report: raccoglie e compila i dati per i report.
• Elaborazione di transazioni: esegue operazioni di routine nei sistemi aziendali.

In particolare, operando a livello di interfaccia utente, l'RPA non altera i sistemi sottostanti e non necessita di integrazioni complesse. È anzi perfettamente compatibile con tutte le applicazioni esistenti consentendo di snellire i flussi di lavoro e migliorare l'efficienza.

Perché l'RPA è importante

Ogni settimana, gli impiegati d'ufficio spendono ore in attività ripetitive che richiedono poca creatività e pensiero critico, come l'inserimento e l'approvazione dei dati. Ricorrendo all'automazione per queste attività, il personale può concentrarsi su compiti a maggior valore aggiunto, come l'assistenza clienti, la risoluzione dei problemi e l'analisi del business.

Utilizzabili con qualsiasi applicazione inclusa nello stack tecnologico dell'azienda, i bot RPA possono svolgere un ruolo essenziale anche in ottica di trasformazione digitale. Grazie ai bot che replicano le azioni umane sull'interfaccia utente, si riduce lo sforzo in termini di risorse IT, software personalizzato e accesso tramite API, richiesto alle organizzazioni per automatizzare i processi.

Come funziona l'RPA?

L'RPA utilizza i bot software, programmi progettati per eseguire azioni specifiche senza intervento umano. Il software RPA installato su desktop o server crea, distribuisce e gestisce bot che operano nelle diverse app, siti Web e strumenti interni.

Per eseguire le attività, questi bot imitano il comportamento umano sullo schermo, svolgendo le stesse azioni che compierebbe una persona, per esempio premere pulsanti, selezionare menu o immettere un testo. Uno sviluppatore non professionista può registrare la sequenza di passaggi che compie per completare un compito e il sistema converte queste azioni in workflow ripetibili che i bot eseguono in modo efficiente e accurato. Questo processo prende il nome di "registrazione workflow".

Lo sviluppatore non professionista può quindi collaborare con uno sviluppatore software per accertarsi che il workflow che ha creato soddisfi le best practice di programmazione e i requisiti di sicurezza dell'organizzazione cui appartiene.

Tipi di RPA

Esistono principalmente due tipi di RPA, ovvero:

• RPA non assistita: i bot eseguono i processi in modo indipendente, interagendo direttamente con i sistemi informatici. I workflow vengono attivati in base a pianificazioni o condizioni specifiche.
• RPA assistita: i bot affiancano gli esseri umani in processi più complessi che non possono essere completamente automatizzati. Gli esseri umani avviano i workflow richiesti in base alle esigenze.

Applicazioni dell'RPA più diffuse: esempi e casi d'uso

L'RPA viene applicato ai propri processi di un'ampia gamma di settori e funzioni aziendali. Un tipico caso di utilizzo dell'RPA è l'aggiornamento dei record cliente. Di seguito sono riportati alcuni esempi in cui l'apporto di valore che ne deriva è particolarmente significativo:

Finance

I team contabili utilizzano bot non assistiti per estrarre i dati dalle fatture e inserirli nei sistemi ERP, riconciliare gli estratti conto bancari con record interni e generare report finanziari periodici. Questi bot vengono eseguiti in background e riescono ad elaborare elevati volumi di documenti senza alcun input umano.

Risorse umane

I recruiter lavorano a fianco di bot assistiti che si occupano di creare lettere di offerta dell'impiego, gestire l'onboarding e aggiornare i record dei dipendenti, abbattendo drasticamente i tempi di esecuzione.

Attività operative

Le aziende manifatturiere e i team di supply chain utilizzano bot sia non assistiti che assistiti. I bot non assistiti svolgono compiti di routine come l'aggiornamento dello stock e l'elaborazione degli ordini d'acquisto, mentre i bot assistiti sono di supporto per workflow più complessi come la gestione delle eccezioni.

Assistenza clienti

La capacità dei bot non assistiti di elaborare gli ordini e gestire ticket di assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7 è vantaggiosa per le aziende con grandi reti di clienti. Questo trasferimento del carico di lavoro permette agli addetti umani di concentrarsi su interazioni con i clienti più complesse.

Dall'aumento della produttività al minor numero di errori, i casi d'uso dell'RPA analizzati evidenziano l'efficacia dei bot nel fornire valore misurabile per le aziende in generale.

RPA intelligente e automazione potenziata dall'AI

Oltre ai bot tradizionali, gli agenti dell'intelligenza artificiale ricorrono ora all'AI generativa per ragionare su dati non strutturati (per esempio l'interpretazione dell'intento di un'e-mail) prima di avviare un workflow di RPA. Le organizzazioni sono così in grado di automatizzare workflow più complessi, come l'elaborazione di fatture multi-formato, l'estrazione di insight dai documenti e la risposta a comandi vocali o di testo.

In altre parole, con l'RPA intelligente l'automazione varca il confine dei workflow strutturati raggiungendo attività per le quali in passato il giudizio umano era indispensabile. L'iperautomazione si spinge ancora oltre, ponendosi come obiettivo l'orchestrazione di interi processi aziendali. Combinando RPA intelligente e process mining, consente la creazione di un ecosistema di automazione connesso.

L'iperautomazione cerca anche continuamente modi per automatizzare e ottimizzare. Questo approccio proattivo promuove l'efficienza e accelera la trasformazione digitale in tutta l'organizzazione.

Pianificazione di un approccio RPA

Un approccio all'RPA di successo parte da una valutazione strategica dei flussi di lavoro esistenti, identificando i processi e i casi d'uso in cui l'automazione non si limita a far risparmiare tempo, ma rimuove i colli di bottiglia operativi e migliora la customer experience. L'obiettivo è individuare i processi voluminosi, ripetitivi e basati su regole dando priorità a quelli sui quali l'automazione produce l'impatto più significativo in termini di efficienza e risparmi sui costi.

Le organizzazioni possono quindi progettare e distribuire bot utilizzando piattaforme RPA moderne con strumenti di sviluppo low-code, consentendo ai dipendenti non tecnici di creare ed eseguire bot per i propri compiti.

Pianificare avendo a mente criteri di performance e scalabilità è essenziale. I responsabili devono essere preparati a gestire centinaia o migliaia di workflow automatizzati nel tempo. Se sottoposte regolarmente a rivalutazione e ottimizzazione, le automazioni restano conformi alle mutevoli esigenze aziendali e forniscono valore a lungo termine.

Sfide e limitazioni

Sebbene l'RPA offra vantaggi significativi, le organizzazioni devono mettere in conto possibili sfide.

La manutenzione può essere impegnativa in quanto i bot si basano su elementi dell'interfaccia utente e quindi anche le più piccole variazioni a livello di applicazione possono ripercuotersi sulle automazioni. Per garantire l'affidabilità, è fondamentale garantire aggiornamenti regolari, monitoraggio continuo e una governance solida.

Anche eccezioni quali dati mancanti, violazioni delle norme o errori di sistema rappresentano una sfida. Per porvi rimedio spesso è necessario un intervento umano che, se non gestito correttamente, può rallentare i processi coinvolti.

Inoltre, può essere difficile scalare l'RPA per più reparti o flussi di lavoro complessi. Le organizzazioni si trovano spesso ad affrontare problemi di integrazione e necessitano di framework di governance per gestire distribuzioni di bot di grande portata.

Per superare le sfide di scalabilità, i leader stanno adottando strategie di automazione clean core utilizzando piattaforme come SAP Build per garantire la stabilità dei bot anche durante i principali upgrade di sistema.

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