Что такое заготовка? Комплексное руководство

Функция закупок часто принимается как само собой разумеющееся — до тех пор, пока что-то не затруднит ее. Отвечая за перемещение колес компании, заготовка обеспечивает наличие нужных материалов и материалов в наличии, когда это необходимо. Оперативные закупки, как правило, до сих пор не рассматривались как стратегическая дисциплина.

Приоритетной задачей по-прежнему является сдерживание расходов, особенно с учетом инфляции и растущей стоимости поставок. Однако контроль затрат является лишь одним из факторов, влияющих на закупки сегодня. Размещенные между угрозой дефицита поставок и затратами на накопление дополнительных запасов, закупки должны как-то поддерживать устойчивость цепочки поставок, даже если климатические события или другие сбои препятствуют доставке. Необходимость закупки экологичных товаров и соблюдения растущих нормативных требований означает, что компании должны добавить дополнительный уровень сбора и контроля данных в свои процессы выбора поставщиков. Добавьте геополитическое давление и риск в уравнение — в результате дефицита материалов — и закупки внезапно оказываются перед лицом шторма.

Сегодня директор по закупкам (CPO) больше не выполняет функции бэк-офиса, главным образом связанные с сокращением затрат и соблюдением нормативных требований.

Определение заготовки

Заготовка является важной бизнес-функцией, ответственной за обеспечение безопасности всех товаров и услуг, необходимых организации. Для производственных компаний доступность поставок особенно важна, поскольку без необходимых материалов невозможно создать готовую продукцию. Отделы закупок должны взаимодействовать с внутренними стейкхолдерами для сбора прогнозов и требований, а затем выбирать лучших поставщиков по оптимальным затратам.

Благодаря свиткам папируса, фиксирующим детали снабжения и транспортировки, закупочную функцию можно отследить до строительства пирамид. Со временем отдел закупок претерпел многочисленные преобразования, превратившись из простой задачи ведения учета в дисциплину, требующую стратегического мышления и переговоров.

Во время промышленной революции закупки приобретали важное значение, поскольку растущие производственные операции, необходимые для закупки, закупки и транспортировки материалов. В середине XX века, когда экономика бурно развивалась, возможности и конкурентные торги помогли переосмыслить практику снова. Отдельные лица прошли обучение по различным аспектам управления логистической цепочкой, получив профессиональный статус. Закупки рассматривались как управленческая функция, а не канцелярская.

Сегодня отдел закупок снова переживает кардинальную трансформацию — возможно, такую же существенную, как и любой из изменений в прошлом.

Почему закупки так важны для бизнеса сегодня?

Функция управления бэк-офисом теперь является центральным этапом — стратегическим партнером в принятии комплексных стратегических решений высшего звена.

Отдел закупок также контролирует значительную часть затрат компании (от 40% до 80% по некоторым оценкам), поэтому она необходима для бюджетных соображений. Однако эффективные методы закупок также улучшают оценку рисков, надзор за поставщиками и потенциал создания ценности в цепочке поставок.

Вот некоторые ключевые способы, по которым заготовка важна для бизнеса:

• Экономия затрат. Закупки — это первая линия защиты, позволяющая сократить затраты и стабилизировать движение денежных средств в бизнесе, влияя на маржу прибыли и прибыль. Конкурентные закупки товаров и переговоры по контрактам могут обеспечить значительную экономию затрат. Кроме того, оптимизация процессов закупки может оказывать реальное влияние на финансовые результаты.
• Качество: заготовка нужного сырья в нужное время имеет решающее значение для производства высококачественной продукции. Качество охватывает все аспекты процесса заготовки, поскольку выбор материалов и поставщиков напрямую влияет на качество продуктов и услуг. Приоритизация качества является ключом к снижению рисков, связанных с репутацией, производством и правовыми проблемами.
• Согласование целей. Стратегический выбор поставщиков согласовывает закупки с целями компании. Например, если повышение гибкости и устойчивости является основной ценностью вашего бизнеса, инструменты для достижения этих целей должны быть встроены в процесс закупок. Подробный анализ рынка, а также внутренних требований может помочь определить поставщиков, лучше всего отвечающих вашим потребностям.
• Снижение рисков. Риск может возникать на каждом этапе процесса закупок — от неточного анализа потребностей до проблем с поставками поставщикам. Дополнительные риски связаны с неэффективным реагированием на обязательства по соблюдению нормативных требований, нечеткими этическими стандартами, инцидентами, связанными с погодными условиями, глобальными сбоями и аналогичными проблемами. Современные технологические процессы закупок обеспечивают прозрачность, необходимую для упреждающего выявления, оценки и снижения рисков.
• Устойчивое развитие и этика. Отдел закупок должен соответствовать ценностям своей компании в отношении воздействия на окружающую среду, этичного выбора поставщиков, экологических, социальных и управленческих обязательств (ESG) и многого другого, чтобы обеспечить соблюдение нормативных требований и защиту от рисков, ущерба репутации и ненужных расходов. Управление устойчивым выбором поставщиков и соблюдением нормативных требований является ключевой обязанностью отдела закупок.

Управление закупочными рисками имеет первостепенное значение

Ознакомьтесь с результатами нового исследования, посвященного управлению рисками и устойчивости закупочных подразделений.

Подробнее

Виды управления закупками

Существует четыре основных вида заготовки:

1. Прямая заготовка: включает в себя заготовку всего, что напрямую поддерживает производство товаров, продаваемых компанией, включая сырье, компоненты, детали, услуги и оптовые позиции. Все это влияет на выручку, рост и репутацию, поэтому отношения с поставщиками имеют решающее значение для прямых закупок.
2. Косвенные закупки. Все, что напрямую не связано с производством, включая материалы, товары и услуги для внутреннего использования и повседневных бизнес-операций, подпадает под косвенные закупки. Сюда входят такие позиции, как канцелярские товары, коммунальные услуги и командировочные расходы.
3. Закупка товаров: как прямые, так и косвенные закупки могут подпадать под закупку товаров, включая закупку любых материальных объектов, будь то готовые или незавершенные, — от оборудования до сырья и офисных стульев.
4. Закупка услуг: услуги категории специалистов и сотрудников, такие как консультационные услуги, агентства, юридические фирмы, аутсорсинг ИТ, услуги по обеспечению безопасности, предоставление программного обеспечения как услуги (SaaS) и ремонт объектов, подпадают под закупки услуг. Они необходимы для эффективного потока операций и заполнения любых пробелов в персонале.

12 шагов процесса заготовки

Несмотря на то, что процесс заготовки может варьироваться в зависимости от компании, он включает в себя, как правило, следующие 12 шагов:

1. Определение потребностей. Первым шагом любого процесса закупки является определение конкретных материалов, продуктов, программного обеспечения или услуг, необходимых в связи с дефицитом, новыми проектами или обычными операционными требованиями. Этот этап включает планирование и прогнозирование потребности.

2. Исходные поставщики: исследование и оценка лучших потенциальных поставщиков для удовлетворения ваших бизнес-потребностей происходит на ранних этапах процесса закупок. Разработка альтернативных поставщиков может помочь в управлении рисками, предоставляя возможности в случае дефицита или сбоев.

3. Отправка заявки. Отправка заявки на закупку со спецификациями, такими как цена, период и количество, для внутренней проверки и утверждения инициирует процесс закупки.

4. Оценка и выбор поставщиков: выбор лучшего поставщика в рамках процесса конкурсного отбора, такого как подача запроса предложения (RFP), запрос цены (RFQ), электронные аукционы или "три предложения и покупка", включает оценку поставщиков по затратам, а также по качеству, репутации, надежности, скорости и устойчивости.

5. Согласование цены и условий: после выбора поставщика отдел закупок согласовывает различные условия покупки, включая цену, количество, сроки поставки и условия оплаты.

6. Создание заказа на поставку: после выбора поставщика и окончательного определения условий компания направляет этому поставщику формальный заказ на закупку с подробной информацией о товарах, услугах и условиях, включенных в заказ.

7. Получение материала и проверка качества: после получения материала необходимо убедиться, что их качество и количество соответствуют заказанному, тщательно проверив их на повреждение или ошибки.

8. Обработка счета-фактуры и выполнение условий платежа: после подтверждения поставки материала, прошедшего проверку количества и качества, счет поставщика может быть обработан через бухгалтерию поставщиков (AP) для обеспечения своевременной оплаты. В зависимости от условий договора могут применяться скидки за досрочную оплату, а также могут использоваться различные способы оплаты.

9. Формирование хороших отношений с поставщиками и управление ими. Отдел закупок имеет стратегическое значение для налаживания стабильных отношений с поставщиками. К преимуществам относятся повышение эффективности, условий, скидок, сотрудничества и надежности поставщиков.

10. Управление контрактами. Управление контрактами на закупки включает мониторинг контрактов, обеспечение соответствия и повторные переговоры по условиям при необходимости. Важно выявлять и решать потенциальные проблемы, обеспечивать согласованную экономию и достигать итоговой прибыли.

11. Управление рисками: частью того, что делает отдел закупок таким образом важным для организации, является их роль в управлении рисками. Важно прогнозировать потенциальные проблемы, такие как дефицит, нарушения логистической цепочки, и управлять ими, а также принимать меры по их устранению. Кроме того, важнейшим компонентом управления рисками является соблюдение нормативных требований и выявление любых угроз несоблюдения нормативных требований.

12. Проверка и анализ: этот заключительный шаг в процессе заготовки выполняется. Проверка и анализ KPI закупок для выявления расхождений и выявления новых возможностей экономии и снижения рисков играют ключевую роль в успехе бизнеса.

Эти 12 шагов обычно рассматриваются как жизненный цикл заготовки, поскольку задачи перекрываются, и процесс является непрерывным. Для успешного жизненного цикла заготовки требуется интеграция с другими ключевыми бизнес-сферами, такими как бюджетирование, прогнозирование и управление логистической цепочкой.

Заготовка и закупки и другие связанные потоки операций

Во многих организациях термины "заготовка", "закупка", "выбор источника поставки" и "управление логистической цепочкой" взаимозаменяемы, но они не являются одинаковыми. Вот как они отличаются:

Заготовка и закупка: закупка является частью процесса заготовки, в котором основное внимание уделяется операциям. Он включает переговоры, заказ продуктов, получение товаров и услуг, а также отправку платежей. В то время как закупка является важнейшей частью заготовки, общий процесс заготовки значительно шире.

Закупки и выбор поставщиков. Выбор поставщиков является важной частью процесса закупок на раннем этапе, охватывающей выявление потребностей, поиск поставщиков, создание заявок на закупку, оценку и выбор поставщиков, а также согласование цен и условий. На этапе выбора источника поставки можно выстроить прочные отношения с поставщиками.

Закупки и управление цепочкой поставок. Закупки являются частью общего процесса управления логистической цепочкой, который ориентирован на приобретение товаров и услуг, необходимых для производства продуктов и ведения внутренних операций. Заготовка динамически взаимодействует с другими сегментами логистической цепочки, такими как логистика, управление запасами и планирование потребности.

Устойчивое управление закупками

Устойчивые закупки, которые интегрируют критерии ESG в практику закупок и процесс принятия решений, являются не только тенденцией к закупкам, но и критически важным аспектом.

Устойчивые проблемы в области закупок включают сложность и прозрачность цепочки поставок, измерение эффективности, обеспечение соответствия стандартам и наращивание потенциала. Уже трудно получить материалы с низкой интенсивностью выбросов, такие как зеленая сталь и переработанный алюминий и пластик, и это только станет сложнее. Кроме того, клиенты все чаще хотят покупать у брендов, которые могут доказать свою экологичность добросовестности, что делает устойчивые закупки неотъемлемой частью бизнеса.

Возьмем лишь один аспект экологичных закупок — сокращение выбросов в цепочке поставок. Этот процесс может занять несколько лет, поэтому в результате перехода компании смогут стать более конкурентоспособными и устойчивыми в будущем.

Вот несколько примеров устойчивых закупок:

• Экологичный выбор источника поставки или экологичные закупки: экологичный выбор источника поставки подразумевает стратегическую закупку продуктов и услуг с меньшим воздействием на окружающую среду. Экологические закупки включают ликвидацию одноразовых пластмасс и других одноразовых изделий, включая переработанное или модернизированное сырье, а также применение чистых технологий или топлива. Экологические закупки могут снизить производственные затраты, внести вклад в инициативы вашей компании по корпоративной социальной ответственности и даже увеличить продажи, обратившись к экологически сознательным потребителям.
• Материалы из этичных источников. Устойчивые закупки зависят от этичного выбора источника поставки. Это означает покупку продуктов у компаний, которые гарантируют заработную плату, предлагают хорошие условия труда, не занимаются детским трудом, вносят позитивный вклад в общины, частью которых они являются, и соответствуют другим этическим стандартам.
• Сокращение выбросов углекислого газа и энергопотребления. Снижение выбросов углекислого газа и энергопотребления вашей компании связано не только с сокращением выбросов, образующихся непосредственно от ваших повседневных операций на заводах и на транспорте, но и для сокращения выбросов по всей цепочке поставок.

ИИ в сфере закупок: интеллектуальная автоматизация и аналитика

ИИ в закупках позволяет автоматизировать и оптимизировать сложные задачи, такие как анализ расходов, управление контрактами, стратегический выбор источника поставки и управление соответствием. Она также поддерживает более интеллектуальную аналитику и принятие решений, помогает выявлять возможности, потенциальную экономию затрат и аномалии, а также упрощает выявление новых поставщиков, а также помогает избежать мошенничества в закупках и сократить число ошибок.

Искусственный интеллект также может использоваться для создания бизнес-ценности, деструктурируя то, что действительно нужно бизнесу, усложняя существующие процессы, используя знания с новых точек отсчета и проектируя цепочку поставок новыми и различными способами.

Генеративный ИИ также имеет огромный потенциал для закупок. Возможность автоматизации задач, предоставления аналитической информации и повышения прозрачности обеспечивает эффективность, производительность и более эффективный выбор поставщиков и управление ими. Генеративный ИИ также может помочь снизить риски и сократить расходы.

Использование ИИ для поддержки закупок в принятии более взвешенных решений, выявлении новых возможностей, автоматизации задач и повышении операционной эффективности означает, что отдел закупок может сосредоточиться на том, где их человеческий опыт наиболее ценен.

ИИ в сфере закупок: комплексное руководство

ИИ открывает новые возможности и преобразует давно существующие процессы и практики в сфере закупок.

Читать руководство

Что следует искать в решениях для управления закупками

При выборе программного обеспечения для закупок расставляйте приоритеты инструментам, которые не только оцифруют и оптимизируют процессы закупок, но и улучшают процесс принятия стратегических решений. Идеальное программное обеспечение должно похвастаться надежной облачной инфраструктурой и возможностями искусственного интеллекта, упрощая сложные задачи закупок. Основные функции включают полную интеграцию с существующими финансовыми системами и системами цепочки поставок, удобные интерфейсы и комплексную аналитику для углубленного анализа расходов.

Выбор решений, обеспечивающих анализ и отчетность в реальном времени, упрощающих упреждающее управление закупочными операциями. Обеспечьте масштабируемость программного обеспечения, его способность развиваться вместе с бизнесом и активное участие в темпе роста компании.

Часто задаваемые вопросы