При сравнении закупок и закупок меньше важно, насколько они отличаются друг от друга и как они сочетаются друг с другом. Закупки — это общая практика; именно процедурная и аналитическая структура лежит в основе деятельности по управлению расходами. Закупка происходит позже, когда комплексная проверка завершена и настало время фактически инициировать и завершить операции.

Двадцать лет назад отделы закупок и закупок в большей степени полагались на электронные таблицы и анализ вручную, ограничивая типы и объем аналитической информации в их распоряжении. Сегодня передовые технологии и программное обеспечение позволяют заинтересованным лицам действовать на основе большей аналитики и выявлять стратегические возможности, которые приносят пользу бизнесу в целом. В этой статье мы рассмотрим оба вида деятельности через призму современных практик.

Что такое заготовка?

Закупки направлены на поиск и приобретение товаров и услуг для удовлетворения как срочных, так и долгосрочных потребностей бизнеса. Его основные цели включают оптимизацию базы поставок, управление затратами на протяжении жизненного цикла приобретенных товаров и поддержание прочных отношений с критически важными поставщиками. Наиболее эффективные процессы и технологии заготовки автоматизируют управление заказами и тендеры, интегрируют данные для повышения эффективности, прозрачности и соблюдения нормативных требований, поддерживая при этом более широкие бизнес-цели.

Основные шаги процесса заготовки

В то время как в каждой компании существуют уникальные операционные процедуры, процесс заготовки, как правило, включает следующие шаги:

• Определение и валидация потребностей. Этот процесс начинается с тщательной оценки конкретных потребностей различных подразделений компании, чтобы убедиться, что ваши закупочные усилия соответствуют как более широким бизнес-целям, так и операционным требованиям.
• Исследование и выбор поставщиков через стратегический выбор поставщиков: лучшие практики стратегического выбора поставщиков являются надежными и основаны на данных. Они проводят организованные исследования для определения потенциальных поставщиков и их оценки на основе основных критериев (таких как ценность, надежность, этика и качество).
• Управление категориями. Это включает организацию расходов по отдельным группам продуктов или услуг для минимизации затрат и рисков и обеспечения максимальной отдачи от каждой покупки. Она использует аналитику затрат для выявления возможностей экономии и оптимизации переговоров с поставщиками.
• Переговоры и управление контрактами: на этом этапе вы будете согласовывать условия, регулирующие сделки с поставщиком. К ним, как правило, относятся цены, графики поставок, стандарты качества и способы разрешения любых изменений или споров.
• Непрерывное управление отношениями с поставщиками и их оценка. Прочный процесс закупок не заканчивается подписанным контрактом, а подразумевает непрерывную оценку и управление отношениями с поставщиками. Помимо установления стандартов, это предполагает быстрое реагирование на любые проблемы и определение явных последствий для несоблюдения.

Что такое закупка?

Закупки — это более транзакционный компонент заготовки, ориентированный на приобретение фактических товаров и услуг, необходимых для поддержания подвижности вещей. Эта функция включает прямое взаимодействие с поставщиками для размещения заказов и управления поставками и платежами. Наиболее эффективные закупочные команды также будут оставаться на вершине поставщиков, чтобы убедиться, что они получают наилучшие цены и варианты выполнения заказов.

Основные шаги процесса закупки

• Заявка и утверждение: цикл начинается с "заявки", внутреннего документа, выданного отделом или лицом, который затем должен быть проверен и утвержден назначенными стейкхолдерами для обеспечения соответствия заявки бюджетным ограничениям и бизнес-потребностям.
• Выбор поставщика и размещение заказа: после утверждения отдел закупок запрашивает и оценивает предложения или предложения от поставщиков для определения наилучшего соответствия по цене, качеству, условиям поставки и другим критериям. Затем оформляется формальный заказ на поставку, устанавливающий договорное соглашение, определяющее согласованные параметры и условия продажи.
• Получение и согласование товаров/услуг. После поставки товаров или услуг отдел закупок проверяет и проверяет, что все соответствует спецификациям и стандартам качества, установленным в контракте, и взаимодействует с поставщиком напрямую для решения любых проблем или расхождений.
• Обработка платежей: заключительный шаг включает обработку платежа отделом бухгалтерии кредиторов в соответствии с согласованными условиями, тем самым завершая цикл закупки.

Заготовка и закупка: основные различия

Мы уже обсудили некоторые общие способы взаимосвязи закупок и закупок. Ниже приведены некоторые из более гранулярных различий между этими двумя часто объединенными терминами:

• Объем и фокус

  • Закупки включают в себя все аспекты, от определения и проверки бизнес-потребностей до выбора поставщиков, согласования контрактов и управления текущими отношениями. Основное внимание при закупках уделяется повышению ценности для организации с течением времени не только с точки зрения экономии затрат, но и с точки зрения повышения качества продукции, предоставления услуг, удовлетворенности клиентов и внедрения инноваций для поставщиков.
  • Напротив, закупка — это скорее «в данный момент». Она включает в себя конкретные операции по заказу товаров и услуг, их получению, проверке их качества и точности, а также обработке платежей. Закупки в первую очередь связаны с эффективностью и эффективностью процесса закупки, уделяя особое внимание контролю затрат, соблюдению бюджетов и своевременной поставке товаров и услуг.

• Продолжительность процесса

  • Закупки — это непрерывный циклический процесс, включающий долгосрочное планирование и управление. Она требует непрерывной оценки и адаптации в соответствии с меняющимися потребностями бизнеса и рыночными условиями.
  • С другой стороны, закупка обычно является более коротким, более специфичным для задач процессом. Цикл закупок завершается после получения товаров или услуг и оплаты поставщикам (хотя оценки эффективности и анализ расходов могут влиять на будущие решения по закупкам).

• Принятие решений

  • Закупки включают как принятие решений, так и предоставление информации и аналитических данных для принятия таких решений. От верхнего уровня до цеха компании полагаются на аналитику своих отделов закупок, чтобы помочь им сделать быстрый и уверенный выбор, соответствующий корпоративным затратам, рискам, устойчивому развитию и целям соблюдения нормативных требований.
  • Основной целью групп закупок является эффективное удовлетворение насущных потребностей в рамках бюджетных ограничений и в соответствии с "пять прав и предложений; закупки: правильное качество, количество, цена, место и время.

• Отношения с поставщиками

  • Закупки нацелены на построение отношений с поставщиками, которые со временем обеспечивают конкурентные преимущества и способствуют взаимному росту и успеху. Это управление отношениями включает регулярные оценки, сотрудничество по усовершенствованиям и совместные усилия по разработке.
  • Хотя закупка определенно включает элементы управления отношениями с поставщиками (SRM), обычно эти отношения рассматриваются с точки зрения транзакций и задач. Акцент делается на выполнении условий договора, а не на развитии более глубоких стратегических связей.

• Управление рисками и соблюдение нормативных требований

  • Заготовка, как правило, занимает более широкое, сквозное представление о рисках, включая глобальные проблемы, которые могут привести к сбоям в цепочке поставок, сложный спектр вопросов соответствия и нормативных требований, а также изменения рынка и события в целом. Оно включает комплексные оценки рисков и стратегии снижения рисков в процессы выбора поставщиков и управления ими.
  • И хотя закупки могут перекрываться в этих более широких проблемах, они в первую очередь связаны с операционными рисками, связанными с поставками, соответствием спецификации и процессами оплаты. Цель состоит в том, чтобы обеспечить оптимизацию повседневных операций без ущерба для закупочных операций.

Что такое программное обеспечение для электронных закупок и как оно может помочь?

Программное обеспечение для электронных закупок — это облачная или локально установленная платформа, которая упрощает электронную обработку различных процессов заготовки. Сюда входит автоматизация выбора источника поставки, подачи заявок, управления заказами на поставку, обработки счетов, управления поставщиками и т. д. Интегрируя эти процессы в единую унифицированную платформу, программное обеспечение для электронных закупок предлагает более согласованный и эффективный подход к управлению задачами закупок. Цифровая трансформация закупок в оптимизированный процесс на основе данных дает множество преимуществ для вашего бизнеса:

• Экономичность. Автоматизация рутинных задач закупок, таких как выдача заказов на закупку и обработка счетов, позволяет минимизировать трудоемкие аспекты закупок, чтобы ускорить получение более точных результатов и снизить административные затраты. Кроме того, программное обеспечение для электронных закупок, как правило, предоставляет более эффективные инструменты для управления бюджетом и отслеживания расходов, помогая оставаться в пределах финансовых ограничений и оптимизировать расходы.
• Оптимизация процессов. Такие функции, как электронные заказы на поставку, автоматизированные потоки операций утверждения и интегрированные электронные платежи, ускоряют процесс заготовки, сокращая время цикла от выбора поставщика до оплаты, а также вероятность ошибок. Это не только экономит ваше время, но и повышает продуктивность ваших команд.
• Повышенная прозрачность. Объединяя разрозненные наборы данных (из нескольких систем) в комплексную информационную панель, решения для электронных закупок предоставляют командам более полное представление обо всех уровнях цепочки поставок. Это позволяет более точно отслеживать расходы и выполнять анализ на основе ИИ в реальном времени.
• Управление поставщиками. К лучшим системам относятся функции управления информацией о поставщиках, отслеживания эффективности поставщиков и укрепления отношений с поставщиками. С помощью централизованной подключенной платформы эти инструменты обеспечивают доступ к данным поставщиков по запросу, а также улучшенную коммуникацию и сотрудничество с поставщиками.
• Управление рисками. Нормативно-правовое соответствие и снижение рисков улучшаются за счет стандартизации процессов и согласования с налоговыми, государственными нормами и нормами устойчивого развития как на местном, так и на глобальном уровнях. Надежные контрольные журналы и многоуровневая видимость цепочки поставок поддерживают упреждающее реагирование на риски. Кроме того, эти системы позволяют отслеживать эффективность поставщиков и вести подробные записи, дополнительно защищая бизнес от вреда.
• Поддержка стратегических решений и выбора поставщиков: решения для закупок на базе ИИ поддерживают инициативы по стратегическому выбору поставщиков, включая планирование потребности в материалах. Они предоставляют подробные аналитические данные, которые можно использовать для всего — от выбора нужных поставщиков и продуктов до более эффективного выполнения закупочных операций.