Анализ расходов: окончательное руководство

В современном мире головокружительной конкуренции и молниеносных перемен у вас могут быть только моменты, чтобы воспользоваться возможностью или выявить риск, который может стать революционным фактором для вашей компании. Чтобы быстро переломить ситуацию и быстро принимать бизнес-решения, необходимо быть уверенным в себе — вы должны чувствовать, что у вас есть надежные данные, чтобы поддержать вас и дать четкое представление о вашей ситуации. Именно в него входит процесс анализа расходов, а также поддерживающие его инструменты и методики анализа расходов.

Анализ расходов не только предоставляет ключевые сведения о прошлых расходах, но и служит основой для аналитических инструментов для прогнозирования моделей расходов и создания стратегических прогнозов для будущего планирования.

Согласно недавнему отчету The Economist Group, около трети респондентов из высшего звена назвали аналитику расходов главным приоритетом на предстоящий год. Мощные инструменты анализа расходов, особенно те, которые включают возможности на основе ИИ, имеют решающее значение для решения современных сложных задач и позволяют оптимизировать бизнес-операции и закупочные операции.

Систематически анализируя и анализируя разрозненные наборы данных, решения и практики анализа расходов помогут вам выявить неэффективность, договориться с более сильной позицией и выстроить более прочные отношения с поставщиками.

Что такое анализ расходов?

Анализ расходов — это основанный на данных процесс сбора, очистки, классификации и анализа сложной информации о расходах. Его цель — помочь в достижении ключевых целей, таких как снижение затрат на заготовку, повышение эффективности и соответствия нормативным требованиям. В своей основе она решает некоторые вопросы, которые помогут вам лучше понять и оптимизировать ваши расходы:

• На что мы тратим деньги?
• Сколько мы заплатили?
• У кого мы покупаем?
• Есть ли лучший способ это сделать?

Исторически анализ расходов был трудоемким и ручным процессом. Отделам закупок приходилось просматривать разрозненные источники данных и электронные таблицы, зачастую не имея возможностей или рисков. Но, к счастью, современные инструменты анализа расходов на базе ИИ автоматизируют эти задачи и предоставляют информацию по запросу. Это оптимизирует интеграцию и стандартизацию данных из нескольких источников и упрощает анализ информации в реальном времени, помогая принимать интеллектуальные решения, улучшающие бизнес-результаты.

Процесс анализа расходов

Несмотря на то, что процесс анализа расходов может варьироваться в зависимости от уникальных потребностей и задач компании, это, тем не менее, структурированное и систематическое начинание, которое опирается на доступ к постоянно обновляемым отчетам и наборам данных, а также надежную аналитику. Вот как работает типичный процесс:

Сбор данных о прямых, косвенных затратах и расходах на услуги

Сюда входит сбор данных из различных систем компании, включая ERP, системы кредиторской задолженности, платформы электронных закупок, системы управления расходами и бизнес-единицы. Для получения полной картины расходов организации необходимо собрать информацию как по прямым расходам (например, по сырью для производства), так и по косвенным затратам (канцелярские товары и коммунальные услуги).

Очистка, очистка и пополнение данных

После сбора данных их можно очистить и стандартизировать, чтобы сделать их полезными. Это подразумевает унификацию форматов, исключение дубликатов и обработку пустых полей. Затем можно дополнить информацию дополнительными точками данных, такими как номера кредитных оценок для каждого поставщика.

Категоризация всех данных о затратах

После очистки необходимо классифицировать данные по стандартным категориям затрат. Этот шаг включает создание логической таксономии, группирующей схожие виды расходов, что упрощает анализ и управление ими. Управление категориями может включать категории прямых затрат, такие как сырье и категории косвенных затрат, такие как ИТ-услуги.

Объединить с внешними данными

Интеграция внешних данных с внутренними данными о затратах обеспечивает более полный анализ. Современные программные решения расширяют этот процесс за счет настраиваемых слияний данных и отчетов для предоставления результатов, которые были бы невозможны при работе с ручными системами из прошлого.

Превратите необработанные данные в ценную аналитику

С помощью аналитики и прогнозного моделирования можно быстро и точно выявлять тенденции, прогнозировать будущие расходы и находить возможности для экономии затрат.

Выявление рисков и возможностей для экономии затрат

Затем можно проанализировать преобразованные данные, чтобы выявить потенциальные риски, такие как зависимости поставщиков или проблемы соответствия. Этот процесс также открывает возможности для сокращения затрат, выделяя области неэффективности или перерасхода.

Использование аналитических данных для конечных пользователей

Данные — это знания, а знания — это сила. Доступная сегодня настраиваемая информация и отчеты могут дать некоторую революционную информацию. Но в конечном итоге люди должны взять на себя ответственность за действия на них. На этом последнем важном шаге важно убедиться, что вы делитесь (с нужными командами) своими выводами и доступом к критически важным аналитическим данным.

Преимущества анализа расходов в сфере закупок и в масштабе всей компании

Благодаря повышенной прозрачности и аналитике анализ расходов упрощает для отдела закупок реализацию некоторых из следующих преимуществ:

• Снижение затрат. Анализ затрат выявляет возможности экономии и потенциальные риски, помогая согласовать более выгодные условия, консолидировать закупки и перейти к более экономичным поставщикам.
• Более эффективное управление рисками. Анализ расходов помогает выявить переплаты или шаблоны, которые могут указывать на потенциальные уязвимости логистической цепочки.
• Улучшенный стратегический выбор поставщиков. Подробная информация о тенденциях в области расходов позволяет быстрее принимать решения, вести переговоры с более сильной позиции и лучше согласовывать процессы стратегического выбора поставщиков с целями и задачами для нескольких компаний.
• Оптимизация закупочных процессов. Анализ расходов помогает выявить неэффективность и узкие места. Эти обнаружения могут привести к улучшению процессов, ускорению циклов, сокращению затрат на рабочую силу и повышению общей эффективности заготовки.
• Расширенное управление отношениями с поставщиками (SRM): анализ эффективности SRM и поставщиков можно использовать для укрепления партнерских отношений и обеспечения соответствия поставщиков установленным стандартам и ожиданиям.
• Оптимизированное управление контрактами. Добавление аналитики в процесс управления контрактами позволяет выявлять проблемы и возможности, выходящие за рамки тонкой печати. Эти сведения позволяют согласовывать наилучшие текущие и продленные сроки на протяжении всего жизненного цикла контракта.
• Возможность сравнительного анализа эффективности. Анализ расходов позволяет вашей организации сравнивать эффективность внутри компании и с отраслевыми стандартами, определять лучшие практики, устанавливать цели и добиваться постоянного улучшения.

Пример анализа расходов

Интегрируя решения для анализа расходов, компания American Eagle Outfitters оптимизировала прозрачность расходов и соблюдение нормативных требований в различных категориях закупок. Это обеспечило быстрый доступ к подробным данным о расходах, что помогло компании поддерживать высокий уровень соответствия политикам закупок. Примечательно, что American Eagle Outfitters последовательно достигала 80% целевого показателя соответствия заказов на поставку, что привело к существенной экономии.

Кроме того, интеграция нескольких исходных систем способствовала анализу расходов в реальном времени, позволяя American Eagle Outfitters выявлять возможности сокращения затрат и действовать на их основе. Это стратегическое использование интегрированных решений для анализа расходов укрепило отношения с поставщиками American Eagle Outfitters и повысило общую эффективность закупок.

Что такое случайные расходы?

Нерегулярные расходы, также известные как расходы изгоев, происходят, когда ваши сотрудники совершают покупки, которые обходят ваши политики закупок. С легкостью онлайн-покупок даже товары и услуги B2B могут все чаще приобретать любой желающий с подключением к Интернету. Такой тип расходов может привести к многочисленным проблемам и рискам, включая повышение затрат, потерю обзорности, недостоверность качества и потенциальные проблемы с соблюдением требований, если покупатель не соблюдает законодательные или нормативные требования. Это также может повредить вашим отношениям с предпочтительными поставщиками, которые, возможно, не оценят, что вас не устраивают.

Настроив решения для анализа расходов, чтобы выявить тенденции, связанные с случайными расходами, и проинформировав свои команды о рисках, связанных с этой практикой, вы сможете защитить себя от вызываемых им проблем.

Показатели и KPI анализа расходов

Лучшее решение для анализа расходов позволяет отслеживать различные показатели и согласованные ключевые показатели эффективности (KPI) с помощью инструментальных панелей и отчетов в реальном времени. Такие показатели позволяют получить представление об общих расходах и эффективности по всем поставщикам, категориям, процессам выбора источника поставки, ценам и т. д. Ниже приведены некоторые общие KPI, используемые в анализе расходов:

• Экономия: этот основной ключевой показатель эффективности определяет сокращение расходов, достигнутое за счет совершенствования стратегий закупок, улучшения переговоров с поставщиками и повышения эффективности процессов. Отслеживая экономию затрат, можно количественно оценить финансовые преимущества ваших усилий по управлению расходами.
• Управляемые расходы: этот KPI относится к общей сумме расходов, активно управляемых отделом закупок. Это помогает понять, какая часть расходов контролируется и оптимизируется. Более высокий уровень управляемых расходов свидетельствует о более эффективном контроле и более эффективной практике закупок. Показатель обеспечивает видимость и учет всех расходов, снижая риск случайных расходов.
• Эффективность поставщиков. Для оценки эффективности поставщиков можно сравнить такие показатели, как процент своевременных поставок, доля дефектов и соблюдение условий контракта. Регулярный мониторинг создает видимую и согласованную планку и способствует укреплению отношений с поставщиками.
• Операционные KPI: операционные KPI измеряют эффективность процессов заготовки. Они могут включать такие показатели, как длительность цикла обработки заказов на закупку, точность выполнения заказов и эффективность обработки счетов-фактур. Улучшение операционных KPI приводит к оптимизации процессов заготовки и сокращению операционных затрат.
• Условия оплаты: часто неиспользованный инструмент, анализ платежей анализирует условия, при которых платежи осуществляются поставщикам. Это означает оценку таких показателей, как среднее число дней оплаты, скидки за досрочную оплату и соблюдение согласованных условий оплаты.
• KPI сотрудников: KPI сотрудников измеряют эффективность и результативность персонала отдела закупок. Они могут включать такие показатели, как число обрабатываемых заказов на закупку на одного сотрудника, точность размещения заказов и уровень соответствия политикам закупок. Отслеживание KPI сотрудников позволяет определить потребности в обучении, повысить общую эффективность команды и эффективность закупочного подразделения.

Что следует искать в решениях для анализа расходов

Облачные аналитические решения на базе ИИ важны для любой серьезной стратегии закупок и цепочки поставок. Независимо от того, на каком этапе цифровой трансформации вы находитесь, каждый шаг к улучшению интеграции, прозрачности и точности данных окупится как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе. Вот лишь некоторые из основных функций, которые следует ожидать в программном обеспечении для анализа расходов:

• Комплексная интеграция данных. Программное обеспечение должно интегрироваться с существующими системами управления финансами, ERP и цепочкой поставок для консолидации всех данных о расходах в одном месте.
• Информационные панели и отчеты в реальном времени. Используйте настраиваемые информационные панели в режиме реального времени, позволяющие быстро анализировать ключевые показатели расходов и рабочие процессы.
• Расширенные возможности аналитики и искусственного интеллекта. Программное обеспечение должно использовать ИИ для преобразования необработанных данных в ценную информацию и прогнозирования тенденций будущих расходов.
• Удобный для пользователя интерфейс: убедитесь, что вы получаете интуитивно понятный, простой в навигации интерфейс, который требует минимального обучения и работает как на настольных ПК, так и на мобильных устройствах.
• Масштабируемость и гибкость: выбирайте программное обеспечение, которое может масштабироваться вместе с вашей организацией, интегрироваться с новыми системами и адаптироваться к меняющимся потребностям в закупках.
• Надежные функции обеспечения безопасности и соблюдения нормативных требований. Программное обеспечение должно включать надежные меры безопасности и соблюдать соответствующие нормативные требования к защите конфиденциальных данных.
• Настраиваемая отчетность и аналитика: выберите решение, позволяющее создавать индивидуальные отчеты и выполнять подробный анализ данных с учетом конкретных потребностей.

Подробнее