Отдел прямых закупок отвечает за обеспечение наличия всех ингредиентов, необходимых для производства основных компонентов, производимых компанией. Косвенные закупки, с другой стороны, включают в себя все остальное, что необходимо для поддержания актуальности и бесперебойного и эффективного ведения бизнеса.

Операции прямых закупок включают более крупные бюджеты и могут быть более централизованными и стратегически управляемыми. Но так часто упускают из виду то, что во многих компаниях косвенные затраты на закупку по-прежнему могут составлять значительную часть расходов, связанных с заготовкой. Несмотря на это, управление косвенными закупками часто осуществляется децентрализованно и непоследовательно, что имеет огромный потенциал для улучшения. Современные передовые технологии и практики управления расходами позволяют применять более унифицированный и целостный подход ко всем процессам управления расходами, обеспечивая плавную интеграцию ваших команд, данных и систем и их тесную совместную работу.

Что такое прямая заготовка?

Прямая заготовка — это процесс закупки сырья, компонентов и трудовых ресурсов, непосредственно используемых при производстве товаров или услуг, продаваемых компанией.

Эта деятельность по расходам очень тесно связана с основными бизнес-операциями. Она поставляет производственную линию и влияет на качество конечного продукта, который вы предлагаете клиентам. Примером может служить выбор производителя автомобилей и закупка стали и шин. Другим способом рассмотрения прямых закупок является непосредственная близость к основным операциям. Без канцелярских принадлежностей автопроизводитель все же мог делать автомобили. Но без металла или резины первичная операция замерзает.

Передовые прямые практики часто используют решения и инструменты электронных закупок, включая анализ расходов, стратегический выбор источника поставки и планирование потребности в материалах (ППМ). Это помогает компаниям обеспечить наличие надежных поставщиков и эффективных систем для управления отношениями, что в идеале способствует повышению эффективности и устойчивости операций.

Что такое косвенная заготовка?

Косвенные закупки включают в себя приобретение товаров и услуг, которые важны для поддержания работы компании, но не переходят непосредственно к производству основных продуктов или услуг. Эта категория расходов включает услуги по техническому обслуживанию, ремонту и эксплуатации (MRO), а также ИТ-услуги и подписки на программное обеспечение как услугу (SaaS), маркетинг, недвижимость, сторонних специалистов и многое другое.

И хотя определение непрямых закупок за 50 лет на самом деле не изменилось, в современной цифровой трансформации наблюдается заметный сдвиг в том, как компании и их клиенты ведут бизнес. Некоторые косвенные расходы не зависят от времени, например услуги по уборке помещений или канцелярские товары. Но многое изменилось, так это зависимость от решений SaaS, кибербезопасности и все более мощного и специализированного программного обеспечения. Сегодняшние команды по управлению расходами часто тратят меньше средств на канцелярские товары, рекламные услуги и даже недвижимость. Но это больше связано с переходом на цифровизацию, инструментами маркетинга для самообслуживания и удаленной работой, чем с сокращением косвенных расходов в целом. По мере того, как компании и производители все чаще переходят в цифровую форму, они обнаруживают, что, несмотря на меньшие расходы на некоторые «жесткие» бизнес-расходы, они ощущают растущую потребность в других типах инструментов и решений, чтобы помочь им расти и конкурировать.

В чем разница между прямой и косвенной заготовкой?

Основное различие между этими двумя моделями заготовки заключается не в том, как они реализуются, а в том, почему они нужны и для чего они нужны. Передовые практики — от выбора источника поставки до оплаты — должны строго применяться ко всем вашим операциям по приобретению, будь то прямые или косвенные.

• Непрерывность бизнеса и стратегическая важность. Операции прямых закупок сразу же становятся критически важными для обеспечения непрерывности бизнеса. Перебои в поставках сырья могут привести к остановке производства, что повлияет на продажи и прибыль. Косвенные закупки оказывают меньшее непосредственное влияние на бизнес, однако кумулятивное влияние эффективного управления этой категорией расходов, как правило, оказывает значительное влияние на общее состояние бизнеса.
• Размер бюджета и продолжительность контракта: прямые закупки часто подразумевают увеличение бюджетных ассигнований и увеличение продолжительности контрактов. В отличие от них, косвенные закупки могут включать в себя меньшие, более переменные суммы расходов с более короткими сроками контрактов, уделяя особое внимание операционным потребностям, которые могут варьироваться от года к году (или даже от дня в день).
• Плановые и спонтанные расходы. Прямые закупки требуют тщательного планирования и прогнозирования в соответствии с графиками производства и рыночным спросом. При непрямых закупках зачастую существует немного больше возможностей для гибкости, при этом закупки осуществляются по мере необходимости на основе более срочных операционных потребностей.
• Важность отношений с поставщиками. Управление отношениями с поставщиками (SRM) в сфере прямых закупок, как правило, является более стратегическим, включая долгосрочные партнерские отношения для обеспечения соответствия, доступа к экспертным знаниям и предложениям поставщиков, а также обеспечения непротиворечивых поставок и качества. При непрямых закупках основное внимание уделяется стимулированию людей к совершению закупок у этих утвержденных поставщиков с целью получения выгоды от скидок за объем, улучшения контроля качества и соблюдения директив и нормативных требований.
• Управление запасами: управление запасами при прямых закупках — это стратегическая операция, направленная на выравнивание затрат с потребностями производства во избежание сверхзапаса или дефицита запаса. Косвенные закупки не могут быть так же уязвимы для рисков дефицита и излишков, в зависимости от характера закупаемых товаров или услуг.
• Организационная настройка. Управление прямыми закупками традиционно осуществляется определенной группой закупок с четкими бюджетами и KPI, в то время как косвенные закупки зачастую контролируются или контролируются менее жестко. И хотя в прошлом это было различие между прямыми и косвенными, важно отметить, что сегодня лучшие специалисты по управлению расходами управляют косвенными закупками более взаимосвязанным и систематическим образом.

Распространенные проблемы с прямыми закупками

Многие из проблем, связанных с этой категорией расходов, могут возникать за пределами компании. Для решения подобных проблем важно иметь хорошее сотрудничество между вашими командами и поставщиками, а также обеспечить централизованное управление прямыми расходами на основе данных.

• Волатильность цепочки поставок. Как показали последние несколько лет, «никогда не говори никогда» — хорошая аксиома для жизни в современном мире бизнеса. От погодных событий до политических волнений — сложный (и растущий) диапазон глобальных событий может нарушить вашу цепочку поставок. Как никогда важно, чтобы отделы прямых закупок сотрудничали с управлением цепочкой поставок, а также использовали и анализировали данные укрепления устойчивости из всех подразделений компании.
• Контроль качества: даже при самых лучших намерениях ваши поставщики могут подвести вас на передний план качества. Эффективная тактика SRM и постоянный мониторинг глобальных и региональных рыночных тенденций могут помочь предвидеть проблемы с качеством и при необходимости переломить ситуацию.
• Колебания цен на товары: В зависимости от вашего сектора, вы можете быть особенно уязвимы к изменениям цены и доступности сырья, необходимого для вашего основного производства. Опять же, оставаясь на вершине анализа рынка и создавая буферы в ваших бюджетах, вы можете быть более готовы к таким ситуациям.
• Зависимость от поставщиков: когда вы находите отличного поставщика, это соблазн успокоиться. Но ни по какой причине партнер по поставке может внезапно не доставить товар. Без некоторых других проверенных и доступных вариантов вы можете оказаться в страшном месте.
• Соблюдение нормативных требований и устойчивое развитие. Расходы на прямые закупки, как правило, больше и могут включать сырье, междугородние перевозки, иностранные рабочие силы и другие сложные компоненты. Отделы прямых закупок должны руководствоваться как локальными, так и глобальными нормативными требованиями, когда речь идет об экологических, социальных и управленческих (ESG), правовых и многих других нормативных актах, которые, как правило, не оказывают такого же существенного влияния на деятельность по косвенным закупкам.

Распространенные проблемы непрямых закупок

Проблемы непрямых закупок часто возникают в вашей организации. Это плохие новости и хорошие новости. Плохие новости, если вы продолжаете терпеть разрозненность и устаревшие инструменты и практики. Но хорошая новость, если вы готовы решать эти вопросы, потому что, в отличие от политики и погодных событий, эти проблемы находятся под вашим контролем.

• Низкая прозрачность расходов. Даже если отделы соблюдают правильные протоколы, если эти расходы не учитываются и не интегрируются с другими расходами, вы можете потерять возможность подвергнуть их централизованному контролю. Это означает снижение возможности выявления возможностей экономии или устранение расточительных расходов.
• Избыточные расходы: большинство случайных расходов являются благонамеренными и происходят только из-за воспринимаемой медленности прохождения «официальных» каналов или отсутствия решений, которые автоматизировали бы соблюдение протоколов и политик закупок. Однако это может нанести значительный ущерб, увеличивая затраты и повышая риск закупок, которые не соответствуют организационным или нормативным требованиям.
• Собираемые и разрозненные данные. Данные о косвенных расходах и закупках необходимо собирать, стандартизировать и анализировать вместе со всеми другими критически важными бизнес-данными. Если у вас нет строгой политики и практики сбора и централизации этой информации, вы потеряете ее преимущества, включая более точное прогнозирование и сокращение затрат.
• Излишки и избыточность: непрямые закупки часто приводят к избыточным поставкам или избыточности услуг из-за плохой координации и планирования. Повышенная прозрачность, обеспечиваемая автоматизированными решениями, позволяет высвободить избыточный капитал, который можно было бы лучше использовать в других местах бизнеса.
• Культура компании: старые привычки тяжело умирают. Во многих компаниях отсутствует согласованная стратегия непрямых закупок. Интеграция косвенных затрат в централизованные процессы требует не только эффективного программного обеспечения. Она требует прозрачной коммуникации и ясности в отношении важности прозрачности и разрозненности в масштабе всей компании.

Влияние прямых и косвенных закупок на управление расходами

Прямые расходы, составляющие значительную часть общих затрат, предоставляют возможности для экономии за счет эффекта масштаба и скидок за объем, которые могут эффективно контролировать затраты на хранение запасов. И наоборот, хотя косвенные расходы не оказывают такого же влияния на себестоимость реализованной продукции, они все более важны для успеха бизнеса, поскольку неэффективность может увеличивать расходы и приводить к операционным задержкам и сбоям. Целостное управление расходами становится важным фактором для сбалансированности этих (и всех) категорий расходов, обеспечивая максимально возможный вклад каждого из них в общее финансовое состояние, рост и операционную текучесть операций организации.

Что следует искать в программном обеспечении для прямых/косвенных закупок

На пути цифровой трансформации выбирайте программные решения с функциями, которые позволят вам интегрировать, настраивать и автоматизировать операции по управлению расходами, в том числе:

1. Комплексные возможности интеграции. Интеграция ERP и систем управления расходами обеспечивает согласованность данных о закупках с производственными и операционными потребностями, что необходимо для обеспечения баланса между прямыми и косвенными закупками.
2. Расширенная аналитика и отчетность. Учитывая различные направления и последствия прямых и косвенных закупок, аналитика имеет жизненно важное значение для выявления и управления уникальными проблемами и возможностями каждого из них.
3. Удобный для пользователя интерфейс: любой инструмент хорош, чем готовность и способность ваших команд использовать его. Найдите интуитивно понятный и понятный интерфейс и инструментальную панель.
4. Автоматизированное управление потоками операций: автоматизация оптимизирует процессы, сокращает объем выполняемых вручную задач и повышает точность и скорость. Это позволяет вашим группам сосредоточиться на стратегических вопросах, будучи уверены, что ручные задачи отслеживаются последовательно.
5. Надежные инструменты управления поставщиками: независимо от того, какие услуги или товары предоставляет поставщик, для поддержания качества и надежности при прямых и косвенных закупках необходимы стандартизированные и надежные функции управления поставщиками.
6. Гибкие параметры пользовательской настройки: от отчетов до потоков операций и автоматизированных процессов пользовательская настройка позволяет вашим командам адаптироваться к уникальным потребностям и задачам, связанным с каждым поставщиком, поставщиком или операционной деятельностью.
7. Функции безопасности и нормативного соответствия: когда речь идет о соблюдении нормативных требований и защите конфиденциальных транзакционных данных, мощные функции безопасности на основе ИИ не имеют существенного значения для защиты вашей репутации, клиентов, поставщиков и членов команды.
8. Решения, оптимизированные для мобильных устройств. Поскольку закупочные операции становятся более точными и более интегрированными в масштабе всей компании, вы хотите быть уверены, что ваши решения по управлению расходами поддерживают гибкое использование — как на настольном компьютере, так и на мобильном устройстве.