Введение в планирование ресурсов предприятия

Проще всего понять принцип работы ERP, представив компанию в виде человеческого тела. Подобно организму, он имеет основные процессы, жизненно важные для его здоровья и функционирования — вместо сна и пищеварения, подумайте о цепочке поставок и продажах. Хотя многие из этих процессов происходят независимо друг от друга, они все же связаны между собой тем, как влияют на организм — или на бизнес — в целом. Это также означает, что проблемы с одним процессом могут влиять и часто влияют на остальные.

Система ERP-программного обеспечения выступает в роли центральной нервной системы предприятия, помогая эффективно управлять всеми этими важнейшими процессами и операциями, объединяя их в единую интегрированную систему.

История и эволюция ERP-систем

Скромные истоки ERP-систем восходят к более чем столетнему прошлому, когда они представляли собой бумажную систему планирования производства. В начале 1960-х годов производственные компании начали внедрять компьютеризированные бизнес-приложения. Они были быстрее и точнее, чем ручные процессы, но также были дорогими, ограниченными по функциональности и все еще довольно медленными.

Эти новаторские приложения дали толчок развитию специализированных автономных решений, таких как обработка заказов на продажу и планирование материальных потребностей (MRP), которые в конечном итоге удалось интегрировать в единую систему, что повысило эффективность работы. К 1990-м годам ERP-системы преобразовали технологический сектор, охватив более широкий спектр бизнес-деятельности в различных отраслях.

Более высокая скорость интернета и новые инструменты разработки программного обеспечения еще больше изменили ERP-системы. Внедрение программного обеспечения на основе браузера проложило путь к облачным ERP-системам, значительно расширив возможности, масштабы и функциональность ERP-решений.

Современные ERP-системы включают в себя технологии искусственного интеллекта (ИИ), такие как genAI, а также ИИ-агентов и помощников. Эти возможности помогают компаниям трансформировать свою деятельность и оставаться конкурентоспособными за счет автоматизации задач, прогнозирования результатов и принятия более обоснованных решений в сфере финансов, цепочки поставок и других областях.

Почему системы планирования ресурсов предприятия (ERP) важны?

Большая часть или все данные организации должны храниться в системе ERP, чтобы обеспечить единый источник достоверной информации для всего бизнеса. Например:

• Финансовому отделу необходима система ERP для быстрого закрытия бухгалтерских книг.
• Для управления всеми заказами клиентов отделу продаж необходима ERP-система.
• Логистика полагается на эффективно работающее ERP-системное программное обеспечение для доставки необходимых товаров и услуг клиентам.
• Отдел закупок использует ERP-систему для поиска товаров и услуг, а также для управления отношениями с поставщиками.
• Отдел расчетов с поставщиками использует ERP-систему для своевременной и правильной оплаты поставщикам.
• Руководству необходима мгновенная информация о результатах деятельности компании для принятия своевременных решений.
• Банки и акционеры нуждаются в точной финансовой отчетности, поэтому они рассчитывают на надежные данные и анализ, которые предоставляет система ERP.

Примеры ERP-систем по отраслям

Способы использования ERP-систем организациями значительно различаются в зависимости от отрасли. Тем не менее, предприятиям во всех отраслях — от автомобильной до оптовой торговли — необходима точная информация в режиме реального времени и эффективные бизнес-процессы, чтобы конкурировать и процветать.

Вот лишь несколько примеров отраслевых сценариев использования ERP-систем:

Производители

Производители, работающие в дискретном, пакетном и непрерывном режимах, полагаются на ERP-системы для достижения целей по качеству продукции, управления использованием активов, контроля затрат на сверхурочную работу и многого другого. Кроме того, производители получают возможность осуществлять комплексный контроль запасов за счет мониторинга движения товаров, выявления наиболее и наименее эффективных продуктов, а также более эффективного управления закупками.

Розничные торговцы

В результате слияния традиционных магазинов с электронной коммерцией и другими цифровыми каналами продаж розничная торговля претерпела значительные изменения. Последовательные и интегрированные данные имеют решающее значение для предоставления возможностей самообслуживания при идентификации, настройке, покупке и отгрузке продукции. ERP-системы также помогают розничным продавцам сократить количество брошенных корзин, улучшить конверсию веб-сайта и повысить среднюю стоимость заказа.

Компании, ориентированные на предоставление услуг

Для оказания профессиональных бухгалтерских, налоговых, инженерных и юридических услуг необходима мощная мобильная ERP-система, работающая в режиме реального времени, чтобы сбалансировать выполнение обязательств по предоставлению услуг с финансовым здоровьем. Для специалистов в сфере профессиональных услуг ключевым является умение соблюдать график, одновременно управляя прибыльностью проекта, использованием ресурсов и возможностями для роста.

Коммунальные услуги

Коммунальным предприятиям необходимо постоянно пересматривать свои основные средства не только для удовлетворения будущего спроса на услуги, но и для замены устаревающего оборудования. Без ERP-системы управление этими инвестициями в активы представляет собой сложный и подверженный ошибкам процесс.

Система ERP также помогает решить еще одну важную проблему коммунальных предприятий — прогнозирование потребности в запасных частях. Отсутствие необходимых запчастей во время отключения электроэнергии создает серьезные проблемы с обслуживанием клиентов. С другой стороны, наличие слишком большого количества запасных частей означает чрезмерные затраты и устаревший ассортимент.

Оптовые продавцы

Оптовые продавцы, импортеры, компании, занимающиеся прямой доставкой в магазины, а также 3PL/4PL-компании стремятся снизить затраты на дистрибуцию, увеличить оборачиваемость запасов и сократить время от заказа до получения оплаты. Для достижения этих целей им необходимы интегрированная система управления запасами, логистические функции и индивидуально настроенные автоматизированные процессы.

Как работают ERP-системы?

Система ERP состоит из интегрированных модульных решений или бизнес-приложений, которые используют общую базу данных, обеспечивающую их взаимодействие и обмен данными. Как правило, каждый модуль ERP-системы ориентирован на одну область бизнеса, но все они работают вместе, используя одни и те же данные для удовлетворения потребностей компании.

Компании могут выбирать и комбинировать необходимые им модульные решения — такие как финансирование, логистика, закупки и управление персоналом — и добавлять новые модули и масштабировать систему по мере необходимости. Системы ERP также могут поддерживать отраслевые требования, либо в рамках основной функциональности системы, либо посредством расширений приложений, интегрирующихся с набором модулей.

Современные ERP-системы предоставляют огромный спектр бизнес-функционалов, но для эффективной работы им необходимо взаимодействовать и синхронизироваться с другими приложениями и источниками данных, такими как финансовые, закупочные, системы управления цепочками поставок, CRM и HCM-системы, а также со специализированными отраслевыми решениями и даже с другими ERP-системами.

Эта интеграция предоставляет компаниям единое представление информации из различных систем, что помогает повысить эффективность бизнес-процессов, улучшить качество обслуживания клиентов и облегчить сотрудничество между командами и деловыми партнерами.

Гибкость ERP-системы позволяет ей интегрироваться с широким спектром программных продуктов с помощью коннекторов или специализированных адаптеров, таких как интерфейсы прикладного программирования (API). К другим методам интеграции с ERP-системами относятся корпоративная сервисная шина (ESB) и современная платформа интеграции как услуга (iPaaS).

Типы развертывания ERP-систем

Системы ERP обычно развертываются в четырех распространенных режимах: облачный, локальный, двухуровневый и гибридный. Каждый тип имеет свои преимущества и недостатки, и предприятиям необходимо определить, какой вариант внедрения ERP-системы наилучшим образом соответствует их потребностям.

Облачная ERP-система

В случае облачной ERP-системы программное обеспечение размещается на удаленном сервере стороннего разработчика. Доступ к нему осуществляется через интернет по подписке (SaaS), при этом поставщик программного обеспечения берет на себя техническое обслуживание, обновления и обеспечение безопасности от имени компании. Сегодня облачные ERP-системы являются наиболее популярным методом внедрения ERP-систем, предлагая более низкие первоначальные затраты, большую масштабируемость, более быстрые инновации и более простую интеграцию.

ERP-система, устанавливаемая локально

Внедрение ERP-системы на собственных серверах — это традиционная модель, обеспечивающая максимальный уровень контроля. Программное обеспечение обычно устанавливается на территории дата-центра компании. Хотя полный контроль, безусловно, является преимуществом, он также влечет за собой обязанности по установке и текущему техническому обслуживанию.

Двухуровневая ERP-система

Компании, переживающие масштабные операционные изменения, такие как слияния, расширения или поглощения, часто выбирают двухступенчатую модель. Например, ERP-система первого уровня может представлять собой локальный сервер в головном офисе головной организации, а ERP-система второго уровня — облачную дочернюю систему, обрабатывающую локальные или специализированные функции. Двухуровневая стратегия позволяет компаниям начать контролируемый переход в облако, мигрируя отдельные функции или бизнес-подразделения без нарушения операционной деятельности.

Гибридная ERP-система

Гибридная модель — это тип двухуровневой ERP-системы, которая сочетает в себе локальное и облачное развертывание, предоставляя предприятиям возможность гибко выбирать оптимальный вариант развертывания для каждого приложения. Гибридная облачная ERP-система может стать промежуточным этапом на пути к двухуровневой облачной модели, при этом учитывая приложения, которые могут потребоваться для работы в локальной среде в соответствии с отраслевыми нормами или требованиями безопасности.

Шесть ключевых преимуществ ERP-системы

Как уже упоминалось, преимущества внедрения ERP-системы зависят от модели развертывания. При этом следующие шесть преимуществ применимы ко всем современным ERP-системам:

1. Повышение производительности: оптимизация и автоматизация основных бизнес-процессов, чтобы сотрудники всей организации могли делать больше с меньшими ресурсами.
2. Более глубокий анализ: устранение информационных разрозненностей, получение единого источника достоверной информации и быстрые ответы на критически важные бизнес-вопросы.
3. Ускоренная отчетность: Быстро составляйте бизнес- и финансовые отчеты и легко делитесь результатами, чтобы использовать полученные данные для принятия решений и повышения эффективности в режиме реального времени.
4. Снижение рисков: Максимальное обеспечение прозрачности и контроля над бизнесом, соблюдение нормативных требований, а также прогнозирование и предотвращение рисков.
5. Упрощение ИТ: используйте интегрированные ERP-приложения, использующие общую базу данных, чтобы упростить ИТ-инфраструктуру и облегчить работу всем сотрудникам.
6. Повышенная гибкость: выявление и реагирование на новые возможности благодаря эффективной работе и быстрому доступу к данным в режиме реального времени.

Как понять, готов ли я к внедрению ERP-системы?

Многие организации, особенно небольшие, часто начинают с использования простых автономных инструментов для управления своими бизнес-процессами, таких как QuickBooks или электронные таблицы Excel. Внедрение ERP-системы может показаться ненужным, дополнительным осложнением. Однако по мере развития и расширения бизнеса любого размера эти инструменты управления могут стать неэффективными и неустойчивыми, сдерживая масштабируемость и препятствуя оптимизации.

Вот несколько распространенных признаков того, что компания переросла свои инструменты управления и готова к внедрению современной ERP-системы:

Слишком много времени тратится на повседневные задачи.

Если выполнение повседневных задач, таких как закрытие бухгалтерских книг, занимает все больше времени, виновником может быть слишком много разрозненных приложений. Программное обеспечение ERP объединяет решения и данные в единую систему с общим интерфейсом, что упрощает взаимодействие между подразделениями компании и позволяет им эффективно выполнять свою работу.

Трудности с доступом к важным бизнес-данным.

Вы можете легко ответить на важные вопросы о вашем бизнесе, например, о выручке по каждой товарной линейке или количестве возвратов? В противном случае, вас могут сдерживать разрозненные системы и отсутствие доступа к метрикам и KPI.

Вышедшие из-под контроля бизнес-процессы

Есть ли области, где ваши процессы выходят из-под контроля? Возможно, вам сложнее управлять запасами, удовлетворять потребности клиентов или контролировать расходы. В таком случае, возможно, потребуется реструктуризация ваших бизнес-процессов для обеспечения роста или изменения приоритетов — и интеграция нового ERP-программного обеспечения станет для вас естественным решением.

Отсутствие стандартизированных процессов и дублирование наборов данных.

Если разные отделы используют собственные приложения и процессы для выполнения задач, вы, вероятно, тратите слишком много времени на дублирование ввода данных. Когда обмен информацией между системами затруднен, составление отчетов занимает больше времени, возрастает вероятность ошибок, что в совокупности препятствует принятию решений.

Слишком много упущенных возможностей

Если подразделения компании тратят всё своё время только на поддержание работы бизнеса, то у них не остаётся ресурсов для поиска потенциальных возможностей или внедрения инноваций. Многие ERP-системы включают в себя интеллектуальные возможности, такие как машинное обучение и прогнозная аналитика, что упрощает выявление и использование прибыльных новых направлений бизнеса.

10 вещей, на которые следует обратить внимание при выборе ERP-системы

Возможности современных ERP-систем часто различаются в зависимости от отрасли, в которой они работают, и предлагаемых ими модулей. Однако, независимо от специализации ERP-системы, существует 10 основных функций, которыми должна обладать любая система управления корпоративными ресурсами:

1. Единая база данных: централизованная информация и единый источник достоверной информации для согласованного обмена данными и межфункционального представления компании.
2. Встроенная аналитика: встроенные аналитические инструменты, самообслуживаемая бизнес-аналитика, инструменты отчетности и обеспечения соответствия нормативным требованиям, предоставляющие интеллектуальные аналитические данные для всего бизнеса.
3. Визуализация данных: визуальное представление ключевой информации с помощью панелей мониторинга, KPI и аналитики, доступной по принципу «наведи и щелкни», для содействия быстрому и обоснованному принятию решений.
4. Автоматизация: Возможность автоматизировать задачи и рабочие процессы с использованием искусственного интеллекта и машинного обучения.
5. Единый пользовательский интерфейс и опыт: стандартизированный внешний вид и удобство использования во всех модулях, а также простые в применении инструменты настройки и персонализации процессов и пользователей, включая клиентов и поставщиков.
6. Интеграция: Плавная интеграция бизнес-процессов и рабочих потоков, а также открытая интеграция с другими сторонними программными решениями и источниками данных.
7. Новые технологии: поддержка генеративного искусственного интеллекта и машинного обучения, цифровые помощники, Интернет вещей (IoT), безопасность и конфиденциальность, а также мобильные технологии.
8. Технологическая платформа: быстрый и стабильный технологический стек для долгосрочных инвестиций, включающий платформу с низким/нулевым уровнем кодирования, iPaaS, управление данными и многое другое.
9. Поддержка на международном уровне: глобальная поддержка языков, валют, а также местных деловых практик и правил, наряду с технической поддержкой облачных сервисов, обучением и внедрением.
10. Варианты развертывания: облачное, локальное, двухуровневое или гибридное развертывание.

ERP-системы не являются универсальными решениями.

ERP-система для малого бизнеса

Программное обеспечение ERP может помочь малому бизнесу отказаться от электронных таблиц и эффективно управлять всеми аспектами своего развития — от продаж и отношений с клиентами до финансов и операционной деятельности. ERP-системы для малого бизнеса, как правило, размещаются в облаке, быстро устанавливаются и масштабируются вместе с бизнесом.

ERP-система для среднего бизнеса

ERP-системы, разработанные для компаний среднего размера и их дочерних предприятий, обладают встроенными аналитическими функциями, обеспечивают быстрое внедрение и применяют лучшие практики для десятков бизнес-процессов. Инструменты ERP для средних компаний помогают растущим предприятиям масштабироваться и конкурировать даже при ограниченных ресурсах. Модульные облачные корпоративные ERP-системы также хорошо подходят для компаний среднего размера со сложными процессами или планами быстрого роста.

Корпоративная ERP-система

Крупным компаниям с глобальными или дочерними предприятиями необходима надежная, лидирующая на рынке ERP-система со встроенным искусственным интеллектом, машинным обучением, аналитикой и интеллектуальной автоматизацией для трансформации бизнес-моделей и процессов. В зависимости от потребностей, предприятия могут использовать ERP-системы в облаке, локально, а также в двухуровневой или гибридной конфигурации.

Тенденции в сфере ERP-систем, за которыми стоит следить

Инновации в сфере ERP-систем происходят постоянно, поскольку организации требуют более надежных и гибких решений. Вот четыре основных тенденции, за которыми стоит следить:

Генеративный ИИ

Внедрение возможностей генеративного искусственного интеллекта в ERP-системы помогает предприятиям автоматизировать ручные задачи, одновременно адаптируя, корректируя и оптимизируя основные процессы в соответствии со специфическими потребностями компании.

Помимо автоматизации задач и предоставления аналитической информации, генеративный ИИ расширяет возможности пользователей, не являющихся специалистами в области ИТ, упрощая взаимодействие с их ERP-системой с помощью команд и запросов на естественном языке . Любой пользователь может задать вопрос и получить мгновенный ответ, используя всю доступную документацию и данные.

Вертикальная интеграция

Компании готовы положить конец противостоянию между лучшими в своем классе решениями и интегрированными ERP-системами. Новые предложения обещают лучшее из двух миров — полностью интегрированную ERP-систему с вертикальными расширениями, позволяющими предприятиям получать необходимую функциональность без сложных проблем интеграции или разрозненности данных.

Облако, облако, облако

Предпочтение облачным ERP-системам будет продолжать расти по мере того, как все больше компаний открывают для себя их преимущества, включая доступ «из любого места», снижение затрат на оборудование и техническую поддержку, повышение безопасности и интеграцию с другими системами. Поскольку темпы развития бизнеса продолжают ускоряться, внедрение облачных технологий становится еще более важным.

Персонализация пользователя

Сотрудники, клиенты и поставщики хотят получать контент и функциональность, соответствующие их конкретным потребностям или интересам и повышающие их производительность. Изменение демографической структуры рабочей силы, особенно в таких отраслях, как производство, также стимулирует интерес к платформам с низким и нулевым уровнем кодирования.

Эти платформы предоставляют пользователям легко настраиваемый интерфейс, вместо того чтобы заставлять их адаптироваться к программному обеспечению. Пользователи также могут рассчитывать на настраиваемые панели управления, поиск на основе искусственного интеллекта, персонализированный чат и персонализированные рабочие процессы на разных устройствах.

Часто задаваемые вопросы по ERP-системам

Читайте другие статьи из этой серии.