Введение в планирование ресурсов предприятия

Простой способ понять ERP-систему — представить компанию как человеческую фигуру. Как и в организме, в нем есть основные процессы, которые имеют жизненно важное значение для его здоровья и функциональности — вместо сна и пищеварения думайте о цепочке поставок и продажах. Хотя многие из этих процессов происходят независимо, они по-прежнему связаны тем, как они влияют на тело или бизнес в целом. Это также означает, что проблемы с одним процессом могут и часто влияют на остальные.

Программная система ERP выступает в роли центральной нервной системы предприятия, помогая эффективно управлять всеми этими критически важными процессами и операциями, объединяя их в интегрированную систему.

История и эволюция ERP

Скромное начало ERP насчитывает более ста лет и представляет собой систему бумажного производства для календарного планирования производства. В начале 1960-х годов производственные компании начали внедрять компьютеризированные бизнес-приложения. Они были более быстрыми и точными, чем ручные процессы, но и дорогостоящими, ограниченными по функциональности и все еще довольно медленными.

Эти новаторские приложения породили разработку специализированных автономных решений, таких как обработка заказов клиентов и планирование потребности в материалах (ППМ), которые в конечном итоге смогли интегрировать в единую систему, повышающую операционную эффективность. К 1990-м годам ERP трансформировала технологический сектор, обслуживая более широкий спектр бизнес-операций в различных отраслях.

Более высокая скорость Интернета и новые инструменты разработки программного обеспечения произвели дальнейшую революцию в пакетах ERP. Внедрение программного обеспечения на основе браузера проложило путь к облачной ERP-системе, значительно расширив объем и функциональность ERP-решений.

Современные ERP-системы включают технологии искусственного интеллекта (ИИ), такие как генеративный ИИ, агенты и ассистенты ИИ. Эти возможности помогают компаниям трансформировать свою деятельность и сохранять конкурентоспособность за счет автоматизации задач, прогнозирования результатов и принятия более взвешенных решений по финансам, цепочкам поставок и т. д.

Почему важно планирование ресурсов предприятия?

Большая часть или все данные организации должны находиться в системе ERP, чтобы обеспечить единый источник достоверной информации в масштабе всей компании. Например:

• Финансовому отделу требуется ERP для быстрого закрытия бухгалтерских книг
• Для сбыта требуется система ERP для управления всеми заказами клиентов
• Логистика опирается на хорошо работающее ERP-решение для поставки клиентам правильных продуктов и услуг
• Отдел закупок использует ERP-систему для выбора поставщиков товаров и услуг, а также управления отношениями с поставщиками
• Бухгалтерия кредиторов использует ERP для правильной и своевременной оплаты поставщикам
• Для принятия своевременных решений руководству требуется мгновенная прозрачность эффективности компании
• Банкам и акционерам требуются точные финансовые записи, поэтому они рассчитывают на достоверные данные и анализ, которые можно выполнить с помощью ERP-системы

Примеры ERP-систем по отраслям

То, как организации полагаются на свое программное обеспечение ERP, значительно варьируется в зависимости от отрасли. Тем не менее, компаниям в каждой отрасли — от автомобильной промышленности до оптовой торговли — необходима точная информация в реальном времени и эффективные бизнес-процессы, чтобы успешно конкурировать и процветать.

Вот лишь несколько примеров сценариев использования ERP для конкретных отраслей:

Производители

Дискретные производители, производители партий и непрерывных процессов используют ERP для достижения целевых показателей качества продукции, управления использованием активов, контроля затрат на сверхурочную работу и многого другого. Производители также получают комплексный контроль над запасами, отслеживая движение запасов, выявляя наиболее и низкоэффективные продукты и более эффективно управляя закупками.

Розничная торговля

Розничная торговля претерпела значительные преобразования, когда розничные магазины объединились с электронной коммерцией и другими цифровыми каналами сбыта. Непротиворечивые интегрированные данные критически важны для предоставления опций самообслуживания для идентификации, настройки, закупки и отгрузки продуктов. ERP-система также помогает розничным компаниям сократить количество брошенных корзин, повысить конверсию веб-сайта и увеличить среднюю стоимость заказа.

Компании, ориентированные на обслуживание

Профессиональные бухгалтерские, налоговые, инженерные и юридические услуги требуют мощной мобильной ERP-технологии в реальном времени, позволяющей сбалансировать обязательства по предоставлению услуг с финансовым состоянием. Ключевым фактором для сферы профессиональных услуг является возможность соблюдения графика при управлении рентабельностью проектов, использованием ресурсов и возможностями роста.

Энергетика и ЖКХ

Коммунальным предприятиям необходимо постоянно пересматривать свои капитальные активы не только для удовлетворения спроса на будущие услуги, но и для замены устаревших активов. Без ERP управление инвестициями в активы является сложным и подверженным ошибкам процессом.

ERP также помогает решить еще одну важную проблему коммунального предприятия — прогнозирование запасных частей. Отсутствие нужных деталей во время простоя создает серьезную проблему с обслуживанием клиентов. С другой стороны, наличие слишком большого количества запасных частей означает избыточные затраты и устаревший запас.

Оптовики

Оптовики, импортеры, прямые поставки в магазины и компании 3PL/4PL хотят сократить затраты на распределение, увеличить оборачиваемость запасов и сократить время от заказа до оплаты. Для достижения этих целей им необходимы интегрированное управление запасами, функции логистики и пользовательские автоматизированные процессы.

Как работают системы ERP?

ERP-система состоит из интегрированных модульных решений или бизнес-приложений, которые совместно используют общую базу данных, соединяющую их и позволяющие им общаться друг с другом. Каждый модуль ERP, как правило, ориентирован на одну бизнес-сферу, но вместе они используют одни и те же данные для удовлетворения потребностей компании.

Компании выбирают и выбирают нужное им модульное решение, например, финансирование, логистику, закупки и управление персоналом, и могут по мере необходимости добавлять и масштабировать его. Системы ERP также могут поддерживать отраслевые требования либо как часть базовой функциональности системы, либо посредством расширений приложений, которые интегрируются с пакетом модулей.

Хотя современные ERP-системы предоставляют огромный спектр бизнес-функций, они должны подключаться и синхронизироваться с другими приложениями и источниками данных, чтобы быть эффективными, такими как финансы, закупки, логистическая цепочка, CRM и HCM, а также отраслевые решения и даже другие ERP-системы.

Такая интеграция предоставляет компаниям единое представление информации из различных систем, которое помогает повысить эффективность бизнес-процессов, улучшить клиентский опыт и упростить сотрудничество между командами и деловыми партнерами.

Гибкость системы ERP позволяет интегрировать ее с широким спектром программных продуктов с помощью коннекторов или настраиваемых адаптеров, таких как прикладные программные интерфейсы (API). К другим методам интеграции ERP относятся корпоративная шина обслуживания (ESB) и современная интеграционная платформа как услуга (iPaaS).

Типы развертывания ERP-систем

ERP-система имеет четыре общих типа развертывания: облачная, локальная, двухуровневая и гибридная. Каждый тип имеет свои преимущества и недостатки, и компании должны определить, какой вариант развертывания ERP лучше всего соответствует их потребностям.

Облачная ERP-система

В облачной ERP-системе программное обеспечение размещается на удаленном стороннем сервере. Доступ к нему осуществляется через Интернет как услугу по подписке (SaaS), при этом поставщик программного обеспечения обрабатывает обслуживание, обновления и безопасность от имени бизнеса. Сегодня облачная ERP-система — это самый популярный метод развертывания ERP, обеспечивающий снижение предварительных затрат, большую масштабируемость, ускорение инноваций и упрощение интеграции.

Локальная ERP-система

Локальная модель — это традиционная модель развертывания программного обеспечения ERP, обеспечивающая наивысший уровень контроля. Как правило, программное обеспечение устанавливается на месте в центре обработки данных компании. Хотя полный контроль, безусловно, является преимуществом, он также поставляется с обязанностями установки и текущего обслуживания.

Двухуровневая ERP-система

Компании, подвергшиеся значительным операционным изменениям, таким как слияния, расширения или поглощения, часто выбирают двухуровневую модель. Например, ERP-система уровня 1 может быть локальным сервером в головном офисе головной компании, а ERP-система уровня 2 может быть облачной дочерней системой, выполняющей локальные или специализированные функции. Двухуровневая стратегия позволяет компаниям начать контролируемый переход в облако, выполняя миграцию определенных функций или бизнес-единиц без прерывания операций.

Гибридная ERP-система

Гибридная модель — это тип двухуровневой системы ERP, которая сочетает в себе локальное и облачное развертывание, обеспечивая компаниям гибкость при выборе лучшего развертывания для каждого приложения. Гибридная облачная ERP-система может стать пошаговым этапом двухуровневой облачной модели, при этом сохраняя при этом учет приложений, которые могут потребоваться локально для соблюдения отраслевых предписаний или требований безопасности.

Шесть ключевых преимуществ ERP

Как уже упоминалось, преимущества внедрения системы ERP различаются в зависимости от модели развертывания. При этом ко всем современным ERP-решениям применяются следующие шесть преимуществ:

1. Повышение производительности. Оптимизируйте и автоматизируйте основные бизнес-процессы, чтобы сотрудники всей организации могли делать больше при меньшем количестве ресурсов
2. Более глубокая аналитика: устранение разрозненности информации, получение единого источника достоверной информации и получение быстрых ответов на критически важные бизнес-вопросы
3. Ускоренная отчетность: быстрое отслеживание бизнес-отчетности и финансовой отчетности и простой обмен результатами для принятия мер на основе аналитики и повышения производительности в реальном времени
4. Снижение рисков: повышение прозрачности и контроля бизнеса, обеспечение соответствия нормативным требованиям, прогнозирование и предотвращение рисков
5. Упрощение ИТ-процессов. Использование интегрированных ERP-приложений с общей базой данных для упрощения ИТ-процессов и упрощения работы всех сотрудников
6. Повышение гибкости. Выявляйте новые возможности и реагируйте на них благодаря эффективности операций и доступу к данным в реальном времени

Как узнать, готов ли я к системе ERP?

Во многих организациях, особенно небольших, часто используются простые автономные инструменты для управления бизнес-процессами, например QuickBooks или электронные таблицы Excel. Внедрение ERP-системы может оказаться ненужным, например, дополнительным осложнением. Однако по мере развития и расширения бизнеса любого размера эти инструменты управления могут стать неэффективными и неустойчивыми, сдерживая масштабируемость и препятствуя оптимизации.

Вот некоторые распространенные признаки того, что компания переросла свои инструменты управления и готова к созданию современной ERP-системы:

Слишком много времени тратится на повседневные задачи

Если управление ежедневными операциями, такими как закрытие книг, занимает больше времени и времени, виновником может быть слишком много разрозненных приложений. Программное обеспечение ERP интегрирует решения и данные в одну систему с общим интерфейсом, что упрощает для бизнес-подразделений коммуникацию и эффективное выполнение своих задач.

Сложность доступа к критически важным бизнес-данным

Можете ли вы легко ответить на важные вопросы о бизнесе, такие как выручка по каждой линейке продукции или количество возвратов? Если нет, возможно, ваш прогресс сдерживают разрозненные системы и отсутствие доступа к показателям и KPI.

Выполнение бизнес-процессов

Есть ли области, в которых ваши процессы уходят от вас? Возможно, вам будет сложнее управлять запасами, удовлетворять клиентов или держать затраты под контролем. Если да, то может потребоваться реструктуризация бизнес-процессов с учетом роста или изменения приоритетов — это естественно подходит для интеграции нового программного обеспечения ERP.

Отсутствие стандартизированных процессов и дублирующихся наборов данных

Если все отделы используют собственные приложения и процессы для выполнения определенных задач, вы, вероятно, тратите слишком много времени на двойной ввод данных. Когда информация не может передаваться между системами, отчетность занимает больше времени, и вероятность ошибок выше, и все это препятствует принятию решений.

Слишком много упущенных возможностей

Если бизнес-подразделения тратят все свое время только на поддержание бизнеса, то нет пропускной способности для реализации потенциальных возможностей или инноваций. Многие ERP-системы включают интеллектуальные функции, такие как машинное обучение и прогнозная аналитика, что упрощает выявление и использование прибыльных новых предприятий.

10 аспектов ERP-системы, на которые следует обратить внимание

Возможности современной системы ERP часто варьируются в зависимости от отрасли, которой она обслуживает, и модулей, которые они предлагают. Однако независимо от того, насколько специализирована система ERP, существует 10 основных функций, которые должны иметь все системы управления ресурсами предприятия:

1. Общая база данных: централизованная информация и единый источник достоверных непротиворечивых совместно используемых данных и межфункциональное представление компании
2. Встроенная аналитика: встроенная аналитика, самообслуживание BI, инструменты отчетности и обеспечения нормативного соответствия, обеспечивающие интеллектуальную аналитику в масштабе всей компании
3. Визуализация данных. Визуальное представление ключевой информации с помощью инструментальных панелей, KPI и аналитики по щелчку мыши для быстрого принятия обоснованных решений
4. Автоматизация: возможность автоматизации задач и потоков операций с помощью ИИ и машинного обучения
5. Согласованный пользовательский интерфейс/взаимодействие с пользователем: стандартизированный внешний вид модулей с удобными инструментами настройки и персонализации для процессов и пользователей, включая клиентов и поставщиков
6. Интеграция: плавная интеграция бизнес-процессов и потоков операций, а также открытая интеграция с другими сторонними программными решениями и источниками данных
7. Новые технологии: поддержка генеративного ИИ и машинного обучения, цифровых ассистентов, Интернета вещей (IoT), безопасности и конфиденциальности, мобильных технологий
8. Технологическая платформа: быстрый и стабильный технологический стек для долгосрочных инвестиций, включающий платформу low-code/no-code, iPaaS, управление данными и многое другое
9. Поддержка на международном уровне: глобальная поддержка языков, валют, местных бизнес-практик и нормативных требований, а также техническая поддержка облачных сервисов, обучение и внедрение
10. Выбор варианта развертывания: облачные, локальные, двухуровневые или гибридные варианты развертывания

ERP-решение не является универсальным

ERP-система для малого бизнеса

ERP-решения помогают малым компаниям выйти за рамки электронных таблиц и эффективно управлять всеми аспектами роста — от продаж и отношений с клиентами до финансов и операций. ERP-инструменты для малого бизнеса, как правило, находятся в облаке, быстро устанавливаются и предназначены для масштабирования вместе с бизнесом.

ERP-система для быстро растущего бизнеса

ERP-решение, разработанное для компаний среднего бизнеса и дочерних компаний, получает преимущества от встроенной аналитики, быстрого развертывания и лучших практик для десятков бизнес-процессов. Инструменты ERP для среднего бизнеса помогают растущим компаниям расти и конкурировать даже при ограниченном количестве ресурсов. Модульные облачные корпоративные ERP-системы также хорошо подходят для компаний среднего бизнеса со сложными процессами или планами быстрого роста.

Корпоративная ERP-система

Крупным компаниям с глобальными или дочерними предприятиями необходима надежная, лидирующая на рынке система ERP со встроенным ИИ, машинным обучением, аналитикой и интеллектуальной автоматизацией для преобразования бизнес-моделей и процессов. Компании могут использовать ERP-системы в облаке, локально, в двухуровневом или гибридном сценарии в зависимости от потребностей.

Тенденции в области ERP для наблюдения

Инновации ERP являются непрерывными, поскольку организациям необходимы более надежные и гибкие решения. Обратите внимание на следующие четыре основные тенденции:

Генеративный ИИ

Встраивание ERP-решений с функциями генеративного ИИ помогает компаниям автоматизировать ручные задачи, одновременно адаптируя, корректируя и оптимизируя свои основные процессы в соответствии с потребностями компании.

Наряду с автоматизацией задач и предоставлением аналитической информации генеративный ИИ расширяет возможности не-ИТ-пользователей, упрощая взаимодействие с системой ERP с помощью команд и запросов на естественном языке. Любой пользователь может задать вопрос и получить немедленный ответ, который использует всю доступную документацию и данные.

Вертикальная интеграция

Компании готовы к завершению переворота между лучшими в своем классе решениями и интегрированной ERP-системой. Новые предложения обещают лучшее из обоих миров — полностью интегрированную ERP-систему с вертикальными расширениями, которые позволяют компаниям получать необходимые им специфические функции без проблем с интеграцией или разрозненности данных.

Облако, облако, облако

Предпочтение для облачной ERP-системы будет продолжать усиливаться по мере того, как все больше компаний узнают о преимуществах, включая возможность доступа, снижение затрат на аппаратное обеспечение и техническую поддержку, повышение безопасности и интеграцию с другими системами. Поскольку скорость бизнеса продолжает ускоряться, внедрение облачного образа мышления становится еще более важным.

Пользовательская персонализация

Сотрудникам, клиентам и поставщикам требуется контент и функциональность, соответствующие их конкретным потребностям или интересам и повышающие их продуктивность. Изменение демографических характеристик персонала, особенно в таких отраслях, как производство, также вызывает интерес к платформам с минимумом кода и без кода.

Эти платформы предоставляют пользователям простой настраиваемый интерфейс, а не заставляют их адаптироваться к программному обеспечению. Пользователи также могут ожидать настраиваемых информационных панелей, поиска на основе ИИ, персонализированного чата и персонализированных потоков операций на всех устройствах.

Часто задаваемые вопросы о ERP-системах

Подробнее в этой серии