Обзор внедрения ERP

Первое, что нужно понять о внедрении ERP-системы — это то, что такое ERP: планирование ресурсов предприятия. Самым простым способом определения ERP является анализ всех основных бизнес-процессов, необходимых для управления компанией: финансы, управление персоналом, производство, цепочка поставок, услуги, закупки и другие. На самом базовом уровне ERP — это программное обеспечение, которое помогает эффективно управлять всеми этими процессами в интегрированной системе, поэтому ее часто называют системой регистрации для организации.

Без эффективно внедренной системы ERP компании сталкиваются с множеством разрозненных процессов и прежних систем, которые приводят к длительным циклам отчетности, подверженным ошибкам, ограниченному доступу к данным в реальном времени и отсутствию надежного единого источника достоверной информации. Именно поэтому — независимо от размера компании — руководители компаний решают развернуть ERP-систему, чтобы помочь им получить конкурентное преимущество и оптимизировать операции при одновременном снижении рисков.

Однако интеграция системы ERP в процессы компании и ИТ-среду может быть монументальной задачей. Перед началом работы важно знать преимущества, потенциальные ловушки и передовые практики внедрения.

Преимущества внедрения ERP-системы для бизнеса

Внедрение ERP-системы, особенно облачной, имеет множество преимуществ, и они различаются в зависимости от бизнеса. Например, у компании, предоставляющей профессиональные услуги, есть очень разные причины для выбора системы ERP, чем у производственной компании.

Но эти три положительных момента внедрения ERP касаются примерно каждой организации:

• Получайте ценную аналитическую информацию в реальном времени. Управление бизнесом в реальном времени является сложной задачей, когда доступ к информации затруднен для принятия мер. Внедрение ERP-системы помогает руководителям бизнеса централизовать данные, постоянно отслеживать финансовое положение компании и управлять отчетностью даже в сложной и постоянно меняющейся бизнес-среде.
• Повышение операционной эффективности. Управление бизнесом с помощью разрозненных систем, основанных на ручном вмешательстве, является не только дорогостоящим и трудоемким, но и приводит к ошибкам, задержкам и недовольным клиентам. Автоматизация ручных процессов с помощью решения ERP экономит время, сокращает трудозатраты, снижает затраты и повышает рентабельность.
• Упрощенное развертывание, использование и обслуживание. Сохранение технологических достижений усложняется, когда организация работает в разных регионах, которые не полностью поддерживаются, или в разрозненных подразделениях, которые не остаются в стороне от изменений. Развертывание облачной ERP-системы делает обновления масштабируемыми, автоматическими и доступными в любом месте.

Стратегии внедрения ERP

Когда компании думают о внедрении систем, они часто начинают с рассмотрения требуемых функций. Однако новые функции и технологии не являются основной проблемой; потребности бизнеса в росте — это современные бизнес-процессы, обеспечивающие гибкость и оперативность.

Однако существующие процессы, как правило, являются негибкими, вялыми и неспособными удовлетворить бизнес-потребности. Даже при наличии проверенных и экономичных процессов их необходимо часто обновлять в соответствии с меняющимися потребностями или дополнять новыми возможностями, такими как искусственный интеллект, генеративный ИИ, агенты ИИ и оркестрация цепочек поставок. Важно, чтобы эти процессы находились в основе плана внедрения. Стоит также отметить, что чем сложнее предприятие, тем более комплексным и сложным может быть подход к внедрению.

Вот четыре общих стратегии подхода компаний любого размера к проекту внедрения ERP:

1. Большой взрыв: внедрение системы или процесса целиком, все сразу. Этот метод часто используется при переходе от старой системы к новой, где все переключается одновременно. Хотя такой подход может привести к немедленным выгодам и снизить потребность в параллельных операциях, он также сопряжен со значительным риском. Любые проблемы, которые возникают в ходе внедрения, могут иметь широкие последствия, и внезапные изменения могут быть ошеломляющими для пользователей и заинтересованных сторон. Подход «большого взрыва» часто выбирается, когда временные ограничения или характер проекта делают поэтапное внедрение ERP непрактичным.
2. Поэтапное развертывание: поэтапное внедрение системы или процесса, часто в разных отделах, местоположениях или группах пользователей. Этот метод обеспечивает тщательный мониторинг и корректировку на каждом этапе, снижая риск масштабных сбоев. Развернув процесс внедрения, организации решают возникающие проблемы и учатся на каждом этапе, прежде чем переходить к следующему этапу. Хотя для полного внедрения системы требуется больше времени, этот подход обеспечивает более плавный переход и большую приемку пользователями. Это особенно полезно в сложных проектах, где полномасштабное развертывание ERP сопряжено со значительными рисками.
3. Пилотное внедрение: ввод новой системы, процесса или продукта в небольшом масштабе, часто в контролируемой среде или с ограниченной группой пользователей, перед полномасштабным развертыванием. Основной целью пилотного проекта является тестирование функциональности системы, выявление потенциальных проблем и сбор отзывов от пользователей. Этот подход позволяет вносить корректировки и уточнения до более широкого развертывания, снижая вероятность сбоев при полном внедрении. Успешный пилотный проект может завоевать доверие заинтересованных сторон и служить доказательством концепции крупномасштабного внедрения ERP-системы.
4. Гибридный подход: объединение элементов из нескольких стратегий внедрения, таких как масштабное развертывание, развертывание по фазам и пилотное внедрение, для адаптации плана к конкретным потребностям проекта. Например, организация может использовать развертывание по фазам для основных функций и одновременно пилотировать новые функции в выбранных областях. Такой подход обеспечивает гибкость, позволяя вносить корректировки на основе обратной связи в реальном времени и меняющихся обстоятельств. Используя преимущества различных стратегий, гибридный подход снижает риски, оптимизирует ресурсы и повышает вероятность успешного внедрения ERP.

Роль проектной группы ERP

Независимо от стратегии, один из предварительных элементов, возможно, более важен для успеха проекта ERP, чем любая другая: сама команда. Тематический пример внедрения ERP содержит ту же самую историю. Фактором успеха внедрения является команда внедрения— люди, формирующие проект с самого начала.

Это связано с тем, что отличное программное обеспечение ERP отлично подходит только в том случае, если его внедряет сильная команда. Если людям не хватает времени, поддержки или навыков для эффективного выполнения работы, они не будут успешными, и проект может пострадать от задержек, дополнительных затрат и/или программного обеспечения, которое не отвечает потребностям компании.

Компании, которые столкнулись с неудачами или неудачами, часто назначали сотрудников, которые «имели время» работать над проектом. Но проект ERP требует подбора персонала, без которого «нельзя обойтись». Это занятые люди, которые знают бизнес-процессы, хорошо работают с другими членами организации и имеют уважение к исполнительному управлению. Эти сотрудники должны быть посвящены проекту полный рабочий день (40 доступных часов), или как можно больше часов в неделю.

Никому, кто не может выделить не менее 25% своего недельного времени (минимум 10 часов), не следует добавлять в ключевую проектную группу. Члены команды, тратящие менее четверти своего времени, едва успеют догнать операции по проекту, тем более повышая ценность проекта.

Поддержка команды со стороны руководства также имеет решающее значение. При каждом крупном внедрении системы ERP необходимо принимать решения в отношении приоритетов и компромиссов в области ресурсов. Без сильной поддержки и целеустремленности даже самые квалифицированные команды могут провалиться.

Быстрое внедрение современной системы ERP является одной из наиболее важных задач, которые может достичь компания, и крайне важно иметь нужных сотрудников с самого начала проекта.

Шаги планирования нового проекта внедрения ERP

Каждый проект ERP неизбежно сталкивается с непредвиденными проблемами. Однако применение передовых практик для успешного внедрения ERP может выявлять и устранять возникающие проблемы, помогая управлять рисками и затратами.

Крайне важно реалистично планировать последовательность внедрения, всегда учитывая доступность руководящей группы, менеджеров и внутренних экспертов, вносящих вклад в эти усилия. Не забывайте расставлять приоритеты, уделяя особое внимание крупным достижениям при создании базовой базы программного обеспечения и технологий, которая может расширяться с учетом потребностей бизнеса.

Основные шаги планирования внедрения ERP

Хотя подробный конечный план и ключевые показатели эффективности (KPI) адаптированы к конкретным бизнес-требованиям, следующие ключевые операции являются общими шагами во всех успешных внедрениях ERP.

Рекомендации по планированию нового внедрения ERP

1. Выберите партнера по программному обеспечению и сервисам, который поможет при внедрении

После завершения процесса исследования и оценки программного обеспечения ERP пришло время выбрать партнера, который поможет внедрить выбранную систему, поскольку большинство проектных групп не очень опытны во внедрении программного обеспечения ERP. Найдите квалифицированного консультанта по внедрению ERP с глубокими знаниями и опытом работы с выбранным приложением ERP. Убедитесь, что они понимают, как новое ERP-решение поддерживает текущие и меняющиеся бизнес-процессы, включая опрос рекомендаций для проверки их знаний.

Партнер должен иметь персонал, обученный в конкретной отрасли и доступный в необходимых местах. Для международных клиентов и поставщиков убедитесь, что партнер обладает многонациональными навыками ведения бизнеса, языка и валюты, необходимыми для оптимизации внедрения. Наконец, ознакомьтесь с программным обеспечением для управления проектами, которое использует компания, чтобы убедиться, что оно совместимо с существующей внутренней системой планирования, календарного планирования и отслеживания.

2. Детализация всех задач проекта

Партнер по внедрению ERP помогает составить подробный список всех необходимых задач.

Этот список является обширным — только обучение, например, включает в себя множество задач:

• Обучение проектной группы. Проектной группе ERP необходимо изучить программное обеспечение, чтобы они могли принять решение о настройке бизнес-процессов.
• Обучение ИТ-команды: ИТ-команда должна пройти обучение по оптимальному установке и обслуживанию системы ERP.
• Обучение бизнес-пользователей. Каждый конечный пользователь ERP-решения должен изучить его работу.
• Непрерывное обучение. Новым пользователям требуется обучение по мере их прихода в компанию, поэтому необходимо разработать долгосрочный план адаптации.

Список задач должен быть разделен на стадии. Необходимо выделить время на пилотный проект в конференц-зале, настройку приложения, интеграцию с другими приложениями и источниками данных, внедрение инфраструктуры, очистку данных, принятие пользователями и т. д.

3. Расчет рабочих часов

Тщательно оценивайте время, необходимое для выполнения каждой задачи. Рассмотрите работу, связанную с каждой задачей, а затем присвойте требуемое число "рабочих часов", даже если это всего лишь диапазон часов. Суммируйте рабочие часы для каждой фазы проекта ERP и назначьте члена проектной группы, ответственного за ее выполнение. Это может быть сложной задачей, поэтому важно привлечь партнера по внедрению, знакомого с конкретным решением ERP. Этот шаг необходим для точного расчета сроков, определения необходимости помощи текущей группы и ограничения объема работ.

4. Создание реалистичного графика

После ввода доступных и требуемых рабочих часов создайте управляемый график. Во многих случаях первый проход выявляет проблему с мощностью по сравнению с сроками внедрения, которые были первоначально представлены руководителям.

Ниже приведен пример расчета, иллюстрирующий потенциальные несоответствия:

Целевой срок ввода в продуктивную эксплуатацию = 12 месяцев или 1 год

• Общее количество доступных рабочих часов за 12-месячный период = 540 в неделю или 28 080 в год
• Общее количество рабочих часов, необходимых для внедрения = 42 000 часов
• Необходимое количество часов, деленное на количество доступных часов в год = 1,496 года.

Результат? Дата продуктивного запуска уже пропущена до начала проекта. Некоторые возможные решения:

• Сокращение объема — даже несмотря на то, что команда согласилась с тем, что эти задачи являются важными
• Продление срока до реалистичного срока
• Добавление дополнительных внутренних и внешних ресурсов (доступно больше рабочих часов)
• Разбиение проекта на фазы

Именно в этом случае исполнительному руководству необходимо принять решение. Это лишь один из примеров того, почему они должны участвовать в процессе выбора и внедрения программного обеспечения ERP.

5. Проведение пилотного проекта в конференц-зале

После запуска выполните тестовый прогон или пилотный проект (в конференц-зале) перед полным развертыванием. Этот пилотный проект в конференц-зале обеспечивает наличие необходимых бизнес-процессов для удовлетворения текущих и будущих потребностей компании. По мере разработки новых процессов важно понимать диапазон опций, доступных в системе ERP, и проверять процессы вместе с проектной группой и стейкхолдерами из сообщества пользователей.

На этой многонедельной фазе партнер по внедрению ERP устанавливает пилотное программное обеспечение, которое позволяет протестировать все процессы, чтобы убедиться, что они работают, как ожидалось, без каких-либо сюрпризов. Применение передового опыта на этом этапе часто экономит время, особенно если инструменты конфигурации могут вносить корректировки в уточнения процессов.

6. Очистка данных

Это звучит просто, но очистка данных занимает очень много времени. Лучше всего как можно скорее начать оценку точности данных, поскольку для правильного выполнения этого шага требуется много усилий. В ходе проекта происходят изменения бизнес-процессов, поэтому их можно подготовить к дополнительным шагам управления данными в ходе внедрения.

7. Держите всех в курсе

Член проектной группы должен еженедельно связываться со всеми ключевыми стейкхолдерами, чтобы они знали о положительных и неположительных результатах выполнения проекта внедрения. Худший сценарий - когда людей не держат в курсе и застают врасплох. Большинство систем управления проектами обеспечивают визуальное представление хода выполнения проекта ERP.

Приоритизация наиболее важных процессов и возможностей

Поскольку не все компании сталкиваются с одними и теми же проблемами, лучше всего просмотреть все релевантные рабочие процессы и указать, какие процедуры следует решить в первую очередь.

Ниже приведен список важных областей, которые необходимо учитывать:

• Финансы и бухгалтерский учет. Точные финансовые операции, KPI и аналитика в реальном времени критически важны для каждого бизнеса и должны охватывать все подразделения и отделы. Помимо бухгалтерского учета, они должны быть интегрированы с калькуляцией затрат, бюджетированием, прогнозированием, проектами, управлением активами, соблюдением нормативных требований и управлением наличностью.
• Управление цепочкой поставок (SCM) и производством: жесткие графики, низкая маржа и сбои в цепочке поставок ставят под сомнение каждый бизнес. Для управления ими требуются групповые усилия — работа с поставщиками, перевозчиками, импортными/экспортными фирмами, банками и другими партнерами — часто на мобильных устройствах во многих подразделениях.
• Управление связями с клиентами (CRM): процессы CRM, как правило, затрагивают все аспекты бизнеса. Прямые продажи, дистрибьюторы, розничные выставочные залы, электронная коммерция, обслуживание клиентов и выездное обслуживание — все они должны обмениваться информацией о клиентах с управлением заказами, операциями, закупками, проектированием, дебиторской задолженностью и доставкой.
• Управление персоналом (HR). Управление кадровым многообразием является сложной задачей, и отделы кадров нуждаются в немедленном и безопасном доступе к системам управления персоналом, содержащим информацию о сотрудниках для расчета зарплаты, льгот, составления бюджета, календарного планирования и соблюдения нормативных требований. Кроме того, подбор, развитие и удержание сотрудников являются важной частью оценки текущих и предлагаемых бизнес-планов.
• Бизнес-аналитика, включая оповещения руководства и информационные панели. Группе бизнес-подразделений требуется быстрое обновление бизнес-проблем, а также возможность легко детализировать данные для быстрого решения проблем — в офисе, дома или в дороге. Встроенная аналитика и данные, работающие в одной базе данных, являются важными элементами.
• Многонациональные языки, валюты и местоположения. По мере расширения бизнеса, особенно в новых регионах или странах, возможность последовательно и быстро открывать и расширять новые операции становится еще более важной. Для этого требуются широкие и расширенные возможности программного обеспечения ERP, а также последовательные услуги поставщика программного обеспечения в каждом расположении.
• Мобильность. Потребность сотрудников в доступе к информации при удаленной работе заложена в современной модели работы. Облачное ERP-решение предоставляет доступ к бизнес-системам в любом месте.

Советы по снижению рисков внедрения ERP

Все проекты по внедрению программного обеспечения включают элемент риска, но следующие пять советов полезны для повышения шансов на своевременное выполнение проекта ERP в рамках бюджета:

1. Выбор программного обеспечения, бизнес-процессов и партнеров по внедрению с отраслевыми и локальными ноу-хау. Всегда опрашивайте рекомендации схожих предприятий/отраслей.

2. Не вытягивайте устаревшие технологии за ее пределы. Исключите старые, устаревшие, автономные системы и, насколько это возможно, консолидируйте данные в единую базу данных (единая версия достоверных данных) со встроенной аналитикой для глобального доступа и непротиворечивой производительности.

Избегайте растяжения устаревших технологий

Рассмотрите возможность внедрения стратегии ERP на основе принципов clean core. Это поможет вам с внедрением ERP и экономичным внедрением инноваций.

3. Убедитесь, что выбранный поставщик ERP имеет возможности облачной интеграции и опыт работы с сетями поставщиков. В условиях цифровой экономики компании часто должны интегрировать системы бизнес-подразделений, а также внешних систем с клиентами и поставщиками.

4. Избегайте изменения объема проекта. В ходе внедрения ERP часто обнаруживаются потребности и возможности, поэтому важно управлять заказами на изменение, чтобы избежать задержек и перерасхода средств.

5. Убедитесь, что поставщик ERP может предоставить последовательные экспертные знания во всех местоположениях компании. Обучение, внедрение и поддержка — это необходимость — и зачастую это сочетание местного руководства, дистрибьюторов программного обеспечения, консалтинговых фирм и партнера по программному обеспечению.

Советы по предотвращению дополнительных затрат на внедрение ERP-системы

Инвестиции в новую систему ERP включают в себя временные затраты компании, консультации по бизнес-процессам и внедрению, программное обеспечение и облачные услуги, а также устройства конечных пользователей и другое оборудование, что делает важным контроль проекта и затрат.

Вот некоторые ключевые области, которые необходимо отслеживать:

• Сосредоточьтесь на общей стоимости владения (TCO). Управляйте общими затратами и преимуществами с течением времени, чтобы минимизировать расходы и максимизировать прибыль. Внедрение ERP-системы окажет значительное влияние на бизнес.
• Сопоставьте направление бизнеса и не инициируйте ненужные изменения процессов. Во многих случаях компаниям приходится менять методы работы в соответствии со своими ERP-решениями, увеличивая как затраты на внедрение, так и операционные затраты.
• Сосредоточьтесь на рутинных бизнес-процессах, которые приносят компании значительную ценность.  Примерами таких рутинных процессов являются управление заказами клиентов, обновление цен, добавление новых продуктов и услуг, изменение деталей производства и адаптация новых сотрудников.
• Избегайте пользовательской настройки и используйте настраиваемый пользовательский интерфейс, инструментальные панели, предупреждения, рабочие процессы, бизнес-аналитику и мобильные функции. Эти компетенции упрощают работу для всех департаментов, а также помогают при необходимости вносить быстрые и экономичные корректировки.
• Системные взломы и утечки данных являются дорогостоящими. При использовании Интернета при необходимости используйте безопасное облачное ERP-решение, подтверждающее, что поставщики программного обеспечения и услуг поддерживают ряд вариантов безопасного развертывания программного обеспечения.

Измерение окупаемости инвестиций в внедрение ERP

После внедрения ERP-системы для каждой компании возникает неизбежный вопрос: «Получили ли мы то, чего мы ожидали от этих инвестиций?»

Расчет ROI внедрения ERP включает в себя оценку материальных и нематериальных преимуществ, которые приносит система, относительно общих понесенных затрат. Процесс начинается с определения KPI, соответствующих стратегическим целям организации, таких как повышение операционной эффективности, сокращение затрат на хранение запасов, увеличение продаж и расширение возможностей принятия решений. Эти KPI необходимо отслеживать до и после внедрения ERP, чтобы оценить влияние системы. Например, если система ERP оптимизирует управление запасами, что приводит к сокращению затрат и дефицита запасов, эта экономия может быть напрямую связана с расчетом ROI.

Также важно сравнить экономию затрат и увеличение выручки с общей стоимостью владения (TCO) системы ERP. Это включает не только первоначальные инвестиции в программное обеспечение и оборудование, но и текущие затраты, такие как обслуживание, обучение и обновление системы.

И наконец, важно признать, что некоторые преимущества внедрения ERP, такие как повышение точности данных, более строгое соблюдение нормативных требований и повышение удовлетворенности клиентов, могут быть нелегко поддаются количественной оценке, но все же вносят существенный вклад в общий успех бизнеса. Включение этих факторов в подход сбалансированной системы показателей может обеспечить более полное представление об окупаемости инвестиций в систему ERP, обеспечивая, чтобы оценка отражала как немедленную финансовую прибыль, так и долгосрочные стратегические преимущества.

Когда будет завершено внедрение ERP?

Внедрение ERP технически считается завершенным при продуктивном запуске начального внедрения, что позволяет компаниям начать использовать новую систему для повседневной работы. Однако важно отметить, что даже после начального продуктивного запуска компаниям следует продолжать расширять свою систему ERP, предоставляя дополнительные возможности для реализации таких возможностей, как новые местоположения, линейки продуктов и услуг и приобретения. Таким образом, хотя начальное внедрение ERP знаменует собой важный этап, процесс внедрения представляет собой непрерывный путь оптимизации и инноваций.

Часто задаваемые вопросы