Процесс выбора ERP

Есть буквально сотни ERP-систем на выбор с широким спектром возможностей, сильных и слабых сторон, применимости и цены. Хотя выбор систем может показаться сложным, систематический процесс сравнения систем ERP может привести вашу команду к хорошему решению в разумные сроки.

Описанная здесь методология тестирования времени поможет вам свести к нулю решение, наилучшим образом отвечающее специфическим потребностям вашей компании. Эта методология может показаться базовой, но компании, которые выполняют процесс выбора поставщика ERP без выполнения этих логических шагов, часто сталкиваются с задержками, дополнительными затратами и ненужной настройкой. С другой стороны, компании, применяющие лучшие практики оценки ERP, как правило, имеют более плавные процессы выбора и последующего внедрения. В результате они смогут быстрее воспользоваться преимуществами современной ERP-системы и более эффективно конкурировать в цифровом мире.

Пятиступенчатая методология оценки систем ERP

После того, как компания решила заменить прежнюю систему ERP, необходимо сформировать проектную группу для выполнения процесса сравнения, выбора и внедрения программного обеспечения ERP. Команда начинает свою работу, разрабатывая первоначальный план, который на данном этапе является на самом деле скорее общей стратегией.

Процесс выбора поставщика ERP можно описать в следующих пяти шагах:

1. Определение потребностей ERP
2. Запрос предложений (RFP)
3. Оценка первого фрагмента
4. Сравнение ERP и подробный анализ
5. Окончательное решение: выбор ERP и контракт

1. Определение требований ERP

Вам необходимо сообщить потенциальным поставщикам ERP о вашей организации и ее потребностях, чтобы они правильно настроили, упаковали и оценили соответствующее решение. Начните с выявления ключевых онлайн-ресурсов, таких как демонстрации продуктов и блоги, рассказывающих историю вашей компании.

Опишите бизнес и его процессы в общем виде, а не создавайте длинные списки конкретных требований и процессов. Расскажите потенциальным поставщикам о размере вашего бизнеса, объеме операций и транзакций, сложности различных процессов, а также о любых уникальных функциях и факторах. Сосредоточьтесь на процессах и требованиях, которые дают вашей компании конкурентное преимущество. Это то, что позволит отличить перспективные системы друг от друга и где вы внимательно изучите, насколько хорошо можно настроить каждую систему для поддержки этих уникальных процессов и функций.

Опишите то, что вам нравится в вашей текущей системе — вы захотите, чтобы ваша новая система обрабатывала их хотя бы так же. Включите то, что ваша существующая система не делает (или не делает ничего хорошего). Отметьте любые пользовательские приложения, функции или модификации, к которым необходимо обратиться с помощью стандартной функциональности или простой адаптации (не модификации) в новой системе. Другими словами, сосредоточьтесь на вещах, которые являются уникальными для вашего бизнеса, и предположим, что рутинные вещи будут заботиться о себе самих. (Это предположение будет проверено в демонстрациях и окончательных оценках ближе к точке принятия решения.)

Основные рекомендации по определению требований к ERP

Используйте контрольные списки потребностей ERP с осторожностью. Хотя контрольные списки давно являются стандартным отраслевым инструментом, они часто не позволяют выявить значимые различия между решениями. Многие элементы в этих списках являются основными функциями, которые предлагает почти каждая система, поэтому большинство поставщиков просто проверяют «да», даже если возможности сильно различаются. Вместо того, чтобы полагаться на общие контрольные списки, настройте их в соответствии с уникальными потребностями вашего бизнеса. Адаптированные контрольные списки помогут вам более эффективно сравнивать поставщиков и сосредоточиться на том, что действительно важно для вашей организации.

Привлекайте нужных сотрудников в свою проектную группу. Спецификация требований - это трудоемкая работа. Ему нужны члены команды, которые занимаются организацией, хорошо знают компанию и имеют время посвятить проекту. Избегайте искушения собирать команду с энтузиазмом, но неопытными людьми.

Убедитесь, что запрос предложения содержит следующую информацию:

• Описание вашего бизнеса и его процессов
• Ваша текущая система работает хорошо
• Что это не делает так хорошо, как вы бы хотели
• Что еще должна сделать новая система (с ранжированием по важности)

2. Запрос предложений ERP

Следующий шаг включает отправку приглашений для ответа выбранной группе поставщиков. Количество приглашений, которые вы должны отправить, будет различаться, но помните, что вам нужно будет выполнить подробный обзор для каждого из них, который вы распространяете. Опыт показывает, что чем меньше потенциальных поставщиков и чем больше информации они предоставляются, тем лучше ответы. Лучше всего определить дюжину (или меньше) лучших кандидатов по вашему короткому списку.

В ответ поставщики ERP должны предложить систему, предоставляющую необходимые функции и возможности в соответствии с определенными требованиями. Предложения также будут содержать информацию об их компаниях, продуктах, опыте в бизнесе, ресурсах, которые они возьмут на себя за внедрение, и другую информацию, предназначенную для завоевания вашей уверенности (и, следовательно, вашего бизнеса).

Так как же определить дюжину (или меньше) кандидатов, на которых следует сосредоточить усилия по выбору? Как составить список от сотен поставщиков ERP до нескольких? Начните с отраслевых публикаций, посвященных историям успеха ERP. (Обратите внимание, что эти публикации, вероятно, не расскажут вам о трудностях или неудачах, поэтому положите эту информацию в перспективу). Используйте свои отраслевые контакты (например, ассоциации и бизнес-группы), чтобы определить других специалистов, которые недавно имели опыт выбора и внедрения ERP.

Существует также множество онлайн-каталогов, инструментов выбора и сервисов выбора системы, которые могут помочь вам определить программное обеспечение, имеющее необходимые функции и/или опыт работы в вашей отрасли.

Для персонализированного консультирования вы можете заключить договор с консалтинговым филиалом своей компании или найти независимый консалтинговый ресурс в вашем регионе и/или в вашей отрасли. Обязательно проверьте их происхождение и принадлежность, чтобы убедиться, что они действительно независимы и не связаны с одним или несколькими поставщиками ERP.

Вы можете выбрать определенных поставщиков системы ERP, которые представляют интерес по другим причинам. Возможно, один или несколько из ваших крупных и более важных клиентов используют систему ERP и рекомендуют вам использовать одну и ту же систему. Или, возможно, ваша компания входит в более крупное предприятие или отраслевую группу, которая "стандартизирована" на данной ERP-платформе. Получите предложение от рекомендуемого поставщика и дайте всем предложениям справедливую и непредвзятую оценку при принятии решения.

Основные советы по вашему запросу предложений ERP

Убедитесь, что все стейкхолдеры идентифицируют свои требования. Ваш запрос предложений должен включать информацию от всех заинтересованных лиц, иначе вы рискуете выбрать систему ERP, которая обслуживает только некоторые из ваших бизнес-функций, требуя от других областей инвестировать в автономные системы. Оценка систем, работающих для всего бизнеса, и использование графика внедрения для предоставления приоритетных модулей в первую очередь.

Обратите внимание на ранжирование потребностей. Часто запрос предложений разделяется на функциональные сферы с разделами для каждого отдела. Каждая область, будь то управление персоналом или операционная деятельность, обычно имеет отличную функциональность ранжирования должностей для бизнес-подразделения, но их приоритеты могут не соответствовать общим бизнес-целям. Группа оценки проекта должна корректировать приоритеты с более широкой точки зрения. Какие требования являются жизненно важными, важными или просто приятными?

Проверка фактической доступности функций. Программные компании имеют отличные маркетинговые отделы; некоторые продают продукты, которые не были разработаны и протестированы не полностью. Проведите исследование функций, которые будут доступны в будущем выпуске, по сравнению с функциями, используемыми в текущей версии. Это совершенно нормально, чтобы рассмотреть функции в разработке, но не ставите свой проект на предстоящие функции, если они необходимы для успешного проекта.

Оцените свои процессы. Процессы, встроенные в пакетное ERP-решение, считаются лучшими практиками. Опытные консультанты по ERP и специалисты по внедрению подскажут вам, что почти всегда лучше изменить процедуру, чтобы соответствовать программному обеспечению (признавая «передовой опыт»), чем изменить программное обеспечение в соответствии с существующей процедурой. Однако это решение вы должны принять. Но помните, что новые процессы могут привести к улучшениям и преимуществам, которые вы получаете от новой системы. Также помните, что все современные ERP-решения являются адаптируемыми, поэтому у вас есть значительная гибкость для изменения структуры экрана и потока, процедур, характеристик и обработки данных и многого другого — без изменения кода.

Оцените окупаемость инвестиций в ERP. Большинство компаний требуют анализа рентабельности инвестиций ERP (ROI) в качестве предпосылки для утверждения и финансирования любого крупного проекта. Как следует из названия, это суммирование затрат, связанных с покупкой и внедрением новой системы плюс разница в операционных затратах по сравнению с теми, которые существуют в существующей системе. ROI также учитывает преимущества в дополнение к прямой экономии затрат, включая повышение производительности, более качественное обслуживание клиентов и производительность на рабочем месте.

3. Первоочередная оценка ОПР

Оценка выполняется в два этапа. На этой первой фазе оцениваются все предложения, чтобы узнать, насколько они соответствуют вашей среде и требованиям, описанным в запросе предложений. (Эта фаза не включает сравнение поставщиков – этот шаг находится на втором этапе аттестации).

Цель на этом этапе состоит в том, чтобы исключить те, которые не соответствуют вашим критериям, и ранжировать те, которые, кажется, соответствуют законопроекту. Результатом является краткий список лучших предложений. Эти и только они будут подвергнуты детальной оценке, предшествующей окончательному отбору.

Если у вас есть много ответов для просмотра, детали, как правило, размываются, что затрудняет запоминание того, какие ответы на запросы предложений особенно сильны (или слабы) и в каких областях. Числовая оценочная шкала поможет вам сохранить все это прямо и задокументировать процесс принятия решения.

Ниже приведены дополнительные советы по выполнению этого шага документации:

• Настройте форму или электронную таблицу таким образом, чтобы проверяющие могли оценивать каждое предложение в соответствии с основными критериями, указанными в запросе предложений. Присвойте каждому критерию оценки числовую оценку (шкала может быть от одного до десяти, от одного до пяти, от одного до трех или любого уровня гранулярности, который вы считаете подходящим). Проверяющих может быть столько, сколько требуется.
• Оставьте место для примечаний и любых вопросов по ответу на последующие операции. На этом этапе можно запросить уточнение или дождаться подробной оценки отобранных предложений. Присвойте вес каждому критерию в зависимости от того, насколько критична для бизнеса функция или процесс.
• Умножение балла, указанного каждым проверяющим, на весовой коэффициент для каждого критерия и расчет общего балла для каждого поставщика. Чаще всего будет несколько, кто ранжирует около верхней части шкалы, кластер ответов немного дальше в рейтинге, и несколько кто не делает разрез. Теперь вы должны иметь свой короткий список финалистов - в идеале от трех до пяти кандидатов - для окончательной оценки.
• Хорошо, что вы сможете определить лучших кандидатов, но если это не так четко, вернитесь к отдельным оценкам и обсудите с группой.

Основные советы по предварительной оценке ERP-системы

Обращайтесь с каждым потенциальным поставщиком одинаково. Не принимайте интерактивные демонстрации, специальные личные встречи или посещения на месте, если вы не готовы предложить одинаковый доступ ко всем поставщикам — важно сохранять ровное игровое поле. Один из распространенных методов заключается в проведении «конференции участников торгов», чтобы показать всем потенциальным поставщикам вокруг и ответить на их вопросы (перед каждым).

Помните, что предложение является торговым документом. Ответы будут содержать запрошенную информацию и многое другое. Предположим, что каждая претензия правдива; в процессе оценки можно проверить большинство, если не все. Но поймите, что авторы предложения ответят на ваши вопросы таким образом, что ставит свои продукты в наиболее благоприятный свет.

Найдите резко выделяющиеся значения. Обратите особое внимание на любые критерии, где рейтинги демонстрируют широкую вариацию. Если один рецензент оценивает предложение очень высоко по одному критерию, а другой — очень низкий, стоит обсудить его. Задавайте вопросы обоим рецензентам конструктивным, не угрожающим образом, чтобы выяснить, что каждый думает. Вероятно, один или оба заметили что-то, что другие рецензенты пропустили или не посчитали важным. В результате этих обсуждений может потребоваться скорректировать рейтинги для определенного критерия и изменить общий рейтинг.

4. Сравнение ERP и подробный анализ

После того, как вы определили от трех до пяти финалистов, пора приступить к работе по проверке их претензий и проверке ссылок.

Запуск оценки ERP

Свяжитесь с каждым из потенциальных провайдеров и дайте им хорошую новость: они составили короткий список! (Хорошо сказать им, с каким количеством других финалистов есть, и даже сообщить им, с какими компаниями они конкурируют, если вам это удобно).

• В некоторых случаях вы также можете попросить их уточнить свои предложения.
• Обсудите (или посетите) существующих пользователей системы, предпочтительно в своей отрасли (или на аналогичном рынке) и вблизи размера вашей компании.
• Безопасные ссылки, если поставщики еще не предоставили их. (Поставщики могут не торопиться давать отзывы из-за опасений конкурентов. Но вы должны настаивать. Уверьте их, что вы подпишете и будете соблюдать соглашения о неразглашении информации).

Как управлять демонстрациями ERP-системы

Это также время, чтобы пригласить отобранных кандидатов для проведения подробных демонстраций своих систем, но вы должны контролировать эти демонстрации.

• Предоставьте каждому кандидату скрипт или список функций, которые вы хотите видеть задолго до запланированной демонстрации. Все потенциальные провайдеры должны получить один и тот же список.
• Разрешите им показывать любые специальные функции, которые они хотят выделить, только после того, как они покажут вам функции и процессы, описанные в запросе предложений.
• Убедитесь, что скрипт или список содержит уникальные требования, определенные на шаге 1. Системы ERP обрабатывают обычные процессы таким же образом, как и обычные процессы, которые представляют собой исключения. (Например, возможность ввода заказов на товары, которых нет в запасах; требование продавать группы или товары в упаковках, комплектах или наборах либо поддержка уникального процесса сопоставления счетов-фактур).
• Во время демонстрации вам потребуется узнать, как настроить и адаптировать программное обеспечение для поддержки ваших уникальных процессов и процедур. Это говорит, оставаться открытым в той мере, в какой вы можете обнаружить некоторые лучшие практики в тех стандартных функциях, которые улучшат операции и результаты в вашей компании.
• В идеале демонстратор сможет показать системную функцию с использованием ваших собственных данных. Это не всегда возможно, но когда это так, это даст вам гораздо лучшее представление о том, как система будет работать в вашей среде.

Основные советы по подробной оценке ERP-системы

Не будь ослеплён демонстрациями. Профессионалы, демонстрирующие программное обеспечение, как правило, очень опытные и обладают великими личностями. Их цель заключается в том, чтобы завоевать вас и продать их программное обеспечение. Не отвлекайтесь на человека или поле продаж, независимо от того, как занимательны. Сосредоточьтесь на том, как бизнес-процессы соответствуют вашим потребностям.

Максимальная отдача от эталонных посещений сайта. Тщательно выберите, кого вы планируете посетить. Обратитесь к своему хосту с коротким звонком, чтобы убедиться, что они внедрили программное обеспечение и реализовали обещанные преимущества. Согласитесь, что они будут показывать вам и людям, с которыми вы будете встречаться во время визита. Оказавшись на сайте, тщательно оцените, можно ли воспроизвести их успех в вашей среде. Также задавайте трудные вопросы: «Какие были твои самые большие сюрпризы?» «Если бы тебе пришлось снова это сделать, что бы ты сделал по-другому?»

Продолжайте задавать вопросы. Рекомендуйте группе выбора задавать вопросы только для уточнения ответов. Сделайте это в обзоре RFP, а также во время демонстраций; это значительно уменьшит вероятность будущих сюрпризов. Пришло время найти ответы, которые вам не нравятся, прежде чем начнутся переговоры. Кроме того, имейте в виду, что вы получаете свои ответы бесплатно на этом этапе, так что учитесь как можно больше. Как только вы начнете внедрять продукт, вам, возможно, придется дождаться поддержки или даже заплатить за ответы на ваши вопросы.

5. Выбор ERP и контракт

После выполнения подробных оценок, вероятно, будет обнаружено, что у вас есть два или три поставщика, которые соответствуют вашим критериям. Выберите тот, который, по вашему мнению, лучше всего соответствует вашим текущим и будущим потребностям, но не увольняйте остальных. Вместо этого дайте им знать, что они подходят, но не ваш первый выбор; это оставляет дверь открытой, если ваши переговоры с ведущим кандидатом не срабатывают, как запланировано.

Теперь можно приступить к согласованию деталей контракта с ведущим кандидатом. Большинство компаний знают, как этот шаг "должен работать". Но, как и на каждом другом этапе процесса оценки и выбора ERP, здесь могут возникнуть некоторые сюрпризы.

Власть на вашей стороне в переговорах. Однако лучше всего считать поставщика партнером в будущем успехе вашей компании, а не противником на переговорах. Стремиться к справедливой сделке, которая дает обеим сторонам стимулы для того, чтобы система была введена в действие эффективно и эффективно.

Необходимо обсудить и задокументировать все аспекты внедрения и постоянной поддержки системы, подробно описав цену, ответственность за внедрение системы и, в некоторых случаях, необходимое время. Существует множество аспектов договора, включая (но не ограничиваясь этим):

• Первоначальная покупка, аренда или лицензия на оборудование и программное обеспечение
• Внедрение аппаратного и программного обеспечения (с указанием того, что именно "внедряется")
• Стоимость и сроки пилотного проекта в конференц-зале (до или после оплаты программного обеспечения)
• Первоначальные и текущие расходы на обучение
• Непрерывное сопровождение аппаратного и программного обеспечения (и на каком уровне)
• Преобразование данных и интеграция с другими системами
• Сетевое взаимодействие и безопасность
• Пользовательские настройки (начальная и с будущими версиями)

Основные советы по окончательному выбору ERP-решения

Не объявляйте об окончательном выборе до начала переговоров. В конце этапа детальной оценки команда может пожелать объявить «победителя». Однако информирование ведущего кандидата о том, что они являются «избранными», не отвечает интересам компании. Нередко в переговорном процессе бывают сюрпризы, и вам, возможно, придется пересмотреть свой выбор.

Планируйте на долгосрочную перспективу. В спешке убедитесь, что вы внимательно изучили долгосрочные затраты, чтобы оценки были правильными и вы не искажали показатели окупаемости инвестиций ERP. Некоторые поставщики предоставляют более бесплатные услуги на более длительный период времени, и некоторые из них могут передать свою долгосрочную поддержку платной фирме. Некоторые провайдеры имеют ограничение на то, насколько они повысят годовую стоимость сопровождения или подписки, а многие не повысят. Другие продают низкую подписку на программное обеспечение как услугу (SaaS) и через несколько лет начинают его значительно повышать. Некоторые поставщики предоставляют ежегодное обновление, но не оказывают существенной поддержки в процессе обновления. Задавайте вопросы и получайте ответы в письменном виде, чтобы убедиться, что вы полностью понимаете свои долгосрочные затраты.

Он принимает деревню (или, по крайней мере, команду)

Наиболее важным фактором успеха процесса оценки системы ERP является проектная группа. Эта группа должна быть создана на самом раннем этапе и должна стать движущей силой при разработке, распределении и оценке RFP и выборе новой системы ОПР.

По нашему опыту, когда команды находятся в разгаре детального исследования и оценки, часто используются ярлыки. Но если ваша проектная группа выполнит эти пять шагов и обратит внимание на извлеченные уроки, они смогут найти оптимальное решение для удовлетворения требований вашей компании сейчас и на будущее.

Подробнее в этой серии