Grupo Ageas Portugal: Modernizando o procurement para a era digital
Conheça a jornada do Grupo Ageas Portugal com a SAP
A movimentada organização de procurement do Grupo Ageas Portugal é responsável por milhares de compras todos os anos. Mas, para funcionar com a máxima eficiência, ela precisava simplificar, centralizar e digitalizar seu sistema de gestão de fornecedores. Isso significava selecionar uma tecnologia à altura da tarefa, com forte colaboração de parceiros e possibilidade de lançamentos bem-orquestrados.
| Setor | Região | Porte da empresa | Parceiro |
| Seguros | Lisboa, Portugal | 1.335 colaboradores | SCORE Consulting |
fornecedores cadastrados no sistema de gestão de fornecedores da empresa.
contratos ativos administrados por meio de soluções SAP Ariba.
em volume transacional documentado anualmente.
Head de procurement, Grupo Ageas Portugal
Transição para o procurement sem papel
O Grupo Ageas Portugal é parte da Ageas AG, que é uma empresa líder de seguros de negócios e varejo da Europa há quase 200 anos. Pessoas de todo o país dependem do Grupo Ageas Portugal para assegurar seus meios de subsistência. As equipes de procurement e de contas a pagar da empresa estavam administrando US$ 109 milhões para as principais organizações da empresa, com mais de 500 contratos ativos, 6.500 pedidos de compras e 20.000 faturas anualmente.
Para maximizar a eficiência dessa organização movimentada, a empresa buscava digitalizar seu sistema de gestão de fornecedores. As principais áreas para aprimoramento eram os procedimentos manuais, repositórios de contratos descentralizados e trilhas complexas de auditoria. A mudança para processos sem papel comprovou ser uma revolução na otimização das tarefas diárias para o pessoal do Grupo Ageas Portugal.
Sua visão era a de um sistema de procurement que fosse "o melhor da categoria", que ofereceria uma experiência ideal ao usuário, aprimoraria sua comunicação com fornecedores, daria suporte a requisitos entre as equipes e permitiria que o procurement e o faturamento se concentrassem em tarefas de maior valor.
Viabilização de um sistema de gestão de fornecedores a longo prazo
Para dar suporte a essa iniciativa ambiciosa, a empresa optou por uma abordagem de três fases para maximizar a prontidão e a adoção do sistema. Isso incluiu a colaboração da equipe central com parceiros internos e terceirizados para avaliar as necessidades, definir a solução certa de tecnologia, implementar treinamento e gestão extensiva de mudanças e controlar de perto o uso e os resultados.
Com o suporte da SAP e de seu parceiro SCORE Consulting, o Grupo Ageas Portugal integrou uma suíte de soluções SAP Ariba para apoiar a transformação da gestão de fornecedores.
A fase um consistia na implementação da solução SAP Ariba Lifecycle and Performance para viabilizar recursos de gestão de fornecedores e da solução SAP Ariba Sourcing para usar as ferramentas de orçamento e seleção de fornecedores. Durante essa fase, a empresa também implementou a solução SAP Ariba Buying para gerenciar os fluxos de trabalho de compras e o portal de fornecedores, bem como a solução SAP Business Network Commerce Automation para obter colaboração de fornecedores, visibilidade de despesas e recursos de compliance.
Para as fases dois e três, a equipe acrescentou a solução SAP Ariba Contracts, como sua experiência digital e repositório de contratos, e o aplicativo SAP Invoice Management by OpenText para digitalizar e automatizar o processamento de faturas. Com essas soluções SAP conectadas, as equipes de procurement e de faturamento conseguiram um sistema de gestão de fornecedores abrangente, eficiente e digitalizado.
Benefícios do procurement com as soluções SAP Ariba
Um grande fator de contribuição para a modernização do procurement do Grupo Ageas Portugal foi seu plano de implementação em fases. A empresa conseguiu atingir muitas metas importantes para o sucesso de sua iniciativa com as soluções SAP Ariba e outras soluções SAP. Elas incluíam o suporte executivo para a equipe interorganizacional no comando, com foco nos recursos das soluções em vez de customizações, um plano sólido de comunicação para as equipes internas e fornecedores, além de um amplo treinamento e suporte ao usuário.
Com a gestão de fornecedores digitalizada e centralizada, mais de 1.100 dos fornecedores da empresa foram cadastrados, mais de 500 contratos estão em vigor, 1.400 RFxs são registradas e mais de €115 milhões em volume transacional são documentados anualmente.
O trabalho manual foi reduzido para um nível mínimo, agora que cada etapa do processo de procurement é controlada pelas soluções SAP Ariba. O departamento jurídico do Grupo Ageas Portugal pode validar contratos digitalmente e tanto fornecedores como stakeholders internos podem assinar contratos de maneira digital. Os orçamentos são mais bem controlados com as comparações de custos de fornecedores, precificação ideal e mais economia para a empresa. As equipes de faturamento e de procurement podem se concentrar em trabalhos mais elaborados, em vez de tarefas manuais. Com as soluções SAP, a organização fez a transição mais rapidamente do que o esperado, partindo de um procurement administrativo simples para um procurement com compliance. Agora, ela pode se concentrar em gerar valor agregado com a otimização de custos e o planejamento estratégico da atividade de procurement, juntamente com os stakeholders internos.
Obtendo mais valor dos investimentos em tecnologia
A empresa revisa regularmente os recursos e o uso das soluções SAP para maximizar as taxas de adoção. A equipe também tem treinamento e suporte contínuos por meio dos serviços SAP Training and Adoption e SAP Ariba Best Practices Center, aprendendo novas formas de tirar o máximo proveito dos recursos para alcançar uma eficiência ideal da gestão de fornecedores.
Parceiro em destaque
A SCORE Consulting é o parceiro que dá suporte à transformação do procurement do Grupo Ageas Portugal. A empresa forneceu os serviços de implementação e continua a trabalhar com a organização no aprimoramento e manutenção do sistema.