Vad är upphandling? En omfattande guide
Anskaffning är processen för anskaffning, inköp, mottagning och inspektion av alla varor och tjänster som din verksamhet behöver för att fungera – allt från råmaterial till programvara till kontorsmaterial.
Upphandlingsfunktionen tas ofta för given – tills något hindrar den. Ansvarar för att hålla ett företags hjul i rörelse, upphandlingen säkerställer att rätt material och förnödenheter finns till hands när det behövs. Operativt i fokus, upphandling har vanligtvis inte ansetts vara en strategisk disciplin – hittills.
Kostnadsbegränsningen fortsätter att prioriteras, särskilt med tanke på inflationen och de stigande försörjningskostnaderna. Kostnadskontroll är dock bara en av de påfrestningar som idag belastar upphandlingen. Förutsatt mellan hotet om försörjningsbrist och kostnaden för att lagra extra lager måste anskaffningen på något sätt stödja försörjningskedjans motståndskraft, även när klimathändelser eller andra störningar hindrar leveransen. Behovet av att upphandla hållbara varor och uppfylla allt större krav på lagstiftning innebär att företagen måste lägga till ett extra lager av datainsamling och kontroll i sina upphandlingsprocesser. Lägg till geopolitiska påfrestningar och risker i ekvationen – med resulterande materiell brist – och upphandlingen står plötsligt inför stormen.
Idag är rollen som upphandlingschef inte längre en backoffice-funktion som främst handlar om kostnadsminskning och regelefterlevnad.
Anskaffningsdefinition
Upphandling är en viktig affärsfunktion som ansvarar för att säkra alla varor och tjänster som en organisation behöver. För tillverkande företag är tillgången till leveranser särskilt viktig eftersom det är omöjligt att skapa färdiga varor utan nödvändiga material. Upphandlingsavdelningarna måste samarbeta med interna intressenter för att samla in sina prognoser och krav och sedan få fram de bästa leverantörerna till bästa kostnad.
Tack vare papyrusrullar som registrerar leverans- och transportdetaljer kan anskaffningsfunktionen spåras tillbaka till byggandet av pyramiderna. Med tiden har upphandlingen genomgått många förändringar – från en enkel registerhållningsuppgift till en disciplin som kräver strategiskt tänkande och förhandling.
Under den industriella revolutionen fick anskaffningen en allt större betydelse eftersom den spirande tillverkningsverksamheten behövdes för att anskaffa, köpa och transportera material. I mitten av 1900-talet, när ekonomin blomstrade, bidrog möjligheter och konkurrensutsättning till att omdefiniera bruket igen. Enskilda personer utbildades i olika aspekter av försörjningskedjehantering och fick yrkesmässig status. Upphandling blev betraktad som en ledningsfunktion snarare än en kontorsfunktion.
I dag genomgår upphandlingen återigen en dramatisk omställning – utan tvekan lika betydelsefull som något av tidigare skiften.
Varför är upphandling så viktigt i näringslivet?
Det som har varit en backoffice-ledningsfunktion står nu i centrum – en strategisk partner i komplexa C-suite strategibeslut.
Upphandlingen kontrollerar också en stor del av ett företags kostnader – 40–80 % enligt vissa uppskattningar – så det är viktigt för budgetöverväganden. Men effektiva upphandlingsmetoder ökar också riskbedömningen, leverantörstillsynen och potentialen för värdeskapande i försörjningskedjan.
Här är några viktiga sätt som upphandling är viktig i näringslivet:
Kostnadsbesparingar: Anskaffning är den första försvarslinjen för att minska kostnader och stabilisera kassaflödet i ett företag, vilket påverkar vinstmarginalerna och det slutliga resultatet. Konkurrenskraftiga produktinköp och kontraktsförhandlingar kan ge betydande kostnadsbesparingar. Dessutom kan rationaliseringen av inköpsprocesser ha en verklig inverkan på de finansiella resultaten.
Kvalitet: Att anskaffa rätt råvaror vid rätt tidpunkt är avgörande för att tillverka högkvalitativa produkter. Kvaliteten omfattar alla aspekter av anskaffningsprocessen, eftersom valet av material och leverantörer direkt påverkar produkt- och tjänstekvaliteten. Att prioritera kvalitet är avgörande för att minska risker kopplade till anseende, produktion och rättsliga problem.
Målanpassning: Strategisk upphandling anpassar inköp till företagets mål. Om ökad flexibilitet och motståndskraft till exempel är ett kärnvärde i din verksamhet bör verktyg för att uppfylla dessa mål integreras i din anskaffningsprocess. En detaljerad analys av marknaden och dina interna krav kan hjälpa dig att identifiera leverantörer som är bäst lämpade att uppfylla dina behov.
Riskreducering: Risk kan inträffa vid varje steg i anskaffningsprocessen – från felaktig behovsanalys till leverantörsleveransproblem. Ytterligare risker härrör från ineffektiva svar på efterlevnadskrav, otydliga etiska standarder, väderrelaterade incidenter, globala störningar och liknande utmaningar. Dagens teknikdrivna anskaffningsprocesser kan ge den synlighet som krävs för att proaktivt identifiera, utvärdera och minska risker.
Hållbarhet och etik: Upphandlingsteamet måste anpassa sig till sina företags värderingar kring miljöpåverkan, etisk upphandling, miljömässiga, sociala och styrande (ESG) åtaganden, och mer för att säkerställa efterlevnad och skydda mot risker, anseendeskador och onödiga utgifter. Att hantera hållbara inköp och regelefterlevnad är ett centralt ansvar för upphandlingsfunktionen.
Typer av anskaffningshantering
Det finns fyra huvudtyper av upphandling:
- Direktanskaffning: Detta inkluderar upphandling av allt som direkt stöder produktionen av de varor som ett företag säljer, inklusive råvaror, komponenter, delar, tjänster och grossistartiklar. Alla dessa påverkar intäkter, tillväxt och anseende, så leverantörsrelationer är avgörande vid direktupphandling.
- Indirekt anskaffning: Allt som inte är direkt relaterat till produktion, inklusive material, varor och tjänster för internt bruk och daglig affärsverksamhet, omfattas av indirekt upphandling. Detta inkluderar poster som kontorsmaterial, hjälpmedel och resekostnader.
- Varuanskaffning: Både direkt och indirekt upphandling kan omfattas av varuanskaffning, vilket inkluderar anskaffning av alla materiella föremål, oavsett om de är färdiga eller oavslutade – allt från utrustning till råmaterial till kontorsstolar.
- Upphandling av tjänster: Professionella, personbaserade tjänster såsom konsultföretag, byråer, advokatbyråer, outsourcad IT, säkerhetstjänster, leverans av programvara som tjänst (SaaS) och reparationer av anläggningar omfattas av upphandling av tjänster. Dessa är nödvändiga för ett effektivt arbetsflöde och för att fylla i eventuella personalbrister.
12 steg i anskaffningsprocessen
Anskaffningsprocessen kan variera från företag till företag, men inkluderar i allmänhet följande 12 steg:
1. Identifiera behov: Det första steget i en upphandlingsprocess är att identifiera de specifika material, produkter, programvara eller tjänster som behövs på grund av brister, nya projekt eller regelbundna operativa krav. I den här fasen ingår prognostisering och prognostisering.
2. Källeverantörer: Undersökning och bedömning av de bästa potentiella leverantörerna för ditt företags behov sker tidigt i upphandlingsprocessen. Att utveckla alternativa leverantörer kan hjälpa till med riskhantering genom att ge dig alternativ vid brister eller störningar.
3. Skicka en beställningsanmodan: Inlämning av en inköpsanmodan med specifikationer som pris, tidsram och kvantitet för intern granskning och godkännande initierar inköpsprocessen.
4. Utvärdera och välj leverantörer: Att välja den bästa leverantören genom en konkurrensutsatt budgivningsprocess som att lägga ut en anbudsförfrågan (RFP), offertförfrågan (RFQ), e-auktioner eller ”tre bud och ett köp” innebär att bedöma leverantörer avseende kostnader, kvalitet, rykte, tillförlitlighet, snabbhet och hållbarhet.
5. Förhandla om pris och villkor: När en leverantör har valts förhandlar inköpsteamet om olika inköpsvillkor, inklusive pris, kvantitet, leveranstidslinjer och betalningsvillkor.
6. Skapa en inköpsorder: När en leverantör har valts och villkoren är slutförda utfärdar företaget en formell inköpsorder till den leverantören med exakta detaljer om varor, tjänster och villkor som ingår i ordern.
7. Ta emot varor och kontrollera kvaliteten: När varorna har tagits emot är nästa steg att se till att deras kvalitet och kvantitet överensstämmer med vad som beställts genom att noggrant inspektera dem för skador eller fel.
8. Bearbeta faktura och uppfylla betalningsvillkor: När en varuleverans har passerat kvantitets- och kvalitetskontrollen kan leverantörens faktura bearbetas via leverantörsreskontra för att säkerställa punktlig betalning. Beroende på avtalsvillkoren kan rabatter för tidig betalning tillämpas, och en mängd olika betalningsmetoder kan användas.
9. Upprätta och hantera goda leverantörsrelationer: Det är strategiskt för upphandlingsteamet att bygga positiva pågående relationer med leverantörer. Fördelarna är bland annat bättre leverantörsprestationer, villkor, rabatter, samarbete och tillförlitlighet.
10. Hantera kontrakt: Hantering av upphandlingsavtal omfattar övervakning av kontrakt, säkerställande av efterlevnad och omförhandling av villkor efter behov. Det är viktigt för att identifiera och ta itu med potentiella problem, för att säkerställa att förhandlade besparingar realiseras – och nå ditt resultat.
11. Hantera risker: En del av det som gör upphandlingsteamet så integrerat i en organisation är deras roll i riskhantering. Det är viktigt att förutse och hantera potentiella problem som brister, avbrott i leveranskedjan och att genomföra åtgärder för att mildra dem. Att hålla jämna steg med regelverk och krav – och upptäcka eventuella hot om bristande efterlevnad – är också en viktig del av riskhanteringen.
12. Granska och analysera: Detta sista steg i anskaffningsprocessen pågår. Granskning och analys av nyckeltal för anskaffning för att identifiera luckor och upptäcka nya möjligheter till besparingar och riskreducering spelar en viktig roll för verksamhetens framgång.
Dessa 12 steg betraktas vanligen som anskaffningens livscykel – eftersom uppgifterna överlappar varandra och processen är kontinuerlig. En lyckad anskaffningslivscykel kräver integration med andra nyckelaffärsområden, som budgetering, prognostisering och hantering av försörjningskedjan.
Anskaffning kontra inköp och andra relaterade workflows
Många organisationer använder begreppen "anskaffning", "inköp", "sourcing" och "supply chain management" omväxlande, men de är inte samma sak. Så här skiljer de sig åt:
Anskaffning kontra inköp Inköp är den del av anskaffningsprocessen som fokuserar på transaktioner. Det inkluderar förhandling, beställning av produkter, mottagande av varor och tjänster och inlämning av betalningar. Även om inköp är en avgörande del av upphandlingen är den övergripande upphandlingsprocessen mycket bredare.
Upphandling kontra bestämning av leveranskälla är en viktig del av den övergripande upphandlingsprocessen, som omfattar att identifiera behov, hitta leverantörer, utfärda inköpsanmodanden, utvärdera och välja leverantörer samt förhandla om priser och villkor. Upphandlingsfasen är där starka leverantörsrelationer kan byggas.
Anskaffning kontra styrning av försörjningskedjan Anskaffning är den del av den övergripande processen för hantering av försörjningskedjan som fokuserar på att förvärva de varor och tjänster som behövs för att tillverka produkter och upprätthålla interna operationer. Anskaffning interagerar dynamiskt med andra försörjningskedjesegment, till exempel logistik, lagerhållning och behovsplanering.
Hantering av hållbar anskaffning
Hållbar upphandling, som integrerar ESG-kriterier i upphandlingsrutiner och beslutsfattande, är inte bara en upphandlingstrend utan en kritisk faktor.
Utmaningarna i samband med hållbar upphandling omfattar leveranskedjans komplexitet och transparens, mätning av prestanda, säkerställande av efterlevnad av standarder och kapacitetsuppbyggnad. Det är redan svårt att köpa in material med låg utsläppsintensitet, som grönt stål och återvunnet aluminium och plast, och det kommer bara att bli svårare. Dessutom vill kunderna i allt större utsträckning köpa från varumärken som kan bevisa sina hållbara bona fides, vilket gör hållbar upphandling integrerad för företag.
Ta bara en aspekt av hållbar upphandling – att minska utsläppen från försörjningskedjan. Processen kan ta flera år, så att inleda omställningen nu kommer att göra företagen mer konkurrenskraftiga och motståndskraftiga i framtiden.
Här är några exempel på hållbar upphandling:
Grön upphandling eller grön upphandling: Grön upphandling innebär strategiskt inköp av produkter och tjänster med mindre miljöpåverkan. Miljövänlig upphandling omfattar att eliminera engångsplast och andra engångsartiklar, införliva återvunna eller återanvända råvaror och använda ren teknik eller rent bränsle. Grön upphandling kan minska produktionskostnaderna, bidra till företagets initiativ för socialt ansvar och till och med öka försäljningen genom att tilltala miljömedvetna konsumenter.
Etiskt anskaffade material: Hållbar upphandling bygger på etisk upphandling. Det innebär att köpa produkter från företag som garanterar en levnadslön, erbjuder goda arbetsvillkor, inte ägnar sig åt barnarbete, bidrar positivt till de samhällen de är en del av och uppfyller andra etiska normer.
Minskat koldioxidavtryck och lägre energiförbrukning: Att minska ditt företags koldioxidutsläpp och energiförbrukning handlar inte bara om att minska de utsläpp som skapas direkt från din dagliga verksamhet från fabriker och transporter, det handlar också om att minska utsläppen i hela leveranskedjan.
AI i inköp: Smartare automatisering och insikter
AI i anskaffning kan automatisera och effektivisera komplexa uppgifter som utgiftsanalys, avtalshantering, strategisk upphandling och konformitetshantering. Den kan också stödja smartare analyser och beslutsfattande, hjälpa dig att upptäcka möjligheter, potentiella kostnadsbesparingar och avvikelser och göra det enklare att identifiera nya leverantörer – samtidigt som den hjälper till att eliminera inköpsbedrägerier och minska fel.
AI kan också användas för att skapa affärsvärde genom att dekonstruera det som verksamheten verkligen behöver, utmana etablerade processer, utnyttja kunskap från nya referenspunkter och utforma försörjningskedjan på nya och olika sätt.
Generativ AI har också en enorm potential för upphandling. Dess förmåga att automatisera uppgifter, ge insikter och förbättra transparensen stöder effektivitet, produktivitet och bättre val och hantering av leverantörer. Generativ AI kan också bidra till att minska riskerna och minska utgifterna.
Genom att använda AI för att stödja inköp i att fatta bättre beslut, identifiera nya möjligheter, automatisera uppgifter och förbättra den operativa effektiviteten kan ditt inköpsteam fokusera på var deras mänskliga expertis är mest värdefull.
Vad du ska leta efter i inköpsprogram
När du väljer anskaffningsprogram, prioritera verktyg som inte bara digitaliserar och effektiviserar dina anskaffningsprocesser utan också förbättrar ditt strategiska beslutsfattande. Idealisk programvara ska ha robust molnbaserad infrastruktur och artificiell intelligens, vilket förenklar komplexa anskaffningsuppgifter. Viktiga funktioner är sömlös integration med befintliga finans- och försörjningskedjesystem, användarvänliga gränssnitt och omfattande analyser för djupgående utgiftsanalys.
Välj lösningar som ger insikter och rapportering i realtid, vilket underlättar proaktiv hantering av anskaffningsaktiviteter. Se till att programvaran är skalbar, kan utvecklas med din verksamhet och aktivt bidra till ditt företags tillväxtbana.
Ta nästa steg
Utforska lösningar för att starta den digitala transformationen av dina hela anskaffningsprocesser.
Strategiskt hantera utgifter över alla kategorier
Bränn din omvandling med en uppsättning lösningar som ger större insikt,
kontroll och besparingar.
Idéer som du inte hittar någon annanstans
Registrera dig för en dos business intelligence som levereras direkt till din inkorg.