Vad är leverantörsrelationshantering (SRM)?
Supplier Relationship Management (SRM) är den löpande utvärderingen av leverantörer som förser din organisation med varor, material och tjänster.
För inte så många år sedan var dina kunder glada att vänta dagar eller till och med veckor på att produkter skulle levereras. Du visste vilka alla dina konkurrenter var, och marknadstrenderna var ofta gradvisa och stadiga. I dag är inget av det sant. Moderna konsumenter handlar i realtid från en global, och vanligtvis digital, katalog. Produkt- (och till och med branschtrender) kan ta fart i veckor, om inte dagar. Kasta in i mixen en förvirrande samling av avbrott i försörjningskedjan från pandemier till politik och väderhändelser – och det är lika med en ganska svindlande situation. Så mycket som dina kunder bygger din verksamhet är dina leverantörer den grund som den finns på. Dagens bästa mjukvarulösningar och operativa innovationer hjälper företag att utveckla de strategier för hantering av leverantörsrelationer som de behöver för att inte bara konkurrera utan frodas i dagens komplexa och snabbt föränderliga värld.
Betydelse för hantering av leverantörsrelationer
Metoden med hantering av leverantörsrelationer (SRM) uppstod på 1980-talet som ett sätt att ge företagen en systematisk och konsekvent strategi för att bedöma sina leverantörer. SRM:s rötter kan spåras tillbaka till arbetet hos den välrenommerade inköps- och leverantörskedjeanalytikern Peter Kraljic, som introducerade ett innovativt perspektiv på leverantörssegmentering. Han utvecklade något som kallas Kraljic Matrix som i huvudsak kartlägger leverantörer mot två centrala dimensioner: risk och lönsamhet. Ett elektronikföretag behöver till exempel både mikroprocessorer och kontorsmaterial, men den leverantör som förser dem med det förstnämnda är mycket viktigare för deras framgång än den senare. Därför innebär leverantörsrelationshanteringen att även om bra interaktioner är viktiga med alla dina leverantörer är det särskilt viktigt att odla robusta, transparenta relationer och pågående bedömningsstrategier med de leverantörer som ditt företag är mest beroende av.
Moderna metoder och lösningar för hantering av leverantörsrelationer utnyttjar analytiska och strategiska komponenter som kan hjälpa företag att revolutionera sin strategi för att hantera leverantörsrelationer.
SRM kontra leverantörsadministration
Termerna "hantering av leverantörsrelationer" och "leverantörshantering" används ofta omväxlande, men de är tekniskt sett inte samma sak. Hantering av leverantörsrelationer är precis vad det låter som: praxis att hantera relationer med leverantörer. Leverantörshanteringen är dock bredare än så. Den inkluderar relationshantering, men även leverantörsinformation, prestation och riskhantering – samt aktiviteter som prognossamarbete.
Som en term har SRM funnits mycket längre och används fortfarande av många företag, särskilt små och medelstora företag som inte behöver full funktionalitet i en heltäckande leverantörshanteringssvit. Idag är dock leverantörshantering den modernare termen och används ofta för att beskriva nya och avancerade molnbaserade verktyg som uppfyller de komplexa behoven hos övre medelstora och stora företag.
Administrera leverantörsrelationer
Detta är en cirkulär resa som består av fem viktiga steg:
- Leverantörssegmentering: Den här inledande fasen innefattar kategorisering av leverantörsbasen. Detta hjälper till att leverera insikter, belysa potentiella risker, upptäcka besparingsmöjligheter och förbättra leverantörsrelationer. Segmentering kan ske baserat på olika kriterier som positionstyp, kvantitet, risk (med hjälp av Kraljic matrisen), plats, pris, hållbarhet med mera, beroende på vad som har mest värde för verksamheten.
- Utveckling av leverantörsstrategier: Beväpnad med insikter från segmentering är nästa steg att ta fram en skräddarsydd strategi. Det handlar om att förhandla kontrakt och priser, förbättra kommunikationsprocesser och försöka diversifiera verksamheten mellan ytterligare leverantörer för att minimera risk och beroende.
- Relationsbyggande: Det här steget fokuserar på att fördjupa din kontakt med leverantörer. Det överskrider transaktioner, vilket främjar en relation som inkluderar end-to-end-kommunikation som kan inkludera saker som tidiga meddelanden om prisförändringar, kampanjer och potentiella brister. Det säkerställer att dina leverantörer känner till dig och är anpassade till dina affärsbehov.
- Genomförande av strategin: Genomföra den taktik och de initiativ som identifierats under strategiutvecklingsfasen för att förbättra prestanda, öka värdet och uppnå de uppsatta målen för varje segmenterad leverantörsgrupp. Det kan omfatta avtalsstyrning, orderuppfyllande, prestationshantering och proaktivt samarbete med leverantörer för att säkerställa att de strategiska målen omsätts i konkreta resultat som gynnar både inköpsorganisationen och dess leverantörer.
- Övervakning och kontinuerliga förbättringar: Kontinuerlig övervakning av leverantörsprestationer är avgörande för effektiv hantering av leverantörsrelationer. Detta kan omfatta utvärdering av leveransens aktualitet och exakthet, produktkvalitet, kostnadseffektivitet, ledtid och lyhördhet. Prestandadata återkommer till cykeln och informerar nästa omgång av segmentering och strategiutveckling och skapar en loop som blir starkare och mer upplyst varje gång den går runt.
Mål och fördelar med hantering av leverantörsrelationer
När du förbättrar din förmåga att interagera med dina leverantörer ökar du dina möjligheter till framgång.
Närmare relationer med leverantörer: Att skapa närmare relationer med leverantörer innebär att fördjupa dina interaktioner bortom transaktionsnivån. Det handlar om att skapa partnerskap och bygga upp förtroende, ömsesidig förståelse och gemensamma mål. Detta ger både dig och dina leverantörer en bättre förståelse för varandras mål, hot och möjligheter.
Lägre kostnader: Genom att förstå leverantörers verksamhet och kostnadsstrukturer kan företag arbeta med sina leverantörer för att identifiera områden för kostnadsreduktion utan att kompromissa med kvaliteten. Detta kan leda till bättre prisförhandlingar, fördelar vid köp i bulk och minskad total ägandekostnad.
Minskad leverantörsrisk: En väl implementerad strategi för hantering av leverantörsrelationer ger ökad medvetenhet och synlighet i realtid – vilket hjälper dig att identifiera, bedöma och minska risker med större hastighet och säkerhet. Som ordspråket säger: Du vet inte vad du inte vet. Genom att utnyttja smarta anskaffningslösningar och SRM-metoder ser du till att du är mer förberedd och trygg.
Bättre leverantörers lyhördhet: När dina leverantörer känner dig och känner dig investerad i din framgång, är det mer troligt att de går den extra milen för att möta dina behov, särskilt i brådskande situationer. Denna reaktionsförmåga kan göra all skillnad i tidskänsliga eller oväntade scenarier. Ju stramare relationen mellan köpare och säljare, desto större lyhördhet.
Snabbare leverantörssamarbete: Genom att ge dina leverantörer digitala metoder för samarbete och informationsdelning i realtid kan du reagera snabbare på störningar och förbättra verksamhetens smidighet. Ofta görs detta i ett affärsnätverk för flera företag i försörjningskedjan – en många-till-många-plattform för B2B-samarbete där köpare och säljare kan ansluta, interagera och partner på delade processer och information.
Ökad synlighet och transparens: Bra hantering av leverantörsrelationer är transparent. Det kommunicerar tydligt prestationsmätningar, deras betydelse för alla och det faktum att alla är föremål för granskning. Detta nonsens, ärliga tillvägagångssätt ger ett gott intryck och uppmuntrar leverantörerna att upprätthålla höga standarder som en del av sitt partnerskap med er, snarare än av rädsla för övervakning.
Optimerad värdekedja: Genom att anpassa leverantörsverksamheten till dina affärsmål bidrar strategier för hantering av leverantörsrelationer till att stödja en allt mer strömlinjeformad försörjnings- och värdekedja. Detta säkerställer att varje länk i kedjan är synlig, fungerar effektivt och bidrar till företagets övergripande framgång.
Inblick i leverantörers funktioner: Med tillgång till data och innehåll kan du bättre förstå styrkor, möjligheter och potential inom dina leverantörers verksamheter. Om du till exempel introducerar nya produkter eller affärsmodeller kan du bedöma om din nuvarande försörjningsbas kan tillgodose dessa behov – eller om du behöver hitta nya leverantörer. Genom att fånga kapaciteten och begränsningarna i ditt leverantörslandskap kan du spekulera och pivotera med större säkerhet och framförhållning.
Skydd mot störningar i försörjningskedjan
Det krävdes en katastrof med covid-19 för att människor fullt ut skulle förstå hur beroende vi alla är av försörjningskedjor. Medvetna om hur nära de skulle komma, de bästa företagen började aggressivt optimera sina leveranskedjor och de system och processer som driver dem. En del av detta har lett till ett snabbt införande av bättre metoder för hantering av leverantörsrelationer för att hjälpa till att navigera osäkerheter med motståndskraft och förtroende. Genom att odla starka leverantörsrelationer och upprätthålla kontinuerlig tillsyn kan du förutse störningar och reagera med smidighet.
Utmaningar för hantering av leverantörsrelationer
Även med starka processer för hantering av leverantörsrelationer finns det fortfarande risker och utmaningar som du alltid bör vara uppmärksam på.
Brist på leverantörsmångfald: Att bygga bra relationer med ett litet antal leverantörer är fantastiskt av många skäl. Men det finns alltid sårbarhet och risk i samband med att ha för många ägg i en leverantörs korg. Som tur är kan SRM mjukvarulösningar hjälpa till att hantera en hel del av de tidskrävande, administrativa delarna av relationshantering, vilket ger dig frihet att bygga nya 1:1-relationer och ta på dig fler leverantörer än du annars skulle ha haft tid för.
Missanpassning: Ibland kan leverantörer bli konkurrenter. Eller deras agendor och affärsmodeller kan ändras till där du inte längre är anpassad efter villkor och priser som du en gång var. Detta kan vara besvärligt när du har byggt nära och vänliga relationer, så det är viktigt att förutse dessa scenarier och bygga diplomatisk kommunikation och förhandlingsplaner om detta händer.
Hinder för risk och kontinuitet: Från global politik till pandemier och väderkriser lär vi oss att ”aldrig säga aldrig” när det gäller nästa potentiella händelse i leveranskedjan. Att säkerställa utmärkta relationer med dina leverantörer är en viktig buffert mot osäkerhet – men tyvärr är det inget universalmedel. Nu för tiden är det också viktigt att fördubbla med AI- drivna lösningar och tekniker för att hjälpa dig att bättre gripa tag i data, se runt hörn och sätta beredskapsplaner på plats.
Synlighetsutmaningar: Även om hantering av leverantörsrelationer ökar insynen i leverantörsverksamheten är det omöjligt att uppnå fullständig transparens. Att balansera förtroendet med tekniska hjälpmedel som IoT-sensorer, blockchain och GPS-spårning kan hjälpa till att upprätthålla en tydlig synlinje utan att inkräkta på leverantörens autonomi.
Exempel på hantering av leverantörsrelationer
Strategier och lösningar för hantering av leverantörsrelationer hjälper dessa viktiga sektorer att hantera sina unika behov och problem.
- Sjukvård: Från medicin till kirurgisk utrustning, produktkvalitet är bokstavligen en fråga om liv och död i denna sektor. Hantering av leverantörsrelationer inom hälso- och sjukvården innebär ofta rigorösa kontrollprocesser för leverantörer, regelbundna kvalitetsrevisioner och strikta efterlevnadskontroller för att följa hälso- och sjukvårdsstandarder och -regler. Ett sjukhus kan till exempel få realtidsaviseringar om en leverantörs produkt har återkallats eller kvalitetsproblem, vilket möjliggör snabba åtgärder för att hitta alternativa källor och förhindra potentiell skada.
- Detaljhandel: Med takten på sociala medier kommer modetrender – ibland bokstavligen över en natt. Hantering av leverantörsrelationer i detaljhandeln underlättar samarbete mellan prognoser och planering med leverantörer för att säkerställa att rätt produkter finns tillgängliga när de är heta och inte sitter runt och samlar damm när de inte är det. Till exempel kan en återförsäljare av en artikel i begränsad upplaga med högt pris arbeta nära leverantörer för att skräddarsy sina beställningar efter region, vilket säkerställer leverans utan överskott.
- Energi: Allmännyttiga företag hanterar ofta tillgångar som är årtionden gamla och kräver sällsynta och ovanliga delar och utrustning för att hålla igång dem. Dessutom står de inför ett allt större tryck för att minska utsläppen och utveckla mer robusta hållbarhetsåtgärder. De gamla delleverantörerna och de moderna högteknologiska leverantörerna av smart kraftutrustning har mycket olika praxis och metoder. Hantering av leverantörsrelationer kan hjälpa allmännyttiga företag att centralisera och förena sitt sätt att hantera dessa olika typer av leverantörer – se till att de uppfyller kundernas viktiga energibehov och fortsätter att följa hållbarhetsstandarder.
- Transport: Dessa företag är beroende av tillförlitlig utrustning och snabb leverans av leveranser. Effektiv SRM inom denna sektor skulle till exempel kunna innebära en nära hantering av relationerna med leverantörer av reservdelar för fordonsunderhåll, och säkerställa att allt finns tillgängligt när det behövs utan att bära alltför stora lager. Ett logistikföretag kan använda verktyg för hantering av leverantörsrelationer för att utvärdera tillförlitligheten hos ett varierat nätverk av leverantörer, vilket ger dem förtroendet att expandera och diversifiera sin verksamhet.
- Konstruktion: Företagen i denna sektor är under ständig tidspress och måste upprätthålla relationer med en svindlande mängd olika materialleverantörer. Ett byggföretag skulle kunna använda programvara för hantering av leverantörsrelationer för att spåra leverantörers prestationer i flera projekt, och identifiera dem som konsekvent levererar i tid och uppfyller kvalitetsspecifikationer. Detta hjälper dem att hålla koll på både kostnader och timing.
Ta nästa steg
Utforska lösningar för att starta den digitala transformationen av dina processer för hantering av leverantörsrelationer.
Automatisera och effektivisera leverantörshantering
Effektiv onboarding, kvalificering och segmentering av leverantörer med lösningen SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance.
Utvärdera och reducera leverantörsrisk
Få användbara insikter om högriskleverantörer med SAP Ariba Supplier Risk.