Direktupphandling ansvarar för att se till att du har alla ”linchpin”-ingredienser för att göra de kärnsaker som ditt företag producerar. Indirekt upphandling innehåller däremot allt annat som är nödvändigt för att hålla lamporna tända och hålla verksamheten igång smidigt och effektivt.

Direktupphandling innebär större budgetar och kan komma att skötas mer centralt och strategiskt. Men det som så ofta förbises är att de indirekta upphandlingskostnaderna i många företag fortfarande kan utgöra en betydande del av de anskaffningsrelaterade utgifterna. Trots detta är indirekt upphandling ofta decentraliserad och inkonsekvent hanterad, med enorm förbättringspotential. Dagens bästa teknik och metoder för utgiftshantering hjälper dig att ta ett mer enhetligt och holistiskt förhållningssätt till alla dina utgiftshanteringsprocesser – se till att dina team, dina data och dina system är integrerade på ett smidigt sätt och fungerar väl tillsammans.

Vad är direktupphandling?

Direktanskaffning avser processen för inköp av råmaterial, komponenter och arbete som används direkt vid produktionen av de varor eller tjänster som ditt företag säljer.

Denna utgiftsaktivitet är mycket nära knuten till dina primära affärshändelser. Det levererar din produktionslinje och påverkar kvaliteten på den slutprodukt du erbjuder dina kunder. Ett exempel skulle vara en biltillverkare som köper stål och däck. Ett annat sätt att se på direktupphandling är den omedelbara närheten till din kärnverksamhet. Utan kontorsmateriel kunde en biltillverkare fortfarande tillverka bilar. Men utan metall eller gummi, den primära driften slipas till ett stopp.

God direktpraxis utnyttjar ofta e-anskaffningslösningar och verktyg som utgiftsanalys, strategisk bestämning av leveranskälla och materialbehovsplanering. Detta hjälper företag att säkerställa att de har pålitliga leverantörer och effektiva system för att hantera dessa relationer – vilket leder till effektivare och mer motståndskraftig verksamhet.

Vad är indirekt upphandling?

Indirekt anskaffning innebär inköp av varor och tjänster som är viktiga för att hålla ditt företag igång men inte direkt går in i produktionen av dina kärnprodukter eller tjänster. Denna utgiftskategori inkluderar underhåll, reparation och drift (MRO) samt IT-tjänster och mjukvaru-as-a-service (SaaS) prenumerationer, marknadsföring, fastigheter, outsourcad personal, och mycket mer.

Och även om definitionen av indirekt upphandling inte riktigt har förändrats på 50 år har dagens digitala omställning sett ett markant skifte i hur både företag – och deras kunder – gör affärer. Vissa indirekta utgifter är tidlösa, såsom vaktmästartjänster eller kontorsmateriel. Men det som har skiftat enormt är vårt beroende av SaaS-lösningar, cybersäkerhet och allt mer kraftfull och specialiserad programvara. Dagens utgiftshanteringsteam lägger ofta mindre pengar på brevpapper, reklamtjänster och till och med fastigheter. Men det har mer att göra med en förskjutning mot digitalisering, självbetjäningsverktyg och distansarbete än med en minskning av indirekta utgifter i allmänhet. I takt med att företag och tillverkare blir alltmer digitaliserade upptäcker de att trots att de spenderar mindre på vissa ”hårda” affärsutgifter ser de ett ökande behov av andra typer av verktyg och lösningar för att hjälpa dem att växa och konkurrera.

Direkt kontra indirekt anskaffning: Vilka är skillnaderna?

Den största skillnaden mellan dessa två upphandlingsmodeller är inte hur de genomförs, utan varför de behövs och vad de behövs för. Bästa praxis – från bestämning av leveranskälla till betalning – bör tillämpas strikt på alla dina anskaffningsaktiviteter oavsett om de är direkta eller indirekta.

• Verksamhetskontinuitet och strategisk betydelse: Direktupphandling är omedelbart avgörande för verksamhetens kontinuitet. Ett avbrott i råvaruförsörjningen kan stoppa produktionen, vilket påverkar försäljningen och slutresultatet. Indirekt upphandling har mindre omedelbar inverkan på verksamheten, men den kumulativa effekten av att förvalta denna utgiftskategori tenderar att ha en betydande inverkan på den allmänna företagshälsan.
• Budgetstorlek och avtalslängd: Direkt upphandling innebär ofta större budgetanslag och längre kontraktslängder. Däremot kan indirekt upphandling innebära mindre, mer rörliga utgiftsbelopp med kortare avtalsvillkor, med fokus på operativa behov som kan variera från år till år (eller till och med dag för dag).
• Planerade kontra spontana utgifter: Direkt anskaffning kräver noggrann planering och prognostisering för att stämma överens med produktionsscheman och marknadsefterfrågan. Med indirekt upphandling finns det ofta lite mer utrymme för flexibilitet, med inköp som görs efter behov, baserat på mer omedelbara operativa krav.
• Betydelsen av leverantörsrelationer: Leverantörsrelationshantering (SRM) vid direktanskaffning är typiskt mer strategisk och involverar långsiktiga partnerskap för att säkerställa efterlevnad, få tillgång till leverantörers expertis och förslag samt möjliggöra konsekvent leverans och kvalitet. Vid indirekt upphandling är fokus att uppmuntra människor att göra inköp från dessa godkända leverantörer för att dra nytta av mängdrabatter, förbättra kvalitetskontrollen och följa riktlinjer och föreskrifter.
• Lagerhållning: Lagerhållning vid direktanskaffning är en strategisk aktivitet som syftar till att balansera kostnader med produktionsbehov för att undvika lagerbrist eller lagerbrist. Indirekt upphandling kan inte vara lika sårbar för bristrisker och överskottsrisker, beroende på vilken typ av varor eller tjänster som upphandlas.
• Organisationsinställning: Direkt anskaffning har traditionellt hanterats av ett specifikt inköpsteam, med tydliga budgetar och nyckeltal, medan indirekt upphandling ofta kontrolleras eller övervakas mindre noggrant. Och även om detta har varit en skillnad mellan direkt och indirekt tidigare, är det viktigt att notera att dagens bästa utgiftshanteringspersonal hanterar indirekt upphandling på ett mer sammankopplat och systematiskt sätt.

Gemensamma utmaningar med direktupphandling

Många av utmaningarna för den här utgiftskategorin kan ha sitt ursprung utanför ditt företag. För att ta itu med den här typen av problem är det viktigt att ha ett bra samarbete mellan dina team och dina leverantörer – och att du ser till att dina direkta utgiftsaktiviteter är datadrivna och centraliserade.

• Leveranskedjans volatilitet: Som de senaste åren har visat oss är ”aldrig säga aldrig” ett bra axiom att leva efter i dagens affärsvärld. Från väderhändelser till politiska oroligheter kan ett komplext (och växande) utbud av globala händelser störa din försörjningskedja. Det är viktigare än någonsin för direktinköpsteam att samarbeta med försörjningskedjehantering och att utnyttja och analysera motståndskraftsbyggande data från hela verksamheten.
• Kvalitetskontroll: Även med de bästa avsikterna kan dina leverantörer svika dig på kvalitetsfronten. Bra SRM-taktik och ständig övervakning av globala och regionala marknadstrender kan hjälpa dig att förutse kvalitetsproblem och pivot efter behov.
• Råvaruprisfluktuationer: Beroende på din sektor kan du vara särskilt sårbar för förändringar i pris och tillgänglighet för de råmaterial du behöver för din kärntillverkning. Återigen, genom att hålla koll på marknadsinformation och bygga in buffertar i dina budgetar, kan du vara mer förberedd för sådana eventualiteter.
• Leverantörsberoende: När du hittar en bra leverantör är det frestande att bli nöjd. Men utan egen förskyllan kan en leverantörspartner plötsligt misslyckas med att leverera. Utan några andra granskade och tillgängliga alternativ kan du hitta dig själv på en skrämmande plats.
• Regelefterlevnad och hållbarhet: Dina direkta inköpsutgifter är vanligtvis större och kan inkludera råmaterial, fjärrtransport, utländsk arbetskraft och andra komplexa komponenter. Direkta inköpsteam måste ligga utöver både lokal och global regelefterlevnad när det gäller miljö, sociala frågor och styrning (ESG), juridik och otaliga andra regler som vanligtvis inte har lika stor inverkan på indirekt anskaffningsverksamhet.

Gemensamma utmaningar med indirekt upphandling

Indirekta inköpsutmaningar har ofta sitt ursprung i din organisation. Detta är dåliga nyheter och goda nyheter. Dåliga nyheter om du fortsätter att tolerera silor och föråldrade verktyg och metoder. Men goda nyheter om du är redo att ta itu med dessa problem eftersom – till skillnad från politik och väderhändelser – den här typen av utmaningar ligger inom din kontroll.

• Dålig utgiftssynlighet: Även om avdelningar följer rätt protokoll kan du förlora möjligheten att göra en centraliserad granskning om dessa utgifter inte fångas upp och integreras med dina andra utlägg. Detta innebär en minskad förmåga att identifiera kostnadsbesparande möjligheter eller eliminera slösaktiga utgifter.
• Maverick utgifter: De flesta maverick utgifter är välmenande och sker bara på grund av den upplevda långsamheten att gå igenom "officiella" kanaler eller avsaknaden av lösningar som automatiserar efterlevnad av köpprotokoll och policyer. Ändå kan orsaka betydande skador, öka kostnaderna och eskalera risken för inköp som inte uppfyller organisatoriska eller lagstadgade krav.
• Datahärdare och olikartade data: Data för indirekta utgifter och bestämning av leveranskälla måste samlas in, standardiseras och analyseras tillsammans med alla andra kritiska affärsdata. Om du inte har en strikt policy och praxis att samla in och centralisera denna information kommer du att förlora dess fördelar – inklusive mer exakta prognoser och minskade kostnader.
• Överskott och uppsägningar: Indirekta upphandlingar leder ofta till överskottsleveranser eller övertaliga tjänster på grund av dålig samordning och planering. Förbättrad transparens med automatiserade lösningar hjälper dig att frigöra detta överskottskapital som kan utnyttjas bättre någon annanstans i verksamheten.
• Företagskultur: Gamla vanor dör hårt. I många företag har det inte varit så mycket samlad strategi som lagts på indirekt upphandling. Att integrera indirekta utgifter i dina centraliserade processer kräver mer än bra programvara. Det kräver transparent kommunikation och tydlighet om vikten av synlighet och silo-smashing i din verksamhet.

Konsekvenserna av direkt och indirekt upphandling för utgiftshantering

Direkta utgifter, som utgör en betydande del av de totala kostnaderna, erbjuder möjligheter till stordriftsfördelar och mängdrabatter som effektivt kan hålla lagerkostnaderna i schack. Samtidigt som indirekta utgifter inte har samma inverkan på kostnaden för sålda varor är de å andra sidan allt viktigare för företagens framgång, eftersom ineffektivitet kan driva upp kostnaderna och leda till förseningar och störningar i verksamheten. Holistisk utgiftshantering blir därför avgörande för att balansera dessa (och alla) utgiftskategorier och se till att var och en bidrar så mycket som möjligt till din organisations övergripande ekonomiska hälsa, tillväxt och operativa flöde.

Vad du ska leta efter i direkt/indirekt anskaffningsprogram

Välj programvara med funktioner som ökar din förmåga att integrera, anpassa och automatisera dina utgiftshanteringsaktiviteter, inklusive:

1. Omfattande integrationsfunktioner: Integration i hela ERP-systemet och utgiftshanteringssystemen säkerställer att anskaffningsdata överensstämmer med produktions- och driftsbehoven, vilket är nödvändigt för att skapa balans mellan direkt och indirekt anskaffning.
2. Avancerad analys och rapportering: Med tanke på de olika fokuserna och effekterna av direkt och indirekt anskaffning är analyser avgörande för att särskilja och hantera de unika utmaningarna och möjligheterna för var och en.
3. Användarvänligt gränssnitt: Alla verktyg är bara så bra som dina teams vilja och förmåga att använda det. Leta efter ett gränssnitt och en instrumentpanel som är intuitiv och okomplicerad.
4. Automatiserad arbetsflödeshantering: Automatisering effektiviserar processer, minskar manuella uppgifter och förbättrar noggrannhet och hastighet. Detta gör det möjligt för dina team att fokusera på strategiska frågor, säkra på att de manuella uppgifterna övervakas konsekvent.
5. Robusta verktyg för leverantörshantering: Oavsett vilka tjänster eller varor en leverantör tillhandahåller är standardiserade och tillförlitliga funktioner för leverantörshantering avgörande för att upprätthålla kvalitet och tillförlitlighet vid både direkt och indirekt anskaffning.
6. Flexibla anpassningsalternativ: Från rapporter till arbetsflöden och automatiserade processer, anpassning hjälper till att säkerställa att dina team kan anpassa sig till de unika behov och utmaningar som är förknippade med varje leverantör eller operativ aktivitet.
7. Säkerhets- och konformitetsfunktioner: När det gäller regelefterlevnad och skydd av känsliga transaktionsdata är kraftfulla AI-styrda säkerhetsfunktioner mer än nödvändigt för att skydda ditt rykte, dina kunder, dina leverantörer och dina teammedlemmar.
8. Mobiloptimerade lösningar: I takt med att dina inköpsaktiviteter blir mer exakta och bättre integrerade i hela din verksamhet vill du vara säker på att dina utgiftshanteringslösningar stöder flexibel användning – oavsett om det sker på en stationär dator eller på en mobil enhet.