Ciudad de Hamburgo: distribución más rápida de subvenciones con una plataforma tecnológica habilitada con IA
Explore el recorrido de la ciudad de Hamburgo con SAP
Al Ministerio de Finanzas de la Ciudad Libre y Hanseática de Hamburgo se le encomendó la creación de una plataforma de solicitud de asistencia para artistas e instituciones culturales. SAP Business Technology Platform, SAP AI Services y otras soluciones permitieron procesar de manera eficiente casi 100.000 solicitudes relacionadas con la asistencia durante la crisis energética. La plataforma fue lanzada en solo dos semanas.
| Industria | Región | Tamaño de la empresa | Partners |
| Gobierno estatal y local | Hamburgo, Alemania | 70.000 colaboradores | Dataport y D-LABS GmbH |
para lanzar la plataforma de asistencia para el fondo de energía cultural.
de documentos evaluados y clasificados automáticamente.
solicitudes al fondo de energía cultural presentadas en la plataforma.
Budget Director, Ciudad Libre y Hanseática de Hamburgo
Crear una plataforma de asistencia financiera para el sector cultural lo más rápido posible
Los sectores cultural y creativo son importantes para la economía y el empleo, pues estimulan la innovación y benefician a las comunidades con un efecto positivo en el bienestar, la salud, la educación, la inclusión y la regeneración urbana. Dado que estos sectores se encontraban entre los más afectados por la pandemia de COVID-19, el gobierno federal alemán quiso compensarlos por el impacto negativo de las restricciones. Se recurrió a la Ciudad Libre y Hanseática de Hamburgo, conocida por su moderno entorno de TI, para que asumiera el liderazgo en la construcción de una plataforma escalable donde los artistas pudieran solicitar y recibir ayuda financiera a corto plazo en reemplazo de los eventos culturales pospuestos a nivel nacional. Con EUR 2.500 millones, el fondo especial para eventos culturales representó el mayor programa de financiación cultural alemán hasta la fecha.
Posteriormente, el fuerte aumento en los precios de la energía (para electricidad y gas) afectó especialmente tanto a las instituciones culturales públicas como privadas, tales como teatros, bibliotecas, museos y cines. Como resultado, el gobierno introdujo el fondo cultural federal para la energía (Kulturfonds Energie des Bundes) para mantener la cultura amplia y diversa en Alemania, poniendo a disposición del sector EUR 1.000 millones.
La clave para implementar cualquier solución fue la velocidad de entrega para ayudar a los necesitados lo más rápido posible y la capacidad de cubrir y digitalizar todo el proceso, desde la solicitud inicial de asistencia hasta el pago. También debía ser aplicable en los 16 estados federales alemanes y abarcar diferentes regulaciones. La transparencia de los datos y del proceso era importante, así como un medio para prevenir posibles fraudes.
Budget Director, Ciudad Libre y Hanseática de Hamburgo
Habilitar una plataforma de asistencia digital integral
Kasse.Hamburg, el Ministerio de Finanzas de Hamburgo —específicamente su fábrica digital, que funciona como un laboratorio de innovación digital— fue el responsable de crear una plataforma de solicitud de asistencia cultural por COVID-19 para procesar y desembolsar asistencia financiera en nombre del gobierno alemán. SAP Business Technology Platform (SAP BTP) fue la base para este proyecto, y se utilizó como una potente caja de herramientas que brindó muchos servicios para construir una aplicación integrada en la nube.
SAP Business Application Studio permitió el desarrollo de una aplicación flexible, teniendo en cuenta los requisitos específicos de los 16 estados alemanes. Y gracias a las capacidades de SAP AI Services, específicamente el servicio de Document Information Extraction y el servicio de Business Entity Recognition, las autoridades pudieron confiar en un proceso basado en inteligencia artificial y altamente automatizado para evaluar las solicitudes de ayuda. Estos servicios verificaban si los datos cargados, tales como la prueba del costo y los ingresos del evento o la identidad, coincidían con la información en la solicitud de asistencia.
La visualización basada en mapas de datos y la funcionalidad de informes en tiempo real fueron brindadas por SAP HANA Cloud y la solución SAP Analytics Cloud. El servicio de autenticación de la oficina federal de impuestos de Alemania, ELSTER, se integró utilizando la capacidad de gestión de API dentro de SAP Integration Suite para ayudar a prevenir el fraude. Y los pagos de asistencia se procesaron en el software financiero central existente, SAP S/4HANA, que también estaba integrado con la plataforma de asistencia.
Con la tecnología y el personal experimentado ya disponibles, el equipo del Ministerio de Finanzas de Hamburgo pudo utilizar rápidamente la plataforma de asistencia cuando se creó el fondo cultural para la energía. También pudo mejorar la plataforma con capacidades de IA generativa para obtener mejoras adicionales en la eficiencia. Implementar la edición premium de Document Information Extraction ayudó a ahorrar tiempo en el procesamiento de las solicitudes y en la realización de cálculos. Las capacidades de IA permitieron la conciliación y validación de datos con una verificación de plausibilidad para evitar errores y facilitaron una mejor comprensión de las estimaciones de costos. Las funciones de registro de documentos y bandeja de entrada de solicitudes leyeron y prepararon la información relevante. Muchos procesadores no estaban muy familiarizados con los detalles específicos del mercado energético, y estas capacidades ayudaron a evaluar más rápidamente el consumo de energía indicado en las solicitudes. La capacidad del centro de IA generativa en la infraestructura SAP AI Core permitió la generación de plantillas de texto basadas en la aplicación —sin compartir datos sensibles con proveedores externos de LLM— que podían ser editadas y enviadas a las personas solicitantes.
Mientras tanto, se utilizó la oferta SAP Preferred Success para obtener expertise en el diseño de la arquitectura y en la implementación y gestión del proyecto. Y como partner principal, también coordinó y fortaleció la colaboración con los partners externos Dataport y D-LABS. Estos partners fueron responsables de la integración de back-end, ejecutar la solución, brindar soporte técnico y crear la experiencia de usuario del portal, respectivamente.
Budget Director, Ciudad Libre y Hanseática de Hamburgo
Ayudar a distribuir rápidamente la asistencia financiera a los necesitados
Con SAP BTP y SAP Business AI, la ciudad de Hamburgo desarrolló una plataforma que aprovecha su infraestructura avanzada para dar soporte a un proceso digitalizado de solicitud de asistencia —desde la solicitud inicial, verificaciones de validez y gestión de objeciones hasta el pago—. Mediante la colaboración con los 16 estados federales, la plataforma de autoservicio intuitiva facilitó el procesamiento eficiente de solicitudes y pagos uniformes, donde una ciudad brindó la tecnología para todas. La plataforma de asistencia fue desarrollada en un entorno híbrido como una extensión paralela, lo cual permitió una implementación rápida en solo tres semanas para el fondo de eventos culturales.
La flexibilidad y escalabilidad de la plataforma permitían que su huella técnica creciera a medida que evolucionaban las necesidades, y solo tomó dos semanas actualizarla para administrar el fondo de energía cultural. Alrededor de 7.000 “creadores culturales” presentaron cerca de 100.000 solicitudes. El uso de inteligencia artificial e inteligencia artificial generativa fue sumamente beneficioso para agilizar el procesamiento de solicitudes, ya que brindó ayuda para acceder a datos, revisar solicitudes, hacer sugerencias y editar bloques de texto. Esto redujo considerablemente las horas-persona necesarias, mejoró la comunicación con las instituciones culturales y posibilitó pagos más rápidos. Se evaluaron un total de seis millones de documentos. El soporte para la toma de decisiones basado en IA hizo que el proceso fuera manejable por una fuerza laboral limitada de las autoridades. Los informes en vivo brindaron información importante en tiempo real, tal como los montos de presupuesto solicitados y el estado de la solicitud, a las autoridades estatales y al gobierno federal.
En general, el proyecto de los dos fondos ha ayudado a garantizar que una vida cultural diversa en las ciudades y comunidades alemanas pudiera continuar independientemente de la pandemia y la crisis energética. El éxito del proyecto está sirviendo de modelo de mejores prácticas para ayudar a las personas necesitadas en otros sectores o situaciones en el futuro de forma rápida y confiable.
Budget Director, Ciudad Libre y Hanseática de Hamburgo
Partners destacados
Dataport es un proveedor de servicios de TI para varios estados federales alemanes, así como una asociación de TI de autoridades locales. Su misión es promover el cambio digital que esté orientado al usuario y sea seguro.
D-LABS GmbH es una empresa innovadora de diseño y consultoría para el sector digital. Desde 2006, su equipo de expertos ha estado creando soluciones digitales sobresalientes, poniendo en práctica los principios del diseño centrado en las personas.