Panoramica dell'implementazione ERP

La prima cosa da capire sull'implementazione di un sistema ERP è il significato della sigla: Enterprise Resource Planning, ossia pianificazione delle risorse d'impresa. Per una definizione di ERP più semplice possibile, si pensi a tutti i processi di business di base necessari per far funzionare un'azienda: finance, HR, produzione, supply chain, servizi, approvvigionamento, e altro. Ridotto alla sua essenza, l'ERP è un software che permette di gestire in modo efficiente tutti questi processi in un sistema integrato, motivo per cui nell'ambito di un'organizzazione è comunemente noto anche come "gestionale".

Senza un sistema ERP implementato in modo efficace, le aziende devono fare i conti con numerosi processi e sistemi legacy a compartimenti stagni, che si traducono in cicli di rendicontazione lunghi e soggetti a errori, un accesso limitato ai dati in tempo reale e l'assenza di una fonte unica di informazioni attendibili. Ecco perché, indipendentemente dalle dimensioni della loro azienda, i dirigenti decidono di implementare un sistema ERP: per poter acquisire un vantaggio competitivo e ottimizzare le operazioni riducendo al contempo il rischio.

L'integrazione di un sistema ERP nei processi e nell'ambiente informatico di un'azienda può rivelarsi tuttavia un'impresa monumentale. Prima di iniziare è bene conoscere i vantaggi, le potenziali insidie e le best practice per l'implementazione.

I vantaggi dell'implementazione di un sistema ERP per l'azienda

L'implementazione di un sistema ERP, specie se in cloud, comporta numerosi vantaggi, che variano da azienda ad azienda. Una società di servizi professionali, per esempio, sceglie un sistema ERP per motivi profondamente diversi da quelli di un'impresa del manifatturiero.

Per quasi tutte le organizzazioni valgono tuttavia i tre seguenti aspetti positivi dell'implementazione ERP:

• Genera insight fruibili in tempo reale: guidare un'azienda in tempo reale è un'autentica sfida quando le informazioni sono difficili da ottenere e da trasformare in azione. Attraverso l'implementazione di un sistema ERP i dirigenti riescono a centralizzare i dati, a monitorare costantemente la posizione finanziaria dell'azienda e a gestire la rendicontazione, anche in un ambiente economico difficile e in continua evoluzione.
• Accresce l'efficienza operativa: oltre a essere costoso e laborioso, gestire l'azienda utilizzando sistemi disconnessi che si affidano all'intervento manuale comporta anche errori, ritardi e insoddisfazione dei clienti. L'automazione dei processi manuali resa possibile da una soluzione ERP permette di risparmiare tempo, ridurre gli sforzi, abbassare i costi e innalzare la redditività.
• Distribuzione, utilizzo e manutenzione semplificati: tenere il passo con i progressi tecnologici si complica quando un'organizzazione opera in molteplici aree geografiche non completamente supportate o in silos di aree aziendali che faticano a seguire il cambiamento. L'implementazione di un cloud ERP rende gli aggiornamenti scalabili, automatici e disponibili ovunque.

Strategie di implementazione dell'ERP

Quando pensano alle implementazioni del sistema, le aziende spesso iniziano prendendo in considerazione le funzionalità desiderate. Ma le nuove caratteristiche o tecnologie non sono il problema principale; ciò di cui un'azienda ha bisogno per crescere sono processi di business moderni che consentono agilità e capacità di risposta.

I processi esistenti, tuttavia, tendono a essere rigidi, lenti e incapaci di rispondere alle esigenze aziendali. Anche se esistono processi comprovati ed efficaci sotto il profilo dei costi, è necessario aggiornarli frequentemente per soddisfare le esigenze in evoluzione o migliorarli con nuove funzionalità, quali l'AI, l'AI generativa, gli agenti AI e l'orchestrazione della supply chain. È importante mantenere questi processi al centro del piano di implementazione. È bene anche notare come quanto più complessa è l'impresa, tanto più ampio e sofisticato possa essere l'approccio all'implementazione.

Di seguito sono indicate quattro strategie generali esemplari di come le aziende di tutte le dimensioni approcciano un progetto di implementazione ERP:

1. Big bang: implementazione di un sistema o processo nella sua interezza tutto in una volta. Questo metodo viene spesso impiegato quando si passa da un vecchio sistema a uno nuovo, con un passaggio che investe simultaneamente tutti i componenti. Anche se può portare a benefici immediati e a ridurre il ricorso a operazioni parallele, questo approccio comporta anche rischi significativi. Qualsiasi problema che si presenti durante l'implementazione può ripercuotersi su vasta scala e i cambiamenti improvvisi rischiano di mettere in forte difficoltà gli utenti e le parti interessate. L'approccio big bang viene spesso scelto quando i vincoli temporali o la natura del progetto rendono impraticabile l'implementazione dell'ERP per fasi.
2. Rollout per fasi: implementazione graduale di un sistema o processo per fasi, spesso coinvolgendo reparti, sedi o gruppi di utenti diversi. Questo metodo consente un attento monitoraggio di ogni fase e aggiustamenti continui che riducono il rischio di criticità generalizzate. Spalmando nel tempo l'implementazione, le organizzazioni affrontano i problemi man mano che si presentano e imparano da ogni fase prima di passare alla successiva. Anche se l'implementazione completa del sistema richiede più tempo, questo approccio consente transizioni più fluide e una maggiore accettazione da parte dell'utente. Si rivela particolarmente utile in progetti complessi in cui l'implementazione ERP su vasta scala comporta rischi significativi.
3. Implementazione pilota: introduzione di un nuovo sistema, processo o prodotto su piccola scala, spesso in un ambiente controllato o con un gruppo di utenti limitato, prima del rollout su vasta scala. L'obiettivo principale del progetto pilota è testare il funzionamento del sistema, individuare gli eventuali problemi e raccogliere feedback dagli utenti. Questo approccio consente adeguamenti e perfezionamenti prima di una più ampia diffusione, riducendo il rischio di insuccesso all'atto dell'implementazione generale. Un progetto pilota condotto a buon fine può creare fiducia tra gli stakeholder e fungere da verifica concettuale per un'adozione dell'ERP su più ampia scala.
4. Approccio ibrido: combinazione degli elementi di più strategie di implementazione, come il big bang, il rollout per fasi e l'implementazione pilota, allo scopo di adattare un piano a specifiche esigenze progettuali. Un'organizzazione, per esempio, potrebbe adottare il rollout per fasi per le funzioni principali conducendo al tempo stesso progetti pilota per nuove caratteristiche in aree selezionate. Questo approccio offre flessibilità, consentendo adeguamenti basati su feedback in tempo reale e sull'andamento delle circostanze. Facendo leva sui punti di forza delle diverse strategie, l'approccio ibrido mitiga i rischi, ottimizza le risorse e aumenta le probabilità di esito positivo dell'implementazione ERP.

Il ruolo del team di progetto ERP

Indipendentemente dalla strategia, un aspetto preliminare è forse più determinante di qualsiasi altro elemento per il successo del progetto ERP: il team stesso. Tutti i casi di successo sulle implementazioni ERP raccontano la stessa storia. Il fattore decisivo per il successo dell'implementazione è il team di implementazione, ossia le persone che determinano il corso del progetto fin dall'inizio.

Questo perché un software ERP è eccellente solo se lo è altrettanto il team che lo implementa. Se le persone non dispongono di tempo, supporto o competenze necessarie per svolgere efficacemente il lavoro, non avranno successo e il progetto potrebbe subire ritardi, costi aggiuntivi e/o software che non soddisferanno le esigenze dell'azienda.

Le aziende che hanno sperimentato battute d’arresto o insuccessi hanno spesso assegnato il progetto a personale che “aveva il tempo” di occuparsene. Ma un progetto ERP richiede il reclutamento di persone di cui “non si può fare a meno”. Si tratta di persone impegnate che conoscono i processi aziendali, lavorano bene con gli altri membri dell'organizzazione e hanno il rispetto del management. Queste persone dovrebbero essere dedicate al progetto a tempo pieno (40 ore disponibili), o quante più ore possibili a settimana.

Non dovranno essere aggiunte al team di progetto principale persone che non possono dedicare al progetto almeno il 25% del proprio tempo settimanale (minimo 10 ore). I membri del team che spendono meno di un quarto del loro tempo saranno semplicemente in grado di recuperare eventuali ritardi, ma difficilmente aggiungeranno valore al progetto.

Anche il sostegno al team da parte degli executive è fondamentale. In ogni grande implementazione ERP, si devono prendere decisioni in merito alle priorità e ai compromessi in materia di risorse. Senza un forte sostegno e impegno, anche i team più qualificati possono fallire.

Implementare rapidamente un moderno sistema ERP è una delle attività più significative che un'azienda possa realizzare e avere le persone giuste coinvolte fin dall'inizio del progetto è essenziale.

Passaggi per la pianificazione del progetto di implementazione di un nuovo ERP

Ogni progetto ERP è fatalmente destinato a scontrarsi con problemi imprevisti. Tuttavia, seguendo le best practice per un'implementazione ERP di successo, è possibile identificarli e affrontarli man mano che si presentano, facilitando così la gestione di rischi e costi.

È fondamentale pianificare la sequenza di implementazione in modo realistico, valutando sempre la disponibilità del team dirigenziale, dei manager e degli esperti interni che possono contribuire allo sforzo. Assicurati di assegnare le priorità alle esigenze in modo da concentrarti sui grandi successi costruendo al contempo una base software e tecnologica che può adattarsi alle esigenze aziendali.

I passi principali per a pianificazione dell'implementazione ERP

Sebbene il piano finale dettagliato e gli indici di prestazione chiave (KPI) siano personalizzati in base a specifici requisiti aziendali, le seguenti attività chiave sono passi comuni in tutte le implementazioni ERP di successo.

Best practice per la pianificazione dell'implementazione di un nuovo ERP

1. Selezionare un partner per software e servizi che aiuti nell'implementazione.

Una volta completato il processo di ricerca e valutazione del software ERP, si passa alla selezione del partner che intervenga nell'implementazione del sistema prescelto, poiché nella maggior parte dei casi i team di progetto non sono particolarmente esperti in questa operazione. Cerca un consulente qualificato in implementazione ERPcon esperienza e conoscenze approfondite dell'applicazione selezionata. Verifica che abbia compreso in che modo la nuova soluzione ERP supporta i processi aziendali attuali e in evoluzione, anche cercando riscontro della sua expertise presso le referenze menzionate.

Il partner deve disporre di personale con competenze di settore specifiche e disponibile a recarsi presso le sedi necessarie. Nel caso di clienti e fornitori internazionali, assicurati che i partner possiedano le necessarie competenze multinazionali in materia di business, lingua e valuta per ottimizzare l'implementazione. Infine, rivedi il software di gestione del progetto utilizzato dall'azienda per assicurarti che sia compatibile con il sistema interno di pianificazione, schedulazione e tracciamento.

2. Approfondire tutte le attività progettuali

Il partner di implementazione aiuta a sviluppare una lista dettagliata di task con tutte le operazioni da eseguire.

L'elenco è ampio: la sola formazione, per esempio, include molti task:

• Formazione del team di progetto: il team di progetto ERP deve conoscere il software in modo che possa decidere come personalizzare i processi aziendali.
• Formazione del team IT: il team IT deve essere istruito su come installare e mantenere il sistema ERP in modo ottimale.
• Formazione degli utenti delle aree business: ogni utente finale del software deve apprendere come funziona.
• Formazione continua: i nuovi utenti hanno bisogno di formazione man mano che entrano in azienda, per cui deve essere attuato un piano di onboarding a lungo termine.

L'elenco dei task dovrebbe essere suddiviso in fasi. È necessario dedicare del tempo al pilot della sala conferenze, alla personalizzazione dell'applicazione, all'integrazione con altre applicazioni e fonti dati, all'implementazione dell'infrastruttura, alla pulizia dei dati, all'accettazione da parte dell'utente e così via.

3. Calcolare le ore di lavoro

Stima attentamente la quantità di tempo necessaria per ogni task. Considera il lavoro che comporta ogni task, quindi assegna il numero di “ore lavorative” richieste, anche se si tratta solo di un intervallo di ore. Aggiungi le ore di lavoro per ogni fase del progetto ERP e scegli il membro del team di progetto responsabile della sua esecuzione. Questo può essere un compito particolarmente impegnativo; ecco perché è importante coinvolgere un partner di implementazione che abbia familiarità con la particolare soluzione ERP. Un passaggio, quest'ultimo, essenziale per calcolare accuratamente le tempistiche, stabilire se il team attuale richiede aiuto e limitare lo scostamento dell'ambito di progetto.

4. Creare una pianificazione realistica

Ora che sono state stabilite le ore di lavoro disponibili e richieste, è possibile creare una pianificazione gestibile. In molti casi, il primo passaggio rivela un problema di capacità rispetto ai tempi di implementazione originariamente presentati ai dirigenti.

Di seguito è riportato un esempio di calcolo che evidenzia possibili discrepanze:

Intervallo di tempo previsto per il go-live = 12 mesi o 1 anno

• Numero totale di ore lavorative disponibili in un periodo di 12 mesi = 540/settimana o 28.080 ore/anno
• Numero totale di ore lavorative necessarie per l'implementazione = 42.000
• Ore richieste divise per ore disponibili all'anno = 1496 anni

Il risultato? La data di go-live non viene rispettata già prima dell'inizio del progetto. Queste alcune soluzioni possibili:

• Riduzione dell'ambito, anche se il team ha concordato che si tratta di task essenziali
• Proposta di una proroga a una data realistica
• Aggiunta di altre risorse interne ed esterne (ossia, ulteriore disponibilità di ore lavorative)
• Suddivisione del progetto in più fasi

È qui che l'executive management team deve prendere la decisione. È solo un esempio del motivo per cui dovrebbe essere coinvolto nel processo di selezione e implementazione del software ERP.

5. Condurre un pilot in sala conferenze

Dopo l'avvio, condurre un ciclo di test o un pilot (in sala conferenze) prima del roll-out completo. Questo progetto pilota garantisce la presenza di processi gestionali adeguati alle esigenze attuali e future dell'azienda. Man mano che vengono progettati nuovi processi, è importante comprendere la gamma di opzioni disponibili nel sistema ERP e convalidare i processi con il team di progetto e gli stakeholder della community di utenti.

In questa fase di più settimane, il partner di implementazione ERP installa un software pilota che permetterà di testare tutti i processi per assicurare che funzionino come previsto, senza sorprese. A questo punto il ricorso alle best practice permette di risparmiare tempo, in particolare se gli strumenti di configurazione possono apportare adeguamenti per i perfezionamenti dei processi.

6. Ripulire i dati

Sembra semplice, ma la pulizia dei dati è un'attività che richiede molto tempo. La soluzione migliore è iniziare a valutare l'accuratezza dei dati il prima possibile, perché occorre molto impegno per completare correttamente questo passaggio. Durante il progetto si verificano modifiche ai processi aziendali, quindi è necessario prepararsi a ulteriori fasi di gestione dei dati durante l'implementazione.

7. Tenere tutti informati

Ogni settimana, un membro del team di progetto dovrebbe contattare tutti gli stakeholder per informarli sui progressi (positivi o negativi) del progetto di implementazione. Lo scenario peggiore è quello in cui le parti interessate non sono aggiornate e vengono colte di sorpresa. La maggior parte dei sistemi di gestione dei progetti può offrire rappresentazioni visuali dell'avanzamento del progetto ERP.

Assegna la priorità ai processi e alle funzionalità più rilevanti

Poiché non tutte le aziende hanno gli stessi problemi, è opportuno rivedere tutti i flussi di lavoro aziendali pertinenti e contrassegnare le procedure da affrontare per prime.

Di seguito è riportato un elenco delle aree ad alto valore da considerare:

• Finance e contabilità: transazioni finanziarie precise e in tempo reale, KPI e analisi sono fondamentali per ogni azienda e devono estendersi a tutte le sedi e i reparti. Oltre alla contabilità, devono essere integrate con i costi, il budget, le previsioni, i progetti, la gestione degli asset, la compliance e la gestione della liquidità.
• Gestione della supply chain (SCM) e della produzione: rigidi programmi, margini bassi e interruzioni della supply chain sono le sfide di ogni azienda. La loro gestione richiede uno sforzo di team, collaborando con fornitori, corrieri, società di import/export, banche e altri partner, spesso su dispositivi mobili sparsi in numerose località.
• Customer Relationship Management (CRM): i processi CRM toccano generalmente ogni parte di un'azienda. Vendite dirette, distributori, showroom al dettaglio, e-commerce e assistenza clienti devono indistintamente essere in grado di condividere tutti le informazioni sui clienti con gestione degli ordini, operazioni, acquisti, progettazione, contabilità clienti e spedizione.
• Risorse umane (HR): la gestione di una forza lavoro diversificata è difficile e i team delle Risorse Umane hanno bisogno di un accesso immediato e sicuro ai sistemi HR che contengono informazioni sui dipendenti per le esigenze di retribuzioni, benefit, budget, pianificazione e conformità. In aggiunta, la selezione, lo sviluppo e la fidelizzazione dei dipendenti costituiscono una parte importante della valutazione dei piani aziendali attuali e proposti.
• Business intelligence, inclusi avvisi di gestione e cruscotti: il team di area aziendale ha bisogno di aggiornamenti rapidi sui problemi di business e deve poter approfondire facilmente i dettagli per risolvere rapidamente le questioni in ufficio, a casa o in viaggio.  Analytics incorporati e dati che risiedano in un unico database sono elementi essenziali.
• Lingue, valute e sedi multinazionali: man mano che l'attività si espande, in particolare in nuove regioni o paesi, la capacità di aprire ed espandere nuove operazioni in modo coerente e rapido diventa sempre più importante. Ciò richiede funzionalità software ERP ampie e avanzate, nonché servizi coerenti da parte del fornitore di software in ogni sede.
• Mobilità: la necessità per i dipendenti di accedere alle informazioni quando lavorano da remoto è ormai insita nel moderno modello lavorativo. Una soluzione ERP in cloud permette di accedere ai sistemi aziendali da qualsiasi luogo.

Suggerimenti per ridurre i rischi dell'implementazione ERP

Tutti i progetti di implementazione software comportano un elemento di rischio, ma i cinque suggerimenti seguenti sono preziosi per migliorare le possibilità di completamento di un progetto ERP puntuale e nel rispetto del budget:

1. Selezionare software, processi aziendali e partner di implementazione con know-how locale e di settore. Confrontarsi sempre con le referenze di aziende/settori simili.

2. Non estendere la tecnologia obsoleta oltre i suoi limiti. Eliminare i sistemi vecchi, obsoleti e autonomi e, per quanto possibile, consolidare i dati in un unico database (unica versione della verità) con analytics integrati per consentire l'accesso globale e performance coerenti.

Evita di spingere una tecnologia obsoleta oltre i suoi limiti

Valuta l'adozione di una strategia ERP "clean core". Questo approccio può aiutarti nell'implementazione dell'ERP e favorire un'innovazione a costi contenuti.

3. Verificare che il venditore ERP selezionato disponga di capacità di integrazione nel cloud e di competenze con le reti di fornitori. Nell'economia digitale, le aziende devono spesso integrare i sistemi tra le business unit e al loro esterno, oltre che con clienti e fornitori.

4. Evitare lo scostamento dell'ambito del progetto.È comune scoprire esigenze e opportunità durante l'implementazione ERP, quindi è importante gestire gli ordini di modifica per evitare ritardi e sforamenti dei costi.

5. Verificare che il fornitore di ERP sia in grado di assicurare competenze coerenti in tutte le sedi aziendali.Formazione, implementazione e supporto sono indispensabili, e spesso provengono da una combinazione tra gestione locale, distributori di software, società di consulenza e partner del software.

Suggerimenti per evitare costi extra nell'implementazione ERP

Ogni investimento in un nuovo sistema ERP presuppone l'impegno di tempo dell'azienda, la consulenza su processi aziendali e implementazione, il software e i servizi cloud, nonché i dispositivi e altro hardware per gli utenti finali, per cui è importante controllare il progetto e i costi.

Ecco alcune aree chiave da tracciare:

• Mantenere l'attenzione sul costo totale di proprietà (TCO). Gestire i costi e i benefici totali nel tempo per ridurre al minimo le spese e massimizzare il ritorno. Le implementazioni dei sistemi ERP avranno un grande impatto sul business.
• Abbinare la direzione aziendale e non forzare le modifiche del processo non necessarie. In molti casi, le aziende sono costrette a cambiare il modo in cui operano per adattarsi al proprio software, aumentando sia i costi di implementazione che quelli operativi.
• Concentrarsi sui processi aziendali di routine che forniscono un valore significativo all'azienda.  La gestione degli ordini dei clienti, l'aggiornamento dei prezzi, l'aggiunta di nuovi prodotti e servizi, la modifica dei dettagli di produzione e l'inserimento di nuovi dipendenti sono esempi di tali processi di routine.
• Evitare personalizzazioni e sfruttare un'interfaccia utente configurabile, cruscotti, avvisi, workflow, business intelligence e funzionalità mobile.  Grazie a queste competenze è possibile semplificare il lavoro di tutti i reparti e apportare adeguamenti rapidi e convenienti in base alle esigenze.
• Gli hack di sistema e le violazioni di dati sono costosi. Quando si utilizza Internet, ove appropriato, usare una soluzione cloud ERP sicura: verificare che i fornitori di software e servizi supportino una serie di opzioni di implementazione software sicure.

Misurazione del ROI di un'implementazione ERP

Dopo l'implementazione di un sistema ERP, la domanda inevitabile per ogni azienda è: "Abbiamo ottenuto quello che ci aspettavamo da questo investimento?"

Il calcolo del ROI di un'implementazione ERP consiste nella valutazione dei vantaggi materiali e immateriali apportati dal sistema rispetto ai costi totali sostenuti. Il processo inizia con l'individuazione di KPI in linea con gli obiettivi strategici dell'organizzazione, quali miglioramenti di efficienza operativa, riduzione dei costi di magazzino, aumento delle vendite e rafforzamento delle capacità decisionali. Per valutare l'impatto del sistema, questi KPI devono essere monitorati prima e dopo l'implementazione dell'ERP. Per esempio, se il sistema ERP snellisce la gestione dello stock, riducendo i costi di giacenza e gli esaurimenti scorte, questi risparmi possono essere direttamente collegati al calcolo del ROI.

È inoltre fondamentale confrontare i risparmi sui costi e i miglioramenti dei ricavi rispetto al costo totale di proprietà (TCO) del sistema ERP. All'investimento iniziale in software e hardware andranno aggiunti anche i costi correnti come la manutenzione, la formazione e gli aggiornamenti di sistema.

È infine importante prendere atto che alcuni vantaggi dell'implementazione ERP, quali una maggiore precisione dei dati, una migliore conformità e la rafforzata soddisfazione dei clienti, potrebbero non essere facilmente quantificabili, sebbene contribuiscano in modo significativo al successo generale dell'azienda. L'inclusione di questi fattori in un approccio alla balanced scorecard può fornire una visione più completa del ROI del sistema ERP, facendo sì che la valutazione rispecchi non solo i guadagni finanziari immediati, ma anche i vantaggi strategici a lungo termine.

Quando può dirsi completa l'implementazione ERP?

Un'implementazione ERP si considera tecnicamente completa al momento del go-live iniziale, quando l'azienda può iniziare a utilizzare il nuovo sistema per le operazioni giornaliere. È tuttavia importante notare che, anche dopo il go-live iniziale, le aziende devono continuare ad arricchire il proprio sistema ERP con funzionalità aggiuntive in risposta a opportunità quali nuove sedi, linee di prodotti e servizi e acquisizioni. Pertanto, anche se l'implementazione ERP iniziale segna una tappa significativa, il processo generale è un vero percorso continuo di ottimizzazione e innovazione.

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